25.10.2016

Austrittsgespräche: Abschied auf «Nimmerwiedersehen» oder neue Chance?

Wenn Austrittsgespräche systematisch durchgeführt und die daraus gewonnenen Erkenntnisse in die Praxis umgesetzt werden, sind sie sowohl für die Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden weit mehr als eine notwendige Pflichtübung – oft sind sie auch kein Abschied für immer, sondern können der Beginn einer «wunderbaren Freundschaft» sein, um den berühmten Satz von Humphrey Bogart im unvergessenen Film-Klassiker «Casablanca» zu zitieren.

Von: Alex Müller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Alex Müller

Alex Müller war nach längeren Auslandaufenthalten als Personalverantwortlicher bei einer grösseren Bank und später als HR-Leiter einer psychiatrischen Universitätsklinik tätig, wo er reiche Erfahrungen in allen Sparten des Personalmanagements sammeln konnte. Heute arbeitet er als freier Fachautor und Publizist sowie als selbstständiger Berater von Führungskräften, mit Schwerpunkt Out-/Newplacement.

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Austrittsgespräche

Das Austrittsgespräch – eine Investition der besonderen Art

Warum denn ein Austrittsgespräch mit solchen Mitarbeitenden, die unserem Unternehmen untreu werden? Lohnt sich die zeitliche Investition in einen letzten Gedankenaustausch mit ausscheidenden bisherigen Firmenangehörigen überhaupt? Macht es noch Sinn, sich mit «Reisenden auf der Wanderschaft» zu unterhalten oder sollte man sie nicht besser ohne weiteres ziehen lassen?

Dass ein möglichst aussagekräftiges Austrittsgespräch tatsächlich eine Investition der besonderen Art ist, habe ich im Verlaufe meiner gesamten HR-Laufbahn immer wieder erfahren. Auch heute noch betrachte ich diese Gespräche als eigentliche Chefsache. Dazu braucht es Empathie und die Fähigkeit, aktiv zuhören zu können. Für mich nehmen die HR-Verantwortlichen als «Katalysator» eine zentrale Rolle ein. Die Erfahrung zeigt, dass die direkten Vorgesetzten oft (noch) zu stark vom Weggang eines – austretenden und geschätzten – Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin betroffen sind, um ein sachliches Gespräch führen zu können.  

Es geht also um mehr als um eine blosse pflicht- und routinemässige Verabschiedung: Wenn die Unternehmenskultur und die damit verbundene Personalpolitik ihre Nagelprobe im Alltag tatsächlich bestehen soll, muss sichergestellt werden, dass sie nicht nur deklamatorischen Wert im Firmenlogo besitzt. Vielmehr ist das Austrittsgespräch ein aussagekräftiges Controlling-Instrument zur Erfassung, Förderung und Entwicklung unseres Firmenimages – selbst dann, wenn die dabei erhaltenen Informationen verständlicherweise oft subjektiv «gefärbt» sind.  

Die Erfassung der Austrittsgründe

Natürlich ist ein einzelnes Austrittsgespräch mit einem verbitterten und vielleicht bei einer Beförderung übergangenen Mitarbeiter nicht repräsentativ genug für die Beurteilung unserer Personalpolitik. Erst dann können wir stichhaltige Ergebnisse erwarten, wenn die Auswertungen in genügender Zahl vorliegen. Dies führt uns direkt zum standardisierten Austrittsgespräch, wobei auch andere Formen möglich und denkbar sind.  

Eigentlich gehört es zu den Selbstverständlichkeiten, wenn wir uns als Personalverantwortliche mit den austretenden Mitarbeitenden über die – möglichst wahren – Gründe ihres Weggangs unterhalten. Daraus können sich nützliche Aufschlüsse über unsere Betriebskultur und die persönlichen Umstände ihres Wechsels ergeben. Aber auch die Linienchefs bis zu den Unternehmensleitungen sind daran interessiert zu erfahren, was Mitarbeitende verschiedener Berufsgruppen, Funktionen und Hierarchiestufen dazu veranlasst, unsere Firma zu verlassen. Dabei kann es natürlich nicht um eine Befragung mit Verhörcharakter gehen, sondern um ein konstruktives und aufklärendes Gespräch mit dem Ziel, nachher über die Austrittsmotive der Mitarbeitenden mehr zu wissen und daraus die erforderlichen Schlüsse zu ziehen.  

Eine Auswahl möglicher Fragestellungen

Der Stellenwert eines aussagekräftigen Austrittsgesprächs kann nicht hoch genug angesiedelt werden. Wenn es richtig geführt wird, kann es sogar zum Unternehmenserfolg beitragen, zum Beispiel durch Erhöhung der Attraktivität des Unternehmens (Employer Branding). Die folgenden Fragestellungen sind nicht ausschliesslich in meinem Gärtlein gewachsen; sie stellen aber eine Art Quintessenz meiner praktischen Erfahrung mit der Führung von Austrittsgesprächen dar: 

  • Wie sind Sie damals zu uns gekommen?
  • Welches ist der Hauptgrund für Ihren Weggang?
  • Gibt es noch andere – verdeckte oder «versteckte» Gründe?
  • Wir möchten aus Ihrer Kündigung etwas lernen. Was können wir künftig besser machen?
  • Welche positiven Erinnerungen werden Sie an unser Unternehmen behalten?
  • Wenn Sie unsere Firma kurz charakterisieren würden, wie lautet Ihre Beschreibung?
  • Unter welchen Umständen wären Sie bei uns geblieben?  

Diese Auswahl ist natürlich nicht vollständig. Wesentlich dabei ist, dass die erhaltenen Informationen in einem Massnahmenkatalog festgehalten und wenn nötig umgesetzt werden – sonst bleibt das Austrittsgespräch ein Papiertiger.    

Fazit

Keine Massnahmen der Welt können gewisse freiwillige Austritte verhindern, auch wenn sie noch so gut gemeint und durchdacht sind. Ich denke da vor allem – aber nicht nur – an substanzielle Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten in der Hierarchie eines anderen Unternehmens, aber auch in fachlicher Hinsicht, die der bisherige Arbeitgeber schlicht (noch) nicht bieten konnte. Zur Illustration: Als ich in jungen Jahren «wie der Blitz aus heiterem Himmel» den attraktiven Posten des Personalchefs einer renommierten Bank angeboten bekam, zögerte ich keinen Augenblick, meinen bisherigen wohl dotierten und mit vielen Kompetenzen ausgestatteten Job als Personalrecruiter zu verlassen, um die neue Herausforderung anzunehmen.  

Wenn das Austrittsgespräch einen derart hohen Stellenwert geniesst wie hier geschildert, so leistet das Human Resources Management einen strategischen Beitrag an den Unternehmenserfolg.    

Hinweis
Folgende Teilaspekte wurden in diesem Beitrag nicht behandelt:

- Standardisiertes und freies Gespräch
- Massnahmenkatalog
- Struktur eines Austrittsbogens
- Zufriedenheits- und Unzufriedenheitsfaktoren
- Wenn Key People das Unternehmen verlassen

Bei Bedarf und Interesse kann dies zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden.

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