Kündigung schreiben: So geht's einfach und rechtssicher
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Schritt 1: Entscheidung für die Kündigung
Wenn Sie ein Arbeitsverhältnis auflösen wollen, können Sie das auch tun. Sie brauchen keine wichtigen Gründe. Im Grundsatz geht das Kündigungsrecht von der Kündigungsfreiheit aus.
Rechtliche Grundlage:
Obligationenrecht, Art. 335
1 Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis kann von jeder Vertragspartei gekündigt werden.
Dennoch ist eine Kündigung gut zu überdenken. Es handelt sich meist um einen schwerwiegenden Schritt für die betroffene Mitarbeiterin oder den betroffenen Mitarbeiter.
Schritt 2: Berechnung der genauen Anstellungsjahre des Arbeitnehmer
Die Kündigungsfristen nach Obligationenrecht sind vom ‹Dienstjahr› abhängig. Meist gilt dies auch für abweichend vereinbarte Kündigungsfristen. Es ist deshalb entscheidend, wie die Anstellungsjahre berechnet werden.
Grundsatz: Bei der Berechnung der Anstellungsjahre gilt die ganze Zeit der Anstellung bei einem Arbeitgeber, auch wenn kürzere Unterbrechungen vorliegen. Auch die Lehrzeit wird dann zu den Anstellungsjahren gezählt, wenn nicht ein längerer Unterbruch zwischen Lehre und Arbeitsbeginn lag. Dies gilt auch, wenn in der Zwischenzeit die RS absolviert wurde.
In der Praxis stellt sich häufig die Frage, ob die Berechnung der Anstellungsjahre bei einem neuen Vertragsabschluss neu beginnt oder ob die früher im Unternehmen geleistete Zeit anzurechnen ist. Wir empfehlen folgendes: Liegt ein neues Arbeitsverhältnis nach einem Unterbruch vor, ist die frühere Beschäftigungsdauer nicht anzurechnen. Das Pensum spielt bei der Berechnung der Anstellungsdauer keine Rolle.
Praxis-Tipp: Beachten Sie, dass das 1. Anstellungsjahr am 1. Arbeitstag beginnt. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter ist folglich nach gut einem Jahr im 2. Anstellungsjahr, nach gut 9 Jahren im 10. Anstellungsjahr, etc.
Schritt 3: Überprüfung der geltenden Kündigungsfristen
Klären Sie ab, welche Kündigungsfristen gelten. Sofern Sie im Arbeitsvertrag nichts anderes vereinbart haben und kein Gesamtarbeitsvertrag gilt, welche diese Frage regelt, gelten die Kündigungsfristen nach Obligationenrecht. Gelten die Fristen nach Obligationenrecht, so finden Sie diese in Art. 335b (während der Probezeit) und 335c (nach Ablauf der Probezeit).
| Zeitpunkt | Kündigungsfrist |
|---|---|
| während der Probezeit | 7 Tage auf jeden Tag |
| 1. Anstellungsjahr | 1 Monat auf ein Monatsende |
| 2. bis 9. Anstellungsjahr | 2 Monate auf ein Monatsende |
| ab 10. Anstellungsjahr | 3 Monate auf ein Monatsende |
Diese Kündigungsfristen gelten bei einem unbefristeten Arbeitsvertrag und sofern nichts anderes vereinbart wurde. Bei einer Anstellungsdauer von 5 Jahren gilt somit eine Kündigungsfrist von 2 Monaten auf ein Monatsende.
Schritt 4: Gültigkeit der Kündigung überprüfen
Der Grundsatz lautet: unbefristete Arbeitsverhältnisse können jederzeit aufgelöst werden und eine ausgesprochene Kündigung entfaltet auch Wirkung. Auch eine missbräuchliche Kündigung oder eine ungerechtfertigte fristlose Entlassung führt zu einer Beendigung und gibt den Parteien kein Anrecht auf Weiterbeschäftigung. Auch eine Anfechtung vor Gericht ändert nichts an der Beendigung: das schweizerische Recht kennt keinen Beschäftigungsanspruch während der Prozessdauer.
