Mehrwertsteuergesetz: Vermeiden Sie diese Stolpersteine

Welche häufigen Fehler im Mehrwertsteuerrecht müssen Schweizer KMU vermeiden?

Allgemeines zur Mehrwertsteuer 

Die Mehrwertsteuer (MWST) ist bekanntlich eine allgemeine Verbrauchssteuer nach dem System der Netto-Allphasensteuer mit Vorsteuerabzug im Selbstveranlagungsverfahren, wobei das Unternehmen die Mehrwertsteuer auf dem erzielten Umsatz selbstständig zu deklarieren hat und die im steuerbaren Bereich angefallene Vorsteuer von der Steuerschuld in Abzug bringen darf. Die grundlegenden Regelungen hierzu sind im Mehrwertsteuergesetz verankert. Da der Umsatz Steuerbemessungsgrundlage ist, können (systematische) Fehler schnell teuer werden. 

Es erfolgt keine systematische detaillierte Kontrolle der periodisch einzureichenden MWST-Abrechnungen durch die Steuerbehörden. Eine Mehrwertsteuerkontrolle erfolgt nur sporadisch in Einzelfällen, wobei dann jeweils die letzten fünf Steuerperioden geprüft werden. Auf allfälligen Steuernachforderungen wird ab Fälligkeit zusätzlich ein Verzugszins von derzeit 4,5% erhoben. Bei Nachbelastungen durch die Steuerbehörden ist je nach Art des Umsatzes auch fraglich, ob die Mehrwertsteuer nachträglich noch an die Kunden weiterverrechnet werden kann. 

Bei einfachen Verhältnissen, wo ein Unternehmen nur eine einzige Umsatzart ausschliesslich an Kunden im Inland erbringt, ist die mehrwertsteuerliche Qualifikation meist relativ einfach. Die Krux liegt jedoch meist im Detail und bei Fragen der Abgrenzung. Ein Beispiel einer Schreinerei soll aufzeigen, dass die Fragestellung sofort anspruchsvoller wird, wenn die Schreinerei neben der Produktion von Möbeln weitere Leistungen erbringt (z. B. Betrieb einer Kantine für Mitarbeitende oder Dritte oder Montagearbeiten). Erstellt die Schreinerei danach aus frei werdenden Mitteln auch noch Immobilien zu Wohnzwecken, handelt mit Finanzprodukten oder gewährt Darlehen, erzielt das Unternehmen steuerausgenommene Leistungen, die zu einer Vorsteuerkorrektur infolge gemischter Verwendung führen. Dieser Artikel soll in allgemeiner Form auf die häufigsten Problemfelder aufmerksam machen und so helfen, Risiken zu minimieren und zu vermeiden.

Qualifikationsprobleme der einzelnen Umsätze 

Sämtliche erbrachten Umsätze sind auf ihren Gehalt mehrwertsteuerlich zu prüfen. Die korrekte Qualifikation kann grosse Auswirkungen haben, insbesondere weil Kunden, die ausschliesslich von der Steuer ausgenommene Umsätze erzielen oder selbst nicht steuerpflichtig sind, die verrechnete Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen können. Gerade im Finanzbereich ist nicht immer klar, ob steuerausgenommene Vermittlungsleistungen oder steuerbare Beratungsdienstleistungen vorliegen. 

Zudem sind im Gesundheitsbereich Leistungen nur dann von der Steuer ausgenommen, wenn sie einer Heilbehandlung dienen und diese auch von Personen erbracht werden, welche zur Ausübung dieser Heilbehandlung berechtigt sind. Durch kantonal unterschiedliche Bewilligungsprozesse kann es sogar je nach Sitz des Unternehmens Unterschiede in der mehrwertsteuerlichen Qualifikation geben. Zudem ist die Qualifikation der Umsätze auch für die Anwendung des korrekten Steuersatzes massgebend. So unterliegen beispielsweise Take-away-Verkäufe von Speisen als Verkauf von Artikeln des täglichen Bedarfs dem reduzierten Steuersatz von 2,6%. Wird dem Gast das gleiche Menü serviert, oder stellt der Leistungserbringer Konsumationsmöglichkeiten wie Stehtische zur Verfügung, qualifiziert dieser Verkauf als Gastronomieleistung, welche zum Normalsatz von 8,1% zu versteuern ist. Die Abgrenzungen verlaufen oft fliessend. Meist kann dann eine zu tief abgerechnete Steuer nicht mehr weiterbelastet werden, da die Leistungen oft an Laufkundschaft erbracht werden. 

