Lohnausweis ausfüllen: Antworten zu Fragen aus der Praxis

Praxisbeispiel: Mittagessenentschädigung

Ein Mitarbeitender erhält monatlich CHF 200.– in bar für die Mittagessensentschädigung am Arbeitsort.

Lösung: Die Mittagessenentschädigung muss unter Ziffer 1 vollumfänglich als Lohn ausgewiesen werden und ist auch vollumfänglich AHV-pflichtig. Im Feld G ist kein Kreuz anzubringen, da Lohnbestandteil.

Praxisbeispiel: Mittagessen gratis zur Verfügung gestellt

Dem Mitarbeitenden wird das Essen gratis zur Verfügung gestellt.

Lösung: Die Mahlzeiten müssen gemäss Richtlinien der Steuerbehörden bewertet werden (Beilage).

Somit unter Ziffer 2.1 aufführen. KEIN KREUZ im Feld G und keine Bemerkungen, AHV-pflichtig.

Es gibt einzelne Kantone, welche hier auch zusätzlich ein Kreuz im Feld G verlangen.

Es ist zu beachten, dass vergünstigt oder gratis abgegebene Essen an Betreuende in Behinderten- oder Pflegeheimen, anders gehandhabt wird (sogenannte "agogische Mahlzeiten").

Auf eine Bescheinigung der Gehaltsnebenleistung kann verzichtet werden, wenn die Mahlzeiten zusammen mit der behinderten oder der zu pflegenden Person während der Arbeitszeit eingenommen werden und die behinderte oder die zu pflegende Person bei der Mahlzeit oder beim Essen unterstützt werden muss. Jedoch ist in Ziffer 15 die Bemerkung "Mahlzeiten durch Arbeitgeber bezahlt (agogische Mahlzeiten)" einzufügen.

Praxisbeispiel: Geschäftsauto

Einleitung/die Variationen bei der Gestaltung des Benefits Geschäftsauto sind vielfältig

• Finanzierung bar oder Leasing (durch Geschäft)
• Poolwagen
• Privatnutzung voll oder nur für Arbeitsweg (ja/nein)
• Muss Auto auf das Unternehmen lauten oder auf Mitarbeitender?
• Leasing (Achtung: Wenn der Leasingvertrag auf den Mitarbeitenden lautend und die Leasinggebühren durch das Unternehmen bezahlt werden, ist diese Entschädigung im Lohnausweis als Lohn zu deklarieren)
• Muss der Mitarbeitende Teile der Kosten selbst tragen? (aufgeteilt nach Art oder mit monatlichem Abzug?)
• Montagewagen
• Autopauschale/Autospesen
• Km-Pauschale (wenig, viel km)

Ein Geschäftsauto lautet auf das Unternehmen (Kauf oder Leasing) oder wurde durch das Unternehmen dem Mitarbeitenden abgekauft. Sämtliche Unterhaltskosten und Abgaben werden durch das Unternehmen getragen.

Nicht um ein Geschäftsauto handelt es sich, wenn der Leasing-Vertrag auf den Mitarbeitenden lautet und das Unternehmen die Kosten z.B. für gefahre geschäftliche Kilometer, dem Mitarbeitenden vergütet (= Privatauto).

Geldwerter Vorteil Arbeitsweg

Ein Geschäftsauto stellt einen geldwerten Vorteil dar, da es sich um eine unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort handelt. Privatanteil Geschäftswagen: 0,9 % vom Kaufpreis, samt allfälligen Sonderausstattungen (ohne MWST).

In Ziffer 2.2 ist grundsätzlich der Wert anzugeben, der dem Arbeitnehmer dadurch zufliesst, dass er ein Geschäftsfahrzeug auch privat benützen darf. Es hierfür verschiedene Beispiele aber auch Ausnahmen.

Der Mitarbeiter kann einen für CHF 50 000.– (exkl. MWSt) gekauften Geschäftswagen privat nutzen. Als Privatanteil sind pro Monat zu deklarieren 0,9 % von CHF 50 000.– = CHF 450.– bzw. CHF 5400.– für ein Jahr.
Beispie 1 mit Lohnabzug: Der Mitarbeiter bezahlt CHF 200.– pro Monat für die Privatnutzung des für CHF 50 000.– (exkl. MWSt) gekauften Geschäftswagens. Als Privatanteil sind CHF 3000.– zu deklarieren (CHF 5400 – CHF 2400).

Beispiel 2 mit Lohnabzug: Der Mitarbeiter bezahlt CHF 5400.– pro Jahr für die Privatnutzung des für CHF 50 000.– (exkl. MWSt) gekauften Geschäftswagens. Das entspricht den steuerlich massgebenden 0,9 % des Kaufpreises. Im LA ist kein Privatanteil Geschäftswagen auszuweisen. Unter Ziffer 15 ist zu bemerken: «Privatanteil wird vom Arbeitnehmer bezahlt».

