26.01.2021

Bezahlte Kurzabsenzen: FAQ

Ob Geburt oder Todesfall, bezahlte Kurzabsenzen werfen bei Arbeitgebern häufig Fragen auf. In diesem Beitrag erhalten Sie Antworten auf Praxisfragen von den Fachexperten aus der WEKA Online-Rechtsberatung.

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Bezahlte Kurzabsenzen

Um was geht es?

Die Bandbreite von Kurzabsenzen reicht von Arztbesuchen über Hochzeiten bis hin zu Festtagen. Für diese unterschiedlichen Anlässe finden Sie am Ende der Fragen und Antworten eine Auflistung mit der üblich zu gewährenden Anzahl Freitage/Freistunden.

Heirat der Eltern

Frage: Ein Mitarbeiter von uns hat an der Eheschliessung seiner Mutter teilgenommen. In unseren allgemeinen Anstellungsbedingungen, welche sich nach dem GAV der Maschinenindustrie richten, steht nur, dass für die Teilnahme an der Hochzeit von eigenen Kindern ein Tag als bezahlte Absenz zu gewähren ist. Diese Regelung bezieht sich aber auf ein Kind, wie ist die rechtliche Situation für die Teilnahme an der Trauung für einen Elternteil?

Antwort: Ob ein Anspruch auf eine bezahlte Absenz besteht, entscheidet sich danach, ob an diesem Tag die Arbeitsleistung unzumutbar gewesen wäre. Die Rechtsprechung bejaht dies bei eigener Heirat, verneint dies aber z.B. bei der Heirat von Cousins. Wie es sich bei der Heirat eines Elternteils verhält, wurde unseres Wissens von den Gerichten noch nie entschieden. Es ist unseres Erachtens vertretbar zu argumentieren, einzig die Heirat des eigenen Kindes begründe einen Anspruch auf Lohnfortzahlung. Denn die Eltern waren für das Kind verantwortlich und das Kind wird mit der Heirat nach überlieferter Vorstellung quasi in die Selbstständigkeit entlassen. Dies ist gegenüber den Eltern anders, hier besteht seitens des Kindes nicht die gleiche Verantwortung. In Ihren allgemeinen Anstellungsbedingungen stellt gemäss klarem Wortlaut lediglich die Eheschliessung eines Kindes eine bezahlte Absenz dar. Daher ist unseres Erachtens zulässig und begründbar, eine bezahlte Absenz bei der Heirat eines Elternteils auszuschliessen und auf eine über den Wortlaut hinausgehende Interpretation der Anstellungsbedingungen zu verzichten. Zwar kann natürlich umgekehrt argumentiert werden, auch die Heirat eines Elternteils berühre die direkte Eltern-Kind-Beziehung. Unseres Erachtens liegt aber dennoch eine andere Situation vor, welche es rechtfertigt, auf eine bezahlte Absenz zu verzichten.

Beerdigung während Ferien

Frage: Eine Mitarbeiterin musste während ihrer Ferien an der Beerdigung des Grossvaters teilnehmen. Grundsätzlich sieht unser Reglement bis zu zwei Tage Freistellung vor. Wie verhält es sich nun aber während der Ferien?

Antwort: Art. 329 OR regelt nur den Anspruch auf Freizeit, wenn eine persönliche Besorgung unverschiebbar während der Arbeitszeit erfolgen muss. Wird z.B. am Samstag gezügelt, gibt es keinen zusätzlichen Freitag. Dasselbe muss daher auch gelten, wenn jemand während der Ferien eine persönliche Angelegenheit erledigen muss. Unseres Erachtens gibt es daher keine zusätzlichen Ferientage (es könnte ja dann auch jemand auf die Idee kommen, wegen des Todesfalls seien die gesamten Ferien ins Wasser gefallen).

