Transparenzregister Schweiz: Wie Treuhänder ihre Mandanten bei der Meldung ans Transparenzregister effizient unterstützen
Inhalt
- Wie Treuhänder die neuen Pflichten des Transparenzregisters in der Schweiz effizient umsetzen
- Was müssen Unternehmen neu tun?
- Eine neue Dienstleistungschance für Treuhänder
- Die eigentliche Herausforderung liegt im Portfolio
- Dokumentation: Die Meldung ist nur das Ergebnis
- Wie Digitalisierung den Prozess unterstützt
- Was Treuhänder jetzt konkret tun sollten
- Fazit
- FAQ: Transparenzregister Schweiz
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Seit dem 1. Oktober 2026 müssen rund 550’000 Schweizer KMU ihre wirtschaftlich berechtigten Personen feststellen, überprüfen und ans neue Transparenzregister melden. Für Treuhänder entsteht damit ein neues Geschäftsfeld: Sie können ihre Mandanten bei der Abklärung, Meldung und laufenden Überwachung unterstützen. Wer zahlreiche Gesellschaften betreut, benötigt dafür strukturierte Prozesse, eine zuverlässige Fristenkontrolle und eine nachvollziehbare Dokumentation. Digitale Lösungen können dabei helfen, den Aufwand zu reduzieren und die Qualität der Abklärungen sicherzustellen.
Die wichtigsten Punkte:
- Neue Pflichten: Unternehmen müssen ihre wirtschaftlich berechtigten Personen feststellen, überprüfen, melden und die Angaben aktuell halten.
- Neue Dienstleistungschancen: Treuhänder können die Vorbereitung der Erstmeldung sowie die laufende Überwachung und Bearbeitung von Änderungen übernehmen.
- Herausforderung Mandatsportfolio: Unterschiedliche Meldefristen, Beteiligungsstrukturen und Bearbeitungsstände erfordern eine zentrale Übersicht und standardisierte Abläufe.
- Dokumentation als Sorgfaltsnachweis: Nicht nur das Ergebnis, sondern auch die vorgenommenen Abklärungen und deren Grundlagen müssen nachvollziehbar bleiben. Das schützt auch den Treuhänder bei späteren Rückfragen oder Haftungsfragen.
- Vorteile der Digitalisierung: Geführte Prüfprozesse, automatische Dokumentation und eine zentrale Mandatsverwaltung erleichtern die effiziente und rechtssichere Betreuung zahlreicher Gesellschaften.
Dominik Witz
Dominik Witz verfügt über rund 25 Jahre Erfahrung in Compliance und Geldwäschereibekämpfung im Finanzsektor, unter anderem als Leiter Geldwäscherei- und Finanzkriminalitätsbekämpfung bei der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht FINMA. Seit 2021 digitalisiert er als Mitgründer von Konsento Corporate-Governance-Prozesse für Schweizer Unternehmen. Die LegalTech-Plattform unterstützt unter anderem die Führung von Beteiligungsregistern, die Durchführung von Generalversammlungen sowie die Feststellung wirtschaftlich berechtigter Personen und die Vorbereitung von Meldungen an das eidgenössische Transparenzregister.
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Wie Treuhänder die neuen Pflichten des Transparenzregisters in der Schweiz effizient umsetzen
Was müssen Unternehmen neu tun?
Die Meldung ans Transparenzregister ist nur ein Teil der neuen Pflichten. Zunächst muss das Unternehmen feststellen, welche natürlichen Personen wirtschaftlich berechtigt sind. Die Beteiligung von mindestens 25 Prozent ist dabei nur ein Kriterium: Auch indirekte Beteiligungen, gemeinsame Absprachen, besondere Kontrollrechte und Treuhandverhältnisse können massgeblich sein.
Der Umfang der Prüfung richtet sich nach den Verhältnissen. Bei einfachen Eigentümerstrukturen genügen oft wenige Abklärungen; bei Beteiligungsketten, Trusts oder vertraglichen Kontrollrechten braucht es zusätzliche Informationen und Belege. Gefordert ist eine sorgfältige, nachvollziehbare Prüfung, keine absolute Gewissheit. Das Ergebnis wird über EasyGov ans Transparenzregister gemeldet. Die zugrunde liegenden Informationen müssen dokumentiert, aktuell gehalten und zugänglich aufbewahrt werden. Auch danach sind relevante Änderungen zu erkennen und auf ihre Meldepflicht zu prüfen. Notwendige Änderungsmeldungen sind grundsätzlich innert eines Monats nach Kenntnis einzureichen.
