Treuhandportal: Der Schlüssel zur digitalen Zusammenarbeit
Fabian Schläpfer
Dieser Artikel wurde von Fabian Schläpfer, Head of Business Development bei der Abacus Research AG, geschrieben.
Die Treuhandbranche im Wandel
Der Mangel an Nachwuchskräften, der Ruhestand erfahrener Fachleute sowie die Digitalisierung verändern die Arbeitsweise grundlegend. Neue gesetzliche Vorgaben wie das revidierte Datenschutzgesetz (DSG) und die Teilrevision des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) erhöhen zudem die Komplexität. Gleichzeitig erwartet die Kundschaft reibungslose, individuelle und digitale Dienstleistungen. Moderne Technologien sollen nicht nur Prozesse beschleunigen, sondern auch die Servicequalität steigern. Vor diesem Hintergrund wünschen sich viele Treuhandunternehmen eine zentrale Plattform, um Mandate und Dokumente effizient zu verwalten und die Kommunikation mit der Kundschaft zu bündeln.
Kundenportale im Allgemeinen
Ein Kundenportal ist ein digitaler, individueller und geschützter Zugangsbereich eines Unternehmens für die Kundschaft. Je nach Ausgestaltung können Nutzende auf persönliche Daten zugreifen, Aktionen durchführen, Supportanfragen stellen oder weitere Funktionen nutzen. Kundenportale sind heute in zahlreichen Branchen fest etabliert. Immer mehr Privatpersonen nutzen diese digitalen Plattformen von Banken, Versicherungen, Telekommunikationsanbietern und anderen Dienstleistungsunternehmen. Die Kundschaft dieser Unternehmen verwaltet darüber orts- und zeitunabhängig persönliche Daten, ruft Rechnungen ab, organisiert Verträge, bucht Termine oder lädt Dokumente hoch. Die meisten Dienstleistungsunternehmen stellen ihr Kundenportal sowohl online im Webbrowser als auch über mobile Apps zur Verfügung. Im Schweizer Banken- und Versicherungsmarkt sind digitale und innovative Services längst unverzichtbar und bilden einen essenziellen Bestandteil eines nahtlosen Kundenerlebnisses. Die Kundschaft von Banken und Versicherungen schätzt insbesondere Transparenz, digitale Self-Services, schnelle Reaktionszeiten, flexible mobile Nutzungsmöglichkeiten sowie eine verlässliche und sichere Datenverarbeitung nach höchsten Sicherheitsstandards.
Der Trend zum Treuhandportal
In jüngster Zeit hat das Thema Kundenportale auch in der Treuhandbranche deutlich an Bedeutung gewonnen. Dieser Trend ist kein Zufall, sondern das Ergebnis verschiedener Faktoren, die den digitalen Wandel in der Branche vorantreiben. Ein zentrales Thema in diesem Zusammenhang ist die zunehmende Komplexität in der Kommunikation mit der Kundschaft. Viele Treuhandunternehmen nutzen heute eine Vielzahl an Kommunikationskanälen wie E-Mail, Microsoft Teams, Telefon, physische Post, verschiedene Cloud-Dienste und sogar WhatsApp. Eine zentrale Integration oder Abstimmung dieser Kanäle erfolgt in der Praxis jedoch selten, was negative Folgen für die interne Organisation hat und ein erhöhtes Sicherheitsrisiko mit sich bringt. Gleichzeitig fehlen oft einheitliche Standards für den Austausch sensibler Daten und vertraulicher Dokumente. Dies bringt sowohl für die Treuhänderinnen und Treuhänder als auch für ihre Kundschaft Unsicherheiten mit sich. Hinzu kommt der Wunsch nach effizienteren, teilweise automatisierten Prozessen, die Zeit sparen und Fehlerquellen minimieren sollen. Angesichts dessen erkennen immer mehr Treuhandunternehmen den dringenden Bedarf, ihren digitalen Auftritt zu modernisieren und ihrer Kundschaft ein professionell gestaltetes, benutzerfreundliches und sicheres Kundenportal zur Verfügung zu stellen. Ein solches Portal bietet nicht nur einen strukturierten und nachvollziehbaren Austausch von Informationen und Dokumenten, sondern dient auch als zentrale Anlaufstelle für Kommunikation, Aufgabenmanagement und Archivierung.
