HR-Prozesse digitalisieren: Für mehr Effizienz im Arbeitsalltag
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Digitalisierung der Human Resources ist für Schweizer KMUs kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit, um im Wettbewerb um Fachkräfte bestehen zu können. Durch den Einsatz passender Software für Bewerbungsmanagement, Arbeitszeittracking und digitale Personalakten werden repetitive Aufgaben automatisiert. Dies entlastet das Personal, ermöglicht einen schnelleren Informationsfluss und schafft Kapazitäten für strategische Tätigkeiten wie die gezielte Ansprache der Gen Z, wobei der persönliche Kontakt in kritischen Phasen des Recruiting-Prozesses weiterhin unersetzlich bleibt.
Die wichtigsten Punkte:
- Digitalisierung entlastet HR von repetitiven Aufgaben wie Datenerfassung.
- Digitale Personalakten sorgen für tagesaktuelle Informationen und Datenschutz.
- Recruiting über Social Media ist essenziell für die Gewinnung der Gen Z.
- Mitarbeiter müssen frühzeitig einbezogen werden, um Ängste vor Jobverlust zu nehmen.
- Persönliche Gespräche bleiben bei Verhandlungen und Vorstellungsgesprächen wichtig.
Passende Arbeitshilfen
Wie können KMUs HR-Prozesse digitalisieren, um Effizienz zu steigern und Fachkräfte zu gewinnen?
In vielen KMUs herrscht Verbesserungspotenzial
Die Digitalisierung in der Unternehmenswelt schreitet immer weiter voran. Prozesse zu ändern, Software zu installieren und Mitarbeiter von einer neuen Arbeitsweise zu überzeugen, kann aber schwierig sein und viel Geld kosten. Vor allem KMUs hinken daher oft noch hinterher, wenn es um digitale Prozesse im Arbeitsalltag geht. Eine Abteilung sticht dabei meist besonders hervor: Human Resources. Die Personalabteilung wird gerne vergessen, wenn es um neue digitale Prozesse im Unternehmen geht. Dabei wäre es gerade hier besonders wichtig, den Fokus zu schärfen. Eine repräsentative Umfrage eines Job-Portals zeigt, dass bereits jetzt ein Drittel der KMUs Schwierigkeiten bei der Personalsuche haben. Der Fachkräftemangel und die gestiegenen Anforderungen der Arbeitnehmer könnten die Stellenbesetzung künftig noch weiter erschweren. Daher ist es spätestens jetzt an der Zeit, der HR-Abteilung die nötige Aufmerksamkeit zu schenken und die Prozesse möglichst effizient zu gestalten. Die Möglichkeiten sind vielfältig und zeigen bereits kurz nach der Einführung eine Entlastung. Digitales Arbeitszeitentracking und Online-Personalakten sorgen für tagesaktuelle Informationen, die mit wenigen Klicks abgerufen werden können und sich automatisch aktualisieren. So bleibt mehr Zeit für Stellenausschreibungen und den Bewerbungsprozess, um qualifizierte Mitarbeiter für das Unternehmen gewinnen zu können.
