Einführung neuer Mitarbeiter: Die Erfolgsfaktoren beim Stellenantritt

Wie gelingt eine erfolgreiche Einführung neuer Mitarbeiter in einem Schweizer Unternehmen?

Einleitung

Im positiven Fall werden neue Mitarbeitende schnell, umfassend und kompetent mit dem neuen Unternehmen vertraut gemacht. Sie können sich bald mit der neuen Aufgabe und dem neuen Arbeitgeber identifizieren, wissen, worauf es ankommt und welche besonderen Erwartungen mit der neuen Stelle verbunden sind. Die neuen Mitarbeitenden kennen die Spielregeln und Kompetenzen und können sich menschlich im Unternehmen integrieren.

Ob aus qualifizierten Bewerbenden leistungsfähige und leistungsbereite Mitarbeitende werden, hängt somit wesentlich von der Art und Weise ab, wie sie mit ihrer Aufgabe und dem Umfeld vertraut gemacht werden.

Praxis-Tipp: Die neuen Mitarbeitenden brauchen nicht nur eine angemessene, stufenweise und motivierende Einführung in die neuen Aufgaben. Beachten Sie auch folgende zwei Punkte:
Information: Neue Mitarbeitende benötigen umfassende Informationen über das Unternehmen und seine Produkte, über Betriebsstruktur und Arbeitsabläufe, über Pflichten und Kompetenzen, über Erwartungen und Bräuche.    
Integration: Entscheidend über Erfolg oder Misserfolg ist oft die Frage, ob neue Mitarbeitende auch menschlich ihren Platz finden, Wertschätzung von Seiten der Vorgesetzten wie der Arbeitskollegen erfahren, sich mit der Aufgabe und dem Unternehmen identifizieren können und Vertrauen entwickeln.

Durch das «Nicht-mehr-ganz-Dazugehören» im bisherigen Betrieb und das «Noch-nicht-Dazugehören» im neuen Unternehmen empfinden viele Arbeitnehmende die Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem Eintritt ins Unternehmen als eine Zeit der Leere.

Es ist deshalb sinnvoll, auch der administrativen Vorbereitung des Eintrittes Beachtung zu schenken und den Kontakt mit den zukünftigen Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten.

Ein Beispiel stellt das Willkommensschreiben - begleitet durch Informationsbeilagen - dar. Dieses gibt Neueintretenden die Möglichkeit, das sogenannte «Wir-Gefühl» langsam auf das neue Unternehmen zu übertragen, ohne dort bereits integriert zu sein.

Erfahrungsgemäss erhalten neueintretende Mitarbeitende eine ganze Reihe von Unterlagen. Anstelle der Abgabe von verschiedenen Broschüren, Formularen und losen Blättern empfiehlt sich die Abgabe eines Anstellungsordners, der sämtliche Anstellungsunterlagen geordnet zusammenfasst.

Einführung neuer Mitarbeiter: Vorbereitung

Einführungsprogramm

Die Gestaltung der ersten Zeit ist im Einführungsprogramm festgelegt. Ein solches Einführungsprogramm umfasst die eigentlichen Einarbeitungsschritte wie die notwendigen neuen Kontakte im Unternehmen. Dazu gehört meist auch ein Besuch in den organisatorisch vor- und nachgelagerten Abteilungen sowie in den Frontbereichen, um die Praxisprobleme kennen zu lernen.

Götti oder Gotte

Für die Einführung neuer Mitarbeitender während der ersten Zeit bestimmen Sie einen so genannten «Götti» oder eine «Gotte». Diese Person, in aller Regel eine direkte Arbeitskollegin oder ein direkter Arbeitskollege, übernimmt aktiv die tägliche Betreuung der neuen Person während der ganzen Probezeit und steht für alle auftauchenden Fragen und Probleme zur Verfügung. Es handelt sich bewusst nicht um Vorgesetzte, um die Integration in das bestehende Arbeitsteam zu unterstützen.

Praxis-Tipp: An der Gestaltung des Eintritts erkennt man die wahren Profis. Sofern das bei Ihnen noch nicht zum Standard gehört: Erarbeiten Sie für den nächsten Eintritt ein schriftliches Einführungsprogramm und bestimmen Sie eine Gotte oder einen Götti. Sie werden die Mehrarbeit während der Einarbeitungsphase wieder kompensieren und werden erleben, dass die Einführung viel geordneter abläuft.