Nachträglicher Zügeltag

Frage: Einer unserer Mitarbeiter ist Mitte Jahr in seinen Ferien umgezogen. Ende Dezember wollte er nun nachträglich seinen Zügeltag einziehen und diesen kompensieren. Aus meiner Sicht ist der Zügeltag für den Umzug vorgesehen und nicht, um diesen zu einem späteren Zeitpunkt zu kompensieren. Hat der Mitarbeiter Anspruch auf diesen Zügeltag?

Antwort: Wir gehen davon aus, dass Sie in einem Angestelltenreglement oder etwas Ähnlichem geregelt haben, dass ein Zügeltag vom Arbeitgeber bezahlt wird. Damit hat der Mitarbeiter auf diesen ein Anrecht, auch wenn er während seiner Ferien umzieht, und er darf dies auch am Ende des Kalenderjahres beim Arbeitgeber einfordern. Dass er noch zusätzlich ein paar Ferientage benutzt, um umzuziehen, kann nicht beanstandet werden. Entscheidend ist, dass er tatsächlich umgezogen ist. Damit kommen wir zum Ergebnis, dass ihm dieser Zügeltag gewährt werden muss.

Stellensuche nach Kündigung

Frage: Eine Mitarbeitende hat das Arbeitsverhältnis gekündigt. Während der einmonatigen Kündigungsfrist hat sie sich nach Absprache mit der Vorgesetzten kurzfristig einen freien Tag genommen, um zu diversen Vorstellungsgesprächen zu fahren. Am Folgetag hat sie der Vorgesetzten mitgeteilt, dass sie in der engeren Wahl für eine Stelle ist und hat um 14:00 Uhr kurzfristig erneut den Betrieb verlassen. Können wir externe Bewerbungsgespräche von ihrem Ferienguthaben abziehen? Wir wissen, dass wir der Mitarbeitenden externe Bewerbungsgespräche ermöglichen müssen. Gibt es eine Regelung, in welcher Art und Weise?

Antwort: Man geht in der Regel davon aus, dass für die Stellensuche rund ein halber Tag pro Woche für Vorstellungsgespräche gewährt werden muss. Und selbstverständlich muss dies in Absprache mit der Firma erfolgen, wobei die Mitarbeiterin die Termine natürlich auch nicht einfach frei bestimmen kann. So wie die Mitarbeiterin sich verhält, funktioniert es natürlich nicht. Wir empfehlen, die Frage mit der Mitarbeiterin zu besprechen, für einmal den ganzen Tag zu akzeptieren (der wurde ja gewährt) und den halben Tag als Ferien oder Kompensationszeit einzusetzen. Für die Zukunft gilt es, die Frage auf der Basis von einem halben Tag bezahlt und den Rest als Ferienbezug zu regeln und die rechtzeitige Absprache, die möglichen Wochentage etc. zu vereinbaren.

Arztbesuche während der Arbeitszeit

Frage: Ein Mitarbeiter muss während der Arbeitszeit zum Arzt. Er ist im Monatslohn angestellt. Können wir ihm die Zeit mit der Überzeit verrechnen oder müssen wir ihm die Zeit als Krankheit gutschreiben. Unsere Blockzeit ist von 7.30 bis 11.30 und 13.30 bis 16.00.

Antwort: Von Gesetzes wegen gilt (Art. 329 Abs. 3 OR): Arbeitnehmenden ist die nötige freie Zeit für Arztbesuche zu gewähren. Derartige Kurzabsenzen sind jedoch nur zulässig, wenn die entsprechenden Verrichtungen ausserhalb der Arbeitszeit nicht möglich sind. Bei Arbeitnehmenden mit gleitender Arbeitszeit gilt ein strengerer Massstab, da sie flexibler sind. Für Arbeitnehmende im Monatslohn ist es üblich, dass für diese Abwesenheiten der Lohn bezahlt wird, d.h., es erfolgt keine Kürzung des Monatslohnes. Für den vorliegenden ersten Fall heisst das konkret: Wenn der Termin von Ihnen als Arbeitgeberin bereits genehmigt wurde, dann kann er nicht mit Überzeit verrechnet werden. Ein Lohnabzug wird auch nicht erfolgen dürfen. Bei weiteren künftigen Arztbesuchen empfiehlt es sich, zu statuieren, dass diese ausserhalb der Arbeitszeit zu legen sind, ausser wenn es unumgänglich (z.B. wegen Dringlichkeit) sein sollte.

