Mitarbeiterleistung steigern: Schaffen Sie typische Hindernisse aus dem Weg
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Sinkende Mitarbeiterleistung ist selten alleinige Schuld des Einzelnen, sondern resultiert häufig aus komplexen Abhängigkeiten und mangelhaften Schnittstellen im Arbeitsprozess. Führungskräfte müssen als Enabler agieren, indem sie systematisch Barrieren wie widersprüchliche Anweisungen, fehlende Ressourcen oder Kommunikationslücken identifizieren und aktiv aus dem Weg räumen. Nur durch die Schaffung klarer Strukturen und die Stärkung der Kompetenzen der Mitarbeiter kann das volle Leistungspotenzial wieder freigesetzt werden.
Die wichtigsten Punkte:
- Sich für Schnittstellen und wiederkehrende Probleme sensibilisieren
- Das aktuelle Haupt-Hindernis gemeinsam mit dem Mitarbeiter konkretisieren
- Fakten sammeln und die Sachlage objektiv analysieren
- Über Abteilungs- und Hierarchiegrenzen hinweg den Austausch suchen
- Arbeitsprozesse und Vorschriften bei Bedarf anpassen und optimieren
- Widersprüchliche Anweisungen sofort unterbinden und klären
- Alternativ-Strategien für den Fall von Widerständen entwickeln
- Ressourcen durch gezielte Schulungen und Coaching stärken
- Die Befugnisse der Mitarbeiter durch Empowerment erhöhen
- Bei unüberwindbaren Hindernissen eine neue, realisierbare Aufgabe zuweisen
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Wie können Führungskräfte typische Hindernisse beseitigen, um die Mitarbeiterleistung zu steigern?
Gute Mitarbeiterleistung – und ihre Abhängigkeiten
Ihre Mitarbeiter erbringen Leistungen – jeden Tag. Mal sind es gute. Mal sind diese eher zufriedenstellend. Mal sind die Leistungen aber auch unzufriedenstellend, gar schlecht. Und nicht immer sind die Mitarbeiter dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiterleistungen sinken. Ganz im Gegenteil.
Vielmehr spielen oftmals die Abhängigkeiten, die den Arbeitsprozess bestimmen, eine entscheidende Rolle. Die Arbeit besteht in der Regel aus einer Abfolge von Arbeitsschritten, die von unterschiedlichen Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen zu unterschiedlichen Zeiten erledigt werden. Denn Ihr Mitarbeiter realisiert oft nur ganz wenige Aufgaben, für die er von Anfang bis zum Ende verantwortlich ist. Für die Mitarbeiterleistung sind diese Aspekte entscheidend.
Hindernisse, die die Mitarbeiterleistung zum Sinken bringen
Solche Abhängigkeiten – oder Arbeitsteilungen – haben Vorteile. Jeder bringt sich ein. Jeder erledigt den Teil der Aufgabe, für die er am besten qualifiziert ist. Aufgaben werden auf mehrere Schultern verteilt.
Sie bescheren allerdings auch viele Hindernisse, die sich auf die Leistung jedes Mitarbeiters positiv oder negativ auswirken können. Solche typischen Hindernisse sind:
- mangelhafte Terminabsprache
- widersprüchliche Anweisungen
- fehlende Ressourcen
- schlechte Zusammenarbeit
- unzureichendes Empowerment
- unzulängliche (Arbeits-)Strukturen
- mangelhafte Qualität (z.B. der Ware, Produkte, Service, Daten)
- fehlendes bzw. schlechtes Informationsmanagement
- mangelhafte Abstimmung der Arbeitsprozesse
- unzureichende Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, Abteilungen und Ihnen als Führungskraft und Ihren Mitarbeitern
- fehlender Plan B bzw. Verankerung eines existierenden Plan B bei den Mitarbeitern
- fehlende bzw. schlecht ausgebildete Kompetenzen
Mitarbeiterleistung steigern: 10 Tipps
Auf die meisten dieser Hindernisse hat Ihr Mitarbeiter weder Einfluss, noch unterliegen sie seiner alleinigen Kontrolle. Deshalb sind Sie als Führungskraft und Vorgesetzter gefordert. Werden Sie aktiv. Schaffen Sie für Ihren Mitarbeiter Hindernisse aus dem Weg, um Mitarbeiterleistung steigern zu können.
