21.12.2021

Stellenbeschrieb: So erstellen Sie diesen korrekt

Zur genauen Formulierung der Aufgaben der Stelleninhaber dient der Stellenbeschrieb. Damit ist die schriftlich festgelegte Darstellung der Zielsetzung einer Stelle, ihrer Aufgaben und Kompetenzen und Verantwortung, ihrer Beziehungen zu anderen Arbeitsplätzen sowie der Anforderungen an den Stelleninhaber zu verstehen.

Von: Diana Roth, Thomas Wachter   Drucken Teilen  

Diana Roth

Diana Roth Herzblutpersonalerin, HR-Podcasterin, Trainerin, Buchautorin, HR-Prüfungsexpertin, Speakerin

 zum Portrait

Thomas Wachter

Nach mehreren Stellen in verschiedenen Unternehmungen, arbeitet T. Wachter nun seit 12 Jahren beim Personalamt des Kantons Luzern. Früher als Bereichspersonalleiter, Leiter Personal- und Organisationsentwicklung, zuletzt als Leiter HR-Support sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Weitere Tätigkeiten sind: Lehrgangsleitungen und Dozent für Personalmanagement, -administration und -führung. T.Wachter ist unter anderem Autor und Herausgeber der WEKA-Werke «PersonalPraxis» und «Praxisleitfaden Personal».

Stellenbeschrieb

Moderne Stellenbeschriebe – oder auch Job description, Funktions- oder Positionsbeschreibung genannt – umschreiben die Ziele der Stelle: sie führen aus, was die Person zum Output des Unternehmens beiträgt (z.B. «kostengünstige und jederzeit funktionstüchtige Informatik, welche die Arbeitsprozesse optimal unterstützt».) Altbackene Stellenbeschreibungen verlieren sich in der detaillierten Aufzählung von Aufgaben, was neben Gärtchendenken auch einen enormen Pflegeaufwand bedeutet («Installieren der Drucker, Reinigen der Drucker, Tonerwechsel, ...»)

Stellenbeschreibungen sichern klare Zuständigkeiten, Unterstellungsverhältnisse und Kompetenzen, berufliche Förderung und gerechte Beurteilung des Stelleninhabers. Im Stellenbeschrieb legen Sie fest,

  • wie eine Stelle in Ihre betriebliche Organisation eingeordnet ist;
  • wie die Stellvertretungen organisiert sind;
  • welche Aufgaben die Person erledigen soll;
  • über welche Kompetenzen die Stelleninhaberin oder der Stelleninhaber verfügt

Ein Stellenbeschrieb ist ein wichtiges Führungsinstrument und kann bei der Mitarbeitersuche, bei Zielvereinbarungen, bei Zeugniserstellung oder bei Konflikten unter Mitarbeitern, über z.B. Arbeitsaufgaben, beigezogen werden. In einem guten Stellenbeschrieb ist zudem die Einbindung des Mitarbeiters in die Organisationsstruktur ersichtlich.

Im Rahmen eines guten Qualitätsmanagements ist es zudem sinnvoll den Stellenbeschrieb während des jährlichen Mitarbeitergespräches zusammen mit dem Mitarbeiter an die Aufgaben und Kompetenzen des Stelleninhabers an zu passen und an die gegebenen Anforderungen zu aktualisieren.

Anforderung an den Stellenbeschrieb

Wandel der Arbeitsweise

Die Arbeitsweise mit abschliessender Zuordnung von Aufgaben, genauer Definition von Dienstwegen und Kompetenzen, welche dem Stellenbeschrieb ursprünglich zu Grunde lag, hat sich gewandelt in eine flexible und vernetzte Ausrichtung der Arbeit in den Unternehmen. Konkret geht es folgenden Wandel:

 

Verantwortung für Tätigkeit  -> Ergebnisverantwortung
Langfristige Arbeitsziele -> Zielvereinbarung
Einzelauftrag -> Gruppenauftrag
Fixe Arbeitszuteilung -> Projektarbeit
Abgegrenzte Aufgabengebiete -> Überschneidende Kompetenzen
Dienstweg -> Vernetzte Arbeitsweise

Der Stellenbeschrieb hat diesem Wandel Rechnung zu tragen. Stellenbeschreibungen sind genügend flexibel auszugestalten, um den heutigen Anforderungen zu genügen. Es gilt:

  • Ziele statt Tätigkeiten und Arbeitsschritte in den Stellenbeschrieb aufzunehmen
  • Beim Detaillierungsgrad sich auf das Wesentliche zu beschränken

Ziele statt Tätigkeiten

Beispiele des Stellenbeschriebs durch Ziele:

 

