04.06.2018

Personalsuche: Wirkungsvolle Suchstrategien für die Personalbeschaffung

Welche Möglichkeiten bestehen bei der Personalsuche? Dieser Beitrag liefert in einer Serie eine Übersicht über die verschiedenen Instrumente und deren Anwendung.

Von: Thomas Wachter   Drucken Teilen   Kommentieren  

Thomas Wachter

Nach mehreren Stellen in verschiedenen Unternehmungen, arbeitet T. Wachter nun seit 12 Jahren im Personalamt des Kantons Luzern. Früher als Bereichspersonalleiter, Leiter Personal- und Organisationsentwicklung, aktuell als Leiter HR-Support sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Weitere Tätigkeiten sind: Lehrgangsleitungen und Dozent für Personalmanagement, -administration und -führung. T.Wachter ist unter anderem Autor und Herausgeber der WEKA-Werke «PersonalPraxis» und «Praxisleitfaden Personal».

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Personalsuche

Das Wichtigste in Kürze

Zur Personalsuche oder Personalbeschaffung zählen alle Aktivitäten, um Mitarbeitende für das Unternehmen zu gewinnen. Ziel der Personalbeschaffung ist es, durch den Einsatz geeigneter Auswahlmethoden rechtzeitig die für das Unternehmen und die zu besetzende Position geeignetste Person zu finden und gleichzeitig die zur Beschaffung erforderlichen Ressourcen (Zeit und Kosten) zu minimieren. Für die Wahl der geeigneten Suchstrategie steht eine ganze Reihe von Suchkanälen zur Auswahl (siehe Abbildung unten). Die Wahl des Suchkanals richtet sich nach der zu besetzenden Position, aber auch nach dem Bewerbermarkt, welcher erschlossen werden soll.

Offener Bewerbermarkt

Häufig denken Personalverantwortliche bei der Stellenbesetzung nur an einen Teil des Bewerbermarkts: an den offenen Markt der aktiv suchenden Personen. Daneben können jedoch auch verschiedene Personengruppen angesprochen werden, welche für eine Stelle infrage kommen.

Interne Besetzung

Eine erste Grundüberlegung ist: Kann die Stelle durch bestehende Mitarbeitende besetzt werden?

Verdeckter Bewerbermarkt

Neben dem offenen Arbeitsmarkt und den eigenen Mitarbeitenden sind zusätzlich folgende Quellen für Bewerbungen möglich:

  • Passiv suchende Personen, die grundsätzlich offen sind für einen Wechsel.
  • Ehemalige Mitarbeitende, welche zurückgeholt werden können.
  • Ausländische Personen, welche für einen Wechsel in die Schweiz gewonnen werden können.
  • Personen in Ausbildung, welche in naher Zukunft eine Stelle suchen werden.
  • Personen aus andern Berufen, welche umgelernt werden können.
  • Wiedereinsteigerinnen.

Suchmethode

Es gilt, die Suchmethoden auszuwählen, welche die gewünschte Zielgruppe möglichst spezifisch ansprechen. Häufig verwendete Suchmethoden sind beispielsweise:

  • eRecruiting: Internet-Jobbörse, Stelleninserat auf der eigenen Homepage
  • Print Recruiting: Inserate in Printmedien: Tagespresse, überregionale Presse, internationale Zeitungen, Gratisanzeiger, Wochenzeitungen, Fachzeitschriften
  • Spontanbewerbungen
  • Stellenvermittlungen
  • RAV (Regionale Arbeitsvermittlung der Arbeitsämter)
  • über die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Direktansprache: Kontakte, frühere Zusammenarbeit
  • Ausschreibung vor Firmengebäude (Wir suchen …)
  • Social Recruiting: In den sozialen Netzwerken (Social Web) die Stellen ausschreiben, aktiv Kontakte pflegen oder sich als attraktives Unternehmen präsentieren (Employer Branding, Personalmarketing).