Recruiter nicht ersetzen, sondern unterstützen
Digitalisierung im Human Resources bedeutet nicht, dass Recruiter ersetzt werden. Wie in vielen anderen Bereichen geht es auch hier darum, die Mitarbeiter zu entlasten. Repetitive Aufgaben, Datenerfassung und Co. kosten viel Zeit in einem oft ohnehin schon vollen Tagesplan. Wichtigen Tätigkeiten wird dann oft nicht genügend Zeit gewidmet. Dennoch herrscht bei der Digitalisierung in Human Resources oft Skepsis. Hier gilt es, Mitarbeiter frühzeitig aufzuklären. Viele Angestellte befürchten, durch die fortschreitende Digitalisierung früher oder später ihren Job zu verlieren. Um dieser Angst entgegenzuwirken, sollte das gesamte Team von Beginn an in den Prozess mit eingebunden werden. So können neue Tools möglichst gezielt auf die Bedürfnisse der HR-Abteilung abgestimmt werden. In kleinen Betrieben werden HR-Aufgaben auch oft vom Chef persönlich oder einem Mitarbeiter im Management übernommen. Jedoch kann auch hier die Digitalisierung das notwendige Personal nicht vollständig ersetzen. Spätestens im Bewerbungsprozess oder bei Gehaltsverhandlungen kann es zu einem Interessenkonflikt kommen. Auf neue Mitarbeiter kann es zudem auch unseriös wirken, wenn der Chef sich auch um die Einstellung von neuem Personal kümmert. Denn oft fehlt das nötige Feingefühl, das im Bewerbungsgespräch eine immer wichtigere Rolle einnimmt. Hier kann die Digitalisierung auch heute noch nicht unterstützen und es wird wohl auch in naher Zukunft noch echte Menschen mit echten Gefühlen brauchen.
Die richtige Software finden: Was der HR-Abteilung wirklich hilft
Mittlerweile gibt es zahlreiche digitale Lösungen, die sich speziell nach den Bedürfnissen von Human Resources richten. In erster Linie ist es wichtig, möglichst wenige Schnittstellen zu haben. Ansonsten kann die Datenqualität leiden und der Workflow wird immer wieder unterbrochen. All-in-one-Lösungen sind aber meist auch teuer und daher nicht für alle KMUs zu empfehlen. Grundsätzlich gibt es die Digitalisierungsmöglichkeit in den folgenden Bereichen:
- Bewerbungsmanagement
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Arbeitszeitmanagement
- Digitale Personalakte
Die genauen Bedürfnisse der HR-Abteilung sollten vor der Projektumsetzung stets eruiert werden. Denn das beste Tool bringt nicht viel, wenn es im Arbeitsalltag kaum Entlastung schafft. Doch vor allem digitale Personalakten und das Arbeitszeitmanagement spielen in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle.
Seminar-Empfehlungen
Bewerbungsprozess digitalisieren: So gewinnen Unternehmen die Gen Z für sich
Stellenausschreibungen in der Lokalzeitung sind meist nur noch eine ergänzende Maßnahme für lokale Betriebe. Wer möglichst viele Interessenten gewinnen möchte, muss heute auf das Internet ausweichen. Die Möglichkeiten sind hier vielfältig. Anzeigen können auf der eigenen Webseite oder auch auf diversen Job-Portalen inseriert werden. So steigt die Chance, qualifizierte Mitarbeiter auf die offene Position aufmerksam zu machen. Noch relativ neu ist der Bewerbungsprozess über Social Media. Doch vor allem die Gen Z verbringt jede Menge Zeit auf Instagram, TikTok und Co. Über sogenannte Recruiting-Funnels werden Interessenten direkt von den sozialen Medien zur Webseite und das Bewerbungsformular gelotst. Wichtig ist hierbei, dass ein Gesamtkonzept entstehen muss. Denn Jobausschreibungen müssen heutzutage nicht nur informativ, sondern auch hinsichtlich des Designs ansprechend sein. Mit prägnanten Bullet Points und der Hilfe der Farbpsychologie steigt die Chance, dass potenzielle Fachkräfte sich auch tatsächlich auf den Job bewerben.
Checkliste
- Bestandsaufnahme: Aktuelle HR-Prozesse und Schmerzpunkte analysieren.
- Bedürfnisse klären: Welche Module (Lohn, Zeit, Akten) sind prioritär?
- Team einbinden: Mitarbeiter frühzeitig über Ziele und Vorteile aufklären.
- Lösung wählen: Passende Software mit wenigen Schnittstellen auswählen.
- Datenmigration: Bestehende Daten sicher in das neue System übertragen.
- Schulung durchführen: Alle Nutzer im Umgang mit der neuen Software schulen.
- Employee Self Service aktivieren: Mitarbeiter zur Selbstpflege der Daten befähigen.