Eine neue Dienstleistungschance für Treuhänder
Für Treuhandunternehmen eröffnet sich damit ein zusätzliches Dienstleistungsfeld. Viele KMU kennen ihre Anteilseigner, haben aber weder die Zeit noch einen eingespielten Prozess, um Kontrollverhältnisse abzuklären, Informationen einzuholen und Meldefristen zu überwachen. Treuhänder begleiten ihre Mandanten oft bereits bei Buchhaltung, Steuern und gesellschaftsrechtlichen Vorgängen. Sie kennen die verantwortlichen Personen und können die neuen Aufgaben in ihre Mandatsbetreuung integrieren. Das Angebot kann von der einmaligen Vorbereitung der Erstmeldung bis zur laufenden Begleitung und Überwachung relevanter Änderungen reichen. Der Auftragsumfang muss klar geregelt sein: Wer beschafft Informationen, klärt Zweifelsfälle, gibt die Meldung frei und überwacht spätere Änderungen? Die gesetzliche Verantwortung verbleibt beim Unternehmen.
Die eigentliche Herausforderung liegt im Portfolio
Ein einzelnes Mandat lässt sich häufig noch manuell bewältigen. Bei Dutzenden oder Hunderten Gesellschaften wird daraus eine organisatorische Herausforderung. Unterschiedliche Meldefristen, Beteiligungsstrukturen und Bearbeitungsstände müssen gleichzeitig überblickt werden. Komplexe Mandate mit Beteiligungsketten oder Sonderrechten benötigen zudem mehr Zeit. Hinzu kommt die Kommunikation mit Verwaltungsräten, Aktionären, Gesellschaftern und gegebenenfalls Personen entlang einer Beteiligungskette. Sie müssen verstehen, weshalb welche Angaben oder Nachweise benötigt werden. Nötig ist deshalb ein wiederholbarer Ablauf: Mandate erfassen und priorisieren, Zuständigkeiten klären, Informationen einholen, Kontrollverhältnisse prüfen, dokumentieren, freigeben und melden.
Praxistipp: Erstellen Sie zuerst eine Portfolioübersicht mit Meldefrist, Komplexität, Bearbeitungsstand und zuständiger Person für jedes Mandat.
Dokumentation: Die Meldung ist nur das Ergebnis
Besondere Aufmerksamkeit verdient die Dokumentation – auch als Sorgfaltsnachweis des Treuhänders. Eine Einreichungsbestätigung allein belegt noch nicht, wie das Ergebnis zustande gekommen ist.
Wer für einen Mandanten wirtschaftlich berechtigte Personen abklärt, produziert nicht nur ein Resultat. Die Meldung über EasyGov steht am Ende: Zuvor müssen Beteiligungen analysiert, Kontrollrechte geprüft und Informationen beurteilt werden.
Der Treuhänder füllt also nicht bloss ein Formular aus, sondern führt einen Prüfprozess durch. Später sollte nachvollziehbar sein, welche Struktur und Belege der Prüfung zugrunde lagen, welche Fragen geklärt wurden, wo Zweifel bestanden und warum das Ergebnis vertretbar erschien.
Gerade bei komplexen Verhältnissen können neue Informationen eine frühere Beurteilung verändern. Eine gute Dokumentation soll deshalb nicht Unfehlbarkeit beweisen, sondern die damals angewandte Sorgfalt sichtbar machen.
Das ist für Treuhänder entscheidend: Entstehen später Fragen des Mandanten oder der Kontrollstelle, hilft ein zeitnah erstelltes Prüfdossier, die vorgenommenen Abklärungen und die sorgfältige Auftragserfüllung nachzuweisen. Ohne diese Aufzeichnungen ist ein solcher Sorgfaltsnachweis deutlich schwieriger.
