Arbeitszeitkontrolle: Rechtfertigen Fehler bei der Zeiterfassung eine fristlose Kündigung?
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein fehlerhaftes Zeiterfassungssystem, das durch die Arbeitgeberin verursacht wurde, reicht nicht aus, um eine fristlose Kündigung als gerechtfertigt zu betrachten. Das Bundesgericht stellte fest, dass die unterlassene Meldung des Fehlers durch den Arbeitnehmer zwar eine Treuepflichtverletzung darstellt, aber objektiv nicht geeignet ist, das Vertrauensverhältnis so stark zu erschüttern, dass eine Weiterbeschäftigung unzumutbar wäre. Die Verantwortung für die korrekte Arbeitszeitkontrolle liegt primär beim Arbeitgeber.
Die wichtigsten Punkte:
- Fehler im Zeiterfassungssystem sind ausschliesslich der Arbeitgeberin anzulasten.
- Eine fristlose Kündigung erfordert einen besonders schweren Verfehlungsgrund, der das Vertrauen zerstört.
- Das Wissen des Arbeitnehmers über den Fehler allein genügt nicht für eine fristlose Entlassung.
- Im Zweifel sollte auf eine ordentliche Kündigung zurückgegriffen werden, um rechtliche Risiken zu minimieren.
lic.iur. Leena Kriegers-Tejura
Leena Kriegers-Tejura ist selbstständige Rechtsanwältin und Partnerin bei Bürgi & Kriegers-Tejura Legal in Zürich. Sie ist Fachanwältin SAV Arbeitsrecht und Dozentin/Expertin bei Fachhochschulen, höheren Fachschulen und Erwachsenenbildungsinstituten. Auf Anfrage führt sie auch betriebsinterne Schulungen zu arbeitsrechtlichen Themen durch.
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Rechtfertigen Fehler bei der Zeiterfassung eine fristlose Kündigung?
Sachverhalt
Der Arbeitnehmer (Kläger und Beschwerdegegner vor Bundesgericht) war seit dem 1. Juni 2015 bei der Arbeitgeberin (Beklagte und Beschwerdeführerin vor Bundesgericht) als Chemielaborant angestellt. Sein Beschäftigungsgrad von anfänglich 20 Stunden erhöhte sich per 17. August 2015 auf 32 Wochenstunden und per 1. Mai 2017 auf 40 Wochenstunden zuzüglich Vorholzeit. Das monatliche Fixgehalt ab 1. Mai 2017 betrug CHF 5500.– und erhöhte sich im April 2018 auf CHF 5610.–, jeweils zuzüglich 13. Monatslohn. Nach der letzten Erhöhung des Beschäftigungsgrads per 1. Mai 2017 wurde die Sollarbeitszeit im Zeiterfassungssystem der Arbeitgeberin versehentlich nicht angepasst, und der Arbeitnehmer erbrachte die vereinbarte Sollarbeitszeit von 40 Stunden pro Woche nicht. Unabhängig davon erhielt er von der Arbeitgeberin den Lohn für ein Arbeitspensum von 40 Stunden pro Woche. Am 24. Januar 2019 bemerkte die Arbeitgeberin den Fehler im Zeiterfassungssystem, worauf sie den Arbeitnehmer zu einem Personalgespräch auf den 1. Februar 2019 aufbot. Anlässlich dieses Gesprächs gab dieser zu, seit Anfang November 2018 vom Fehler im Zeiterfassungssystem gewusst zu haben. Daraufhin kündigte die Arbeitgeberin das Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitnehmer fristlos per 1. Februar 2019.
Prozessgeschichte
Der Arbeitnehmer erhob am 20. April 2020 beim Zivilkreisgericht Basel-Landschaft Ost Klage und forderte von der Arbeitgeberin den Betrag von CHF 20 467.90 brutto und den Nettobetrag von CHF 24 310.– je nebst Zins zu 5% seit 1. Februar 2019 als Entschädigung für eine ungerechtfertigte fristlose Entlassung. Das Zivilkreisgericht hiess die Klage mit Urteil vom 18. November 2021 nur teilweise gut. Es betrachtete die fristlose Kündigung als gerechtfertigt und sprach dem Arbeitnehmer einen Betrag von CHF 813.10 brutto nebst Zins für nicht vergütete Ferientage und den nicht vergüteten letzten Arbeitstag zu.
