Personalpolitik: Klarheit für Mitarbeitende und Unternehmen schaffen
Gery Bruederlin
Gery Bruederlin ist Dozent und Professor für Human Resource Management an der Hochschule für Wirtschaft der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) und Studienleiter des Master of Advanced Studies Human Resource Management (MAS HRM).
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Personalpolitik
Viele Unternehmen in der Schweiz verfügen über eine schriftlich festgehaltene Personalpolitik, sehr viele aber auch nicht. Letztere verzichten damit erstens auf die umfassende Etablierung von Werten, Überzeugungen und Grundsätzen, welche die Entscheidungen in der Führung der Humanressourcen steuern, zweitens auf eine Basis, welche die ständige Gestaltung der Beziehungen und die Pflege der sozialen Verantwortlichkeiten in einer Unternehmung definiert, und drittens auf Regeln, wie Mitarbeitende und Unternehmen im Arbeitsalltag miteinander umgehen. Werteetablierung, Entscheidungssteuerung und Beziehungsgestaltung im HRM sind aber neben der Unternehmensstrategie und der Unternehmenskultur bestimmend, wenn es um die Marschrichtung und damit die für die gesamte Unternehmung strategische Ausrichtung von HR geht. Mit anderen Worten, die Personalpolitik definiert die für eine Personalstrategie notwendigen Grundhaltungen und Rahmenbedingungen.
Wie wird Personalpolitik festgehalten?
Dabei ist die Gestaltung einer Personalpolitik in der betrieblichen Praxis kaum irgendwelchen Regeln unterworfen. Es kommen die unterschiedlichsten Formate vor. Es ist alles möglich, seien es ein paar wenige Bullet Points, die im Intranet publiziert werden, oder seien es mehrseitige Dokumente, die detaillierte Kommentare zu diversen Themenfeldern umfassen und allen Mitarbeitenden ausgehändigt sowie via Unternehmenswebseite auch extern zugänglich gemacht werden. Struktur und Detaillierungsgrad der Inhalte variieren also stark, drehen sich im Grossen und Ganzen aber immer um die oben erwähnten Grundwerte in der Führung der Humanressourcen.
Wenn eine Personalpolitik nicht schriftlich verfügbar ist, bedeutet dies jedoch nicht, dass diese Firma keine personalpolitische Orientierung besitzt. Oft findet man in einem ausführlich gestalteten Leitbild (Mission Statement) viele Aussagen, die einer Personalpolitik zuzuordnen sind, etwa zum angestrebten Führungsstil, zur Mitbestimmung oder zur Sozialpolitik. Dies kann nicht überraschen, da eine wirksame Personalpolitik letztendlich in den Inhalten eines Leitbildes verwurzelt ist. Oder es haben sich im täglichen Betriebsalltag Verhaltensweisen, implizite Regeln oder ungeschriebene Gesetze herausgebildet, die nirgends formuliert sind, deren Steuerungskraft aber einer effektiven Personalpolitik gleichkommt. Damit sind wir schon sehr nahe bei der Unternehmenskultur, die ebenfalls eng mit den Inhalten einer Personalpolitik verknüpft ist. Diese Zusammenhänge zwischen Leitbild, Unternehmenskultur und Personalpolitik zeigen sich weiter darin, dass wichtige Merkmale auf alle drei Konzepte zutreffen:
- Orientierung: Vermittlung von Sinn und Orientierung und damit Steuerung von Verhalten in einer komplexen Welt
- Motivation: Stabilisierende Wirkung und damit positive Effekte auf Motivation und Engagement
- Verbindlichkeit: Gültigkeit für alle Mitarbeitenden eines Unternehmens
- Beziehungsrelevanz: Aussage über die Art und Weise des Umgangs der Mitarbeitenden untereinander
- Dynamik: Langsame, aber stetige Entwicklung und Veränderung
Personalpolitik vs. Personalreglement
Auch wenn existierende Personalpolitiken gelegentlich operative Handlungsanweisungen enthalten, dürfen sie deswegen nicht mit Personalreglementen verwechselt werden. Letztere haben einen viel höheren Detaillierungsgrad und beinhalten in umfassender Art und Weise die für alle Mitarbeitenden gültigen Standards und Regeln. Sie bilden deshalb oft einen integralen Bestandteil des Arbeitsvertrages.
