Anforderungsprofil: Wichtige Voraussetzung für die Stellenbesetzung
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein präzises Anforderungsprofil ist das Fundament für eine erfolgreiche Stellenbesetzung und ermöglicht es Unternehmen, die am besten geeignete Person zu identifizieren. Es dient nicht nur als Entscheidungsgrundlage für die Anstellung und die Lohnfestsetzung, sondern bildet auch die Basis für die Personalentwicklung und gezielte Fördermassnahmen. Durch die klare Definition von Muss-, Soll- und Wunschkriterien sparen Unternehmen Zeit und Ressourcen, indem sie die Suche auf relevante Fähigkeiten und Eigenschaften fokussieren.
Die wichtigsten Punkte:
- Das Anforderungsprofil leitet sich aus Unternehmenszielen, Stellenbeschreibungen und Kundenrückmeldungen ab.
- Präzision ist wichtiger als Umfang; wenige, klare Merkmale sind oft effektiver.
- Die Unterscheidung in Muss-, Soll- und Wunschkriterien verhindert, dass unrealistische Idealbilder entstehen.
- Das Profil ist essenziell für die objektive Lohnfindung und die Planung von Weiterbildungen.
- Fehlende Musskriterien führen in der Regel zu einer direkten Absage.
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
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Wie erstelle ich ein präzises Anforderungsprofil für eine erfolgreiche Stellenbesetzung?
Wer genau weiss, welche Anforderungen Mitarbeitende erfüllen sollen, schafft die Basis für messbare Erfolge:
- Aus einer Stellenbesetzung mit einem genauen Anforderungsprofil wird die am besten geeignete Person hervorgehen. Es hilft Ihnen festzustellen, ob eine Bewerberin oder ein Bewerber über alle wichtigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt und auch als Person für die Aufgabe geeignet ist.
- Zu den Führungsaufgaben gehört es auch, periodisch die heutigen und zukünftigen Anforderungen an die Mitarbeitenden zu untersuchen. Fehlende Fähigkeiten und mangelnde Kompetenzen gilt es frühzeitig zu erkennen und durch gezielte Förderung am Arbeitsplatz wie in Zusatzausbildungen zu beheben.
- Und nicht zuletzt liefert es Ihnen eine Entscheidungsgrundlage für die Lohnfestsetzung. Je mehr Sie an Fähigkeiten und Kenntnissen verlangen, umso höher wird in der Regel auch der Lohn ausfallen müssen.
Zusammengefasst heisst dies: Das Anforderungsprofil bildet die Grundlage für
- die Stellenbesetzung
- die Personalentwicklung (Training am Arbeitsplatz, Weiterbildung)
- die Lohnfindung
Professionelle Anforderungsprofile erstellen
Anforderungsprofile leiten Sie aus Ihren Unternehmenszielen, Erfahrungen und Beobachtungen, Stellenbeschreibungen und aus Kundenrückmeldungen ab. Damit erhalten Sie Klarheit darüber, was eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter an fachlichem Wissen und Können mitbringen muss und welche persönlichen Eigenschaften erforderlich sind.
Unser Praxistipp
Entscheidend ist nicht der Umfang, sondern die Präzision. Oftmals reichen schon wenige, präzise Merkmale aus. Minimal untersuchen Sie die Anforderungen an eine Stelleninhaberin oder einen Stelleninhaber in folgenden Aspekten:
- Welche Ausbildung und welche Weiterbildung ist verlangt?
- Welche Berufserfahrung ist mindestens notwendig?
- Welche spezifischen fachlichen Kenntnisse oder Erfahrungen sind erforderlich?
- Welches sind die erforderlichen Sozial- und Persönlichkeitskompetenzen?
- Welche weiteren Anforderungen (Sprachkenntnisse, Informatik, Fahrausweis etc.) bestehen?
Wie sind die Anforderungen zu gewichten?
Wichtig ist es, die Anforderungen nicht einfach aufzulisten. Diese sind vielmehr strukturiert nach folgenden Kategorien zu unterscheiden:
- Musskriterien
- Sollkriterien
- Wunschkriterien
Musskriterien
- Unbedingt erforderliche Eigenschaften. Diese können nicht später noch erworben werden oder mindestens wäre der Zeit- und Finanzbedarf unverhältnismässig (z.B. Grundausbildung, Vorerfahrungen, Persönlichkeitseigenschaften).
- Fehlt einer Person eine der Muss-Anforderungen, erfolgt keine Anstellung (wenigstens für die vorgesehene Stelle nicht).
- Allerdings erhalten Bewerberinnen und Bewerber, welche diese Kriterien nicht erfüllen, für die Stelle umgehend eine Absage (oder einen andern Stellenvorschlag).
- Beispiel: Für eine Stelle im technischen Aussendienst sind die technischen Grundlagenkenntnisse, Verkaufsorientierung und ein Fahrausweis unbedingt erforderlich.