Beispiel 3 mit Lohnabzug: Der Mitarbeiter bezahlt CHF 6000.– pro Jahr für die Privatnutzung des für CHF 50 000.– (exkl. MWSt) gekauften Geschäftswagens. Dieser Betrag ist CHF 600.– höher als der Privatanteil. Es ist kein Privatanteil im LA zu deklarieren. Die CHF 600.– können nicht als Minusbetrag in Ziffer 2.2 abgezogen werden.

Der Arbeitsweg ist im Privatanteil von 0,9 % pro Monat enthalten, weshalb die Ermittlung und Deklaration des Aussendienstanteils im Lohnausweis entfällt. Eine effektive Ermittlung der privaten Nutzung ist nur noch mittels Bordbuch zulässig (siehe Ziffer 2.2 2).
Dies gilt auch für Homeoffice-Tage.

Im Lohnausweis ist das Feld F für diesen geldwerten Vorteil anzukreuzen, wenn:

• Zurverfügungstellen eines Geschäftsfahrzeugs durch den Arbeitgeber (vgl. Rz 21–25), sofern der Arbeitnehmer für den Arbeitsweg nicht mindestens 70 Rappen oder mindestens die Selbstkosten pro Kilometer bezahlen muss.
• die Beförderung zum Arbeitsort mittels Sammeltransports (v.a. im Baugewerbe);
• die Vergütung der effektiven Autokilometerkosten an Aussendienstmitarbeiter, die mit dem Privatfahrzeug überwiegend von zu Hause direkt zu den Kunden, also nicht zuerst zu den Büros ihres Arbeitgebers, fahren;
• das Zurverfügungstellen eines (aus geschäftlichen Gründen benützten) Generalabonnements. Erhält ein Arbeitnehmer ein Generalabonnement, ohne dass eine geschäftliche Notwendigkeit besteht, müssen Sie das Generalabonnement zum Marktwert unter Ziffer 2.3 des Lohnausweis ausfüllen (vgl. Rz 19 und 26). In diesem Fall ist das Feld F nicht anzukreuzen.
• Die Vergütung eines Halbtaxabonnements muss nicht bescheinigt werden.

Fragen/Antworten zum Geschäftsauto:

• Wenn man den Privatanteil Geschäftswagen versteuert, warum ist das Feld F (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) anzukreuzen?
  Lösung: Mit dem Privatanteil von 0,9 % pro Monat wird der Nutzwert des Autos für die private Verwendung inkl. Arbeitsweg abgegolten. Durch das Ankreuzen des Felds F bestätigt der Arbeitgeber, dass dem Arbeitnehmer für den Arbeitsweg keine Kosten entstehen. Dementsprechend können keine Kosten für den Arbeitsweg abgezogen werden.
• Der Arbeitnehmer darf den Geschäftswagen, den er für den Arbeitsweg benützen kann, nicht für private Fahrten nutzen. Ist ein Privatanteil auszuweisen?
  Lösung: Ja. Bei der effektiven Methode (Festhalten von Arbeitsweg sowie Geschäftsfahrten mittels Bordbuch) ist der Arbeitsweg (Anzahl Kilometer multipliziert mit 70 Rappen) in Ziffer 2.2 aufzurechnen. In diesem Fall ist kein Kreuz in Feld F zu setzen.
  Alternativ kann die Pauschale von monatlich 0,9 % vom Fahrzeugkaufpreis in Ziffer 2.2 deklariert werden. Diese schliesst nebst dem Arbeitsweg auch die private Nutzung mit ein, weshalb ein Kreuz im Feld F zu setzen ist. Bei Servicefahrzeugen, Lieferwagen usw. kann auf das Führen eines Bordbuchs verzichtet werden, falls die private Nutzung aufgrund von am Fahrzeug angebrachten Vorrichtungen nicht möglich ist, wobei ein Kreuz im Feld F zu setzen ist.
• Den Arbeitnehmern stehen Geschäftswagen zur Verfügung, die auch privat genutzt werden können. Wie sieht die Bescheinigung auf dem LA aus?
  Lösung: Die unentgeltliche Zurverfügungstellung eines Geschäftswagens zu privaten Zwecken stellt eine Naturalleistung dar, welche unter Ziffer 2.2 bescheinigt werden muss. Für die Ermittlung des betragsmässigen Werts stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
  Durch die pauschale Ermittlung der Privatnutzung erübrigt sich der grosse administrative Aufwand des Führens eines Bordbuchs. Bei der pauschalen Ermittlung beträgt der zu deklarierende Betrag für die Privatnutzung pro Monat 0,9 % des Kaufpreises inkl. sämtlichen Sonderausstattungen (exkl. MWSt), mindestens aber CHF 150.– pro Monat. Bei Leasingfahrzeugen tritt anstelle des Kaufpreises der im Leasingvertrag festgehaltene Barkaufpreis des Fahrzeugs (exkl. MWSt), eventuell der im Leasingvertrag angegebene Objektpreis (exkl. MWSt). Zusätzlich ist ein Kreuz in Feld «F» anzubringen.
  Anhand eines Bordbuchs besteht die Möglichkeit der effektiven Erfassung der Privatnutzung. Der im LA zu deklarierende Anteil für die Privatnutzung wird berechnet, indem die Anzahl der privat gefahrenen Kilometer (inkl. Arbeitsweg) mit dem entsprechenden Kilometeransatz multipliziert wird. Im Fall der effektiven Ermittlung entfällt das Kreuz in Feld «F».
• Wird ein geleaster Geschäftswagen durch den Arbeitgeber gekauft, wie ist der Privatanteil zu berechnen?
  Lösung: Es gilt für die Berechnung weiterhin der im Leasingvertrag festgehaltene Wert des Fahrzeugs und nicht der nach Ablauf des Leasingvertrags bezahlte Kaufpreis.
• Wie ist ein Bordbuch zu führen?
  Lösung: Die Steuerbehörde muss nachvollziehen können, wie viele Kilometer privat und wie viele geschäftlich gefahren wurden. Der Arbeitsweg gilt in diesem Zusammenhang als private Fahrt. Eine allfällige Besteuerung des Arbeitswegs aufgrund der Beschränkung des Fahrtkostenabzugs bleibt vorbehalten.