Der Arbeitnehmer zog das Urteil weiter an das Kantonsgericht Basel-Landschaft. Das Kantonsgericht hob das Urteil der ersten Instanz auf und erwog, dass die fristlose Kündigung des Arbeitsverhältnisses im Zusammenhang mit der Arbeitszeitkontrolle nicht gerechtfertigt gewesen sei, und wies die Sache zum Entscheid über die entgeltlichen Folgen der ungerechtfertigten fristlosen Kündigung gemäss Art. 337c Abs. 1 und 3 OR an die Erstinstanz zurück.
Das Zivilkreisgericht Basel-Landschaft Ost (Erstinstanz) hiess daraufhin die Klage teilweise gut und sprach dem Arbeitnehmer aufgrund der ungerechtfertigten fristlosen Kündigung den Betrag von CHF 11 181.10 netto nebst 5% Zins seit 1. Februar 2019 als Ersatz für entgangenen Lohn gemäss Art. 337c Abs. 1 OR sowie CHF 6077.50 nebst 5% Zins seit 1. Februar 2019 als Entschädigung gemäss Art. 337c Abs. 3 OR zu; im Umfang der Mehrforderung wies es die Klage ab.
Die dagegen von der Arbeitgeberin erhobene Berufung ans Kantonsgericht Basel-Landschaft wurde abgewiesen.
Mit Beschwerde in Zivilsachen beantragt die Arbeitgeberin dem Bundesgericht, es sei der Entscheid des Kantonsgerichts Basel-Landschaft (zweite Instanz) aufzuheben, die Berufung des Arbeitnehmers abzuweisen sowie das (erste) Urteil des Zivilkreisgerichts Basel-Landschaft Ost vom 18. November 2021 zu bestätigen, worin die Arbeitgeberin verpflichtet worden war, dem Arbeitnehmer einen Betrag von CHF 813.10 zuzüglich Zins zu bezahlen. Der Arbeitnehmer beantragte beim Bundesgericht, die Berufung der Arbeitgeberin sei abzuweisen.
Aus den Erwägungen des Bundesgerichts
a) Voraussetzungen für eine fristlose Kündigung
Die Arbeitgeberin beanstandete vor Bundesgericht, dass die Vorinstanz die am 1. Februar 2019 ausgesprochene fristlose Kündigung des Arbeitnehmers als nicht gerechtfertigt erachtete.
Das Bundesgericht führt aus, wann eine Kündigung aus wichtigen Gründen gemäss Art. 337 OR gerechtfertigt ist. Es hält fest, dass gemäss Rechtsprechung zum Art. 337 OR eine fristlose Entlassung nur bei besonders schweren Verfehlungen des Arbeitnehmers gerechtfertigt ist. Diese müssen einerseits objektiv geeignet sein, die für das Arbeitsverhältnis wesentliche Vertrauensgrundlage zu zerstören oder zumindest so tiefgreifend zu erschüttern, dass dem Arbeitgeber die Fortsetzung des Vertrags nicht mehr zuzumuten ist, und andererseits auch tatsächlich subjektiv zu einer derartigen Zerstörung oder Erschütterung des gegenseitigen Vertrauens geführt haben. Sind die Verfehlungen weniger schwerwiegend, so müssen sie trotz Verwarnung wiederholt vorgekommen sein (E. 2.1). Ob die dem Arbeitnehmer vorgeworfene Pflichtverletzung die erforderliche Schwere erreicht, lässt sich nicht allgemein sagen, sondern hängt von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab (E. 2.1).
Bei der Beurteilung hat der Richter ein gewisses Ermessen. Solche Ermessensentscheide überprüft das Bundesgericht an sich frei. Es übt dabei aber Zurückhaltung und schreitet nur ein, wenn die Vorinstanz grundlos von in Lehre und Rechtsprechung anerkannten Grundsätzen abgegangen ist, wenn sie Tatsachen berücksichtigt hat, die für den Entscheid im Einzelfall keine Rolle spielen dürfen, oder wenn sie umgekehrt Umstände ausser Betracht gelassen hat, die hätten beachtet werden müssen. Es greift ausserdem in Ermessensentscheide ein, wenn sich diese als offensichtlich unbillig, als in stossender Weise ungerecht erweisen (E. 2.1, 2. Absatz).