Es gibt jedoch eine wichtige Ausnahme: eine während einer Sperrfrist ausgesprochene Kündigung ist “nichtig”, also ungültig. Das Arbeitsverhältnis läuft weiter, wie wenn die Kündigung nie ausgesprochen worden wäre. Sperrfristen kommen zur Anwendung bei Arbeitsverhinderung infolge von Arbeitsverhinderung, Dienstleistung oder Schwanger- resp. Mutterschaft gekündigt wird. Die Sperrfristen betragen:
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- Bei obligatorischem schweizerischen Militärdienst, Zivilschutz, Zivildienst:
4 Wochen vor und 4 Wochen nach der Dienstleistung, sofern diese mehr als 11 Tage dauertansonsten während der Zeit der Dienstleistung
- Bei Krankheit, Unfall:
30 Tage im 1. Dienstjahr90 Tage vom 2. bis und mit 5. Dienstjahr 180 Tage ab dem 6. Dienstjahr
- Bei Schwangerschaft und Geburt:
während der ganzen Dauer der Schwangerschaft bis und mit sechzehn Wochen nach der Geburt
Zudem darf nicht aus einem Grund gekündigt werden, welcher als missbräuchlich gilt. Solche Gründe sind beispielsweise eine persönliche Eigenschaft (Geschlecht, Alter, Nationalität, Religion, etc.) oder aber eine Verhinderung von Ansprüchen wie Lohnfortzahlung, Überstundenentschädigung oder höhere Sozialversicherungsbeiträge. Eine solche Kündigung ist zwar gültig, löst aber bei einer Klage eine Entschädigungspflicht aus.
Schritt 5: Formvorschriften der Kündigung beachten
Die Kündigung kann mündlich, schriftlich oder auf andere Art mitgeteilt werden, sofern nicht eine besondere Form vereinbart worden ist.
Schritt 6: Kündigung schreiben
Das Kündigungsschreiben kann recht kurz gehalten werden. Wichtig ist, dass für den Arbeitnehmenden klar ersichtlich ist, auf welches Datum gekündigt wird. Eine Kündigung muss nicht begründet werden. Hingegen muss gemäss Art. 335 Abs. 2 OR die Kündigung schriftlich begründet werden, ‹wenn die andere Partei dies verlangt›.
Schritt 7: Kündigungsgespräch führen
Wir empfehlen, betroffene Mitarbeitende immer in einem persönlichen Kündigungsgespräch über die Kündigung zu informieren und das Kündigungsschreiben zu übergeben und den Empfang quittieren zu lassen. Sie zeigen damit, dass Sie auch schwierige Personalentscheide professionell abwickeln. Mit dem unmittelbaren Aushändigen der Kündigung vermeiden Sie, dass sich die betroffene Person vor dem Erhalt der Kündigung krankschreiben lässt und somit eine Sperrfrist zum Tragen kommt.
Weigert sich die betroffene Person, so ziehen Sie zwei Zeugen bei, dass die Kündigung ausgehändigt wurde. Die Weigerung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin, die Kündigung entgegen zu nehmen, läuft damit ins Leere. Sie sind allerdings nicht verpflichtet, den betroffenen Mitarbeitenden persönlich zu informieren.
Es mag zwar unanständig sein, einer Person einfach die Kündigung per Einschreiben zuzustellen, ohne sie je angehört zu haben. Aus rechtlicher Sicht ist dies hingegen nicht zu beanstanden.
Schritt 8: Abklärung Zeitpunkt der Übergabe oder Zustellung der Kündigung
Die Kündigung muss vor Beginn der Kündigungsfrist dem Empfänger übergeben werden resp. beim Empfänger eintreffen. Die Kündigung erlangt erst Wirkung, wenn sie der anderen Partei bekannt gegeben worden oder zumindest ‹in deren Machtbereich› gelangt ist. Spätestens ist diese also am letzten Arbeitstag des Monats zu übergeben resp. beim Empfänger eintreffen.
Bei Postzustellung gilt: Der Kündigungsbrief wird immer per Einschreiben verschickt. Entgegen einer verbreiteten Meinung ist für den Zeitpunkt der Gültigkeit der Kündigung nicht das Absendedatum des Poststempels massgebend, sondern der Zeitpunkt, an dem der Empfänger davon Kenntnis erhält oder hätte erhalten können.
Das Risiko für Verzögerungen bei der Postzustellung trägt der Kündigende. Kann ein eingeschriebener Kündigungsbrief nicht zugestellt werden, gilt er als beim Empfänger eingetroffen, wenn er gemäss Abholungseinladung auf dem Postamt zum Abholen bereit liegt. Voraussetzung ist dabei, dass der Empfänger in der Lage gewesen wäre, den Brief abzuholen. Zu beachten ist, dass an Samstagen in der Schweiz keine eingeschriebene Post verteilt wird. Ein absichtliches Nicht-Abholen der Post führt zu keinem Resultat: Die Kündigung gilt in der Regel mit dem ersten Tage der Abholfrist als zugestellt.
Praxis-Beispiel: Ein Arbeitgeber kündigt am Freitag 29. Mai per Einschreibebrief einem Angestellten auf Ende Juli. Es besteht eine zweimonatige Kündigungsfrist. Das Schreiben trifft am Montag 1. Juni beim Empfänger ein und wird von diesem entgegengenommen. Die Kündigung ist gültig, die Kündigungsfrist beginnt jedoch erst am 1. Juni. Das Arbeitsverhältnis endet am 31. August. Dazu sind keine weiteren Schreiben notwendig.
