Kündigungsprozess: Wie es gelingt, in Würde auseinanderzugehen
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein gelungener Kündigungsprozess schützt nicht nur das Selbstwertgefühl der betroffenen Mitarbeitenden, sondern bewahrt auch die Moral im verbleibenden Team und die Reputation des Unternehmens. Führungskräfte sollten dabei auf Rache oder Härte verzichten und stattdessen Fairness, Transparenz und Wertschätzung in den Vordergrund stellen, um einen würdevollen Ausklang zu ermöglichen. Die Art der Reaktion auf schwierige Situationen definiert den Charakter der Führungskraft und das Klima im Unternehmen.
Die wichtigsten Punkte:
- Vermeiden Sie emotionale Ausbrüche oder Racheverhalten; bleiben Sie professionell und ruhig.
- Stellen Sie sicher, dass das Gespräch auf Augenhöhe und in einem geschützten Raum stattfindet.
- Bieten Sie konkrete Unterstützung bei der Neuorientierung oder Abfindungsfragen an.
- Halten Sie sich an klare Kommunikation, ohne dabei einfühlsam zu sein.
- Pflegen Sie den Kontakt auch nach dem Gespräch, um Unsicherheiten bei allen Beteiligten zu minimieren.
Evelyn Wenzel
Evelyn Wenzel ist Geschäftsführerin der Stärkenschmiede GmbH und Expertin für positive Leadership. Sie unterstützt Führungskräfte und Teams in Coachings und Workshops dabei, durch Stärkenfokus erfolgreicher zusammenzuarbeiten.
Wie führe ich ein Kündigungsgespräch respektvoll und professionell?
Zweifelsohne sind Kündigungen eine schwierige Aufgabe, die die wenigsten gerne übernehmen. Auch Führungskräfte sind in erster Linie Menschen und suchen positive zwischenmenschliche Beziehungen wie alle anderen auch. Kündigungen stellen für sie oftmals ebenso eine hohe emotionale Belastung dar wie für die zu kündigende Person. Dennoch gehören Kündigungsgespräche zu den Aufgaben von Führungskräften, auch wenn sie diese am liebsten vermeiden würden. Laut einer Umfrage von Kienbaum fühlen sich 70% der befragten Führungskräfte jedoch nicht ausreichend geschult, um Entlassungsgespräche zu führen, was zu Unsicherheit und emotionaler Belastung führt. Anstatt Kündigungen schnell hinter sich zu bringen, können Führungskräfte ihre Fähigkeiten im Umgang mit solchen Gesprächen entwickeln. Denn Trennungsprozesse sind Teil des Arbeitserlebens und können sich enorm auf die Arbeitgeberreputation auswirken und so positiv oder negativ nachhallen.
Würdevollen Ausklang gestalten
Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel ist es wichtig, einen würdevollen Ausklang der Beschäftigung zu ermöglichen. Dies fällt insbesondere dann schwer, wenn Mitarbeitende verhaltensbedingt triftige Kündigungsgründe geliefert haben. Da ist es menschlich durchaus nachvollziehbar, im Kündigungsprozess einen «kurzen Prozess» anzustreben und den moralischen Zeigefinger zu heben. Racheverhalten ist jedoch wie ein Bumerang, der den Weg zum Absender zurückfindet, denn es stellt beide Seiten auf die gleiche Ebene. Eine einfache Wahrheit kann hierbei helfen, professionell und freundlich zu bleiben: «Die Art, wie sich ein Mensch uns gegenüber verhält, sagt etwas über ihn aus. Die Art, wie wir darauf reagieren, sagt etwas über uns aus.»
Deshalb sollte der Kündigungsprozess so gestaltet werden, dass er das Selbstwertgefühl der betroffenen Mitarbeitenden schützt, Verunsicherung bei den verbleibenden Kollegen minimiert und dem Unternehmen keinen Schaden zufügt. Ein gelingendes Trennungsmanagement setzt bei den Bedürfnissen von Betroffenen im Trennungsprozess an. Sich diese bewusst zu machen, hilft, sich ideal darauf vorzubereiten. Laut Kienbaum stehen folgende Bedürfnisse im Trennungsmanagement im Vordergrund:
- Fairness
- Begegnung auf Augenhöhe
- Transparenter Prozess
- Nachvollziehbarkeit der Trennung
- Wertschätzung und Respekt
- Klare Kommunikation, Offenheit und Ehrlichkeit
- Gut geführtes Trennungsgespräch
- Schnelle Abwicklung
- Akzeptable Lösung für beide Seiten
- Professioneller Umgang
- Wirtschaftliche Rahmenbedingungen
- Unterstützung bei der Neuorientierung (bei nicht verhaltensbedingten Kündigungen)
Die Herausforderung der Kündigung
Die Insolvenzzahlen in Westeuropa sind in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen – von rund 140 000 Fällen in 2022 auf knapp 170 000 in 2023 und etwa 190 000 im Jahr 2024. Viele Unternehmen stehen angesichts der weltpolitischen Lage und wirtschaftlicher Konsequenzen unter Druck und sehen sich gezwungen, Mitarbeitende zu entlassen, um das Schlimmste zu verhindern. Bei betriebsbedingten Entlassungen leiden Führungspersonen vor allem durch ihr Mitgefühl am Schicksal der Gekündigten mit. Sie stehen vor der Aufgabe, die Nachricht zu überbringen, ohne das Selbstwertgefühl der betroffenen Mitarbeitenden zu verletzen, sowie die Moral der verbleibenden Belegschaft aufrechtzuerhalten. Dies erfordert eine hohe Sensibilität, emotionale Stabilität und eine gute Vorbereitung der Gesprächsführung. Die Schwierigkeit bei Kündigungen besteht oft darin, dass Führungskräfte unsicher sind, wie sie die Nachricht überbringen sollen. Dies kann zu vermeidbarem Stress und emotionaler Belastung für alle Beteiligten führen. Es ist daher entscheidend, dass Führungskräfte auf diese schwierige Aufgabe rechtzeitig vorbereitet werden.
