Stellenbeschreibung: Inhalt, Vor- und Nachteile
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Eine Stellenbeschreibung definiert verbindlich Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten einer Position und dient als Basis für Personalbeschaffung, Beurteilung und Lohnfestlegung. Sie schafft Transparenz in der Organisationsstruktur, deckt Lücken oder Doppelspurigkeiten auf und ist zudem ein wichtiges Element eines internen Kontrollsystems (IKS). Allerdings erfordert sie laufende Anpassungen und kann bei starrer Auslegung Innovationen hemmen oder zu bürokratischem Verhalten führen.
Die wichtigsten Punkte:
- Klare Zuordnung von Aufgaben, Befugnissen und Verantwortlichkeiten für jede Stelle.
- Grundlage für Anforderungsprofile, Einstellung, Lohn und Mitarbeiterbeurteilung.
- Fördert Transparenz und vermeidet Kompetenzkonflikte innerhalb der Organisation.
- Erforderliches Basiselement für das gesetzliche interne Kontrollsystem (IKS).
- Muss regelmässig aktualisiert werden, um neue Arbeitsmodelle abzubilden.
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
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Welche Elemente gehören in eine Stellenbeschreibung und welche Vor- und Nachteile hat sie?
Stellenbeschreibungen sichern klare Zuständigkeiten, Unterstellungsverhältnisse und Kompetenzen, berufliche Förderung und gerechte Leistungsbeurteilung.
Stellenbeschreibungen finden sich in der Literatur auch unter den Bezeichnungen «Pflichtenheft», «Tätigkeits- oder Aufgabenbeschreibung», «Positionsbeschreibung» oder «Job-Description». Stellenbeschreibungen sind innerbetrieblich verbindliche Dokumentationen personenbezogener Aufgabenkomplexe, zugehöriger Befugnisse sowie der organisatorischen Einordnung des Stelleninhabers. Häufig werden in Stellenbeschreibungen auch die Anforderungen an den Stelleninhaber aufgenommen. Stellenbeschreibungen sind stets sachbezogen und nie personenbezogen.
Hauptaufgaben der Stellenbeschreibung sind
- den Arbeitsplatz/die Funktion organisatorisch in die Gesamtstruktur einzugliedern.
- die Aufgaben und Tätigkeiten des Arbeitsplatzes klar zu umschreiben.
- die Anforderungen des Arbeitsplatzes eindeutig darzulegen.
- die Funktion des Arbeitsplatzes in Bezug auf die definierten Ziele auszurichten.
- spezifische Elemente, die den Arbeitsplatz auszeichnen, aufzuzeigen.
Die Stellenbeschreibung dokumentiert in verbindlicher und standardisierter Form die einer Person übertragenen Aufgaben und grenzt diese gegenüber andern Aufgabengebieten ab. Dabei werden die Pflichten, die Befugnisse und die Verantwortung festgelegt. Das kann in Bezug auf die arbeitsvertraglichen Verpflichtungen bedeutungsvoll sein, vor allem aber zur Arbeitsorganisation.
Die Stellenbeschreibung stellt eine wichtige Grundlage für die Personalbeschaffung dar. Sie zeigt auf, welche Qualifikationen von Bewerbenden gefordert sind und bildet die Basis für das Anforderungsprofil.
Inhalt einer Stellenbeschreibung
Eine Stellenbeschreibung kann folgende Elemente enthalten:
- Stellenbezeichnung
- Stelleninhaber/in
- Organisatorische Eingliederung (Abteilung, Team)
- Vorgesetzte Stelle oder Person
- Stellvertretung oder Platzhalter (für/durch)
- Unterstellte Personen oder Stellen
- Ziele der Stelle
- Hauptaufgaben der Stelle
- Detaillierte Aufgaben der Stelle evtl. mit Angaben zum Umfang
- Anforderungen an Stelleninhaber/in (fachliche, persönliche, soziale und weitere)
- Übertragene Verantwortung (Detailziele)
- Kompetenzen (Entscheidungsbefugnisse, Zeichnungsbefugnis / Unterschriftsberechtigung)
- Erforderliche Kontakte, Information, Zusammenarbeit mit anderen Stellen
- Allfällig weitere Hinweise z.B. auf Weiterbildungsanforderungen, Entwicklungsperspektiven, zukünftige Veränderungen etc.