Praxiserfahrungen
Praxiserfahrungen zeigen, dass die Stellenbesetzung zu einem Drittel über Stelleninserate (online oder Print), zu einem Drittel über Kolleginnen und Kollegen, Face-to-face-Information und zu einem Drittel über die übrigen Kanäle (Vermittlung, Spontanbewerbungen etc.) gelingt.

Wirkungsvolle Suchstrategien

Ist das Anforderungsprofil einer Stelle erarbeitet, gilt es, die Strategie und das konkrete Vorgehen für die Personalsuche, die Ausschreibung der Stelle festzulegen.

Stellenbesetzung durch bestehende Mitarbeitende?

Ihre erste Grundüberlegung bei Stellenbesetzungen sollte immer sein: Kann die Stelle durch bestehende Mitarbeiter/innen besetzt werden oder macht eine externe Ausschreibung Sinn? Es gibt eine zunehmende Anzahl von Firmen, welche aus verschiedenen Überlegungen interne Bewerberinnen und Bewerber externen vorziehen.

Welche Lösung gewählt wird, ist im konkreten Einzelfall abzuklären. Eine in der Praxis häufige Form ist eine Ausschreibung, welche diese Frage offenlässt. Es können sich dann interne und externe Bewerbende melden. Allerdings ist eine interne Stellenbesetzung mittels eines Zeitungsinserates eine teure und aufwendige Angelegenheit.

Praxistipp
Vermeiden Sie unnötigen Aufwand durch eine externe Ausschreibung, bevor Sie die Eignung von internen Kandidatinnen und Kandidaten abgeklärt haben. Viele Vorgesetzte wollen sich erst für eine Kandidatin oder einen Kandidaten entscheiden, wenn sie eine grosse Anzahl von Bewerbungen geprüft und eine Reihe von Bewerberinterviews durchgeführt haben. Sie bestehen deshalb auf einer externen Ausschreibung, auch wenn geeignete interne Personen gefunden werden können. Dabei geht oftmals verloren, dass die Bewerbenden am Anforderungsprofil zu messen sind und nicht an der Konkurrenz.

Interne Ausschreibung

Die Stellenausschreibungen können durch eine Jobliste im Intranet, durch Mails oder über den internen Newsletter erfolgen. Für Funktionen, welche Bewerbende ohne Internetkenntnisse ansprechen sollen, eignet sich die Firmenzeitschrift oder der Aushang am Schwarzen Brett.

Es ist sehr wichtig, den Mitarbeitenden glaubhaft zu versichern, dass sie aufgrund ihres geäusserten Versetzungswunsches keine Nachteile in Kauf nehmen müssen. Die Personalabteilung muss die vertrauliche Behandlung der Bewerbungen garantieren können. Die Bewerbenden sollen ausserhalb der Arbeitszeit zu einem Gespräch eingeladen werden. Das Vertrauen kann erhöht werden, wenn es Praxis ist, dass die Ablehnung einer Bewerbung weder in das Personaldossier aufgenommen noch den Vorgesetzten bekannt wird.

Um unnötige Konflikte zu vermeiden, empfiehlt es sich, die interne Ausschreibung regelmässig vor der externen Ausschreibung zu schalten. Wird zunächst extern und anschliessend intern gesucht, sagen sich die Mitarbeiter zu Recht: «Nachdem sie niemanden gefunden haben, sind wir jetzt plötzlich wieder gut genug!» Wird gleichzeitig intern und extern gesucht, so dürfte es, im Falle einer externen Wahl, der oder die neue Mitarbeitende besonders schwer haben, in einem durch Rivalität vergifteten Arbeitsklima zu bestehen.

Interner Kandidatenpool

Mit unterschiedlichen Methoden und Aufwand bewirtschaften viele Firmen einen Pool von internen Kandidatinnen und Kandidaten. Im einfachsten Fall wird nur eine sogenannte «Versetzungsliste» geführt, in der die versetzungswilligen Mitarbeitenden und die von ihnen gewünschten Positionen und Stellen vermerkt sind. Andere Unternehmen führen einen Talentpool von geeigneten Mitarbeitenden für anspruchsvolle Positionen.

