Formvorschriften: Diese Regeln gelten im Arbeitsvertrag
Inhalt
- Welche Formvorschriften gelten für Arbeitsverträge und Kündigungen in der Schweiz?
- Vorsicht Falle: Wenn «schriftlich» nicht gleich «per E-Mail» heisst
- Was bedeutet eigentlich «Schriftlichkeit»?
- Wo im Arbeitsrecht die Formfalle lauert
- Die neueste Rechtsprechung: Ein Weckruf
- Was bedeutet dies für die arbeitsrechtliche Praxis?
- Was bedeutet das konkret für Kündigungen?
- Empfehlungen für die Praxis
- FAQ: Formvorschriften
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Das Bundesgericht hat bestätigt, dass moderne digitale Praktiken wie das Einfügen von Unterschriftenbildern oder der Versand per E-Mail die gesetzliche Schriftform im Arbeitsrecht nicht erfüllen. Nur eine eigenhändige Unterschrift auf Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) sind rechtssicher. Alle anderen Methoden führen im Streitfall zur Ungültigkeit von Klauseln oder ganzen Verträgen.
Die wichtigsten Punkte:
- «Schriftlich» bedeutet im Gesetz zwingend Handschrift auf Papier oder QES.
- E-Mails, Scans, WhatsApp oder einfache digitale Signaturen (z.B. DocuSign) sind ungültig.
- Kritische Klauseln wie Konkurrenzverbote erfordern zwingend die formgerechte Unterzeichnung.
- Kündigungen sind nur mit physischem Original oder QES rechtswirksam.
Astrid Lienhart
Astrid Lienhart ist Rechtsanwältin und Fachanwältin SAV Arbeitsrecht bei der Wirtschaftskanzlei MME Legal AG in Zürich und Zug.
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Welche Formvorschriften gelten für Arbeitsverträge und Kündigungen in der Schweiz?
Vorsicht Falle: Wenn «schriftlich» nicht gleich «per E-Mail» heisst
Im modernen Arbeitsalltag sind wir es gewohnt, Dokumente per E-Mail zu versenden, Unterschriften einzuscannen und auf eine beliebige Anzahl von Dokumenten zu setzen oder Dienste wie DocuSign zu nutzen. Doch das Obligationenrecht und mit ihm die gesetzlichen Bestimmungen zur Schriftlichkeit stammt aus einer Zeit, in der Tinte und Papier das Mass aller Dinge waren. Das führt zu einer gefährlichen Diskrepanz: Was im Geschäftsalltag als «schriftlich» empfunden wird – nämlich eine Darstellung eines Inhalts, einer Erklärung in Textform –, erfüllt oft nicht die strengen gesetzlichen Anforderungen an die «Schriftlichkeit».
Was bedeutet eigentlich «Schriftlichkeit»?
Wenn das Gesetz oder ein Vertrag «Schriftlichkeit» verlangen, gelten strenge Regeln. «Schriftlichkeit» im gesetzlichen Sinne meint nämlich nicht nur die Darstellung eines Inhalts oder einer Erklärung in Textform, sondern zusätzlich dazu deren handschriftliche Unterzeichnung auf einem unveränderlichen Trägermedium (Papier). Es gibt im Wesentlichen nur zwei Möglichkeiten, diese rechtssicher zu erfüllen:
| Die klassische Methode | Eigenhändige Unterschrift (mit Stift) auf einem Stück Papier (Original). |
|---|---|
| Die digitale Methode | Qualifizierte elektronische Signatur (QES). Nur diese ist der handschriftlichen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt. |
Wichtig: Erklärungen oder Inhalte, die von Gesetzes wegen oder basierend auf vertraglichen Vereinbarungen schriftlich sein müssen, sind ungültig, wenn sie den oben genannten Kriterien nicht genügen.
Wo im Arbeitsrecht die Formfalle lauert
Nicht jeder Arbeitsvertrag muss schriftlich sein – theoretisch können Sie jemanden per Handschlag einstellen. Aber Vorsicht: eine Vielzahl von arbeitsvertraglichen Abmachungen ist nur gültig, wenn sie korrekt schriftlich vereinbart werden.
Kritische Klauseln, die eine schriftliche Vereinbarung erfordern (nicht abschliessende Aufzählung):
- Nachvertragliche Konkurrenzverbote
- Änderungen bei Überstundenentschädigungen resp. Kompensation (z.B. wenn diese nicht entschädigt werden sollen)
- Probezeitanpassungen (z.B. Verlängerung)
- Kündigungsfristen, die vom Gesetz abweichen
Wenn Sie bei der Unterzeichnung von Verträgen mit solcherart modifizierten Klauseln nur eine E-Mail schicken oder statt QES oder einer handschriftlichen Unterschrift DocuSign, AdobeSign oder eine eingescannte Unterschrift zur Unterschrift verwenden, sind diese Klauseln im Streitfall wahrscheinlich ungültig.
Die neueste Rechtsprechung: Ein Weckruf
In den letzten zehn Jahren hat insbesondere das Arbeitsgericht Zürich mehrere Urteile gesprochen, in welchen die Formvorschriften und damit die Schriftform als gewahrt angeschaut worden waren, obschon lediglich gescannte (Original-)Dokumente als E-Mail-Anhang (oder gar als WhatsApp) an die Gegenpartei geschickt worden waren. Jüngste, u.a. höchstrichterliche Gerichtsentscheide haben die Daumenschrauben aber angezogen und stellen damit diese Rechtsprechung infrage. In den Worten des Bundesgerichts gelten die alten Regeln des OR (und die etwas jüngeren betreffend die QES) nach wie vor. Der Gesetzgeber habe mit Art. 14 Abs. 2bis OR die qualifizierte elektronische Signatur der eigenhändigen Unterschrift gleichgesetzt. Er gehe somit davon aus, damit der Entwicklung der modernen Kommunikation ausreichend Rechnung getragen zu haben, auch wenn die qualifizierte elektronische Signatur bis anhin noch keine grosse Verbreitung gefunden habe. Wenn man zudem noch miteinbezieht, dass dieses Urteil Anfang Oktober 2024 gesprochen wurde, ist davon auszugehen, dass alle Arten von moderner Kommunikation, die wir kennen und rege verwenden, davon umfasst sind.
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