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Anforderungen an ein Treuhandportal
Die Anforderungen an ein Treuhandportal sind sowohl seitens der Treuhandunternehmen als auch aus Sicht der Kundschaft anspruchsvoll und vielschichtig. Im Zentrum stehen die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation, die heutzutage nicht nur wünschenswert, sondern unerlässlich sind. Das Portal muss als umfassender Kommunikationskanal dienen, der den nahtlosen und medienbruchfreien Austausch von Informationen, Dokumenten und Nachrichten zwischen Treuhandunternehmen und Kundschaft ermöglicht. Dieser Austausch soll unabhängig von Zeit und Ort stattfinden können.
Treuhänderinnen und Treuhänder sollen in der Lage sein, Dokumente direkt aus der Buchhaltungs-, Lohn- oder ERP-Software integriert mit ihrer Kundschaft zu teilen, Aufgaben zuzuweisen, Rückfragen zu stellen, Statusabfragen durchzuführen und Freigaben einzuholen. Die kontinuierliche Synchronisierung von Daten in Echtzeit sorgt dabei für Transparenz und Effizienz im operativen Alltag. Zudem ermöglicht ein gut strukturiertes Aufgaben- und Fristenmanagement die Einhaltung zeitkritischer Termine und erhöht dadurch die Verlässlichkeit und Professionalität der Zusammenarbeit.
Darüber hinaus muss das Portal höchsten Ansprüchen an Struktur und Sicherheit genügen. Neben verschlüsselten Datenübertragungen und hochsicheren Zugriffsmechanismen ist die Einhaltung sämtlicher relevanter Compliance-Vorgaben wie unter anderem die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) oder weiterer branchenspezifischer Standards zentrale Voraussetzung. Ebenso wichtig ist ein umfassendes Benutzer- und Rechtemanagement, das individuell auf Rollen und Zuständigkeiten zugeschnitten werden kann, um den Datenschutz zu gewährleisten.
Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die Individualisier- und Personalisierbarkeit des Portals, sodass es flexibel an die spezifischen Bedürfnisse der Treuhandunternehmen wie auch ihrer Kundschaft angepasst werden kann. Das Treuhandportal fungiert als zentraler Zugangspunkt für sämtliche digitalen Dienstleistungen sowie zur Kommunikation mit dem Treuhandunternehmen. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, dass das Portal im Corporate Design des jeweiligen Treuhandunternehmens erscheint und dessen gesamte Kundenerfahrung widerspiegelt.
Eine intuitive und benutzerfreundliche Bedienoberfläche ist dabei essenziell, um eine einfache und barrierefreie Nutzung für alle Anwendergruppen, unabhängig von deren technischer Affinität, zu gewährleisten. Eine intelligente Benutzerführung und die Möglichkeit der Nutzung auf mobilen Endgeräten sind zusätzliche Merkmale, die eine breite Akzeptanz und hohe Nutzerzufriedenheit sicherstellen.
Zusammenfassend muss ein modernes Treuhandportal weit mehr sein als nur ein reines Dokumentenaustauschsystem. Es sollte als digitaler, bidirektionaler Kommunikationskanal dienen, der durch transparente, effiziente und sichere Interaktionen das Vertrauen der Kundschaft stärkt und die Kundenbindung fördert.
