Funktionsbeschreibung: Besonderheiten und Beispiele
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Eine Funktionsbeschreibung definiert Ziele und Kernaufgaben für eine Gruppe von Mitarbeitenden mit ähnlichen Tätigkeiten, statt sich auf den einzelnen Arbeitsplatz zu fixieren. Dieser Ansatz fördert den Handlungsspielraum, die Teamzusammenarbeit und flexible Entwicklungsperspektiven. Im Gegensatz zur detaillierten Stellenbeschreibung werden keine konkreten Arbeitsschritte aufgelistet, sondern die wesentlichen Charakteristika und Verantwortlichkeiten einer Funktion klar umrissen.
Die wichtigsten Punkte:
- Fokus auf Ziele und Kernaufgaben einer Funktion statt auf Einzelschritte
- Förderung der flexiblen Zusammenarbeit im Team und grösserer Handlungsspielraum
- Standardisierung von Begriffen für eine einheitliche Unternehmenskommunikation
- Basis für die systematische Lohnfindung und Funktionsbewertung
- Vermeidung einer Fixierung auf den eigenen, eng gefassten Aufgabenbereich
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
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Was ist eine Funktionsbeschreibung und wie setzt man sie in der Praxis um?
Funktionsbeschreibungen werden auch als «die weniger formalisierende Variante der Stellenbeschreibung» oder als «Sammel-Stellenbeschreibung» beschrieben. In Funktionsbeschreibungen werden nur die Ziele und die wichtigsten Kernaufgaben aufgenommen, auf eng gefasste Aufgabenbeschreibungen wird verzichtet. Sie stellen also die wesentlichen Charakteristika von Funktionen dar. Dadurch erhalten die Mitarbeitenden einen grösseren Handlungsspielraum sowie die Verantwortung für die Zusammenarbeit und letztlich Entwicklungsperspektiven.
Da sich die Stellenbeschreibung auf den einzelnen Arbeitsplatz konzentriert, beinhaltet sie die Gefahr einer Fixierung auf den eigenen Aufgabenbereich. Die Funktionsumschreibung für eine ganze Gruppe von Mitarbeitenden orientiert sich am Team und fördert dadurch die flexible Zusammenarbeit im Arbeitsteam.
Elemente der Funktionsbeschreibung
Eine Funktionsbeschreibung umfasst typischerweise folgende Elemente:
- Funktionsbezeichnung
- Organisatorische Eingliederung (übergeordnete Funktion, untergestellte Funktionen)
- Ziele der Funktion
- Kern-/Hauptaufgaben der Funktion
- evtl. Anforderungen
- Verantwortungsbereich
- Hinweise
- evtl. Lohnkategorie
- Datum Ausstellung und Visum
Noch deutlicher als in der Stellenbeschreibung werden in Funktionsbeschreibungen keine Arbeitsschritte aufgeführt. Vielmehr werden die für die Stelle relevanten Ziele aufgeführt und die Prozesse umschrieben, sowie die Verantwortung umschrieben.
Die dabei verwendeten Begriffe (Codes) können standardisiert und unternehmensweit verwendet werden, so dass die Funktionen vergleichbar und einheitlich umschrieben sind.
Verschiedene Beispiele
Beispiele für einheitliche Funktionsbezeichnungen:
- Mitarbeiter/in (Associate, Assistant)
- Sekretärin (Office Assistant)
- Ingenieur (Engineer)
- Entwicklungsingenieur (Development Engineer)
Beispiele für die hierarchische Position:
- Abteilungsleiter (Manager)
- Gruppenleiter (Team Leader)
- Vorarbeiter (Foreman)
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Beispiele für Funktionsziele:
- Mitwirkung bei der wirtschaftlichen Produktion unter Berücksichtigung der Normen und Qualitätsziele.
- Unterstützung des Erreichens der Abteilungsziele durch eine professionelle Administration und als Ansprechstelle.
- Leitung von anspruchsvollen Produktentwicklungsprojekten nach dem jeweiligen Pflichtenheft, wirtschaftlichen Gesichtspunkten, dem aktuellen Stand der Technik, der geltenden Normen und Vorschriften sowie dem Handbuch Projektmanagement.
Beispiele für Kern-/Hauptaufgaben:
- Durchführung der zugewiesenen Produktionsschritte und Qualitätskontrolle der produzierten Ware.
