Interne Untersuchung: Schritt für Schritt zu fairen Lösungen
Astrid Lienhart
Astrid Lienhart ist Rechtsanwältin und Fachanwältin SAV Arbeitsrecht bei der Wirtschaftskanzlei MME Legal AG in Zürich und Zug.
Interne Untersuchungen haben in den letzten Jahren enorm an Wichtigkeit gewonnen. Dies ist zum einen gut – Arbeitgeberinnen nehmen ihre Verantwortung war und kümmern sich um die Anliegen, die an sie herangetragen werden. Zum anderen ist die Zunahme von internen Untersuchungen aber auch ein Ausdruck einer gesellschaftlichen Entwicklung, die möglicherweise weniger positiv ist: Mitarbeitende delegieren zwischenmenschliche oder sachliche Probleme zunehmend an die Arbeitgeberin, statt sie selber zu lösen. Dies kombiniert mit einem in den letzten Jahren von möglicherweise etwas überzogenem Befindlichkeitenschutz hat dazu beigetragen, dass eine interne Untersuchung oftmals mehr Unrecht schafft als sie beseitigt. Nachfolgend soll nicht nur aufgezeigt werden, wie eine interne Untersuchung korrekt durchzuführen ist, sondern auch daran erinnert werden, dass die meisten Konflikte immer noch durch ein Gespräch gelöst werden können und auch sollten.
Wozu eine interne Untersuchung?
Interne Untersuchungen dienen der Abklärung von Regelverstössen oder Rechtsverletzungen durch Mitarbeitende. Untersuchungen sind ein zentraler Bestandteil des Compliance-Managements: Sie helfen, Fakten zu rekonstruieren, Fehlverhalten aufzudecken, Disziplinarmassnahmen zu begründen, Risiken zu erkennen sowie betroffene Mitarbeitende zu schützen und so das Compliance-System insgesamt zu stärken.
Interne Untersuchungen sind abzugrenzen von amtlichen Untersuchungen, die durch staatliche Behörden, etwa die Staatsanwaltschaft, durchgeführt werden. Notwendig werden interne Untersuchungen immer dann, wenn es zu (vermuteten) Regelverstössen kommt – beispielsweise bei Diebstahl, unerlaubten Preisabsprachen, Mobbing, Bossing, Belästigung oder Diskriminierung. Die Liste möglicher Anlässe ist nahezu endlos. Interne Untersuchungen sind den amtlichen oft vorgelagert, namentlich wenn es um die Aufdeckung von Delikten geht. Durchgeführt werden interne Untersuchungen häufig durch das HR in Zusammenarbeit mit der Linie, durch speziell bestellte Fachleute (z.B. Legal, Compliance) oder durch externe Mandatsträger wie Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte.
Es gibt keine spezifischen gesetzlichen Regeln für eine interne Untersuchung in der Schweiz; die rechtlichen Grundlagen finden sich in unterschiedlichen Rechtsgebieten, zum Beispiel im Arbeitsrecht (Fürsorgepflicht und Treuepflicht), datenschutzrechtliche Meldepflichten, der strafrechtlichen Verantwortung des Unternehmens und unter Umständen auch im ausländischen Recht. Der klassische Ablauf einer internen Untersuchung gliedert sich in vier Phasen:
- Auslöser
- Triage und Vorbereitung
- Untersuchung
- Bericht
Phase 1: Auslöser und erste Prüfung
Interne Untersuchungen starten mit einem Auslöser, wobei dieser von innen (Beschwerden, Whistleblowing-Meldungen, Datenanalysen, Audits) oder aussen (Medienberichte, Anfragen der Staatsanwaltschaft, Hinweise von Dritten) kommen kann. Meldungen erreichen das Unternehmen über verschiedenste Kanäle, zum Beispiel persönliche Gespräche, E-Mails, digitale Whistleblowing-Systeme oder automatisierte Prozessmeldungen. Erstaunlich häufig sind anonyme Meldungen. Wichtig sind bereits in diesem Stadium eine gewissenhafte Aufnahme und sodann die erste kritische Prüfung der Meldung.
In dieser ersten Prüfungsphase passieren erfahrungsgemäss die schwerwiegendsten Fehler, indem Meldungen nicht oder nicht kritisch geprüft werden. Nach Erfahrung der Autorin kommt es vielmehr oft zu einem Schutzreflex zugunsten der meldenden Person, der aber naturgemäss die Gefahr birgt, die beschuldigte Person vorzuverurteilen. In der Praxis ist feststellbar, dass die mit der Meldung befassten Personen sich oft nicht getrauen, der meldenden Person kritische Fragen zu stellen. Der Schutzreflex steht aber nicht nur der ersten kritischen Plausibilitätsprüfung im Wege, sondern zieht sich weiter und findet zum Beispiel Niederschlag in (unbewusst) voreingenommenen Fragestellungen, die im Laufe der Untersuchung die Vorverurteilung zulasten der beschuldigten Person festigen können. Im Ergebnis findet die beschuldigte Person oft aus der anfänglichen Verdachtsecke nicht mehr hinaus, auch wenn sie sämtliche Vorwürfe entkräften kann oder könnte. Damit wird zulasten der beschuldigten Person in vielen Fällen grosses Unrecht getan.
Take-away: Es ist Pflicht der Arbeitgeberin, eingehende Meldungen einer neutralen und kritischen Prüfung zu unterziehen. Die Arbeitgeberin (auch nicht HR) ist nicht die Freundin der meldenden Person und soll nicht deren Partei ergreifen. Es gilt, eine neutrale Haltung zu bewahren und alle involvierten Parteien gleichermassen unvoreingenommen zu behandeln.
Wichtig: Nicht jeder Vorfall ist ein Drama, und auch negative Rückmeldungen müssen in der täglichen Zusammenarbeit möglich sein, ansonsten eine Unternehmung nicht erfolgreich sein kann. Wer meint, jede Meldung müsse untersucht werden, schiesst möglicherweise in vielen Fällen mit Kanonen auf Spatzen und läuft Gefahr, Unternehmenskultur, Vertrauen und Goodwill zu beschädigen.
Wie mit anonymen Meldungen umgehen?
Anonyme Meldungen sind erstaunlich häufig. Und während sie unter gewissen Umständen gerechtfertigt sind (schwerwiegende Delikte, befürchtete Vergeltungsmassnahmen etc.), beinhalten sie nach Erfahrung der Autorin aber oft einfach Verunglimpfungen oder Rufschädigungen – und schwärzen Teamkolleginnen und -kollegen an. Allgemeingültige Regeln, wie damit umgegangen werden soll, lassen sich nicht formulieren. Denkbar ist eine Grundsatzerklärung im arbeitsrechtlichen Regelwerk (z.B. im Personalreglement), in der die Arbeitgeberin definiert, wie sie solche Meldungen behandelt. Dass eine kritische Prüfung von anonymen Meldungen sehr wichtig ist, versteht sich von selbst.
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