Tipp 1: Sich sensibilisieren
Behalten Sie den Überblick. Zum einen über die Aufgaben und Projekte, die Ihre Mitarbeiter und Ihr Team realisieren. Zum anderen darüber, welche Arbeitsprozesse für die jeweiligen Aufgaben vorgesehen sind. Sensibilisieren Sie sich für
- Schnittstellen, an denen es zu Blockaden kommen kann,
- das Zusammenspiel der einzelnen Mitarbeiter, Teams und Abteilungen,
- Probleme, die in der Vergangenheit aufgetreten sind,
- wiederkehrende Schwierigkeiten, die die Mitarbeiterleistung schmälern,
- Schwachstellen im Unternehmen, der Geschäftsleitung und im Management, die den einen oder anderen der oben aufgeführten Hindernisse triggern könn(t)en.
Tipp 2: Aktuelles Haupt-Hindernis konkretisieren
Oft gibt es eine Verknüpfung mehrerer Ursachen, die die Mitarbeiterleistung zum Sinken bringen. In solchen Situationen ist es wichtig, die Hauptursache herauszufiltern. Listen Sie auf, welche Hindernisse Sie erkennen können. Beziehen Sie unbedingt den Mitarbeiter bei Ihrer Analyse mit ein. Klären Sie zusammen, welches Hindernis als erstes gelöst werden muss.
Tipp 3: Fakten sammeln
Vielleicht funktioniert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen nicht. Vielleicht liefert der Zulieferer mangelhafte Qualität und diese auch noch zu spät. Vielleicht stockt der notwendige Informationsfluss. Klären Sie erst einmal in Ruhe die Sachlage. Sammeln Sie Fakten und Informationen. Werten Sie diese aus. Setzen Sie erst dann Ideen zur Lösung frei, um Mitarbeiterleistung steigern zu können.
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Tipp 4: Sich austauschen – über die „Grenzen“ hinweg
Manches Hindernis können auch Sie als Vorgesetzter und Führungskraft nicht alleine beseitigen. Da sind viele Hände gefragt. Vielleicht Ihr Vorgesetzter. Vielleicht die Geschäftsleitung. Vielleicht die anderen Abteilungsleiter. Suchen Sie das Gespräch. Tauschen Sie sich aus. Legen Sie gemeinsam fest, wie das Hindernis gemeinsam beseitigt werden kann – und zwar nachhaltig, um Mitarbeiterleistung steigern zu können.
Tipp 5: Änderung von Arbeitsprozessen
Wagen Sie diesen Schritt. Falls notwendig zusammen mit Ihrem Vorgesetzten und/oder anderen Abteilungsleitern. Funktioniert ein Arbeitsprozess nicht, darf dieser geändert werden. Passen Sie die Arbeitsabläufe den Notwendigkeiten Ihrer Mitarbeiter an. Optimieren Sie Vorschriften und Verfahren. Natürlich stets mit dem Ziel vor Augen: Hindernisse beseitigen, auch potenzielle, und Mitarbeiterleistung wieder auf Kurs bringen.
Tipp 6: Widersprüchliche Anweisungen abblocken
Prüfen Sie erst einmal, ob Sie selbst Anweisungen geben, die sich im Grunde widersprechen. Falls dies der Fall sein sollte, teilen Sie dem Mitarbeiter mit, welche Anweisungen er zu folgen hat.
Oft sind es jedoch nicht Sie. Vielmehr stolpern Sie – und somit auch Ihre Mitarbeiter – immer wieder über unterschiedliche Anweisungen, die sich entgegenwirken. Vielleicht sagt Ihr Vorgesetzter etwas Gegensätzliches. Vielleicht ein anderer Abteilungsleiter. Vielleicht gibt aber auch eine andere Managementebene eine abweichende Vorgabe heraus.
Handeln Sie in solch einem Falle sofort. Unterbinden Sie die Anweisung. Klären Sie es mit der jeweiligen Stelle. Bitten Sie beispielsweise Ihren Vorgesetzten darum, mit Ihnen zusammenzuarbeiten und seine Anweisungen direkt an Sie zu geben.
Checkliste
- Habe ich einen Überblick über alle Arbeitsprozesse und Schnittstellen meines Teams?
- Kann ich die Hauptursache für die Leistungsminderung klar benennen?
- Habe ich alle relevanten Fakten und Informationen gesammelt, bevor ich Lösungen vorschlage?
- Habe ich mit anderen Abteilungsleitern oder der Geschäftsleitung gesprochen, um das Problem nachhaltig zu lösen?
- Prüfe ich, ob meine eigenen Anweisungen widersprüchlich sind oder von anderen Ebenen widersprochen werden?
- Habe ich gemeinsam mit dem Mitarbeiter eine Alternativ-Strategie für den Fall von Widerständen entwickelt?
- Sind die notwendigen Schulungen oder Ressourcen für den Mitarbeiter verfügbar?
- Habe ich die Befugnisse des Mitarbeiters erhöht, damit er Probleme eigenständig lösen kann?
- Ist eine neue Aufgabe die letzte Option, wenn das ursprüngliche Hindernis nicht beseitigt werden kann?
