Trennungsgespräch: 7 Tipps zur Vorbereitung und Durchführung
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein Trennungsgespräch ist eine anspruchsvolle Aufgabe für Führungskräfte, die Empathie, Vorbereitung und klare Kommunikation erfordert. Es sollte nicht auf die HR-Abteilung abgewälzt werden, da die direkte Führungskraft den Mitarbeiter am besten kennt. Eine gemeinsame Durchführung mit HR-Experten bietet jedoch eine ideale Kombination aus persönlicher Kenntnis und rechtlicher Sicherheit.
Die wichtigsten Punkte:
- Die Führungskraft muss den Lead im Gespräch übernehmen und die Kündigung persönlich aussprechen.
- Eine sorgfältige Vorbereitung mit klaren ersten Sätzen minimiert rechtliche Risiken und emotionale Eskalationen.
- HR-Experten sollten als rechtliche Unterstützung und Zeugen hinzugezogen werden.
- Professionelle Distanz und Wertschätzung sind entscheidend, auch bei emotionalen Reaktionen des Mitarbeiters.
Mag. Patricia Staniek, BSc
Mag. Patricia Staniek, Bsc, Certified Master Profiler und Kriminologin
Patricia Staniek ist Certified Master Profiler, Kriminologin, Unternehmensberaterin und Ausbildungsleiterin für Certified Profiler (ISO Zertifiziert), Wirtschafts-Coaches, Manager/Führungskräfte, HR-, Polizei- und Sicherheitspersonal. Zudem verfügt sie über ein abgeschlossenes BWL-Studium mit Schwerpunkt Wirtschaftskriminalistik und Wirtschaftskriminologie. Sie coacht Polizei- und Kriminalbeamte, Sicherheitsdienste, Justizmitarbeitende, Rechtsanwälte und Detektive und bringt ihnen Profiling PScn & SBI-Analysis (Suspicious Behaviour Identification) bei. Mit ihrer Expertenmeinung zum Thema Profiling, Gewalt, Femizide oder zu aktuellen Fällen im Bereich Wirtschaft und Sicherheit ist sie gern gesehener Gast in TV, Radio und Printmedien. Ausserdem ist sie Fachbuch-Autorin: «Profiling – Ein Blick genügt und ich weiss wer du bist», «Mein Wille geschehe-Macht und Manipulation entschlüsseln» und «STATUS – So verschaffen Sie sich mehr Ansehen, Gehör und Respekt».
Wie führe ich ein Trennungsgespräch professionell und rechtssicher?
Zu gerne wälzen manche Führungskräfte die Trennungsgespräche auf die Human-Resources-Abteilungen ab. Es ist die Aufgabe der direkten Führungskraft, diese Gespräche zu führen, am besten gemeinsam mit HR und Personalabteilung. Die Führungskraft kennt den Mitarbeiter, weiss um sein Verhalten, kennt Stärken und Schwächen und kann sich auf bereits geführte Mitarbeitergespräche beziehen. HRExperten dagegen sind meist versierter, was die rechtliche Situation betrifft, und sind meist sehr gute Vermittler in mancher kritischen Kündigungssituation. Deshalb ergibt es eine gute Kombination, wenn Führungskraft und HR-Experte mit geteilten Aufgaben gemeinsam in ein Kündigungsgespräch gehen.
Ein Trennungsgespräch kann eine sehr emotionale Situation für die zu kündigende Person sein, die Existenz derer wird bedroht. Bei leistungsdefizitären Gründen einer Kündigung gehen meist schon Abmahnungen bzw. Gespräche voraus, die auf gewünschtes Verhalten abzielen, somit ist dies bereits auch ein längerer Prozess und fällt der Führungskraft oft leichter, als wenn eine spontane unternehmensstrategische Entscheidung getroffen werden muss.
Wenn eine Kündigung verhaltensbedingt ist, können sich Mitarbeiter persönlich angegriffen fühlen und sehr emotional werden. Oft endet so etwas mit einer Klage vor dem Arbeitsgericht. HR kann als Zeuge sehr hilfreich sein, sollte es in Richtung Klage gehen.
Meistens ist HR diesbezüglich erfahrener, sie wissen, wie man Kündigungen richtig durchführt. Deshalb sollten sie die Führungskräfte briefen. Man kündigt nicht über WhatsApp, so wie man sich auch über WhatsApp nicht von einem Partner trennen sollte. Es sollte ein aufrichtiges und faires Gespräch sein. Das richtige Führen von Kündigungsgesprächen sollte ein fixer Bestandteil in der Ausbildung und Weiterentwicklung einer Führungskraft sein.
In Zeiten, in denen ehemalige Mitarbeiter Bewertungen auf Internetseiten über Arbeitgeber schreiben können, ist es durchaus wichtig, den Ball vorsichtig und flach zu halten. Damit meine ich, dass eine gute Vorbereitung für das Gespräch nötig ist. Schliesslich ist auch zu bedenken, dass sich eine schlechte Nachrede besser und schneller weiterverbreitet als eine gute.
Sieben konkrete Tipps für ein Trennungsgespräch
- Führen Sie das Gespräch als Führungskraft persönlich und wälzen Sie es nicht auf die Personalisten oder auf einen externen Berater ab. Übernehmen Sie das Gespräch und behalten Sie den Lead gegenüber der zu kündigenden Person.