Zuletzt ist auch zu bestimmen, ob es sich beim erzielten Entgelt überhaupt um einen Umsatz oder um ein Nichtentgelt handelt. So gelten reine Wertgutscheine etwa als Zahlungsmittel, die ohne MWST an den Käufer verrechnet werden. Die mehrwertsteuerliche Abrechnung erfolgt dann erst mit dem Bezug der tatsächlichen Leistung. Subventionen gelten als Nichtentgelt und führen zu einer Vorsteuerkürzung gemäss den Vorgaben vom Mehrwertsteuergesetz.

Administrative Anforderungen: Rechnungsstellung, Dokumentation und Berechnung 

Auch der Behandlung der Mehrwertsteuer im EDV-System des Leistungserbringers kommt entscheidende Bedeutung zu. Entsprechende MWST-Codes im System sind so zu setzen, dass die Steuer richtig fakturiert, deklariert und verbucht wird. Gerade in einem Massengeschäft haben Fehler fatale Folgen. 

Rechnungen müssen den Rechnungsanforderungen von Art. 26 MWSTG entsprechen, den tatsächlichen Geschäftsvorfall korrekt wiedergeben und die Mehrwertsteuer korrekt ausweisen. Eine nicht geschuldete, aber ausgewiesene Mehrwertsteuer ist zu bezahlen. Eine Korrektur einer falsch ausgestellten Rechnung ist innert der Verjährungsfrist nur durch eine empfangsbedürftige (= eingeschriebene) Mitteilung an den Leistungsempfänger möglich. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass falsch ausgestellte Rechnungen oft der Grund für die Ankündigung einer Mehrwertsteuerkontrolle durch die Steuerbehörde sind. 

Oft können sich auch Probleme im Zusammenhang mit dem Aussenauftritt ergeben. Gemäss Lehre und Rechtsprechung gilt im MWST-Recht nämlich jene Person als Leistungserbringer, die aus Sicht eines unabhängigen Dritten als Leistungsempfänger auftritt. Bei diesem wird dann auch die MWST erhoben. In einer immer stärker digitalisierten Welt dürften diese Abgrenzungsfragen in Zukunft an Relevanz gewinnen, insbesondere auch durch die Einführung der Plattformbestimmung seit dem 1. Januar 2025. 

Leistungen zwischen nahestehenden Personen haben auch mehrwertsteuerlich dem Drittpreisvergleich zu entsprechen. Die Angemessenheit der entsprechenden Preise ist mittels Berechnungen und sachdienlicher Unterlagen nachzuweisen.

Damit ein steuerbefreiter Export einer Warenlieferung ins Ausland nachgewiesen werden kann, muss die entsprechende Ausfuhr mittels Vorlage der elektronischen Ausfuhrbescheinigung zu jedem einzelnen Geschäftsfall nachgewiesen werden. Hierzu ist die elektronische Datei dieser Bescheinigung elektronisch zur Verfügung zu stellen, die Ablage einer entsprechenden PDF-Datei ist nicht ausreichend. Auch um die bei einem Import erhobene Einfuhrsteuer als abziehbare Vorsteuer geltend zu machen, muss der Steuerpflichtige mit der elektronischen Einfuhrsteuerbescheinigung nachweisen, dass er tatsächlich Importeur der eingeführten Ware ist und die Einfuhrsteuer auch bezahlt hat. Da eine Lieferung dort als erbracht gilt, wo die Ware sich bei Beginn der Beförderung oder beim Übergang der Verfügungsmacht befindet, liegt der Ort der Lieferung im Ausland, wenn ein inländisches Unternehmen Ware bei einem Lieferanten im Ausland bestellt und diese direkt an den Endkunden ins Inland liefern lässt. Die Einfuhrsteuer ist somit direkt vom Endkunden zu bezahlen, und zwar auf dem Wert, welcher der Lieferant an das inländische Unternehmen verrechnet. Damit das inländische Unternehmen als Leistungserbringer gegenüber dem Endkunden auftreten kann und die Lieferung als Inlandlieferung zu seinen Konditionen verrechnen kann, hat dieses Unternehmen bei der Steuerbehörde eine Unterstellungserklärung Ausland zu beantragen. 