Die möglichst eindeutige Positionierung in einem Spektrum zwischen der allgemeingültigen Abstraktheit eines Leitbildes und der unternehmensspezifischen Konkretheit eines Personalreglements ist aber ein wichtiges Bestimmungsmerkmal einer Personalpolitik. Neben dieser Ausprägung definiert sich eine Personalpolitik ebenfalls durch unterschiedliche Indikationen der Unternehmenskultur. Diese Positionierung zeichnet sich am einen Ende durch einen Flexibilitätsfokus (Kurzfristorientierung), am anderen Ende durch einen Stabilitätsfokus (Langfristorientierung) aus. Stabilität bedeutet in diesem Zusammenhang beispielsweise eine konsistente Unternehmensidentität oder die Nachhaltigkeit von Zielen und Richtwerten, während Flexibilität unter anderem für Veränderungsbereitschaft oder die Dezentralisierung von Verantwortung steht. Stabilitätsorientierung und Flexibilitätsorientierung bilden mit anderen Worten die entgegengesetzten Ausrichtungen eines weiteren Spektrums, in welchem sich personalpolitische Inhalte ausprägen können.
Während die resultierenden Positionierungsoptionen entlang der beiden Dimensionen für eine Personalpolitik entsprechend vielfältig sein können, sind die eigentlichen thematischen Inhalte einer Personalpolitik relativ genau umrissen:
- Lohn- und Sozialpolitik
- Arbeits- und Arbeitszeitgestaltung
- Mitwirkung und Einflussmöglichkeiten der Mitarbeitenden
- Einstellungen, Beförderungen, Entlassungen
- Aus- und Weiterbildungspolitik
- Kommunikationspolitik
- Führungsverständnis
- Beziehungen
- Diversität
Um festzulegen, welche dieser Inhalte (alle oder nur ein Teil) mit welcher Priorisierung (starke oder schwache Gewichtung) in welcher Länge (eine oder mehrere Seiten) mit welcher Ausrichtung (allgemeingültig-abstrakte oder unternehmensspezifisch-konkrete Formulierung) und mit welcher Positionierung (Stabilitätsfokus oder Flexibilitätsfokus) die eigene Personalpolitik bilden sollen, bietet sich sowohl für die Neugestaltung wie auch für die Überarbeitung einer Personalpolitik ein Vorgehen in sechs Schritten an:
- Positionierung «allgemeingültig» vs. «unternehmensspezifisch»
- Positionierung «abstrakt» vs. «konkret»
- Positionierung «stabilitätsorientiert» vs. «flexibilitätsorientiert»
- Auswahl und Priorisierung der relevanten Inhalte
- Gewichtung der definierten Inhalte
- Formulierung der Personalpolitik auf Basis von 1. bis 5.
Durch ihren richtungsweisenden Charakter können die inhaltlichen Schwerpunkte einer Personalpolitik präzise ausdrücken, was der Stellenwert der Mitarbeitenden in einer Firma ist, und damit auch zum Ausdruck bringen, dass die Mitarbeitenden einen wichtigen, wenn nicht den wichtigsten Faktor darstellen, um die strategischen und operativen Geschäftsziele zu erreichen.
Einerseits kann dadurch eine entsprechend formulierte und auch gelebte Personalpolitik Klarheit schaffen, wie die Personalressourcen geführt werden sollen. Andererseits kann dies auch den Wendepunkt von einem administrativ-verwaltenden zu einem strategisch-beitragenden Human Ressource Management markieren.
