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Einführungsprogramm: Personaleinführung optimal planen

Sie haben den passenden Mitarbeiter gefunden? Ich gratuliere – nun beginnt das Preboarding (Vorbereitungsphase). Diese Phase beginnt bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und geht bis zum ersten Arbeitstag. Da die Personalkosten ein grosser Kostenblock eines jeden Unternehmens sind, besteht nun ein starkes Interesse an einer effizienten, nachhaltigen Integration des neuen Mitarbeitenden.

14.12.2021 Von: Diana Roth
Einführungsprogramm

Die Einführung des neuen Mitarbeiters nimmt damit seinen Anfang. Die wichtigen Vorbereitungsarbeiten, die in den Verantwortungsbereich des HR-Abteilung gehören, beginnen. Oftmals vergehen mehrere Wochen von der Vertragsausstellung bis zum tatsächlichen Eintritt des neuen Mitarbeitenden. Umso wichtiger, dass während dieser Zeit guten Kontakt gepflegt wird.

Das Preboarding kann die Einladung zu anstehenden Firmenanlässen beinhalten genauso wie Geburtstagskarten, rechtzeitiges Zusenden von dem geplanten Einführungsplan sowie Video-Grüsse des neuen Teams.

Eine gute Einführung hat immer 2 Ziele:

  • Die rasche Integration ins Team/Firma/Aufgabe
  • Beschleunigung der Selbständigkeit und Entscheidungsfähigkeit.

Hierbei sollte man immer die fachlichen wie die sozialen Ebenen berücksichtigen.

Ein Einführungsprogramm schafft Übersicht

Oftmals werden fachliche Themen sehr gut vorbereitet. Z.B. die Planung wie Sachthemen vermittelt werden, damit der neue Mitarbeiter rasch seine Arbeit selbstständig erledigen kann. Die eigentliche Herausforderung stellt die soziale bei vielen Neueintritten dar. Es geht hier um die Integration in das Team und Unternehmen.

Damit die soziale wie fachliche Ebene gelingt, bedarf es einer guten Planung des ersten Arbeitstages und der folgenden Woche (Orientierungsphase) mit einem Einführungsprogramm, welches die Durchführung von Standortgesprächen sowie des Probezeitgespräches beinhaltet.

Was offline bereits etabliert ist und mehrfach durchgespielt, stellt für viele Firmen online ein Problem dar. Dabei gilt: was offline geht – geht oftmals auch online, einfach ein wenig anders.

Der neue Mitarbeiter erhält online wie offline alle Namen der neuen Mitarbeitenden, den Eintrittstermin und Uhrzeit zugesandt. Er wird vorab während des Onboardings über die Ausstattung des Arbeitsplatzes online/offline, Arbeitsmaterialen, Telefonanschluss, E-Mail-Adresse, Zutrittsberechtigungen, Visitenkarten etc. bestens informiert.

Die Instrumente die den Einführungstag online begünstigen sind z.B.

  • Zoom-Meetings
  • Videovorstellungen von Abteilungen
  • Virtuelle Kaffeepausen
  • Virtuelle Pausenräume
  • Virtuell angeleitete Wissensforen
  • E-Learning-Tools

Die erste gemeinsame Mittagspause gelingt online, wenn man dem neuen Mitarbeiter z.B. vom Pizzaservice genau wie den anderen Mitgliedern des Teams, das Mittagessen ausliefern lässt und man sich dann gemeinsam in Zoom zum Essen und kollegialen Austausch trifft.

Viele Firmen senden sogar ihr Wellcome-Paket vorab mit der Post. Hier ist die Begrüssungskarte von allen unterschrieben und auch ein Firmen Give-away dabei, welches zum Ausdruck bringt: «Wir freuen uns auf Sie! Welcome on Board!»

Der Kontakt zum Götti (Mentor) und Vorgesetzten mit geplanten Zoom-/Teamsitzungen stellt dabei das Herzstück dar. Ob es sich nun um ein individuelles Detailprogramm für einen einzelnen Mitarbeiter oder ein Gruppenprogramm handelt, beides ist online ähnlich planbar, wie offline.

