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Kündigungsgespräche führen: Die Rolle der Personalabteilung

Kennen Sie die drei wichtigsten Phasen des Kündigungsgesprächs? Hier erhalten Sie erste Impulse, die Ihnen die Begleitung von Führungskräften in diesem wichtigen Führungsgespräch vereinfacht und professionalisiert.

25.01.2022 Von: Diana Roth
Kündigungsgespräche führen

In der Schweiz können Arbeitsverhältnisse verschiedenartig aufgelöst werden. So gibt es die ordentliche, die fristlose, die missbräuchliche oder auch die Änderungskündigung. Dabei ist die ordentliche Kündigung der Normalfall. D.h. es gelten Kündigungsfristen und -termine sowie die Bestimmungen zu Kündigungsbeschränkungen.

In diesem Zusammenhang werden auch immer wieder die „natürlichen Personalabgänge“ genannt. Diese sind weder von Arbeitnehmer noch Arbeitgeber beeinflusst. Ganz besonders zählt dazu die Invalidität oder der Todesfall. Bei einer anstehenden Kündigung müssen HR und Führungskräfte eng miteinander arbeiten. Sich sehr gut absprechen und Hand in Hand arbeiten.

Drei Phasen sind hierzu wichtig:

1. Phase: Vorbereitung

Nehmen wir an, dass Herrn Max Muster eine ordentliche Kündigung wegen seiner schlechten Leistung ausgesprochen werden soll. Vorab wurden bereits mündliche Gespräche geführt. Nach einigen Wochen folgte eine schriftliche Verwarnung.

Leider konnte Max Muster seine Leistung nicht verbessern – im Gegenteil: es wurde sogar schlechter.

Spätestens jetzt ist ein intensives Vorgespräch zwischen HR und Vorgesetzten darüber, wie man Kündigungsgespräche führen kann, unerlässlich. Das HR prüft die rechtlichen Grundlagen, die Personalakte, bereitet das Kündigungsschreiben vor, und erstellt mit dem Vorgesetzten eine klare Roadmap zum Austritt.

    Dabei wird dem eigentlichen Kündigungsgespräch viel Bedeutung gegeben. Folgende Fragen sollten im Vorfeld geklärt werden, damit Sie Kündigungsgespräche führen können:

    1. Wann wird das Gespräch geführt?
    2. Wer führt das Gespräch? Wer hat welche Rolle im Gespräch?
    3. Wie lange führen wir das Gespräch? Welcher exakte Grund wird angegeben?
    4. Wie erfolgt die Information ans Team/Firma/Kunden?
    5. Wie reagieren beide Parteien, wenn sie kurz vor dem geplanten Gespräch auf eine mögliche bevorstehende Kündigung angesprochen werden?
    6. Welche Unterstützung bietet das Unternehmen diesem Mitarbeiter zur beruflichen Neuorientierung?

    Neben den Genannten können diese Punkte – je nach Unternehmenskultur – ebenfalls im Vordergrund stehen:

    • Wertschätzung und Respekt
    • Begegnung auf Augenhöhe
    • Transparenter Prozess
    • Nachvollziehbarkeit der Trennung

    2. Phase: Kündigungsgespräche führen

    Dies ist wohl das schwierigste Mitarbeitergespräch und fordert alle Beteiligten. Kündigung ist Chefsache und kann nicht an das HR oder an das Top-Management delegiert werden. Dabei sollte man wissen, dass Anfang und Ende eines solchen Gesprächs dem gekündigten Mitarbeiter besonders in Erinnerung bleiben.

    Der Vorgesetzte soll bereits bei der Gesprächseröffnung Klarheit, Orientierung und Verständnis vermitteln. Dadurch kann er eine positive Basis für das Gespräch, welches nur kurz andauert, schaffen. Die Kündigungsbotschaft soll in den ersten Minuten unmissverständlich ausgesprochen werden. Der Kündigungsgrund dazu folgt in der Regel kurz danach - aber mit aller Klarheit.

    Dabei nutzt man idealweise die sogenannte Pflastertechnik, die auch Sie in einem anderen Zusammenhang kennen. Stellen Sie sich vor, wie Sie ein Wunde haben, die mit einem Pflaster überdeckt ist. Sie müssen das Pflaster entfernen und ziehen vor lauter Angst vor etwaigen Schmerzen langsam und zögerlich ab. Dabei wissen Sie nur zu genau: Der Schmerz ist nicht nur länger, sondern durchaus auch intensiver, als wenn sie dieses in einem Ruck abziehen würden.

    Bezogen auf Kündigungsgespräche führen bedeutet dies: schnelles Aussprechen der Fakten und kein unnötiger Small-Talk resp. Aufwärmungsgespräch. Es können Ihnen vielfältige Reaktionsmuster begegnen. Als HR-Verantwortliche begleitete ich vor einigen Jahren mehr als 200 solcher Gespräche. Folgende Reaktionen habe ich entgegennehmen müssen:

    Sehr gefasstes Entgegennehmen

    Es gibt sie die Mitarbeitende, die völlig entspannt mit einem ironischen Lächeln auf den Lippen die Kündigungsbotschaft entgegennehmen. Das zeigt, dass für sie die Kündigung absehbar war oder sie bereits innerlich gekündigt hatte. Aber Achtung: manchmal ist es auch eine Art Schockstarre oder Selbstschutz. Hier empfehle ich nachzufragen, was verstanden wurde.

