Weiterbildungskosten: Mögliche Finanzierungsmodelle
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Der Arbeitgeber trägt die Kosten für notwendige Weiterbildungen, die er anordnet. Bei einer vorzeitigen Kündigung kann eine Rückzahlungspflicht bestehen, sofern eine gültige schriftliche Vereinbarung vorliegt. Solche Abkommen dürfen jedoch die persönliche Freiheit des Arbeitnehmers nicht übermässig einschränken und müssen im Verhältnis zum Nutzen der Massnahme stehen.
Die wichtigsten Punkte:
- Notwendige, vom Arbeitgeber angeordnete Weiterbildungen sind dessen Kosten.
- Reine Einarbeitungen oder unternehmensspezifische Schulungen sind nicht rückzahlbar.
- Rückzahlungsvereinbarungen müssen schriftlich fixiert sein und dürfen keine «goldenen Fesseln» bilden.
- Die Rückzahlung erfolgt meist pro rata temporis über einen Zeitraum von bis zu zwei Jahren.
- Lohnforderungen können mit Rückzahlungsbeträgen verrechnet werden, solange das Existenzminimum gewahrt bleibt.
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Wer muss Weiterbildungskosten bezahlen und wann ist eine Rückzahlung bei Kündigung gerechtfertigt?
Kosten für die notwendige Aus- und Weiterbildung bezahlt der Arbeitgeber. Diese gilt dann als notwendig, wenn sie vom Arbeitgeber angeordnet ist und nicht bereits dann, wenn sie bloss wünschbar ist oder wenn der Besuch während der Arbeitszeit vom Arbeitgeber erlaubt wurde.
Werden dem Arbeitnehmer Weiterbildungskosten oder Ausbildungskosten ersetzt, so können sie nicht zurückverlangt werden, wenn sie im Rahmen einer normalen Einarbeitung anfielen. Die produktespezifische Ausbildung oder Umschulung, die nur in der Unternehmung des Arbeitgebers verwendet werden kann, gilt nicht als Ausbildung, sondern als blosse Einarbeitung und kann dem Arbeitnehmer somit nicht verrechnet werden.
Gültigkeit von Rückzahlungsvereinbarung
Häufig werden von den Unternehmen Vereinbarungen mit den Mitarbeitern über die Rückerstattung von Weiterbildungskosten bei Kündigung abgeschlossen. Eine solche Vereinbarung ist gültig, wenn sie vom Arbeitnehmer unterschrieben ist und den zurückzuvergütenden Betrag und den Zeitraum fixiert, innert welchem die Kündigung eine Rückzahlungspflicht auslöst.
Rückzahlungsvereinbarungen können aber aus zwei Gründen ungültig sein:
- Wenn sie die persönliche Freiheit des Arbeitnehmers übermässig einengt, d.h. sein Kündigungsrecht wirtschaftlich gesehen auf Jahre vereitelt und so das Gebot der Kündigungsparität, also gleich langer Kündigungsfristen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, verletzt (goldene Fesseln). In der Gerichtspraxis wurden wiederholt Rückzahlungsverpflichtungen geschützt, wenn der Arbeitnehmer ohne begründeten, vom Arbeitgeber zu vertretenden Anlass gekündigt hatte. In der Praxis wurden bisher Rückzahlungsverpflichtungen mit einer Dauer von drei Jahren (analog zur Beschränkung des Konkurrenzverbots auf 3 Jahre gemäss Art. 340a Abs. 1 OR) geschützt. Betragsmässig ist keine Limite bekannt, der Rückzahlungsbetrag sollte jedoch im Verhältnis zum Gehalt und zum Nutzen der Weiterbildung stehen. Der Rückzahlungsbetrag wird in aller Regel abgestuft, hier ist die Rechtsprechung unterschiedlich. Auf jeden Fall ist keine monatlich abgestufte Rückzahlungsregelung verlangt.
- Wenn die Aus- oder Weiterbildung dem Arbeitnehmer keine Vorteile bei andern Arbeitgebern bringen kann (z.B. bei Aus- und Weiterbildungen in Monopolbereichen). Es besteht hier keine eindeutige Rechtslage.
- Grundsätzlich unzulässig sind Rückzahlungsvereinbarungen mit Lernenden, da die Ausbildung hier den zentralen Punkt des Vertrags bildet.
Stellt der Arbeitgeber den Betrieb ein, so entfällt ein Rückforderungsrecht, ebenso wenn der Arbeitnehmer die Stelle aus gesundheitlichen Gründen aufgeben muss und – sofern gesundheitlich möglich – bereit ist, im gleichen Betrieb eine andere Stelle anzunehmen.
Es sind auch Fälle denkbar, in denen das Verhalten des Arbeitnehmers so krass treuwidrig ist, dass Ausbildungskosten oder Weiterbildungskosten dem Arbeitgeber trotz Fehlens einer Abmachung zurückerstattet werden müssen.
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Verrechnung mit dem Lohnanspruch
Der Rückerstattungsbetrag aus Weiterbildungsvereinbarungen kann in der Regel mit der Lohnauszahlung verrechnet werden (Art. 120 OR). Das Verrechnungsrecht besteht übrigens auch dann, wenn die Forderung bestritten ist. Dem Arbeitgeber steht allerdings die Verrechnung nur soweit zu, als dadurch das Existenzminimum des Arbeitnehmers nicht tangiert wird. Grundsätzlich dürfen jedoch Freizügigkeitsleistungen der Pensionskasse nicht herangezogen werden.