Nachwuchsförderung

Einen andern Weg gehen Unternehmen mit gezielter Nachwuchsförderung. Dabei werden Mitarbeitende gezielt ausgewählt und für neue Positionen (z.B. Führungspositionen) mit vielfältigen Personalentwicklungsmassnahmen systematisch vorbereitet. Sie finden die Hinweise zum Vorgehen im Kapitel «Management Development».

Vorteile der internen Stellenbesetzung

  • Austritte liegen oft im Mangel an innerbetrieblichen Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten begründet. Durch interne Personalbeschaffung gibt man den Mitarbeitern einen grösseren Spielraum und die Möglichkeit, ihr Potenzial zu entwickeln. Die Aussicht auf zukünftige Beförderungen oder Entwicklungsschritte motiviert zu überdurchschnittlichen Leistungen und verhindert die Abwanderung fähiger Mitarbeitender und Know-how-Träger.
  • Die Chance einer erfolgreichen Stellenbesetzung erhöht sich. Innerbetriebliche Bewerbende kennen den Arbeitgeber und haben eine ziemlich genaue Vorstellung vom Arbeitsplatz. Auf der anderen Seite kann der Arbeitgeber genau abschätzen, ob und inwiefern eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter auf die ausgeschriebene Stelle passt: Er braucht nur das schon vorhandene Qualifikationsprofil des Mitarbeiters mit dem Anforderungsprofil der Stelle zu vergleichen.
  • Das Branchen-, Firmen- und Produkte-Knowhow sind bereits vorhanden, ebenfalls sind die betrieblichen Abläufe und die Unternehmenskultur bekannt. Es resultiert daraus eine kürzere Einarbeitungszeit im Vergleich zu externen Bewerbenden.
  • Ein nicht zu unterschätzender Vorteil der internen Beschaffung ist die Kosten- und Zeitersparnis: Die Inseratekosten fallen weg, die Rekrutierungszeit wird kürzer und der Selektionsaufwand verringert sich. Die Person steht meist schneller zur Verfügung.
  • Firmeninterne Stellenwechsel fördern zudem die Vernetzung im Unternehmen: Mitarbeitende bringen das Know-how aus anderen Abteilungen mit und verfügen über das entsprechende Netzwerk.

Nachteile der internen Stellenbesetzung

  • Innerbetrieblicher Stellenwechsel kann weitere Stellenversetzungen nach sich ziehen, da die Vakanz ja einfach verschoben wird. Eine solche Kettenreaktion führt zu Unruhe und stört zuweilen den Betriebsablauf. Meistens wird dabei dennoch die Einstellung einer von aussen kommenden Arbeitskraft notwendig. Diese Stellenbesetzung muss dann oft unter starkem Zeitdruck vorgenommen werden.
  • Eine langjährige Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mag einer gewissen Betriebsblindheit unterliegen, während eine externe Person neue Erfahrungen und neue Impulse einbringen kann («Blutauffrischung»). 
  • Aufgrund der geringen Auswahl besteht die Gefahr, einen Arbeitsplatz unterqualifi ziert zu besetzen. Bei ständiger «Inzucht» kann das Leistungsniveau eines Betriebs spürbar absinken. 
  • Um eine intern ausgeschriebene Stelle können sich auch zu wenig qualifizierte und damit ungeeignete Mitarbeitende bewerben. Es ist nicht unproblematisch, hier Absagen zu erteilen, ohne zu verletzen und in die Resignation zu treiben. Oft können sie diese «Demütigung» nicht ertragen und sehen im erfolgreichen Kollegen einen Rivalen, den sie von nun an bekämpfen. Eine ehemalige Kollegin oder ein ehemaliger Kollege wird zudem als Vorgesetzte/r weniger schnell akzeptiert als jemand, der von aussen kommt.
  • Neben dem möglicherweise negativen Einfluss auf das Betriebsklima lauert auch die Gefahr, dass sich Mitarbeiter aus verletztem Stolz extern nach einer neuen Stelle umsehen. Damit verliert man qualifizierte Mitarbeitende, die an ihrem Arbeitsplatz gute Arbeit geleistet haben.

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