- Habe ich den Erfolg der Massnahmen langfristig überwacht?
Tipp 7: Alternativ-Strategie entwickeln
Manches Mal ist vielleicht Ihr Vorgesetzter oder der Abteilungsleiter wenig einsichtig. Oder hält sich nicht an Ihre Absprachen. Dies gilt es zu akzeptieren – leider. Allerdings ist dies kein Grund zur Resignation.
Entwickeln Sie zusammen mit Ihren Mitarbeitern eine Alternativ-Strategie. So könnten Sie vereinbaren, dass Ihre Mitarbeiter Sie sofort informieren, falls es wieder „neue, widersprüchliche“ Anweisungen gibt. Der Mitarbeiter muss in jedem Falle wissen, was er tun kann, darf und soll.
Tipp 8: Schulen und Ressourcen stärken
Vielleicht scheitert der Verkäufer an den Kundeneinwänden „Es ist zu teuer“. Vielleicht fällt es mit dem Mitarbeiter schwer, zeitliche Prioritäten bei seinen Aufgaben zu setzen. Vielleicht ist er wenig geübt im Erstellen von PP-Präsentationen.
Prüfen Sie deshalb unbedingt, ob der Mitarbeiter auch in der Lage ist, die von Ihnen entwickelte Lösung realisieren zu können. Coachen Sie ihn. Bieten Sie ihm eine Schulung, die seine Ressourcen entsprechend stärken. Denn jede Lösungs-Strategie zur Beseitigung des Hindernisses ist nur so gut wie seine Umsetzung.
Tipp 9: Empowerment erhöhen
Stärken Sie Befugnisse Ihres Mitarbeiters. Weisen Sie ihn beispielsweise an, sich die benötigten Informationen aus den anderer Abteilung selbst zu beschaffen, falls es mal wieder eine Verzögerung gibt. Helfen Sie so zu verankern: Es gibt eine Lösung für das Problem – und ich, als Mitarbeiter kann dieses Problem auch lösen. Es ist mein Job, dies zu tun.
Tipp 10: Neue Aufgabe zuweisen
Nicht immer sind Sie erfolgreich, d.h. das Hindernis lässt sich trotz aller Bemühungen und Lösungsversuche nicht beseitigen. Punkt. Schade, aber so ist.
In solch einem Fall können Sie als Führungskraft und Vorgesetzter nur eins tun: Geben Sie Ihrem Mitarbeiter eine neue und andere Aufgabe. Eine Aufgabe, die realisierbar ist und seine Mitarbeitermotivation steigert. Denn Sie können nicht von ihm erwarten, etwas zu tun, was überhaupt nicht machbar ist.
FAQ: Mitarbeiterleistung steigern
Warum sinkt die Mitarbeiterleistung trotz guter Qualifikation?
Oft liegen die Ursachen nicht beim Mitarbeiter, sondern in der Prozesskette. Hindernisse wie mangelhafte Abstimmung, fehlende Ressourcen, widersprüchliche Anweisungen oder schlechte Informationsweitergabe blockieren die Leistungsfähigkeit.
Wie gehe ich vor, wenn mehrere Hindernisse gleichzeitig wirken?
Konzentrieren Sie sich zunächst auf das Haupt-Hindernis. Analysieren Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter, welches Problem die grösste Auswirkung hat, und lösen Sie dieses zuerst. Eine schrittweise Vorgehensweise ist effektiver als der Versuch, alles gleichzeitig zu beheben.
Was tun, wenn andere Abteilungen oder Vorgesetzte Hindernisse nicht beseitigen wollen?
Entwickeln Sie eine Alternativ-Strategie. Vereinbaren Sie klare Eskalationswege oder Anpassungen der Arbeitsabläufe, die den Mitarbeiter entlasten. Wenn eine Zusammenarbeit nicht möglich ist, sollte dem Mitarbeiter eine andere, realisierbare Aufgabe zugewiesen werden.
Wie kann ich verhindern, dass Anweisungen widersprüchlich sind?
Als Führungskraft sollten Sie prüfen, ob Ihre eigenen Anweisungen konsistent sind. Bei externen Widersprüchen unterbinden Sie diese sofort und klären Sie die Situation direkt mit der jeweiligen Stelle, um dem Mitarbeiter eine klare Richtung vorzugeben.
Ist Schulung immer die richtige Lösung bei Leistungsproblemen?
Nicht immer. Schulungen sind sinnvoll, wenn fehlende Kompetenzen das Hindernis darstellen. Bei strukturellen Problemen wie schlechten Prozessen oder fehlenden Ressourcen sind jedoch Prozessoptimierungen oder Ressourcen-Zuweisungen der effektivere Weg.
