15.11.2017

Abschlussprozess: Die Voraussetzungen und optimale Organisation im Jahresabschluss

Die Jahres- bzw. Konzernrechnung stellt bei vielen Schweizer Unternehmen ein wichtiges Führungs- und Informationsinstrument für die Geschäftsleitung und den VR dar. Dementsprechend hoch ist das Interesse interner Empfänger an einem Abschlussprozess, der sich hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität optimal ausrichtet. Dass dieselben Zielgrössen auch im Projekt- und Prozessmanagement verbreitet sind, ist dabei kein Zufall und zeigt vor allem, dass der Abschlussprozess als Teil des «Projekts Jahresabschluss» sich wie andere leistungswirtschaftliche Prozesse messen lässt.

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch   Drucken Teilen   Kommentieren  

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Thomas Rautenstrauch ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Accounting und Controlling sowie Leiter des Center for Accounting & Controlling an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich. Weiterhin ist er als Gastprofessor für Management Accounting im Executive MBA des Institute for Management in Technology (iimt) an der Universität Fribourg tätig. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.

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Abschlussprozess

Weiteres über den Abschlussprozess

Von den heutigen Finanzchefs nicht nur erwartet, dass sie diese drei Zielgrössen in eine optimale Balance bringen, sondern zusätzlich die Erwartungen externer Anspruchsgruppen nach erhöhter Transparenz bei gleichzeitiger Konformität mit dem Schweizer Rechnungslegungsrecht und / oder anerkannten Standards zur Rechnungslegung einbeziehen. Die Praxis kämpft teils jedoch noch mit anderen Herausforderungen. So zeigt eine Studie von EY zum Thema, dass der höchste Optimierungsbedarf beim Einsatz von IT-Finanztools, bei der Erstellung der Geldflussrechnung sowie bei den Kontrollen im Konsolidierungsprozess und schliesslich der Fristeinhaltung liegt (EY, 2014, S.6).

Wenig überraschend kommen die Autoren der Studie weiterhin zu dem Ergebnis, dass je besser der Abschlusserstellungsprozess geplant und dokumentiert ist, desto besser wird er von der Finanzabteilung eingeschätzt und umgesetzt. Daher soll die Planung und Dokumentation des Abschlussprozesses am Beispiel der Jahresrechnung (Einzelabschluss) im Mittelpunkt dieses Beitrags stehen.

Voraussetzungen für die Optimierung des Abschlussprozesses

Eine notwendige Voraussetzung für einen optimalen Abschlussprozess bilden zunächst die Organisation und Zuordnung von Verantwortlichkeiten innerhalb des Finanzteams, welche in Abhängigkeit vom Umfang und der Komplexität der Jahresabschlussarbeiten erfolgen sollte. Denkbar ist eine Aufteilung von Zuständigkeiten nach Rechenwerken (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang), nach Büchern (Hauptbuch, Nebenbücher wie Debitoren-, Kreditoren-, Kassenbuch u.a.), nach Kontenklassen oder nach einzelnen Abschlussposten. Allerdings stösst die Zuordnung von Verantwortlichkeiten innerhalb des Finanzteams in der Praxis dann an Grenzen, wenn die quantitativen (Anzahl Mitarbeitende) und qualitativen personellen Ressourcen (Fachkompetenz) nicht in ausreichendem Umfang zur Verfügung stehen. Umso mehr muss dann auf eine hohe Effizienz und Automatisierung im Abschlussprozess geachtet werden. Das setzt in einem ersten Schritt voraus, dass Unternehmen in der Lage sind, ihre Abschlussaktivitäten transparent zu machen, um dann in einem zweiten Schritt unnötig langwierige Prozesse zu erkennen und zielgerichtet umzugestalten.