Tätigkeiten/Arbeitsschritte Ziele
  • Abrufen der Informationen
  • Konsultieren der Preisvorgaben und Rabatte
  • Schreiben der Offerten
  • Zustellung an die Verkaufsabteilung
Unterstützung der Verkaufsabteilung durch termingerechte Lieferungen von wirtschaftlichen Offerten
  • Behebung von Störungen an der Produktionslage
  • Wartung gemäss Wartungsplan
Sicherstellung der unterbruchfreien Funktion der Produktionsanlage durch die erforderliche Wartung und Störungsbehebung
  • Planung der IT-Umgebung
  • Beschaffung der notwendigen Komponenten und Software
  • Einrichten der Arbeitsplätze
  • Schulung und User Support bei Störungen und Fragen
Unterstützung der IT-User durch eine funktionsoptimierte, wirtschaftliche und störungsfreie IT-Umgebung sowie Sicherstellung einer optimierten Nutzung

Zwecksmässiger Detaillierungsgrad

Hauptproblem bei der Erarbeitung eines Stellenbeschriebs ist die Frage nach dem erforderlichen Detaillierungsgrad. Je umfassender und genauer ein Stellenbeschrieb ist, desto aufwendiger ist dieses Instrument. Ein hoher Detaillierungsgrad führt zu einem formalistischen und starren Denken mit einem entsprechenden Gärtchendenken bei der Abgrenzung von eigenen Aufgaben und der Zuständigkeiten von andern Stellen. Zudem wird der Stellenbeschrieb bei einem hohen Detaillierungsgrad unübersichtlich und muss ständig überarbeitet und aktualisiert werden.

Beispiel eines Stellenbeschriebs

Das folgende Beispiel soll Sie bei der Erstellung eines Stellenbeschriebs unterstützen.

1. Organisationsbereich

Firma: ABC Produktion AG                    Abteilung: F+R/Kst. 815.00

2. Stelle

Stellenbezeichnung: Personalleiterin         Stellennummer: 7835

3. Stelleninhaber/in

Name, Vorname: Muster, Petra                Pensum: 90 %

4. Vorgesetze/r

fachlich: Personaldirektor Konzern             administrativ: Leiter F+R

5. Stellvertretung

  • Wird vertreten durch Leiter Finanz- und Rechnungswesen im Kaderbereich und grundsätzlichen Fragen, Personalsachbearbeiter in den übrigen Personalfragen.
  • Vertritt Leiter F+R in Personalfragen, sowie Personalsachbearbeiter/in

6. Unterstellte Mitarbeiter/innen

direkt untergeordnete Stellen: Personalsachbearbeiter/in und Lernende/r    

fachlich untergeordnete Stellen: Lohnsachbearbeiterin

7. Ziele der Stelle

Umsetzung der Personalpolitik, Koordination der Anstellungsbedingungen, Unterstützung der Linienverantwortlichen in allen Personalfragen, Sicherstellen der Personalbeschaffung und Personalbetreuung, korrekte Abwicklung der Lohnabrechnungen.   

8. Anforderungen

  • Berufsausbildung: kaufmännische Grundausbildung und höhere Fachausbildung oder vergleichbar
  • Spezialkenntnisse, Fachwissen: vertiefte Kenntnisse im Personalbereich, Weiterbildung
  • Persönlichkeitsanforderungen: Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
  • Berufserfahrung: in der Personalsachbearbeitung/in der Industrie

9. Aufgaben

  • Erarbeitung der personalwirtschaftlichen Grundlagen, Entscheidungsgrundlagen in Personalfragen zu Handen der Geschäftsleitung, Pflege des Personalhandbuches (20%)
  • Beratung der Vorgesetzten in allen Personalfragen insbesondere in Entwicklungsfragen, rechtlichen und in schwierigen Personalfragen, Mitwirkung in der Personalselektion (40%)
  • Organisation von Weiterbildungs- und Personalveranstaltungen (10%)
  • Projekte im Personalbereich (20%)

10. Verantwortung

Verantwortlich für alle obigen Aufgaben, insbesondere

  • die sinngemässe Umsetzung der Personalpolitik
  • die Pflege der personalwirtschaftlichen Instrumente und deren korrekte Anwendung im Betrieb
  • die Personalbeschaffung und -betreuung, soweit dies nicht Sache der Linienvorgesetzten ist
  • die korrekte Abrechnung der Löhne

11. Kompetenzen

  • Entscheidungsbefugnisse: abschliessende Stellungnahmen in allen Personalgeschäften. Sofern sich Linienvorgesetzte und Stelleninhaber/in nicht einigen können, entscheidet die zuständige Direktion
  • Zeichnungsbefugnis/Unterschriftsberechtigung
  • sämtliche Schriftstücke inkl. Anstellungsverträge als Handlungsbevollmächtigte/r
  • Bestellungen und Drittaufträge im Rahmen des Budgets

12. Unterschriften

Mitarbeiter/in           Vorgesetzte            Direktion

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