Kündigungsgespräche: Schritt für Schritt durch das Kündigungsgespräch
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Kündigungsgespräche erfordern eine sorgfältige Vorbereitung in inhaltlicher, administrativer und emotionaler Hinsicht, um die Beendigung des Arbeitsverhältnisses klar und unmissverständlich, aber dennoch wertschätzend zu kommunizieren. Der Prozess umfasst die rechtssichere Gestaltung der Kündigung, die Planung eines geeigneten Gesprächsorts und die Berücksichtigung der Reaktion der betroffenen Person sowie der verbleibenden Mitarbeitenden. Eine transparente interne Information und die Betreuung der sogenannten «Survivors» sind entscheidend, um das Arbeitsklima und das Vertrauen in die Führung zu erhalten.
Die wichtigsten Punkte:
- Eine schriftliche Kündigung ist der sicherste Weg für die Beweisbarkeit, auch wenn mündliche Kündigungen gültig sind.
- Das Gespräch muss in einem diskreten Raum stattfinden, der nicht im unmittelbaren Arbeitsumfeld liegt.
- Führungskräfte sollten sich auf die emotionale Reaktion der betroffenen Person und der übrigen Belegschaft vorbereiten.
- Interne Kommunikation dient dazu, Gerüchten vorzubeugen und Ausgrenzungen zu verhindern.
- Die Betreuung der verbleibenden Mitarbeitenden ist nach einer Kündigung ebenso wichtig wie die der Betroffenen.
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Wie führe ich ein Kündigungsgespräch in der Schweiz rechtssicher und wertschätzend?
Die Leistung Ihres Mitarbeiters, Herr Sommer, hat in letzter Zeit stetig nachgelassen. Sie haben mit Herrn Sommer schon mehrmals das Gespräch gesucht und waren bemüht, ihn wieder zu einer Leistungsverbesserung zu motivieren. Leider ohne Erfolg. Sie haben ihn schon verwarnt und sehen nun keinen weiteren Ausweg als die Kündigung. Nun möchten Sie das Kündigungsgespräch mit Herr Sommer durchführen. Doch was ist beim Kündigungsgespräch zu beachten? Wie gehen Sie am besten vor? Welche rechtlichen Bestimmungen sind zu beachten? Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie diese Fragen beantworten können und wie Kündigungsgespräche korrekt abzuwickeln sind.
Schritt 1: Sie fällen den Entscheid, Ihrem Mitarbeitenden zu künden
Kündigungen sollen Mitarbeitende in aller Regel nicht unvorbereitet treffen. Bei Leistungs- und Verhaltensproblemen geht in der Regel eine Reihe von Besprechungen, Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen oder Verwarnungen voraus, bei Stellenabbau eine generelle Information.
Beachtung ist auch der innerbetrieblichen Information zu schenken. Hier ist der Persönlichkeitsschutz der betroffenen Personen gegenüber einer offenen Informationskultur sorgfältig abzuwägen.
Schritt 2: Sie wissen wie die Kündigung rechtssicher zu gestalten ist
Auch eine mündliche Kündigung ist gültig. Dabei stellt sich jedoch das Problem der Beweisbarkeit. Es empfiehlt sich deshalb, schriftlich zu kündigen. Oftmals ist in Arbeitsverträgen auch eine schriftliche Kündigung vereinbart. Die Übergabe einer schriftlichen Kündigung ist auf folgenden Wegen möglich:
- Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin unterschreibt den Kündigungsbrief als «erhalten am». Es ist dies der übliche Weg.
- Will die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter das Schreiben nicht unterzeichnen, wird der Kündigungsbrief unter Anwesenheit von zwei Zeugen übergeben. Weigert sich die Person weiterhin, die Kündigung entgegenzunehmen, ist sie dennoch gültig.
- Der Kündigungsbrief wird am Kündigungsgespräch inhaltlich vorbesprochen und anschliessend eingeschrieben dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin nach Hause geschickt.
- Der Kündigungsbrief wird - wie oben - eingeschrieben dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin nach Hause geschickt. Der Brief wird jedoch nicht entgegengenommen oder abgeholt. In diesem Fall gilt der Brief dann als zugestellt, wenn die betroffene Person Gelegenheit hatte, diesen entgegenzunehmen oder abzuholen. Bei einer Abholungseinladung ist das in der Regel der Folgetag. Nur falls die Person wegen Ferien oder Ausbildung die ganze Zeit der Abholfrist abwesend ist, gilt der Brief als nicht zugestellt.
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Schritt 3: Sie bereiten das Kündigungsgespräch vor
Kündigungsgespräche werden angekündigt, bei mehreren Kündigungen pauschal, bei einzelnen Kündigungen wird die betroffene Person am Tag vorher informiert, dass ein Gespräch stattfindet. Kündigungsgespräche sind anspruchsvolle Gespräche und müssen gut vorbereitet werden:
- Bei Kündigungen aus Leistungs- und Verhaltensgründen sind die Gründe klar und fair darzulegen und an die früheren Schritte (Beurteilungen, Verwarnung etc.) anzuknüpfen.
- Machen Sie sich Gedanken zu den Aus- und Weiterbildungen, Stärken und Schwächen der betroffenen Person. Die Leistungspotenziale können Sie im Kündigungsgespräch einbringen, um die Person zu bestärken und um den Blick auf die Zukunft zu richten.
- Überlegen Sie sich, wie die Person reagieren wird und wie Sie der Reaktion begegnen wollen.