Die gesetzliche Dokumentationspflicht trifft die Gesellschaft. Nimmt ein Treuhänder die Abklärungen vor, sollte er ihr daher ein verständliches, übertragbares Dossier übergeben. Zugleich dient es seiner eigenen Rechenschaft und Absicherung im Mandatsverhältnis.
Dazu gehören Beteiligungs- und Kontrollstruktur, geprüfte Kriterien, Unterlagen und Quellen, wesentliche Beurteilungen sowie offene oder erfolglose Abklärungen. Auch verworfene Kontrollpfade, relevante Sonderrechte und die Freigabe des Meldungsstands sollten nachvollziehbar festgehalten werden.
Ein Ordner voller PDFs ist noch kein Prüfdossier
Die Ablage von Belegen allein genügt nicht.
Ein Aktienregister zeigt Beteiligungen, aber nicht zwingend die daraus gezogene Schlussfolgerung. Ein Aktionärbindungsvertrag enthält Rechte, erklärt aber noch nicht, welche davon als Kontrolle gewertet wurden. Ein belastbares Prüfdossier verbindet Information, Beleg und Beurteilung.
Wer Prüfschritte und Entscheidungen schon während der Bearbeitung festhält, schafft einen zeitnahen Sorgfaltsnachweis. Muss der Ablauf erst Jahre später aus E-Mails und Dateien rekonstruiert werden, bleiben häufig Lücken. Die Dokumentation muss verhältnismässig bleiben: Einfache Fälle benötigen ein schlankeres Dossier als komplexe Kontrollstrukturen. Entscheidend ist die Nachvollziehbarkeit, nicht die Seitenzahl.
Wie Digitalisierung den Prozess unterstützt
Gerade bei zahlreichen Mandaten lohnt es sich, die Abklärung digital und einheitlich zu führen.
Ein geeigneter digitaler Prozess verknüpft Beteiligungsdaten, die Informationsbeschaffung bei Anteilseignern, eine einheitliche Prüflogik, Belege, die Nachverfolgung offener Punkte, Freigaben und die Überwachung von Änderungen. So wird aus einzelnen Arbeitsschritten eine nachvollziehbare Mandatsakte.
Statt Informationen über E-Mails, Word-Dokumente, Excel-Listen und Ablageordner zu verteilen, lassen sich Bearbeitung und Meldestatus zentral organisieren. Das reduziert den administrativen Aufwand, der sonst mit der Zahl der betreuten Mandate stetig wächst.
Ein weiterer wichtiger Nutzen liegt im Sorgfaltsnachweis: Werden Kontrollkriterien systematisch geprüft und die jeweiligen Grundlagen unmittelbar erfasst, kann ein Dokumentationsbericht aus dem laufenden Prozess entstehen – ohne nachträgliche Rekonstruktion. Gerade bei komplexen Beteiligungsstrukturen bleibt so nicht nur das Ergebnis, sondern auch der Weg dorthin nachvollziehbar.
Zugleich wird sichtbar, welche Mandate gemeldet sind, wo Angaben fehlen, welche Fristen bevorstehen und wann erneute Abklärungen nötig werden. Damit lassen sich sämtliche Mandate zentral überwachen und die anstehenden Arbeiten gezielt priorisieren.
Digitale Unterstützung ersetzt die fachliche Beurteilung nicht. Sie hilft vielmehr, diese für viele Mandate einheitlich, effizient und überprüfbar durchzuführen. Der eigentliche Mehrwert liegt dabei nicht in der Digitalisierung einzelner Arbeitsschritte, sondern in einem standardisierten und skalierbaren Prozess über das gesamte Mandatsportfolio
Was Treuhänder jetzt konkret tun sollten
Drei Schritte sind besonders dringlich.
Erstens: Verschaffen Sie sich eine Übersicht über alle betroffenen Mandate, ihre individuellen Meldefristen und ihre Komplexität. Priorisieren Sie kurze Fristen und aufwendige Fälle; Handelsregisteränderungen können eine vorgezogene Meldepflicht auslösen.
Praxis-Tipp: Digitale Fristenrechner helfen dabei, die individuellen Meldefristen von Mandatsgesellschaften rasch und zuverlässig zu bestimmen. Ein solches Tool steht beispielsweise hier kostenlos zur Verfügung.