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Vorteile einer Stellenbeschreibung
Eine Stellenbeschreibung fördert die Transparenz der Organisation durch
- klare Unterstellungsverhältnisse
- vermeidet Kompetenzschwierigkeiten
- lässt Mängel, Lücken und Doppelspurigkeiten bei der Aufgabenzuteilung erkennen
- klare Stellvertretungsregelung
- eine genaue Festlegung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung
Eine Stellenbeschreibung bildet eine Grundlage für:
- Anforderungsprofile neuer Stellen
- Personaleinstellung
- Lohnfestlegung
- Personaleinführung
- Personalplanung
- Erhebung der Ausbildungsbedürfnisse
- Mitarbeiterbeurteilung
Checkliste
- Organisatorische Einordnung festlegen (Abteilung, Team, Vorgesetzte Stelle).
- Hauptaufgaben und detaillierte Tätigkeiten klar und eindeutig umschreiben.
- Stellvertretungsregelung und unterstellte Personen definieren.
- Ziele der Stelle sowie übertragene Verantwortung (Detailziele) formulieren.
- Anforderungen an den Stelleninhaber (fachlich, persönlich, sozial) auflisten.
- Entscheidungsbefugnisse und Zeichnungsberechtigung (Kompetenzen) festhalten.
- Erforderliche Schnittstellen und Zusammenarbeit mit anderen Stellen benennen.
- Entwicklungsperspektiven und Weiterbildungsbedarf berücksichtigen.
- Dokumentation auf sachliche Relevanz prüfen (nicht personenbezogen).
- Regelmässige Anpassungsfrist im System einplanen, um Aktualität zu sichern.
Nachteile einer Stellenbeschreibung
Stellenbeschreibungen bedeuten hohen Aufwand durch
- Einführung
- laufende Anpassung (Wartung, à-jour-halten)
- Weiterentwicklung
Stellenbeschreibungen können zu bürokratischen Verhalten führen
- Gefahr von Rückzug auf die beschriebenen Aufgaben
- Hemmen von Innovationen
- Überorganisation
Stellenbeschreibungen basieren auf einzeln zugewiesenen Aufgaben und zeitlicher Konstanz, vermögen jedoch neue Arbeitsmodelle nur unvollständig abzubilden, wie
- Projektarbeit
- teilautonome Arbeitsgruppen
- überschneidende Kompetenzen
- laufend angepasste Ziele (Quartalsziele, Semesterziele, Jahresziele)
Wichtig: Ein internes Kontrollsystem (IKS) ist seit 2008 gesetzliche Pflicht für «wirtschaftlich bedeutende Unternehmen» die der ordentlichen Revision unterstehen. Art. 728a und 728b OR schreiben der Revisionsstelle vor, die Existenz eines IKS zu prüfen und dem Verwaltungsrat Bericht zu erstatten. In der Regel werden Stellenbeschreibungen als Basiselement eines IKS verlangt, neben Organigramm, Prozessbeschreibungen, 4-Augenprinzip, Kollektivunterschriften, etc.
FAQ: Stellenbeschreibung
Warum ist eine Stellenbeschreibung für Schweizer Unternehmen wichtig?
Sie schafft Klarheit über Zuständigkeiten, dient als Basis für Lohnfestlegung und Beurteilung und ist seit 2008 ein gefordertes Basiselement für das interne Kontrollsystem (IKS) bei wirtschaftlich bedeutenden Unternehmen.
Was sind die häufigsten Nachteile einer Stellenbeschreibung?
Der hohe Aufwand für Einführung und laufende Wartung sowie die Gefahr, dass Mitarbeitende sich zu starr auf die beschriebenen Aufgaben zurückziehen und Innovationen gehemmt werden.
Gilt eine Stellenbeschreibung als arbeitsvertragliche Verpflichtung?
Sie dokumentiert verbindlich die übertragenen Aufgaben und grenzt diese ab, was arbeitsvertraglich bedeutungsvoll sein kann, ist jedoch primär ein Instrument der Arbeitsorganisation und nicht identisch mit dem Arbeitsvertrag.
Wie geht man mit neuen Arbeitsmodellen wie Projektarbeit um?
Klassische Stellenbeschreibungen basieren auf zeitlicher Konstanz und können Projektarbeit oder teilautonome Gruppen nur unvollständig abbilden; hier sind ergänzende Prozessbeschreibungen oder flexible Formate nötig.
Wer ist für die Aktualisierung der Stellenbeschreibung verantwortlich?
Die Verantwortung liegt bei der Organisation, da Stellenbeschreibungen laufend angepasst, weiterentwickelt und «à jour» gehalten werden müssen, um Mängel oder veränderte Ziele abzubilden.