    Regelrecht geschockt sein und in Tränen ausbrechen

    Mit Tränen muss man im HR umgehen können. Gefühle dürfen hier Raum gegeben werden. Bitte unterbinden Sie diese nicht. Haben Sie Papiertaschentücher dabei und lege Sie diese bereit. Auch ein Glas Wasser tut oftmals gut; bieten Sie dieses proaktiv an. Sollten die Emotionen stark sein, darf man auch mal kurz den Raum verlassen. Nach 5 Minuten kann man oft in Ruhe weiterreden und die Details der Kündigung besprechen, wenn es dann bei Mitarbeiter möglich ist.

    Betteln/Verhandeln um nochmalige Chancen

    Immer wieder kommt es vor, dass Mitarbeitende die Botschaft des Vorgesetzten nicht verstehen wollen. Hacken sie ein und übersetzen sie. Sorgen Sie nochmals für Klarheit. Oftmals wird nochmals um eine Chance gebeten oder sogar die privaten Auswirkungen der Kündigungen für diese Person drastisch dargestellt. Würdigen Sie die Vorschläge des gekündigten Mitarbeiters. Aber bleiben Sie klar. Glasklar. Rechtfertigen Sie sich nicht. Bleiben Sie bei ihrem ursprünglich vereinbarten Aussagen. Rudern sie nicht zurück.

    Aggressionen

    Wut ist neben Tränen eine Reaktion. Es fällt HR und Vorgesetzten sehr viel einfacher damit umzugehen, wenn Sie sich im Vorgespräch darüber bewusst waren, dass eine solche Reaktion eventl. kommen könnte. Killerphrasen in diesen Situationen sind:

    • „Bitte bleiben Sie doch jetzt ganz ruhig!
    • Das ist doch kein Weltuntergang.
    • Sie finden doch ruckzuck eine neue Anstellung“

    Diese Sätze führen zum Gegenteil, denn sie beschwichtigen und die betroffenen Personen fühlen sich nicht ernst genommen. Alleine der Satz:“ Ich sehe, sie sind sehr erschrocken!“ reicht schon. Damit kann das Hochschaukeln von Gefühlen gemildert werden. Damit zeigen sie Verständnis und geben ihre Beobachtung preis. Auch hier empfehle ich 5 Minuten das Zimmer zu verlassen und bei beruhigter Lage, weiter zu reden.

    Das HR schaltet sich nach dem Aussprechen der Kündigung schnell ein. Es fängt emotional auf und vereinbart ein Folgegespräch zu Themen wie Ferien/Überstunden/Arbeitszeugnis, Information etc.

    Weder die Führungskraft ist der bad noch das HR der good guy. Beide ziehen am gleichen Strick. Sie zeigen Verständnis, bleiben in ihrer Haltung wertschätzend, auf Augenhöhe – aber unmissverständlich. Oftmals tappt HR in die Mutter-Teresa-Falle um auszugleichen zu einer vielleicht sehr trocknen, ruppigen Art der Führungskraft, die dieses Gespräch nur schnell hinter sich hätte.

    Vermeiden Sie unbedingt Sätze wie:

    • Das wird schon wieder – Sie werden sehen!
    • Kopf hoch – in einem Jahr sind sie uns dankbar.
    • Ich weiss, wie Sie sich jetzt fühlen.

    Wenn echtes Bedauern besteht, darf der Satz folgen. „Ich schätze Sie als Person und bedauere es Sie zu verlieren. „ Wichtig ist: der Mitarbeiter muss hören: „Sie als Person sind völlig ok.“ Wichtig weiter ist: Machen Sie keine Versprechungen, die sie nicht einhalten können.

    3. Phase

    Hier wird die Information vorgenommen. Idealerweise sprechen die Parteien dies vorher ab. Das HR leitet den Austrittsprozess ein. Dazu gehören auch Austrittschecklisten und vieles mehr. Es wird ein Folgegespräch (möglichst den Tag nach der Kündigung) vereinbart. Hier werden alle Informationen zu Themen wie:

    • Ferien
    • Überstunden
    • Rückzahlung von Darlehen
    • Austrittsdatum
    • Sozialversicherungen
    • Rückgabe von Material und Unterlagen zu wann
    • Information der Kunden
    • Zwischenzeugnis

    angesprochen, geklärt und festgehalten.

    Dieses Gespräch kann das HR nach Absprache mit dem Vorgesetzen auch alleine führen.

    Trennungsmanagement ist ein wichtiger HR-Prozess und gehört zu den wiederkehrenden Aufgaben im HR. Personaler, die Führungskräften bei diesem Prozess zur Seite stehen, werden von Gespräch zu Gespräch ihre Kündigungskompetenz stärken und damit selbstsicher agieren können.

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