Die Bedeutung von Schulung und Vorbereitung
Eine angemessene Schulung oder ein Kündigungs-Coaching im Vorfeld von anstehenden Entlassungen kann Führungskräften helfen, sicherer in solchen Gesprächen aufzutreten. Sie lernen, wie man die Nachricht auf einfühlsame Weise überbringt, Fragen beantwortet und den Mitarbeitenden Unterstützung und Ressourcen anbietet, um den Übergang zu erleichtern. Führungskräfte lernen, wie sie in schwierigen Situationen ruhig und professionell bleiben, um hochkochende Emotionen zu regulieren. Die Vorbereitung sollte auch die rechtlichen Aspekte berücksichtigen, um rechtliche Konflikte zu vermeiden.
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Ein respektvoller Kündigungsprozess
1. Vorbereitung
Bevor das Gespräch stattfindet, sollten Führungskräfte anhand eines Gesprächsleitfadens sorgfältig planen, was sie sagen werden. Sie sollten klare und präzise Informationen zur Verfügung haben und sich auf mögliche Fragen und Reaktionen vorbereiten. Ebenso wichtig ist das Sicherstellen idealer Rahmenbedingungen wie geschützter Raum, genügend Zeit, keine Störquellen.
2. Klare, aber einfühlsame Kommunikation
Das Gespräch sollte so kurz wie möglich und so lang wie nötig dauern. Die Nachricht sollte klar, vollständig, einfühlsam und respektvoll überbracht werden. Eine gute Vorbereitung zahlt sich aus, da sie hilft, auf den Punkt zu kommen. Mitarbeitende brauchen genug Zeit, um die Nachricht zu verarbeiten, und Führungskräfte, um darauf einzugehen. Wichtig ist ebenso nachzufassen, ob die Botschaft verstanden wurde und was das Gegenüber im Moment von der Führungskraft braucht.
3. Unterstützung anbieten
Führungskräfte können Betroffenen Unterstützung oder Anlaufstellen anbieten, um den Übergang zu erleichtern. Dies kann die Beratung hinsichtlich der Arbeitssuche, die Klärung von Abfindungsangeboten oder den Zugang zu beruflicher Weiterbildung umfassen. Auch bei verhaltensbedingten Kündigungen zahlt sich unterstützendes Verhalten am Ende aus, um trotz allem einen würdevollen Abgang zu ermöglichen.
4. Follow-up
Nach dem Kündigungsgespräch ist es wichtig, den Kontakt mit betroffenen Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass sie die benötigte Unterstützung erhalten. Manche Führungskräfte versuchen aus Selbstschutz oder Unsicherheit, Betroffenen aus dem Weg zu gehen. Dies verstärkt nur Unsicherheit auf beiden Seiten. Ein dem Arbeitsverhältnis angemessener Umgang ist auch nach der Kündigung ein wichtiger Faktor – vor allem für die verbleibenden Mitarbeitenden.
Fazit
Kündigungen sind niemals einfach. Ein respektvoller Kündigungsprozess schützt das Selbstwertgefühl der betroffenen Mitarbeitenden, minimiert Verunsicherung bei den verbleibenden Kollegen und sorgt dafür, dass die Organisation keinen Schaden erleidet.
Checkliste
- Gesprächsleitfaden mit klaren Informationen und Argumenten erstellen.
- Mögliche Fragen und emotionale Reaktionen des Mitarbeiters antizipieren.
- Raum für das Gespräch auswählen: geschützter Bereich, keine Störquellen, ausreichend Zeit.
- Rechtliche Aspekte und Abfindungsregelungen prüfen und bereithalten.
- Unterstützungsangebote (Beratung, Weiterbildung) für den Übergang zusammenstellen.
- Eigene emotionale Belastung bewusst machen und Strategien zur Regulation vorbereiten.
- Folgetermine für den Support nach der Kündigung festlegen.
- Kommunikationsstrategie für die verbleibenden Belegschaftsmitglieder planen.
FAQ: Kündigungsprozess
Warum ist ein respektvoller Kündigungsprozess für das Unternehmen wichtig?
Ein respektvoller Prozess minimiert Verunsicherung bei den verbleibenden Kollegen, schützt die Arbeitgebermarke und verhindert negative Nachwirkungen, die sich auf die Reputation auswirken können.
Wie gehe ich mit der eigenen emotionalen Belastung während eines Kündigungsgesprächs um?
Eine gute Vorbereitung, das Einhalten eines Gesprächsleitfadens und die Fokussierung auf professionelle, klare Kommunikation helfen, die Emotionen zu regulieren und ruhig zu bleiben.
Was sollte ich nach dem Kündigungsgespräch beachten?
Es ist wichtig, den Kontakt aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die vereinbarten Unterstützungsleistungen tatsächlich zur Verfügung stehen, um Unsicherheiten auf beiden Seiten zu reduzieren.
Wie unterscheidet sich der Umgang bei verhaltensbedingten Kündigungen?
Auch bei verhaltensbedingten Kündigungen sollte ein würdevoller Abgang ermöglicht werden; Racheverhalten schadet dem Unternehmen und sollte durch professionelle Distanz und klare Kommunikation ersetzt werden.