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b) Argumente der Vorinstanz
Die Vorinstanz stellte fest, dass die fristlose Kündigung des Arbeitsverhältnisses am 1. Februar 2019 ohne objektiv wichtigen Grund gemäss Art. 337 OR erfolgte (E. 2.2).
Die Vorinstanz stellte fest, dass die Arbeitgeberin nicht nachweisen konnte, dass der Arbeitnehmer absichtlich die Arbeitgeberin geschädigt hatte, indem er von einer fehlerhaften Sollzeiteinstellung im Zeiterfassungssystem profitierte. Der Arbeitnehmer hatte den Fehler erst im November 2018 bemerkt, und die Arbeitgeberin konnte den Verdacht, dass er den Fehler früher bemerkt hatte, nicht beweisen (E. 2.2).
Gemäss Vorinstanz rechtfertigte auch das Unterlassen einer Meldung des Fehlers im Zeiterfassungssystem nach dessen Entdeckung durch den Arbeitnehmer die fristlose Kündigung nicht. Sein Verhalten im Zusammenhang mit der fehlerhaften Arbeitszeitkontrolle und der Absicht, «alles so weiterlaufen zu lassen», um namentlich nicht mit Lohnrückzahlungen konfrontiert zu werden, sei zwar als Treuepflichtverletzung im Sinne von Art. 321a Abs. 1 OR zu werten.
Die unterlassene Meldung sei indes objektiv nicht geeignet, das Vertrauensverhältnis zu zerstören und eine Weiterbeschäftigung unzumutbar zu machen. Die Vorinstanz kommt zum Schluss, die ordentliche Kündigung mit einer Frist von zwei Monaten wäre verhältnismässig gewesen. Begründet bzw. berücksichtigt wurden die folgenden Punkte durch die Vorinstanz (E. 2.2):
- Alter des Arbeitnehmers von damals 27 Jahren
- Arbeit als Chemielaborant mit flexiblem Gleitzeitmodell, mit welcher die Arbeitgeberin stets zufrieden gewesen sei
- Die Arbeitszeitkontrolle sowie die Kontrolle der Arbeitsleistung des Arbeitnehmers stelle eine Pflicht der Arbeitgeberin gemäss Art. 328 OR dar.
- die Verletzung der Kernarbeitszeiten durch den Arbeitnehmer von der Arbeitgeberin toleriert bzw. nie abgemahnt worden sei
- der Fehler im Zeiterfassungssystem von der Arbeitgeberin zu verantworten gewesen sei
- dem Arbeitnehmer kein aktives Fehlverhalten vorgeworfen werden könne
Checkliste
- Prüfen Sie nach jeder Vertragsanpassung, ob die Sollzeiten im Zeiterfassungssystem korrekt aktualisiert wurden.
- Implementieren Sie regelmässige Audits der Zeiterfassungsdaten, um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.
- Dokumentieren Sie alle Änderungen an den Arbeitsbedingungen und den entsprechenden Systemeinstellungen.
- Schulen Sie Ihre HR-Mitarbeiter darin, die Konsistenz zwischen Arbeitsvertrag und Zeiterfassung sicherzustellen.
- Reagieren Sie bei entdeckten Fehlern transparent und setzen Sie klare Korrekturmaßnahmen um, bevor es zu Konflikten kommt.
- Bewerten Sie jedes Vorkommnis individuell, bevor Sie disziplinarische Massnahmen einleiten.
- Berücksichtigen Sie bei Sanktionen stets das Alter, die Betriebszugehörigkeit und bisheriges Verhalten des Mitarbeiters.
- Lassen Sie sich bei unsicheren Fällen von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten, bevor Sie kündigen.
c) Argumente des Bundesgerichts
Das Bundesgericht stellt fest, dass die Argumente der Arbeitgeberin insbesondere darauf abzielen, die (unstrittige) Treuepflichtverletzung des Arbeitnehmers im Verhältnis zu der ihr selbst zum Vorwurf erhobenen Verletzung der Kontrollpflichten schwerer zu gewichtigen ist. Diese unterschiedlichen Sichtweisen führen gemäss Bundesgericht aber nicht dazu, dass die Entscheidung der Vorinstanz als willkürlich und stossend zu werten sei. Nur bei Willkür könne das Bundesgericht einschreiten, was hier nicht zutreffe (E. 2.4.3).