Zweitens: Bereiten Sie die Kommunikation mit Unternehmen und Anteilseignern vor. Die Adressaten müssen verstehen, welche Angaben sie liefern sollen und weshalb beispielsweise Kontrollrechte oder Treuhandverhältnisse relevant sind. Passen Sie Checklisten, Anschreiben und FAQ an Rechtsform und Beteiligungsstruktur an. Nicht fachkundige Empfänger sollten nicht mit Fragen und rechtlichen Erläuterungen konfrontiert werden, die für sie gar nicht gelten. Das vermeidet Missverständnisse und Rückfragen.
Praxis-Tipp: Digitale Hilfsmittel erleichtern es, auf die Rechtsform und Beteiligungsstruktur eines Mandanten abgestimmte Checklisten, Anschreiben und FAQ zusammenzustellen. Ein entsprechendes Tool steht beispielsweise hier kostenlos zur Verfügung.
Drittens: Legen Sie einen verbindlichen Ablauf für Abklärung, Prüfung, Freigabe, Dokumentation und Meldung fest – einschliesslich Verantwortlichkeiten und allfälliger späterer Überwachung.
Wer zahlreiche Mandate betreut, sollte dabei auf eine skalierbare Lösung setzen, die Prüfschritte und ihre Ergebnisse dokumentiert und den Meldestatus zentral sichtbar macht.
Fazit
Das Transparenzregister eröffnet Treuhändern eine wiederkehrende Dienstleistung, verlangt aber mehr als das Ausfüllen eines Formulars.
Von der Informationsbeschaffung über die Feststellung wirtschaftlich Berechtigter bis zur Änderungsüberwachung braucht es einen strukturierten Ablauf. Sein wichtiger Bestandteil ist ein Prüfdossier, das die Sorgfalt der Abklärungen belegt.
Wer Fristen, Kommunikation und Prüfprozesse über das gesamte Portfolio organisiert, kann Mandate effizienter bearbeiten und die eigene Arbeit besser nachvollziehbar machen.
Entscheidend ist nicht nur, dass gemeldet wurde, sondern dass auch später erkennbar bleibt, wie und mit welcher Sorgfalt die Meldung vorbereitet wurde.
FAQ: Transparenzregister Schweiz
Welche Informationen müssen Unternehmen im Zusammenhang mit dem Transparenzregister dokumentieren?
Unternehmen müssen die Angaben zu ihren wirtschaftlich berechtigten Personen und die Grundlagen ihrer Feststellung und Überprüfung dokumentieren. Dazu gehören Beteiligungsstrukturen, Belege und vorgenommene Abklärungen. Die Informationen müssen aktuell gehalten und grundsätzlich zehn Jahre nach Wegfall der wirtschaftlichen Berechtigung aufbewahrt werden.
Welche Verantwortung trägt ein Treuhänder, der die Meldung für einen Mandanten vorbereitet?
Die gesetzliche Verantwortung bleibt beim obersten Leitungsorgan des Unternehmens. Der beauftragte Treuhänder ist jedoch verpflichtet, sein Mandat sorgfältig auszuführen und über seine Tätigkeit Rechenschaft abzulegen.
Weshalb ist die Dokumentation der Abklärungen auch für den Treuhänder selbst wichtig?
Die Dokumentation dient als Sorgfaltsnachweis. Bei späteren Rückfragen oder Haftungsansprüchen kann der Treuhänder damit belegen, welche Abklärungen er vorgenommen hat und weshalb seine Beurteilung unter den damaligen Umständen vertretbar war.
Wie können digitale Lösungen die Feststellung wirtschaftlich berechtigter Personen erleichtern?
Digitale Lösungen führen strukturiert durch die rechtlichen Prüfkriterien und erleichtern die Abklärung komplexer Kontrollverhältnisse. Gleichzeitig können sie die vorgenommenen Prüfschritte automatisch dokumentieren und einen nachvollziehbaren Prüfbericht erstellen.
Welche Vorteile bietet die digitale Verwaltung mehrerer Transparenzregister-Mandate?
Eine zentrale Mandatsverwaltung schafft Übersicht über Meldefristen, Bearbeitungsstände und offene Abklärungen. Sie erleichtert zudem die Überwachung von Änderungen und ermöglicht eine effiziente, einheitliche Betreuung zahlreicher Mandanten.