Wesentliche Aktivitäten im Abschlussprozess

Ausgangspunkt für den Beginn der Abschlussarbeiten bildet der Abschluss der laufenden Buchführung. Erst wenn der unterjährige Geschäftsverkehr vollständig und richtig in der Finanzbuchhaltung erfasst ist, sollten die Abschlussarbeiten beginnen, da andernfalls unnötige Doppelspurigkeiten oder sogar Fehler die Folge sein können. Dies erfordert zunächst die Ermittlung allfälliger Korrekturen auf den Bestandskonten, das heisst mengen- und wertmässige Abweichungen zwischen Buchbestand und Istbestand, die auf Grundlage einer durchgeführten Inventur ermittelt und buchmässig erfasst werden. Hiervon betroffen sind nicht nur die Vorräte und Kassenbestände, sondern die Bestände sämtlicher Vermögenswerte. Die um ermittelte Differenzen korrigierten Endbestände aller Bestandskonten gehen in die Datenbasis für alle weiteren Jahresabschlussaktivitäten ein. Ebenso sind alle Aufwendungen und Erträge aus dem unterjährigen Geschäftsverkehr vollständig und richtig zu erfassen. Dies erscheint möglicherweise auf den ersten Blick wenig komplex, aber es erfordert in der Praxis, dass sämtliche Ausgangsrechnungen für die Rechnungsperiode gebucht sind, weshalb z.B. die Leistungserfassung bei projektorientierten Dienstleistungsunternehmen sowie die Erstellung und Freigabe von Ausgangsrechnungen zeitnah erfolgen muss. Auch kann ein korrekter Umsatzausweis im Falle einer langfristigen Auftragsfertigung sowie der Bewertung durch die Percentage-of-Completion-Methode sehr aufwändig werden, so dass es hierfür bereits vor dem eigentlichen Jahresabschlussprozess unbedingt ein strukturiertes Vorgehen braucht.

Einen wichtigen weiteren Prozess-Schritt bzw. Teilprozess im Abschlussprozess bilden die zeitlichen Abgrenzungen, welche vor allem die aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungen betreffen. Notwendig ist dieser Schritt zur Gewährleistung einer periodengerechten Zuordnung aller Aufwendungen und Erträge bzw. Einzahlungen und Auszahlungen. Gleiches gilt im Zusammenhang mit routinemässigen Rückstellungen, die als ungewisse Verbindlichkeiten wirtschaftlich in der Rechnungsperiode oder früher verursacht wurden, jedoch annahmegemäss erst zukünftig in Anspruch genommen werden. Als Beispiel hierfür können Rückstellungen für Garantieleistungen, für Ferien- und Überzeitguthaben, für Umsatzrückvergütungen an Kunden u.a. genannt werden.

Einen nächsten Teilschritt im Rahmen des Abschlussprozesses bilden die Bewertungs- und Schätzvorgänge, welche die Aktiva und Passiva des Unternehmens betreffen. Hierzu gehören die Berechnung sowie buchmässige Erfassung von planmässigen Abschreibungen und ausserplanmässigen Wertberichtigungen. Ebenfalls ist die Stichtagsbewertung bei Aktiven, vor allem Wertschriften, Beteiligungen und Forderungen hinsichtlich eines noch notwendigen Wertberichtigungsbedarfs zu prüfen. Ebenfalls in die Kategorie der Bewertungs- und Schätzvorgänge im Rahmen der Abschlussarbeiten gehört die Bildung bzw. die Überprüfung von noch nicht berücksichtigten, aber wahrscheinlichen Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten oder drohende Verluste, wie sie beispielsweise für schwebende Prozesse erforderlich sind. Im OR-Jahresabschluss können ausserdem durch die Ausübung von Rückstellungswahlrechten im Fall von vorgesehenen Sanierungen, Restrukturierungen oder lediglich zur Sicherung des dauernden Gedeihens des Unternehmens weitere Aufwands-Rückstellungen gebildet werden, welche zur Bildung und Auflösung stiller Reserven genutzt werden können.

Vor allem bei Personengesellschaften kann die Korrektur von Erfolgskonten einen weiteren wichtigen Schritt bilden, falls einzelne Auszahlungen in voller Höhe als betrieblicher Aufwand gebucht wurden, die jedoch zum Teil oder ganz der Privatsphäre einzelner Gesellschafter zuzuordnen sind und daher auf dem Privatkonto erfasst werden müssen.