Einführung neuer Mitarbeiter am Arbeitsplatz

«Gute Bewerbende können nur dann auch gute Mitarbeitende werden, wenn sie nach der Arbeitsaufnahme nicht sich selbst überlassen bleiben!»

Die spezifische Einführung neuer Mitarbeitender beginnt an deren zukünftigem Arbeitsplatz. Die Abteilungsleitung, die Gotte oder der Götti sowie die engsten Mitarbeitenden sollen vorgestellt werden. Als nächstes ist es von Vorteil, wenn die Begleitperson mit den neuen Mitarbeitenden einen kleinen Rundgang macht, bei dem die wichtigsten Örtlichkeiten gezeigt werden. Götti oder Gotte sind auch dafür verantwortlich, dass die neuen Mitarbeitenden die wichtigsten Dokumente, Arbeitsmittel etc. für die Arbeitsaufnahme erhalten. Erst dann beginnt die eigentliche Einführung in die Aufgaben.

Praxis-Tipp: Achten Sie darauf, dass neue Mitarbeitende gleich von Anfang an Gelegenheit erhalten, sich produktiv zu betätigen. Das ermöglicht erste Erfolgserlebnisse. Aus diesem Grunde umfasst der erste Arbeitstag bereits erste konkrete, bewältigbare Arbeiten.

Einführungsveranstaltung

Grössere Unternehmen haben die Möglichkeit, jeweils mehrere Neueintretende in einer gemeinsamen Einführungsveranstaltung zusammenzufassen. Idealerweise findet eine solche Veranstaltung an jedem ersten Arbeitstag eines Monats statt und stellt so die offizielle Begrüssung dar. Andernfalls findet eine solche Veranstaltung alle zwei oder drei Monate statt, dazu werden die in den letzten Monaten eingetretenen Mitarbeitenden eingeladen.

Die Einführung neuer Mitarbeiter beginnt dabei meist mit einer solchen Veranstaltung, die die neuen Mitarbeitenden über das Unternehmen, dessen Einrichtungen, organisatorische Struktur, Geschichte und Produkte sowie Dienstleistungen orientiert. Die Präsenz der wichtigen Repräsentanten des Unternehmens (Direktion, Personaldienst etc.) symbolisiert die Wertschätzung, welche den Neueintretenden entgegengebracht wird.

Diese Art der Einführung eignet sich für alle neuen Mitarbeitenden. Die Schwierigkeit bei der Themenauswahl besteht darin, Zuhörende aus unterschiedlichen Abteilungen, Berufe und hierarchischer Stellungen gleichermassen anzusprechen.

Methodische Möglichkeiten zur Gestaltung solcher Einführungen sind beispielsweise:                  

• Kurzreferate und Informationen   
• Betriebsbesichtigung   
• Produktedemonstrationen   
• Kurzfilm über das Unternehmen   
• Gemeinsame Kaffeepause, gemeinsames Mittagessen

FAQ: Einführung neuer Mitarbeiter

Warum ist die Zeit vor dem Eintritt wichtig?

Viele Arbeitnehmende empfinden die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Eintritt als Zeit der Leere. Durch administrative Vorbereitung und Kontakt aufrechtzuerhalten, wird das «Wir-Gefühl» bereits vor dem ersten Tag aufgebaut.

Welche Rolle übernimmt der «Götti» oder die «Gotte»?

Diese Person, idealerweise ein direkter Kollege und nicht der Vorgesetzte, übernimmt die tägliche Betreuung während der Probezeit, steht für Fragen zur Verfügung und unterstützt die Integration in das bestehende Team.

Was sollte auf dem ersten Arbeitstag stehen?

Der erste Tag sollte neben Vorstellungsrunden und einem Rundgang bereits erste konkrete, bewältigbare Arbeiten umfassen, um den neuen Mitarbeitenden erste Erfolgserlebnisse zu ermöglichen.

Wie unterscheidet sich die Einführung in grösseren Unternehmen?

In grösseren Unternehmen können mehrere Neueintretende in einer gemeinsamen Einführungsveranstaltung zusammengefasst werden, die oft von der Direktion besucht wird und Informationen zur Unternehmensstruktur, Geschichte und Produkte bietet.