- Recruiting-Konzept anpassen: Social Media und digitale Funnels integrieren.
- Datenschutz prüfen: Cloud- oder Server-Lösung auf Compliance testen.
- Erfolg messen: Zeitaufwand und Qualität der Einstellungen regelmässig evaluieren.
Digitale Personalakte: Mitarbeiterinformationen werden leichter zugänglich
Die digitale Personalakte bietet in der Human-Resources-Abteilung nur Vorteile. Das gesamte Team ist auf dem gleichen Stand und kann Informationen jederzeit abrufen. So können Anfragen schneller bearbeitet werden und es kommt zu keinen Überschneidungen oder falschen Auskünften. Digitale Personalakten können entweder in der Cloud oder direkt auf dem Unternehmensserver gespeichert werden. In jedem Fall wird dadurch auch der Datenschutz erhöht und das Papierchaos vermieden. In einem weiteren Schritt kann das Employee Self Service gefördert werden. Dabei haben Mitarbeiter die Möglichkeit, Daten und Dokumente eigenständig in der Personalakte anzupassen. Die HR-Abteilung übernimmt dann lediglich die Kontrollfunktion und wird dadurch weiter entlastet. Zudem lassen sich über die digitale Personalakte deutlich mehr Informationen sammeln und einfacher abbilden. So kann das HR-Team mit nur wenigen Klicks die Gehaltsentwicklung, das Arbeitszeitentracking oder die Weiterbildungswünsche eines Mitarbeiters aufrufen.
Digitale Kommunikation: Vorsicht mit Videocalls
Seit der Covid-Pandemie zählen Videocalls zur bevorzugten Kommunikationsmethode in vielen Unternehmen. Auch HR-Abteilungen können vom Einsatz der Tools wie MS Teams oder Zoom profitieren. So lassen sich Mitarbeiter im Homeoffice erreichen oder Erstgespräche mit potenziellen Job-Kandidaten abhalten. Vor allem nach außen hin zeigt man im Bewerbungsverfahren, dass man aktuellen Trends folgt und offen für die Digitalisierung ist. Mitarbeitergespräche oder fortschreitende Verhandlungen im Bewerbungsverfahren sollten aber nach wie vor persönlich abgehalten werden. In Videocalls herrscht immer eine gewisse Distanz. Oft kommt es dann zu Hemmungen, weil die persönliche Nähe fehlt. Im direkten Gespräch ergeben sich zudem oft ganz andere Möglichkeiten und das Gegenüber kann besser eingeschätzt werden. Werden interne und externe Gespräche vollständig über MS Teams und Co. abgehalten, kann oft keine Bindung aufgebaut werden.
FAQ: HR-Prozesse digitalisieren
Ersetzt die Digitalisierung HR-Mitarbeiter in KMUs?
Nein, das Ziel ist die Unterstützung und Entlastung, nicht der Ersatz. Während repetitive Aufgaben automatisiert werden, bleiben menschliche Urteilskraft und Empathie besonders im Bewerbungsprozess und bei Gehaltsverhandlungen unverzichtbar.
Welche HR-Bereiche lassen sich zuerst digitalisieren?
Besonders effizient sind digitale Personalakten und das Arbeitszeitmanagement. Diese Bereiche bieten sofortige Entlastung durch besseren Datenzugriff und automatisierte Aktualisierungen.
Wie erreicht man die Generation Z effektiv?
Über Social Media Kanäle wie Instagram und TikTok sowie durch ansprechend gestaltete Online-Bewerbungsformulare. Ein ganzheitliches Recruiting-Konzept, das von den sozialen Medien direkt zur Webseite führt, ist hier entscheidend.
Sind Videocalls für HR-Gespräche geeignet?
Für Erstgespräche und Homeoffice-Kommunikation ja, aber für wichtige Verhandlungen oder tiefergehende Gespräche wird ein persönliches Treffen empfohlen, um eine echte Bindung aufzubauen und das Gegenüber besser einzuschätzen.