- Klären Sie, welche Firmenleistungen die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter erwarten kann, welche ihm oder ihr helfen, eine geeignetere Anstellung zu finden.
Checkliste
- Entscheidung zur Kündigung bereits nach vorherigen Besprechungen und Verwarnungen gefällt.
- Schriftliche Kündigung vorbereitet und Übergabemodalitäten (Unterschrift, Zeugen oder Einschreiben) geklärt.
- Zeitpunkt des Gesprächs festgelegt und die betroffene Person am Vortag informiert.
- Gründe für die Kündigung (Leistungs- oder Verhaltensmängel) klar und fair formuliert.
- Stärken, Schwächen und Weiterbildungsmöglichkeiten der Person analysiert.
- Reaktionsmöglichkeiten der betroffenen Person antizipiert und entsprechende Antworten vorbereitet.
- Geeigneter, diskreter Raum ohne Störungen ausgewählt.
- Personalabteilung oder weitere Zeugen für das Gespräch hinzugezogen.
- Information an interne Kollegen geplant, um Gerüchten vorzubeugen.
- Maßnahmen zur Betreuung der verbleibenden Mitarbeitenden («Survivors») vorbereitet.
Schritt 4: Kündigungsgespräche führen
Verantwortlich für die Kündigung ist die zuständige vorgesetzte Person, meist unterstützt durch die Personalabteilung oder in kleineren Firmen durch den nächsthöheren Vorgesetzten.
Es ist ein geeigneter Raum zu wählen, welcher nicht im unmittelbaren Arbeitsumfeld der betroffenen Person liegt, um die Diskretion sicherzustellen. Es ist dies auf keinen Fall die Gaststube eines Restaurants.
Kündigungsgespräche dauern unterschiedlich lang, oft 1 bis 1½ Stunden. Es gibt auch Empfehlungen, das Gespräch solle maximal ½ Stunde dauern und die spätere Betreuung am Folgetag beginnen. Bei vielen Kündigungen empfiehlt es sich deshalb, die Kündigungsgesprächsdauer nicht fix einzuplanen, sondern sich für jedes Gespräch die Zeit zu nehmen, die es braucht.
Schritt 5: Sie informieren intern über die Kündigung
Wenn immer möglich sollen Betroffene die Arbeitskolleginnen und -kollegen selbst über eine Kündigung informieren können. Dennoch kann - natürlich unter Wahrung des Persönlichkeitsschutzes - eine Information durch Vorgesetzte wichtig sein oder wichtig werden.
Dabei empfiehlt es sich oftmals, Kündigungen in der Arbeitsgruppe offen anzusprechen, um Gerüchten vorzubeugen und Spielregeln festzulegen, wie sich die einzelnen Mitarbeitenden gegenüber den gekündigten Mitarbeitern verhalten sollen. Insbesondere soll vermieden werden, dass dumme Sprüche und Ausgrenzungen vorkommen.
Die Praxis zeigt, dass Entlassungen für die verbleibenden Mitarbeitenden genau so schwierig zu verarbeiten sind wie für die Betroffenen. Darunter kann das Vertrauen in die Führung, das Arbeitsklima und die Leistungsfähigkeit eines Arbeitsteams erheblich leiden. Es wird deshalb immer mehr verlangt, dass sich die Aufmerksamkeit der Führungskräfte nach einer Kündigung auf die «Survivors» (die «Überlebenden») richtet und sich spezialisierte Dienste (Personalabteilung, externe Beratungspersonen) der längerfristigen Betreuung der betroffenen Person annehmen.
Beobachten Sie als Führungskraft die Reaktion der nicht von der Kündigung betroffenen Mitarbeitenden genau. Betreuen Sie diese und reden Sie mit ihnen über die Empfindungen, welche die Kündigung ausgelöst hat.
FAQ: Kündigungsgespräche
Ist eine mündliche Kündigung in der Schweiz rechtsgültig?
Ja, eine mündliche Kündigung ist gültig. Allerdings ist die Beweisbarkeit schwierig, weshalb eine schriftliche Kündigung dringend empfohlen wird, insbesondere wenn im Arbeitsvertrag eine Schriftform vereinbart ist.
Was passiert, wenn der Mitarbeiter die Kündigung nicht unterschreiben will?
Die Weigerung, die Kündigung zu unterzeichnen, macht diese nicht ungültig. In diesem Fall sollte die Übergabe vor zwei Zeugen erfolgen oder der Brief eingeschrieben nach Hause geschickt werden, wobei die Abholfrist beachtet werden muss.
Wie lange sollte ein Kündigungsgespräch dauern?
Die Dauer variiert stark, oft zwischen 1 und 1½ Stunden. Es gibt keine fixe Vorgabe; wichtig ist, sich die Zeit zu nehmen, die das Gespräch benötigt, um alle Punkte und emotionale Reaktionen angemessen zu behandeln.
Darf das Kündigungsgespräch in einem Restaurant stattfinden?
Nein, als geeigneter Ort gilt ein diskreter Raum, der nicht im unmittelbaren Arbeitsumfeld liegt. Die Gaststube eines Restaurants ist ungeeignet, da die Diskretion nicht gewährleistet werden kann.
Wie gehen Führungskräfte mit der Reaktion der anderen Mitarbeiter um?
Führungskräfte sollten die Reaktion der nicht betroffenen Mitarbeiter genau beobachten, mit ihnen über die ausgelösten Empfindungen reden und sie aktiv betreuen, um das Vertrauen und das Arbeitsklima zu stabilisieren.