Die Ermessensausübung der Vorinstanz bezüglich des Fehlens eines objektiv wichtigen Grunds hält vor Bundesgericht stand. Aufgrund dessen ging das Bundesgericht auf die weiteren Gegenargumente der Arbeitgeberin nicht mehr ein und wies Beschwerde der Arbeitgeberin ab. Damit schützte das Bundesgericht den kantonalen Entscheid.
Empfehlungen für die Praxis
Die fristlose Kündigung bedarf eines wichtigen Grunds, welcher dazu führt, dass die Zusammenarbeit nicht mehr zumutbar ist. Die Anforderungen an einen solchen wichtigen Grund sind in der Praxis hoch. Zudem ist jeder einzelne Fall eigenständig zu beurteilen. Im Zweifelsfall ist den Arbeitgebenden zu empfehlen, eher zur ordentlichen Kündigung zu greifen, insbesondere wenn die Kündigungsfrist nicht so lange ist.
Die Arbeitgeberin trägt die Verantwortung für das Zeiterfassungssystem. Allfällige Fehler in einem solchen sind vollumfänglich der Arbeitgeberin anzulasten. Das eigene Fehlverhalten der Arbeitgeberin kann nicht mit einer allfälligen Treuepflichtverletzung des Arbeitnehmers kompensiert werden. Das Bundesgericht stellt klar, dass das Wissen des Arbeitnehmers über eine fehlerhafte Zeiterfassung allein nicht ausreicht, um ein derart grosses Mitverschulden anzurechnen, das als wichtiger Grund im Sinne von Art. 337 OR qualifiziert werden kann. Im Übrigen schreitet das Bundesgericht nicht ein, weil die Entscheidung der Vorinstanz inkl. deren Begründung nicht willkürlich ist. Die Richter haben einen grossen Ermessensspielraum, und hier wird durch das Bundesgericht nur dann korrigierend eingegriffen, wenn dieser Spielraum in stossender Weise missbraucht wird.
Arbeitgebenden wird angesichts dieses Entscheids empfohlen sicherzustellen, dass die Zeiterfassungssysteme mit den korrekten Inhalten gefüllt und regelmässig mit allfälligen Vertragsanpassungen abgeglichen werden.
FAQ: Arbeitszeitkontrolle
Darf ich einen Mitarbeiter fristlos entlassen, wenn er von einem Fehler in der Zeiterfassung profitiert hat?
Nein, nicht automatisch. Wenn der Fehler im System von der Arbeitgeberin stammt, trägt diese die Hauptverantwortung. Das Wissen des Mitarbeiters über den Fehler ist nur dann relevant, wenn er aktiv versucht hat, den Schaden zu verbergen oder zu vergrössern. Im vorliegenden Fall reichte dies für eine fristlose Kündigung nicht aus.
Wer ist für die korrekte Arbeitszeitkontrolle verantwortlich?
Gemäss Art. 328 OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitsleistung und die Arbeitszeit zu kontrollieren. Fehler im Zeiterfassungssystem gelten daher als Pflichtverletzung des Arbeitgebers und können nicht dem Arbeitnehmer angelastet werden.
Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer einen Fehler in der Zeiterfassung bemerkt, aber nichts meldet?
Dies kann als Verletzung der Treuepflicht (Art. 321a OR) gewertet werden. Eine fristlose Kündigung ist jedoch nur gerechtfertigt, wenn dieses Verhalten das Vertrauensverhältnis schwerwiegend beschädigt. In vielen Fällen ist eine ordentliche Kündigung oder eine Abmahnung das angemessenere Mittel.
Wie hoch ist das Risiko einer ungerechtfertigten fristlosen Kündigung?
Das Risiko ist hoch, da die Anforderungen an einen wichtigen Grund sehr streng sind. Bei einer ungerechtfertigten fristlosen Kündigung muss der Arbeitgeber Lohnersatz und eine Entschädigung gemäss Art. 337c OR zahlen, was schnell mehrere Monatslöhne betragen kann.