Absenzen bei Teilzeit

Frage: Eine Mitarbeiterin ist in einem 80%-Pensum als Redaktorin angestellt. Die monatliche Arbeitseinteilung wird jeweils anhand eines Arbeitsplanes gemacht. Die ihr zustehenden Freitage sind somit völlig unterschiedlich verteilt. Im Juli hat es sich ergeben, dass sie fast alle ihre Freitage am Stück bezieht, dafür arbeitet sie viele Tage hintereinander. Nun muss sie sich genau während dieser Freitage einer Operation unterziehen und fällt für ein bis zwei Wochen aus. Nun stellt sich die Frage, ob sie diese Freitage nun noch zugute hat, oder ob es quasi ihr Pech ist, dass die OP genau auf ihre Freitage fällt.

Antwort: Es gibt verschiedene Lösungsansätze. Einmal gibt es die Zufallslösung: Fällt bei Teilzeitarbeit ein Krankheitstag auf einen Tag, der zur ordentlichen Arbeitszeit gehört, ist der ganze Tag gutzuschreiben bzw. fällt er unter die Lohnfortzahlungspflicht. Hingegen besteht dann bei einem Krankheitstag, welcher auf einen arbeitsfreien Tag fällt, keine Lohfortzahlung bzw. wie Sie es sagen, ist es dann das Pech der Arbeitnehmerin. Andererseits gibt es die systematische Lösung: Dabei wird immer die individuelle Sollarbeitszeit gerechnet. Es empfiehlt sich, die Frage von Krankheitsabsenzen bei Teilzeitangestellten (selbst bei unregelmässiger Arbeitszeit nach Dienstplänen) für alle Mitarbeitenden gleich zu regeln. Die systematische Regelung führt zu weniger Konflikten, weil sie nicht von Zufällen abhängt. Ein weiteres Argument für diese Lösung ist, dass die Teilzeitarbeitnehmerin nicht verlangen kann, dass sie alle Arztbesuche in die Arbeitszeit legen darf. Umgekehrt kann die Arbeitgeberin aber auch nicht verlangen, dass alle in die Freizeit gelegt werden.

Unter Kurzabsenzen fallen beispielsweise die folgenden Anlässe:

  • Besuch beim Arzt und Zahnarzt (akute Behandlungen fallen hingegen unter Art. 324a OR)
  • Besuch beim Rechtsanwalt oder Behördengänge
  • Kranken- oder Spitalbesuche naher Angehöriger (die Pflege im Haushalt bei ausgewiesenem Bedarf fällt unter Art. 324a OR)
  • Eigene Hochzeit/eingetragene Partnerschaft (1–3 Tage) und diejenige naher Verwandter (½ –1 Tag)
  • Geburt eines eigenen Kindes (1–3 Tage)
  • Todesfall und Bestattung in der engeren Familie (1–3 Tage), diejenige von Verwandten und Bekannten (1 Tag)
  • Zügeln (je nach Ort 1–2 Tage)
  • Stellensuche (Art. 329 Abs. 3 OR). Üblich ist hier für Bewerbungsgespräche oft die Gewährung eines Halbtages pro Woche, wobei dies im Einzelfall variieren kann (z.B. bei kurzer Kündigungsfrist).
  • Absolvierung von Prüfungen wie die Meisterprüfung oder Fahrprüfung sowie Weiterbildungen, die für die Erhaltung der Berufsfähigkeit unbedingt notwendig sind
  • Festtage (ortsüblich)

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