Um ein Einführungsprogramm zu gestalten, benötigt es eine genaue Absprache mit dem Vorgesetzten und Mentor. Hilfreiche HR-Instrumente sind hier die Stellenbeschreibung wie das Anforderungsprofil.

Die Punkte, die im Anforderungsprofil z.B. mit einer hohen Priorität mit einem Muss bezeichnet wurden, sollten im Einführungsprogramm unbedingt mit der entsprechenden Einführungszeit und Einsätzen, vorgesehen werden.

Die Vorbereitung eines Eintritts sollte seriös und überlegt erfolgen. Idealerweise werden diese nachstehenden Massnahmen beachtet:

 

Offline Online
Besichtigung Abteilungen Videoaufnahmen der Abteilungen
Kennenlernen durch gem. Pausen, Gespräch Kennenlernen durch gem. virtuelle Pausen, Gespräche
Schulungen durch interne Spezialisten Video-Schulungen durch interne Spezialisten live oder per Video-Schulung (E-Learning)
Praktische Einsätze

Abgabe von Arbeiten, die online erledigt werden können (die IT spielt in Online-Einführungszeiten eine besonders grosse Rolle)

Informationen direkt Informationen per Zoom, Video, Telefon, Chat (geplant und organisiert)

Der Personalgewinnungsprozess ist erst mit der erfolgreichen Probezeit abgeschlossen. Ab hier beginnt der eigentliche Integrationsprozess (drei bis zwölf Monate), welche andere Begleitformen von der Personalabteilung und Vorgesetzten fordert.

Ein Grund mehr, diese Pre- und Onboardingphase intensiv zu nutzen. Sie bietet doch die Gelegenheit zu prüfen, ob die Erwartungen auf beiden Seiten an die zukünftige Zusammenarbeit erfüllt werden kann.

Daher ist jede Probezeit – egal ob online oder offline durchgeführt – mit klar definierten Zielen verbunden. Im Vordergrund steht vor allem der Informationsaustausch, das Beseitigen von Missverständnissen und das Klären von Fragen und damit die Möglichkeit Korrekturen vorzunehmen.

Das bedeutet gleichzeitig, dass regelmässige Feedbackgespräche vor dem endgültigen Abschlussgespräch stattgefunden haben.  Diese Zwischengespräche schützen nicht nur Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite vor falschen Erwartungen – sondern auch vor einer etwaigen bösen Überraschung am Ende der Probezeit.

Jede Probezeit muss mit einem Gespräch und einer ersten Beurteilung abgeschlossen werden. Egal, ob Sie dafür einen standardisierten Fragebogen nehmen oder dies individuell gestalten, wichtig ist, dass Sie dem Mitarbeiter bereits damit einen wertschätzenden Einstieg ins Unternehmen und ins Team ermöglichen.

Hier einige Beispielfragen, die Sie angepasst anwenden können:

  1. Wie stark deckt sich die Beschreibung der Stelle im Vorstellungsgespräch mit den tatsächlichen Aufgaben?
  2. Was hat Ihnen in den ersten Wochen besonders gefallen?
  3. Was hat Sie in den ersten Wochen irritiert/geärgert?
  4. Was haben Sie sich ganz anders vorgestellt?
  5. Was brauchen Sie noch von uns, damit die Zielerreichung klappt?
  6. Wie ist die Integration ins Team verlaufen?
  7. Welche Hilfestellungen benötigen Sie hier noch?
  8. Wie wurde der Einführungsplan eingehalten?
  9. Welche Punkte sollten wir in einer zukünftigen Einführung noch beachten?

Damit wird es klar: die Einführung von neuen Mitarbeitenden ist in der Verantwortung des Vorgesetzten. Die HR-Abteilung unterstützt die Führungskräfte. Die überlegte Art und Weise wie neue Mitarbeitende eingeführt werden sichert die erfolgreiche Zusammenarbeit der Zukunft.

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