Weiterbildungskosten und Kündigung
Erfahrungsgemäss führen vom Arbeitgeber finanzierte Weiterbildungsmassnahmen erst dann zum Streit, wenn der Arbeitnehmer kurz nach Beendigung oder sogar noch während der Dauer von Weiterbildungsmassnahmen das Arbeitsverhältnis beenden will.
Man muss dabei von folgenden Überlegungen ausgehen: Gelder, die der Arbeitgeber für die Weiterbildung seiner Mitarbeiter zahlt, stellen für ihn Investitionen dar. Der Arbeitgeber verspricht sich von der Weiterbildung in erster Linie Profit für sein Unternehmen. Will nun der Arbeitnehmer dieses neu erworbene Wissen der Unternehmung nicht mehr zur Verfügung stellen, ergibt sich dadurch für den Arbeitgeber ein Schaden. Je schneller die Kündigung auf die Weiterbildung folgt, desto grösser ist der Schaden des Arbeitgebers.
Checkliste
- Liegt eine schriftliche Vereinbarung vor, die Betrag und Zeitraum fixiert?
- Handelt es sich um eine notwendige Weiterbildung und nicht um reine Einarbeitung?
- Bringt die Weiterbildung dem Arbeitnehmer auch Vorteile bei anderen Arbeitgebern?
- Ist die Laufzeit der Rückzahlungspflicht angemessen (üblich sind maximal 3 Jahre)?
- Steht der Rückzahlungsbetrag in einem fairen Verhältnis zum Gehalt und Nutzen?
- Ist eine abgestufte Rückzahlung über die Zeit (pro rata temporis) vorgesehen?
- Wurde auf Rückzahlungsvereinbarungen mit Lernenden verzichtet?
- Ist geregelt, dass bei Betriebseinstellung oder gesundheitlicher Kündigung keine Rückzahlung erfolgt?
Aus diesem Grund akzeptiert die Praxis, dass die Finanzierung von Weiterbildungsmassnahmen durch den Arbeitgeber gekoppelt werden darf mit einem befristeten Kündigungsverbot. Dieses Kündigungsverbot kann aufgehoben werden durch eine Rückerstattung der Kosten für die Weiterbildung. Im Allgemeinen geht man von einer Frist von zwei Jahren aus.
Möchte z.B. ein Mitarbeiter bereits nach einem Jahr seit Abschluss seiner Weiterbildung das Arbeitsverhältnis auflösen, wird er üblicherweise die Hälfte der Kosten, die der Arbeitgeber übernommen hatte, zurückzahlen müssen. Nach 1½ Jahren muss er noch ¼ der Kosten zahlen, bis nach zwei Jahren schliesslich keine Rückerstattung mehr geschuldet ist (Berechnung der Rückerstattung pro rata temporis). Voraussetzung dafür ist allerdings, dass eine entsprechende schriftliche Vereinbarung getroffen worden ist.
Obwohl uns kein Entscheid aus der Gerichtspraxis bekannt ist, müssten u.E. in Einzelfällen auch Abreden, die eine längere Frist als die üblichen zwei Jahre beinhalten, als gerechtfertigt betrachtet werden.
In jedem Fall empfiehlt es sich, spätestens wenn ein Mitarbeiter mit einer Weiterbildung beginnt, eine entsprechende vertragliche Vereinbarung zu treffen. In Personalreglementen, Mitarbeiterhandbüchern, GAV oder Zusätzen zum EAV können aber solche Vereinbarungen bereits vorgängig getroffen werden.
FAQ: Weiterbildungskosten
Wann muss der Arbeitnehmer Weiterbildungskosten zurückzahlen?
Nur wenn eine gültige schriftliche Vereinbarung besteht und der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis ohne vom Arbeitgeber zu vertretenden Grund vor Ablauf der vereinbarten Frist beendet.
Was sind «goldene Fesseln»?
Dies sind Rückzahlungsvereinbarungen, die das Kündigungsrecht des Arbeitnehmers wirtschaftlich vereiteln und somit als ungültig angesehen werden, da sie die Kündigungsparität verletzen.
Wie wird der Rückzahlungsbetrag bei vorzeitiger Kündigung berechnet?
In der Praxis wird der Betrag meist pro rata temporis abgestuft. Beispiel: Nach der Hälfte der Frist (z.B. 1 Jahr von 2 Jahren) muss die Hälfte der Kosten zurückgezahlt werden.
Darf der Arbeitgeber den Rückzahlungsbetrag direkt vom Lohn abziehen?
Ja, eine Verrechnung ist möglich (Art. 120 OR), jedoch darf dadurch das Existenzminimum des Arbeitnehmers nicht tangiert werden. Freizügigkeitsleistungen der Pensionskasse dürfen nicht herangezogen werden.
Gilt eine Rückzahlungspflicht auch bei krankheitsbedingter Kündigung?
Nein, wenn der Arbeitnehmer die Stelle aus gesundheitlichen Gründen aufgeben muss und bereit ist, im gleichen Betrieb eine andere Stelle anzunehmen, entfällt die Rückzahlungspflicht.