Vor dem Abschluss der Erfolgs und Bestandskonten innerhalb des Abschlussprozesses erfolgt der Abschluss von Unterkonten auf Hauptkonten. Dies betrifft vor allem den Abschluss des Privatkontos über das Eigenkapitalkonto, den Abschluss der Konten Skontoaufwand bzw. Kundenboni über das Warenverkaufskonto oder auch das Konto Skontoerträge bzw. Lieferantenboni über das Warenaufwandskonto (alternativ sonst auch über das Warenbestandskonto).

Organisation des Abschlussprozesses

Die zielgerichtete Organisation des Abschlussprozesses einschliesslich seiner Teilprozesse kann durch die Dokumentation und Visualisierung des gesamten Prozesses wesentlich unterstützt werden und den Beteiligten die notwendige Transparenz und das Verständnis für die jeweiligen Abhängigkeiten der einzelnen Teilschritte näher bringen. Dazu gehört es auch, dass innerhalb der Dokumentation der Abläufe alle erforderlichen Datenquellen und IT-Systeme enthalten sind.

Weitere «Best Practices», die sich in der Praxis bewährt haben, sind (4C Group):

  • Alle unterjährigen, monatlichen Buchungsperioden werden ordnungsgemäss und nachvollziehbar in den Finanz-Systemen abgeschlossen und dabei entstandene Lerneffekte werden gemäss einem kontinuierlichen Verbesserungsprozesses für das Abschluss-Team sichtbar gemacht;
  • Der Abschlussprozess wird durch eine fachlich kompetente, prozessverantwortliche Führungsperson (Process Owner), die zudem jederzeit Auskunft geben kann, zielorientiert geführt;
  • Es gibt eine definierte Abschluss-Agenda, in der alle Beteiligten (einschliesslich deren Stellvertretungen) genannt werden und über die einzelnen Aktivitäten, Fristen und Abläufe informiert werden;
  • Die am Abschluss Beteiligten kommunizieren so miteinander, dass die Fertigstellung einzelner Teilschritte bzw. absehbare Verzögerungen raschmöglichst und unmittelbar, d.h. ohne gesonderte Aufforderung, der prozessverantwortlichen Person mitgeteilt werden;
  • Existierende Richtlinien und Ablaufregelungen sowie ausserordentliche Ereignisse, die im Rahmen der Vorarbeiten bekannt werden, werden rechtzeitig allen Beteiligten bekannt gemacht;
  • Es existiert ein Eventual- oder Krisenplan für das Vorgehen im Falle von ungeplanten und nicht tolerierbaren Verzögerungen, welche über definierte Fälligkeitsdaten hinausreichen;
  • Im Abschlussprozess werden notwendige Zeitfenster für die Qualitätssicherung, Analyse und Kommentierung ausreichend berücksichtigt.

Fazit

Die Geschwindigkeit und Qualität des Abschlussprozesses wird durch eine sach- und zeitgerechte Planung des gesamten Kernprozesses und seiner Teilprozesse bestimmt. Hierbei zahlt es sich aus, wenn bereits unterjährig die Monats- und / oder Quartalsabschlüsse mit Hilfe von Tools wie Checklisten, Ablaufbeschreibungen u.a. transparent und nachvollziehbar durch die Verantwortlichen gelebt werden.

Der eigentliche Abschlussprozess ist dann mit allen erforderlichen Teilprozessen, Fristen, Zuständigkeiten und weiteren Detailinformationen möglichst frühzeitig im Finanzteam sowie gegenüber allen betroffenen Fachabteilungen im Unternehmen bekannt zu machen und falls nötig auch zu erklären. Vor allem für Unvorhergesehenes erscheint eine Art Notfallplanung hilfreich, so dass im Bedarfsfall nicht noch unnötige Zeitverluste durch Entscheidungsfindung entstehen. Generell sind vor allem manuelle Arbeiten und zugehörige interne Kontrollen möglichst durch regelmässige Monatsabschlüsse zu trainieren, damit der Abschlussprozess zum Routine-Event wird.

Quellen:
Ernst & Young: Advanced Closing - Benchmarking, 2014, online unter: https://www.eycom.ch/de/Publications/20150131-Advanced-Closing-Benchmarking-2014/download
4CGroup: Periodenabschluss – der unscheinbare Prozess an dem viel hängt, o. Jg., online unter: www.4cgroup.com/media/Kompetenzbroschueren/monatsabschluss.pdf

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