- Bereiten Sie sich auf das Trennungsgespräch vor, sodass Sie bereits in den ersten drei bis fünf Sätzen Ihre klar formulierte Kündigungsbotschaft abgeben und sich nicht in stundenlangem Vordialog befinden. Sorgen Sie für Risikominimierung, indem Sie gut planen und das Gespräch transparent und sorgfältig durchführen, so vermeiden Sie rechtliche Konsequenzen.
Seien Sie aufrichtig und ehrlich. Machen Sie sich eine Checkliste oder einen Leitfaden für das Gespräch. Das gibt Ihnen Struktur und hält Sie auf Fokus. Eine angemessene Begrüssung und kurze Einleitung sind wichtig, danach sprechen Sie die Kündigung aus, Sie nennen dafür auch Ihre Begründungen und Motive.
Überlegen Sie sich vorher, wie Sie auf emotionale Situationen und Reaktionen professionell reagieren werden, die auftauchen könnten. Manche Gekündigte reagieren sehr emotional, werden ärgerlich oder beginnen zu weinen. Bleiben Sie professionell, nehmen Sie Anteil, lassen Sie sich nicht vom Mitleid hinreissen.
Andere reagieren sehr kontrolliert und beherrscht und äussern sich nicht wesentlich dazu, und dann gibt es die Gekündigten, die mit Ihnen zu handeln oder zu dealen beginnen. Lassen Sie sich nicht beeindrucken oder über den Tisch ziehen. - Überlegen Sie sich die ersten Sätze vorab gut und üben Sie diese gegebenenfalls. Diese sollten die Ausgangssituation, den Trennungsgrund, die Kündigung an sich und den Kündigungstermin beinhalten. Klären Sie für sich vor dem Gespräch die rechtlichen Grundlagen.
- Bleiben Sie professionell sachlich, freundlich und wertschätzend, auch wenn die zu kündigende Person ärgerlich oder traurig wird. Ist der Mitarbeiter zu emotional, lassen Sie eine kurze Pause zu.
- Sagen Sie respektvoll formuliert, was Sache ist. Besprechen Sie die Kündigung, diskutieren Sie die Kündigung nicht.
- Sie leiten das Gespräch und bestimmen somit den Ablauf.
Vermeiden Sie Floskeln, die Verständnis vermitteln sollen. Denn mit «Jedes Ende ist ein neuer Anfang» kann man die Situation für den Mitarbeiter noch verschlimmern. Vermeiden Sie emotionale Verbrüderungen. - Egal ob der Mitarbeiter hysterisch wird, weint, bettelt, geschockt ist oder zur Gänze ausflippt … bleiben Sie ruhig und professionell. Angenehm in der Stimme und klar in der Aussage. Fassen Sie das Gespräch noch mal zusammen. Sollte der Mitarbeiter direkt nach dem Gespräch das Unternehmen verlassen, bieten Sie ihm ein Taxi an, um zu vermeiden, dass eine emotionale und aufgewühlte Person durch die Strassen läuft. Denken Sie auch daran, die Kündigung mit den anderen Mitarbeitern zu besprechen.
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Checkliste
- Übernehmen Sie die Verantwortung als Führungskraft und laden Sie HR-Experten als Unterstützung hinzu.
- Erstellen Sie einen detaillierten Leitfaden oder eine Checkliste für den Gesprächsverlauf.
- Formulieren Sie die ersten drei bis fünf Sätze mit der klaren Kündigungsbotschaft und dem Grund vorab.
- Klären Sie die rechtlichen Grundlagen und möglichen Konsequenzen vor dem Gespräch.
- Planen Sie Strategien für emotionale Reaktionen wie Weinen, Ärger oder Verhandlungsversuche.
- Vermeiden Sie Floskeln wie «Jedes Ende ist ein neuer Anfang» und bleiben Sie sachlich.
- Sorgen Sie für eine angemessene Begrüssung und Einleitung, bevor Sie zur Sache kommen.
- Bieten Sie dem Mitarbeiter nach dem Gespräch Unterstützung an, beispielsweise ein Taxi, falls nötig.
- Bereiten Sie sich darauf vor, das Gespräch mit den verbleibenden Mitarbeitern angemessen zu kommunizieren.
FAQ: Trennungsgespräch
Warum sollte die Führungskraft das Trennungsgespräch selbst führen?
Die direkte Führungskraft kennt den Mitarbeiter, sein Verhalten und die historischen Kontexte am besten. Das Abwälzen auf HR wirkt unprofessionell und untergräbt die Autorität. HR sollte jedoch als rechtlicher Experte und Zeuge unterstützen.
Wie gehe ich mit emotionalen Reaktionen während des Gesprächs um?
Bleiben Sie ruhig, professionell und wertschätzend. Nehmen Sie Anteil, lassen Sie sich aber nicht vom Mitleid hinreissen oder in Verhandlungen ziehen. Bei starker Emotionalität können Sie eine kurze Pause anbieten.
Was ist der wichtigste Aspekt der Vorbereitung?
Die Formulierung der ersten Sätze, die die Kündigung klar, direkt und mit Begründung aussprechen. Dies verhindert stundenlange Vordialoge und sorgt für Struktur und Risikominimierung.
Warum ist eine gute Vorbereitung auch für den Arbeitgeber wichtig?
Eine schlechte Nachrede verbreitet sich schneller als eine gute und kann die Reputation des Arbeitgebers auf Bewertungsplattformen schädigen. Ein faires Gespräch minimiert dieses Risiko.