Zwingende Angaben

Allgemeine Angaben (z.B. auf der ersten Seite des Bordbuchs):

• Fahrer
• Kalenderjahr
• Kilometerstand am 1.1. und 31.12. des Kalenderjahrs

Tagesangaben (jeweils am Tag der Fahrt auszufüllen):

• Datum der Fahrt
• Angabe der besuchten Person, inkl. Ortsangabe (z.B. X AG, Rümlang)
• Anzahl der gefahrenen Kilometer

Erwünschte, nicht zwingende Angaben:

• Uhrzeit
• genauer Grund der Geschäftsfahrten (z.B. Kundenbesuch)
• Privatfahrten (Hinweis «Privatfahrt» würde genügen, ist aber nicht notwendig, da bei Fehlen einer Angabe eine Privatfahrt anzunehmen ist)

Zwingende formelle Anforderungen:

• Ein Bordbuch muss täglich, vollständig und lückenlos geführt werden
• Es muss eine feste Form haben (keine Loseblatt-Ringbücher)
• Bei einem elektronischen Bordbuch müssen nachträgliche Änderungen dokumentiert werden.

Geschäftswagen/der Arbeitnehmende übernimmt beträchtliche Kosten für Unterhalt, Versicherungen (keine Pauschalzahlungen)

Übernimmt der Arbeitnehmende beträchtliche Kosten (z.B. sämtliche Kosten für Unterhalt, Versicherungen, Benzin und Reparaturen; Übernahme der Benzinkosten, respektive der Kosten für das Aufladen von Elektrofahrzeugen hingegen genügt nicht), so ist bei entsprechender Ziffer 2.2 keine Aufrechnung vorzunehmen. Dafür ist unter den Bemerkungen unter Ziffer 15 im Lohnausweis folgender Text anzubringen: “Privatanteil Geschäftsfahrzeug im Veranlagungsverfahren abzuklären”.

Geschäftswagen, welcher privat zur Verfügung steht, aber sehr selten privat benützt wird, oder wenn dieser ausschliesslich für Geschäftsfahrten und den Arbeitsweg benützt wird. Wie steht es in diesem Fall mit den Privatfahrten?

Es besteht die Möglichkeit der effektiven Erfassung der Privatnutzung. Voraussetzung dafür ist, dass ein Bordbuch geführt wird. Der im Lohnausweis zu deklarierende Privatanteil oder zu bezahlende Betrag für die Privatnutzung wird errechnet, indem die Anzahl der privat gefahrenen Kilometer (inklusive Arbeitsweg) mit dem entsprechenden Kilometeransatz (z.B. CHF 0.70) multipliziert wird (z.B. 8500 Privatkilometer × 70 Rappen = CHF 5950.–).

Praxisbeispiel: Transport

Halbtaxabonnement für sämtliche Mitarbeitender

Lösung: Halbtaxabonnemente sind nicht auf dem Lohnausweis aufzuführen und sind steuerfrei (AHV gleiche Regelung). Selbstverständlich dürfen in solchen Fällen als Spesen nur Halbtaxbillette geltend gemacht werden.

Mitarbeitender erhalten ein Generalabonnement der SBB

Lösung: Wird ein Generalabonnement auch geschäftlich benötigt, so erfolgt keine Aufrechnung, jedoch ein Kreuz im Feld F. Eine geschäftliche Notwendigkeit wird bejaht, wenn die Summe der abzurechnenden Bahntickets die Kosten des Generalabonnements überschreiten.