- Durchführung aller erforderlichen Sekretariatsarbeiten wie Administration, Organisation, Erreichbarkeit, Abrechnung und Dokumentation.
- Anforderungsanalyse, Konzeption und Realisierung der Funktionalität, der Komponenten und Schnittstellen, Review, Test und Dokumentation.
Beispiele für den Verantwortungsbereich:
- Erreichen der spezifischen Produktionsziele und Qualitätsanforderungen, Information bei Abweichungen oder Störungen in der Produktion an den Schichtleiter, Einhalten der Sicherheitsvorschriften, Mitwirkung bei der Verbesserung des Produktionsprozesses.
- Selbständige Organisation der Aufgaben.
- Verantwortlich für die Definition der Phasen und termingerechte und vollständige Umsetzung der vereinbarten Meilensteine.
Checkliste
- Enthält die Beschreibung eine klare Funktionsbezeichnung (z. B. Ingenieur, Associate)?
- Ist die organisatorische Eingliederung (über- und untergeordnete Funktionen) definiert?
- Sind die Ziele der Funktion konkret und messbar formuliert?
- Werden die Kern- und Hauptaufgaben ohne detaillierte Arbeitsschritte umschrieben?
- Ist der Verantwortungsbereich für die Mitarbeitenden eindeutig abgegrenzt?
- Werden spezifische Hinweise (z. B. Schichtarbeit, Weiterentwicklung) berücksichtigt?
- Sind die Anforderungen an Ausbildung, Erfahrung und soziale Kompetenzen gelistet?
- Dient die Beschreibung als Basis für die Einordnung in die Lohnkategorie?
- Wurden Datum der Ausstellung und Visum hinzugefügt?
- Fördert der Text die Zusammenarbeit im Team statt die Isolation im eigenen Bereich?
Beispiele für Hinweise:
- Schichtarbeit
- Mitwirkung an den Abteilungssitzungen
- Erforderliche Schritte zur Weiterentwicklung des Know-Hows werden jährlich vereinbart
Basis für Lohnfindung
Funktionsbeschreibungen können auch als Basis für die Bewertung der Funktionen und somit der Lohnfindung verwendet werden. Dabei werden die Anforderungen an die Funktion anhand definierter Kriterien beurteilt und eingruppiert. Funktionsbewertungen unterstützen damit das Personalmanagement beim Aufbau und der Weiterentwicklung eines systematischen und aktuellen Entlöhnungssystems. Beispiele solcher Kriterien für die Funktionsbewertung sind:
- Erforderliche Ausbildung
- Erforderliche Erfahrung
- Komplexität der Funktion
- Verantwortungsumfang
- Erforderliche soziale Kompetenzen
- Führungsanteil
FAQ: Funktionsbeschreibung
Wann sollte man eine Funktionsbeschreibung statt einer Stellenbeschreibung verwenden?
Eine Funktionsbeschreibung ist sinnvoll, wenn mehrere Mitarbeitende vergleichbare Aufgabenbereiche haben und der Fokus auf der Teamarbeit sowie Flexibilität liegt. Sie eignet sich besonders, um eine Fixierung auf den einzelnen Arbeitsplatz zu vermeiden und Entwicklungsperspektiven zu eröffnen.
Was ist der Hauptunterschied zur Stellenbeschreibung?
Während die Stellenbeschreibung den einzelnen Arbeitsplatz mit detaillierten Arbeitsschritten definiert, konzentriert sich die Funktionsbeschreibung auf die Ziele, Kernaufgaben und den Verantwortungsbereich einer Funktion. Auf enge, detaillierte Aufgabenbeschreibungen wird verzichtet, um mehr Handlungsspielraum zu gewähren.
Können Funktionsbeschreibungen für die Lohnfindung genutzt werden?
Ja, sie dienen als wichtige Basis für die Bewertung von Funktionen. Anhand definierter Kriterien wie erforderliche Ausbildung, Erfahrung, Komplexität und Verantwortungsumfang können Funktionen eingruppiert und so ein systematisches Entlöhnungssystem aufgebaut werden.
Wie werden Begriffe in Funktionsbeschreibungen standardisiert?
Die verwendeten Begriffe und Codes (z. B. für Funktionsbezeichnungen oder hierarchische Positionen) können unternehmensweit standardisiert werden. Dies sorgt dafür, dass Funktionen vergleichbar und einheitlich umschrieben sind, was die Kommunikation im Unternehmen vereinfacht.