Mehrwert eines modernen Treuhandportals
Ein Treuhandportal wie die Portal-Lösung von Treuhand Next verbessert die gesamte Kommunikation zwischen Treuhandunternehmen und ihrer Kundschaft und schafft echten Mehrwert. Es ersetzt isolierte Einzellösungen durch eine zentrale, benutzerfreundliche und cloudbasierte Plattform. Unternehmen profitieren so von einem effizienten Austausch aller relevanten Informationen wie Nachrichten, Terminen, Aufgaben und Dokumenten. Die Kundschaft kann Dokumente orts- und zeitunabhängig prüfen, freigeben und elektronisch unterzeichnen. Gleichzeitig sorgt das Portal für mehr Transparenz in der Zusammenarbeit: Die Kundschaft erhält jederzeit Einblick in ihre Unterlagen und laufenden Prozesse. Das stärkt das Vertrauen, fördert die aktive Mitwirkung und bildet die Grundlage für eine optimale Zusammenarbeit. Funktionen wie Echtzeit-Benachrichtigungen, sichere Upload- und Freigabeprozesse sowie intelligente Suchfunktionen machen den Austausch nicht nur komfortabler, sondern auch deutlich effizienter.
Mit steigender Effizienz wächst zugleich die Datensicherheit. Das Treuhandportal wie die Portal-Lösung von Treuhand Next trägt entscheidend dazu bei, die immer strengeren Datenschutz und Compliance-Richtlinien zuverlässig einzuhalten. Gleichzeitig schützt es vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff. Darüber hinaus stärkt ein professionelles Kundenportal im eigenen Corporate Design die Wettbewerbsposition, festigt bestehende Kundenbeziehungen, erhöht die Attraktivität als modernes Dienstleistungsunternehmen und hebt die wahrgenommene Professionalität nach aussen auf ein nächstes Level.
Anstelle zeitintensiver Verwaltungsaufgaben wie dem Nachverfolgen von Belegen stehen künftig beratungsintensive Gespräche im Mittelpunkt. Die durch das Treuhandportal erzielte Effizienzsteigerung ermöglicht es Treuhänderinnen und Treuhändern, sich stärker auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren und ihrer Kundschaft einen spürbaren Mehrwert zu bieten. Durch den digitalen Kommunikationskanal wird die gefühlte Distanz zwischen Treuhandunternehmen und ihrer Kundschaft deutlich verringert. Die Kundschaft ist kontinuierlich in die Prozesse eingebunden und fühlt sich auch bei räumlicher Trennung nah am Geschehen. Der persönliche Kontakt bleibt nicht nur erhalten, sondern gewinnt an Bedeutung, da er sich auf eine individuellere und wertschöpfende Beratung fokussiert.
Fazit
Treuhandportale sind weit mehr als eine Softwarelösung. Sie sind das zentrale Tool für die digitale Kollaboration und die Kundenbindung. Sie steigern die Effizienz, schaffen Transparenz und ermöglichen eine sichere, reibungslose und medienbruchfreie Kommunikation. Die kontinuierliche Weiterentwicklung dieser Plattformen ist eine zentrale Aufgabe der Softwarehersteller, um den sich wandelnden Anforderungen der Branche gerecht zu werden.
Die Digitalisierung bestimmt zunehmend die Zukunft der Treuhandbranche, und das Treuhandportal ist dabei ein zentraler Schlüssel für den erfolgreichen Wandel. Wer heute in durchdachte digitale Lösungen investiert, legt den Grundstein für transparente und nachhaltige Kundenbeziehungen und stärkt zugleich seine Wettbewerbsposition von morgen.
QUELLEN
https://klardenker.kpmg.de/customer-insights-hub/diecustomer-experience-excellence-studie-in-2024/
https://techminds.de/magazin/it-trends/
www.estv.admin.ch/estv/de/home/mehrwertsteuer/mwst-abrechnen/mwst-aenderungen-2025.html
www.business-unicorns.de/lexikon/kundenportal
www.deloitte.com/ch/de/Industries/financial-services/research/cx-maturity-banking-study.html