Falls ein Leistungserbringer neben steuerbaren auch von der Steuer ausgenommene Leistungen erbringt, ist die Vorsteuer gemäss Art. 30 Mehrwertsteuergesetz infolge gemischter Verwendung zu korrigieren. Dazu kann der Steuerpflichtige eigene Berechnungen anstellen, die jedoch zu einem sachgerechten Ergebnis führen müssen. Hier ergeben sich Optionen, zwar eine sachgerechte, aber doch auch eine vorteilhafte Berechnung der Vorsteuerkorrektur anzuwenden. Oft prüft der Leistungserbringer auch nicht, ob für eine von der Steuer ausgenommene Leistung optiert werden könnte. 

Weiter kann sich ein steuerpflichtiges Unternehmen überlegen, ob es nach der effektiven Methode oder nach der Saldosteuersatzmethode abrechnen soll. Für diesen Entscheid sind detaillierte Berechnungen nötig. 

Gemäss Art. 72 hat das Unternehmen im Zuge der Ausarbeitung des Jahresabschlusses innert 240 Tagen eine Umsatz- und Vorsteuerabstimmung vorzunehmen und erkannte Mängel mittels Finalisierungsabrechnung zu korrigieren. 

Auch wenn Art. 81 Abs. 3 MWSTG grundsätzlich die freie Beweiswürdigung vorsieht, entbindet dies den Steuerpflichtigen nicht, seine Geschäftsfälle ordnungsgemäss zu verbuchen und zu dokumentieren. Weist die Steuerverwaltung nämlich eine Buchhaltung als nicht ordnungsgemäss zurück, sind Ermessenszuschläge oder -veranlagungen möglich, die sich nur mit teils grossem Aufwand korrigieren lassen. 

Bei Nichteinhalten der administrativen Vorgaben stellen sich immer auch Fragen der Haftung für die Steuerschuld sowie für allfällige Bussen – möglicherweise haften hier auch die Organe einer Gesellschaft.

Bezugsteuer 

Die Bezugsteuer gemäss Art. 45 MWSTG fällt an auf Leistungen, welche dem Empfängerortsprinzip unterliegen und von ausländischen Unternehmen bezogen werden, welche nicht im inländischen MWST-Register eingetragen sind. Weiter fällt Bezugsteuer auf Einfuhren von Datenträgern ohne Marktwert oder auf die Lieferung von unbeweglichen Gegenständen an, die nicht der Einfuhrsteuer unterliegen. Klassische Bezugsteuerleistungen sind Beratungsleistungen z. B. von Anwälten und Beratern, Managementdienstleistungen, Entschädigungen für Nutzung oder Übernahme von Knowhow, Personalverleih, Datenverarbeitungsleistungen, (wiederkehrende) Gebühren für Software sowie Leistungen an Grundstücken wie Reinigungsarbeiten oder Reparaturen von ausländischen Unternehmen, wenn keine Waren aus dem Ausland eingeführt werden. 

