Arbeitsproduktivität: Mit mehr Fokus produktiv und gesund arbeiten
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Niedrige Produktivität entsteht oft nicht durch mangelnde Motivation, sondern durch Strukturen, die konzentriertes Arbeiten verhindern. Häufige parallele Projekte und ständige Unterbrechungen führen dazu, dass Mitarbeitende zwar beschäftigt sind, aber keine messbaren Fortschritte erzielen. Durch gezielte Massnahmen wie klar definierte Prioritäten und geschützte Zeitfenster ohne Meetings können Unternehmen diese negativen Effekte umkehren und gleichzeitig das Wohlbefinden der Belegschaft stärken.
Die wichtigsten Punkte:
- Ständige Unterbrechungen durch E-Mails und Chats kosten täglich bis zu 275 Minuten an Konzentration.
- Mehr als zwei komplexe Projekte parallel pro Person senken die Qualität und verlangsamen den Fortschritt.
- Klare Quartalsprioritäten geben Teams Orientierung und schützen vor Verzettelung.
- Gemeinsam vereinbarte Erreichbarkeitsregeln reduzieren den psychischen Druck, ständig erreichbar sein zu müssen.
- Regelmässige Kurzpausen von fünf bis zehn Minuten alle 90 Minuten steigern nachweislich die Leistungsfähigkeit.
Stefan Israng
Stefan Israng ist Gründer der Fokushelden GmbH. Mit über 15 Jahren Führungserfahrung begleitet er HR-Verantwortliche, Führungskräfte und Teams in der Schweiz dabei, produktiv und gesund leistungsfähig zu arbeiten.
Wie können Unternehmen die Arbeitsproduktivität durch Fokus und gesunde Strukturen erhöhen?
Es ist 18:30 Uhr. Eine Teamleiterin schliesst ihren Laptop. Vier Meetings, ein ungeplantes Gespräch mit der Geschäftsleitung, 47 ungelesene Chat- Nachrichten. Dazwischen eine GL-Präsentation, die sie fünfmal geöffnet und nie fertig geschrieben hat. Die Präsentation, die heute abgegeben werden muss, wartet noch. Sie nimmt die Arbeit mit nach Hause.
Diese Szene spielt sich täglich in Schweizer Unternehmen ab. Mitarbeitende sind beschäftigt, engagiert und oft erschöpft. Durch viele Unterbrechungen stimmen die Resultate nicht, Projekte dauern länger als geplant, Budgets werden über schritten, Führungskräfte rechtfertigen sich vor der Geschäftsleitung, und Überstundenkonten wachsen. Wer glaubt, das liege an der Motivation der Mitarbeitenden, liegt falsch.
Der volle Tag täuscht
Oft sind es die Arbeitsorganisation und die Strukturen, die es schwer machen, wirklich voranzukommen: viele gleichzeitig wichtige Aufgaben, zu viele Unterbrechungen und zu wenig Zeit für konzentriertes Arbeiten.
Der Microsoft Work Trend Index 20251 zeigt das in konkreten Zahlen. Während der Arbeitszeit werden stark engagierte Mitarbeitende alle zwei Minuten unterbrochen, durch Meetings, E-Mails, Chat-Nachrichten, Benachrichtigungen und Selbstablenkungen. Das sind bis zu 275 Unterbrechungen pro Tag. Gleichzeitig sind 60% aller Meetings ad hoc, also ungeplant und kurzfristig aufgesetzt. Mitarbeitende verbringen einen grossen Teil des Tages damit, zu reagieren und zu kommunizieren, während die eigenen Prioritäten liegen bleiben.
Dazu kommt etwas, das ich in fast jedem Unternehmen beobachte: zu viele parallele Projekte. Wenn eine Fachperson gleichzeitig in mehrere komplexe Vorhaben eingespannt ist, verliert sie bei jedem Themenwechsel wertvolle Zeit. Ein verbreiteter Denkfehler auf Führungsebene verstärkt das noch. Ein Projekt ist gestartet, also läuft es. Dabei wird vergessen, dass Mitarbeitende, die gleichzeitig auf zu vielen Baustellen arbeiten, keinem einzelnen Projekt die nötige Zeit und Aufmerksamkeit geben können. Alle Vorhaben kommen langsamer voran, die Qualität leidet, und der Frust wächst auf allen Seiten.
Reaktivität statt Prioritäten
Viele Menschen arbeiten reaktiv. Der Tag wird von Nachrichten gesteuert, von E-Mails, die sofortige Antwort erwarten, von Chat-Nachrichten, die innerhalb von Minuten beantwortet werden sollen. Das erzeugt eine konstante Angst, etwas zu verpassen. Verstärkt wird dieser Druck durch Führungsverhalten. Wenn Vorgesetzte abends oder an Wochenenden Nachrichten schreiben, passen Mitarbeitende ihr Verhalten oft an, mit spürbaren Folgen für die Erholung.
Hinzu kommt die Vielzahl an Kommunikationskanälen. In vielen Unternehmen ist nicht klar, welcher Kanal wofür gedacht ist und wie schnell eine Antwort erwartet wird. Das erzeugt einen permanenten Druck, ständig nachzuschauen, was ein Produktivitätsverlust verursacht.
Was HR und Führung tun können
Gesunde Leistungsfähigkeit entsteht durch Bedingungen, in denen konzentriertes Arbeiten überhaupt möglich ist. Diese Bedingungen können HR und Führungskräfte aktiv gestalten.
HR spielt dabei eine wichtige Rolle als Struktur- und Impulsgeberin. Führungsworkshops sind ein gutes Gefäss, um diese Themen auf die Agenda zu bringen und gemeinsam mit Führungskräften und Mitarbeitenden konkrete Lösungen zu erarbeiten. Wenn Beteiligte verschiedener Stufen mitwirken, werden die Lösungen im Alltag erfahrungsgemäss besser getragen. Mitarbeitendenbefragungen können helfen, individuelle Zeitdiebe sichtbar zu machen und die Umsetzung im Alltag gezielter zu gestalten.
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