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Sollkriterien
- Eigenschaften sollten vorhanden sein. Es handelt sich um Erfahrungen und Fähigkeiten, welche allfällig noch erworben werden können.
- Bewerberinnen und Bewerber, welche diese Kriterien erfüllen, werden oft zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen.
- Bewerberinnen und Bewerber, welche diese Kriterien nicht erfüllen, werden zwar meist nicht eingeladen, erhalten jedoch erst eine Absage, wenn die Stelle besetzt werden konnte.
- Beispiel: Für eine Stelle im technischen Aussendienst sind genauere Branchenkenntnisse und Vorerfahrungen wichtig.
Wunschkriterien
- Eigenschaften sind nicht erforderlich oder können relativ einfach noch erworben werden.
- Dienen der Feinsteuerung: Wenn verschiedene Kandidatinnen und Kandidaten vorliegen, welche die Muss- und Sollkriterien erfüllen, geben diese Kriterien den Ausschlag.
Checkliste
- Leiten Sie das Profil aus den aktuellen und zukünftigen Unternehmenszielen ab.
- Definieren Sie die erforderliche Ausbildung und notwendige Weiterbildungen.
- Bestimmen Sie die minimal notwendige Berufserfahrung für die Stelle.
- Listen Sie spezifische fachliche Kenntnisse und technische Anforderungen auf.
- Formulieren Sie die benötigten Sozial- und Persönlichkeitskompetenzen klar.
- Ergänzen Sie weitere Anforderungen wie Sprachkenntnisse oder Fahrausweise.
- Kategorisieren Sie alle Punkte strikt in Muss-, Soll- und Wunschkriterien.
- Prüfen Sie, ob die Musskriterien wirklich unverzichtbar und später nicht erlernbar sind.
- Revieren Sie das Profil, um unrealistische Idealvorstellungen zu entfernen.
- Nutzen Sie das fertige Profil als Basis für die Stellenanzeige und die Lohnverhandlung.
Nutzen und Problematik des Anforderungsprofils
Eine genaue Kenntnis der Anforderungen einzelner Arbeitsplätze ist die wichtigste Voraussetzung für eine optimale Stellenbesetzung. Sobald eine Stelle ausgeschrieben werden soll, müssen auf folgende Fragen präzise Antworten gefunden werden:
- Was für ein Mitarbeiter wird gewünscht?
- Worauf ist besonders zu achten?
- Welche Fähigkeiten werden verlangt?
- Welche typischen Erfordernisse stellt der zu besetzende Arbeitsplatz?
Ein systematisch aufgebautes Anforderungsprofil kann solche Fragen schnell und genau beantworten. Es ist aber auch ein wichtiges Instrument für die Personalplanung, den Personaleinsatz sowie für die Förderung und Weiterbildung der Mitarbeiter.
Ein Anforderungsprofil kann dazu verleiten, die Ansprüche zu hoch zu stecken, so dass nur ein idealer – d.h. nicht existierender – Bewerber alle wünschenswerten Anforderungen erfüllen könnte. Es ist deshalb wichtig, ein neu erarbeitetes Anforderungsprofil am Ende zu revidieren und die absolut notwendigen Anforderungskriterien von den bloss wünschenswerten zu trennen. Die Chance, dass für dieses zurechtgestutzte Profil ein passender Bewerber gefunden werden kann, steigt nun erheblich.
FAQ: Anforderungsprofil
Was ist der Unterschied zwischen Muss-, Soll- und Wunschkriterien?
Musskriterien sind unabdingbar; fehlt eine Eigenschaft, erfolgt keine Anstellung. Sollkriterien sind wünschenswert und können teilweise nachgeholt werden; ihre Abwesenheit führt meist zu einer Absage, wenn die Stelle besetzt ist. Wunschkriterien dienen der Feinsteuerung bei mehreren qualifizierten Kandidaten.
Warum sollte ich das Anforderungsprofil nicht zu hoch stecken?
Ein zu anspruchsvolles Profil führt dazu, dass kein passender Bewerber gefunden werden kann. Es ist wichtig, zwischen absolut notwendigen und bloss wünschenswerten Kriterien zu trennen, um die Chance auf eine erfolgreiche Besetzung zu erhöhen.
Wie beeinflusst das Anforderungsprofil die Lohnfestsetzung?
Das Profil liefert eine objektive Entscheidungsgrundlage: Je mehr spezifische Fähigkeiten und Kenntnisse verlangt werden, desto höher wird in der Regel der angemessene Lohn ausfallen müssen.
Kann ein Anforderungsprofil auch für die Personalentwicklung genutzt werden?
Ja, durch die periodische Untersuchung der Anforderungen können fehlende Kompetenzen frühzeitig erkannt und durch gezielte Förderung am Arbeitsplatz oder Zusatzausbildungen behoben werden.