Die Bezugsteuer bereitet in der Praxis oft Probleme. Entweder sind sich Unternehmen der Problematik gar nicht bewusst oder prüfen nicht, ob das leistende ausländische Unternehmen im inländischen MWST-Register eingetragen ist. Bei der Berechnung der Bezugsteuer ist darauf zu achten, dass eine allfällig verrechnete ausländische Umsatzsteuer nicht in die Berechnungsgrundlage einzubeziehen ist. Diesfalls sollte geprüft werden, ob die Verrechnung der ausländischen Steuer korrekt ist. 

Zudem ist immer auch zu prüfen, ob eine Dienstleistung tatsächlich auch dem Empfängerortsprinzip unterliegt. Auf Dienstleistungen, deren Ort sich nach dem Belegenheitsprinzip (z. B. Liegenschaften), Erbringerortsprinzip (z. B. Pflegeleistungen, Sozialleistungen, Leistungen von Reisebüros), Ausübungsortsprinzip (z. B. Veranstaltungen) bestimmt, ist nämlich keine Bezugsteuer geschuldet. 

Auch nicht steuerpflichtige Unternehmen können bezugsteuerpflichtig werden, wenn sie im Kalenderjahr entsprechende Leistungen von mehr als CHF 10 000.– beziehen. In diesem Fall ist eine freiwillige generelle Steuerpflicht zu prüfen. Zudem sei erwähnt, dass es für Trusts und Stiftungen Sonderregelungen zur Bezugsteuer gibt. 

Fazit und Handlungsempfehlung 

Die Mehrwertsteuer birgt als Selbstveranlagungssteuer auf dem Umsatz erhebliche Risiken und Stolpersteine, wobei die Krux oft im Detail liegt. Viele Fragen bedürfen einer Detailprüfung durch einen Spezialisten. Da Fehler ohne vorgängige Prüfung oft erst durch Mehrwertsteuerkontrollen erkannt werden, die meist fünf Steuerperioden umfassen, resultieren oft hohe Nachforderungen und Haftungsrisiken. Eine proaktive Analyse ist zu empfehlen.

FAQ: Mehrwertsteuergesetz

Was passiert, wenn eine Mehrwertsteuerkontrolle durchgeführt wird?

Die Steuerbehörde prüft in der Regel die letzten fünf Steuerperioden. Bei festgestellten Fehlern werden Steuernachforderungen erhoben, auf die ab Fälligkeit ein Verzugszins von derzeit 4,5 % berechnet wird.

Kann eine falsch ausgestellte Rechnung nachträglich korrigiert werden?

Ja, jedoch nur innerhalb der Verjährungsfrist und durch eine empfangsbedürftige Mitteilung, also per Einschreiben an den Leistungsempfänger. Eine nicht geschuldete, aber ausgewiesene Steuer ist dennoch zu bezahlen.

Wann muss Bezugsteuer berechnet werden?

Bezugsteuer fällt an, wenn Leistungen von ausländischen Unternehmen bezogen werden, die nicht im Schweizer MWST-Register eingetragen sind, und diese Leistungen dem Empfängerortsprinzip unterliegen. Auch nicht steuerpflichtige Unternehmen können betroffen sein, wenn sie Leistungen über CHF 10'000 beziehen.

Wie wird der Steuerort bei Lieferungen über den Endkunden im Ausland bestimmt?

Der Ort der Lieferung liegt dort, wo die Ware sich bei Beginn der Beförderung oder beim Übergang der Verfügungsmacht befindet. Wird Ware direkt vom ausländischen Lieferanten an einen inländischen Endkunden geliefert, ist der Ort im Ausland, und die Einfuhrsteuer ist vom Endkunden zu tragen, es sei denn, es liegt eine Unterstellungserklärung vor.

Was ist bei der Vorsteuerkorrektur zu beachten?

Unternehmen, die sowohl steuerbare als auch ausgenommene Leistungen erbringen, müssen die Vorsteuer gemäss Art. 30 MWSTG korrigieren. Es besteht die Option, eine sachgerechte und vorteilhafte Berechnungsmethode zu wählen, die jedoch dokumentiert sein muss.