Ohne geschäftliche Notwendigkeit ist das Generalabonnement zum Marktwert unter Ziffer 2.3 zu deklarieren (kein Kreuz im Feld F), und ist auch AHV-pflichtig.

Mitarbeitender erhalten ein Streckenabonnement, Preis für Betrieb pro Mitarbeitenden und Jahr CHF 1000.–, Abgabe an Mitarbeitenden zu CHF 800.–

Lösung: Die Differenz von CHF 200– ist steuerbarer Lohn und muss unter Ziffer 2.3 ausgewiesen werden. Sie ist auch AHV-pflichtig (kein Kreuz im Feld F).

Mitarbeitende, die mit dem Auto an den Arbeitsplatz fahren, erhalten:

• einen nicht zugeteilten Parkplatz
• einen fest zugeteilten Parkplatz
• müssen einen symbolischen Beitrag bezahlen
• erhalten eine Vergünstigung des Garagenplatzpreises

Lösung: Es handelt sich um keine Leistung, die im Lohnausweis aufgeführt werden muss. Es ist auch nicht AHV-pflichtig. Der symbolische Beitrag ist nicht Bruttolohn mildernd.

Praxisbeispiel: Aus- und Weiterbildung

Einleitung: Die Variationen sind vielfältig und müssen auf die Firmenbedürfnisse abgestimmt werden: Das Spesenreglement muss überprüft werden (Aus- und Weiterbildung ist nicht Bestandteil des Spesenreglements). Deshalb muss das Ausbildungsreglement nach den entsprechenden Kriterien erstellt resp. überarbeitet werden.

Aus- und Weiterbildungsreglement. Bezüglich der Anforderungen im Zusammenhang mit dem Lohnausweis und der entsprechenden Deklarationspflicht, insbesondere bei Teilzahlungen, Rückzahlungsverpflichtungen und Vorauszahlungen, ist es wichtig, Ausbildungsvereinbarungen mit den Mitarbeitenden abzuschliessen. Im Reglement werden Prozesse definiert, Bewilligungsverfahren festgehalten und es wird definiert, für welche Situation die Unternehmung welche zeitliche und finanzielle Unterstützung bietet und auch welche Rückzahlungsverpflichtungen in gewissen Situationen bestehen können. Mit einer überdachten Formulierung können unter Umständen Zeit und Unsicherheiten resp. unvollständige Lohnausweise vermieden werden. Ungelöst bleibt die Problematik der Quellensteuer.

AHV: Definition WML (WML = Wegleitung zum massgebenden Lohn)

• Berufliche Aus- und Weiterbildungskosten (Einschreibegebühren für Kurse und Examen sowie Lehrmaterial und Bücher usw.), die eng mit der beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmenden verbunden sind, sind Unkosten und gehören damit nicht zum massgebenden Lohn.
• Die Aus- und Weiterbildung muss geschäftsmässig begründet sein.
• Frage der Grössenordnung. Ist die Ausbildung angeordnet worden?
• Mögliche Umgehung der Beitragspflicht beachten.
• Bisher tendenziell eher zurückhaltende Praxis betreffend Aufrechnung.

Lohnausweis

Die Regelung  gem. Art. 17 Abs. 1^bis DBG stellen die vom Arbeitgebenden getragenen Kosten der berufsorientierten Aus- und Weiterbildung einschliesslich Umschulungskosten keinen geldwerten Vorteil dar.

Im Lohnausweis sind alle effektiven Vergütungen des Arbeitgebenden für berufsorientierte Aus- und Weiterbildung – einschliesslich Umschulungskosten – eines Arbeitnehmenden anzugeben, die dem Arbeitnehmenden vergütet werden. Damit soll vermieden werden, dass Mitarbeitende auf ihren Namen lautende Rechnungen beim Arbeitgebenden einreichen und den Betrag dann in der Steuererklärung geltend machen.

Nicht anzugeben sind Vergütungen, die direkt an Dritte (z.B. Bildungsinstitut) bezahlt werden.

Immer zu bescheinigen sind jedoch effektive Vergütungen für Rechnungen, die auf den Arbeitnehmenden ausgestellt sind.

Mit dem Kreisschreiben 42 wurden weitere wichtige Aspekte thematisiert wie die Abgrenzung von Berufsorientierung und nicht Berufsorientierung. Zusätzlich wurde auch der Fall präzisiert dass wenn ein Arbeitgebender für einen neu eingestellten Mitarbeitenden Ausbildungskosten von einem früheren Arbeitgebenden übernimmt, diese nur dann nicht steuerpflichtig sind, wenn die Aus-/Weiterbildung noch nicht abgeschlossen ist.