HR-Kennzahlencockpit: HR-Arbeit sicht- und messbar machen
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein HR-Kennzahlencockpit wandelt rohe Daten in handlungsrelevante Erkenntnisse um und ermöglicht es der Personalabteilung, sich als echter Business-Partner zu positionieren. Statt auf Bauchgefühl zu setzen, schaffen faktenbasierte Analysen Transparenz über die aktuelle Lage und dienen als Frühwarnsystem für kritische Entwicklungen wie Fachkräftemangel. Durch die systematische Aufbereitung von quantitativen und qualitativen KPIs erhalten Entscheidungsträger eine solide Grundlage für operative Lenkung und strategische Investitionen.
Die wichtigsten Punkte:
- Ein Cockpit macht HR-Arbeit messbar und unterstützt die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.
- Datenbasierte Ansätze ermöglichen effizientere Entscheidungen und eine verbesserte Employee Experience.
- Der Fokus sollte auf aktiven Mitarbeitenden und der Mitarbeiterbindung liegen, bevor externe Employer Branding-Massnahmen priorisiert werden.
- Qualitativ aufbereitete Kennzahlen sind essenziell, um Zahlenfriedhöfe zu vermeiden und echten Mehrwert zu stiften.
Alexander Beck
Alexander Beck ist HR- und Transformationsspezialist. Als Geschäftsführer von Beck Human Resources Consulting berät er KMU als Sparringspartner in ihrer unternehmerischen Weiterentwicklung – strategisch, konzeptionell und umsetzungsorientiert. www.beck-hr.ch
Wie baut man ein HR-Kennzahlencockpit auf, um die HR-Arbeit strategisch sichtbar und messbar zu machen?
Ausgangslage People Analytics
Zwar findet das Buzzword «People Analytics» immer mehr Verbreitung, doch die Definition und das Verständnis bleibt in vielen Organisationen schwammig und unkonkret. Die sich in den jährlichen Geschäftsberichten wiederfindenden Kennzahlen sind zwar «nice», sind aber meistens rückblickend verfasst und werden nur selten für weitergehende Analysen genutzt. Die aktuellen HR-Herausforderungen verdeutlichen es klar: Ohne faktenbasiertes Wissen werden die HR-Herausforderungen meist «bauchig», situativ und emotional angegangen. Sie erlangen dann Bedeutung, wenn es schon lichterloh in einem spezifischen HR-Thema brennt (siehe z.B. Fachkräfte- resp. Skillmangel). Plötzlich wollen alle Arbeitgeber ihr Employer Branding auf Vordermann resp. -frau bringen, um auf dem Arbeitsmarkt (attraktiv) wahrgenommen zu werden. Doch vielleicht lohnt es sich, zuerst auf die aktiven Mitarbeitenden zu achten und das Thema Mitarbeiterbindung strategisch in den Vordergrund zu stellen.
Die aktuelle Studie «Digital HR 2024» von Avenir Suisse zeigt auf, dass mit dem Einzug der KI datenbasierte Ansätze Effizienzgewinne, bessere Entscheidungsgrundlagen und eine verbesserte Employee Experience ermöglichen können, sofern sie gezielt, transparent und im Einklang mit Datenschutz eingesetzt werden. Somit ist KI als zentralen Treiber für die Weiterentwicklung des HRs und dessen Kennzahlenwelt. Doch bleibt der Fakt bestehen, dass viele HR-Organisationen sich nicht hinreichend mit dem Thema People Analytics auseinandersetzen und mit Strategien und Konzepten stärker über zahlenbasierte Informationen (quantitativ und qualitativ), im Unternehmen oder Organisation zu positionieren und zu einem echten BUSINESS-Partner zu entwickeln.
Es fehlt oft an aussagekräftigen Kennzahlen, welche in ein HR-Kennzahlencockpit eingebunden sind, die es auf operativer und strategischer Ebene ermöglichen, Entwicklungen und Tendenzen mittels geeigneter Massnahmen zu initialisieren oder korrektiv einzuwirken. Damit könnte sich das HR-Management auf Augenhöhe mit den Entscheidungsträgern positionieren und somit einen aktiven Teil zur erfolgreichen Unternehmensentwicklung beisteuern. Doch welche Ziele verfolgen Kennzahlensysteme, und welchen Nutzen stiften sie?
- Weiterentwicklung der aktuellen Human-Resources-Strategie und Personalpolitik
- Messbarkeit der HR-Arbeit in qualitativer und quantitativer Hinsicht
- Steuerung und Lenkung von eingeleiteten Initiativen und Massnahmen (Monitoring)
- Qualitätsüberprüfung und Effizienzsteigerung von HR-Prozessen und Abläufen
- Frühwarnsystem für unternehmensrelevante Entwicklungen und Tendenzen
- Grundlagen für strategische und operative Entscheidungen
- Basis für Investitionen rund um das Thema «Digitale Entwicklung des HRM»
- Grundlage für Vergleiche und Benchmarks und vereinbarte Zielsetzungen
- Aufzeigen der Wertschöpfung des HR-Managements
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Ein massgeschneidertes HR-Kennzahlencockpit erstellen
Doch wie packt man eine solche Aufgabe an, und nach welchem Vorgehen erstellt man ein massgeschneidertes HR-Kennzahlencockpit? Vorneweg: Weniger ist mehr und es bedarf zuerst eines Abgleichs mit den aktuellen Unternehmensherausforderungen sowie den HR-Handlungsfeldern. Zudem ist es von Vorteil, wenn man sich nebst den operativen Kennzahlen (Run the Business) über die aktuelle HR-Projektlandschaft (Change the Business) in einem Mapping eine Übersicht verschafft. Oft werden bereits vorhandene operative Kennzahlen, wie z.B. die Absenzzahlen, zu wenig im HR-Alltag genutzt und zusammen mit den Linienvertretern thematisiert. Die Folge: Zahlenfriedhöfe, welche in elektronischen Ablagen der HR-Abteilungen verschwinden. Im Umkehrschluss heisst dies, dass nur qualitativ gut aufbereitete Kennzahlen, die visibel gemacht werden, einen Mehrwert für das Unternehmen stiften. Sie sind als Führungshilfsmittel der Unternehmensführung, Linienvorgesetzten und des Human Resources Managements zu verstehen.
Acht-Punkte-Checkliste für den Aufbau und die Implementierung eines HR-Kennzahlencockpits:
- Identifikation und Priorisierung der strategischen und operativen HR-Herausforderungen, abgeleitet aus der Unternehmens- und HR-Strategie (siehe Musterkennzahlencockpit)
- Erstellung eines HR-Kennzahlen-Basiskonzepts; Definition quantitativer und qualitativer KPI pro Handlungsfeld sowie Vorgehen zur Erfassung, Auswertung und Form eines Reportings
- systematische Erfassung von Daten (KPI) sowie Zuordnung nach HR-Themenfeld
- periodische Auswertung und Aufbereitung der erhobenen KPI – mit grafischen Elementen
- Erstellung eines Quartals- oder Monats-Reportings (analog einem Finanzreporting)
- Präsentation, Distribution/Kommunikation mittels Kennzahlencockpit und Interpretationen durch die HR-Verantwortlichen
- Diskussionen, die quartalsweise oder monatlich mit dem Management und Linienverantwortlichen im Rahmen von Geschäftsleitungs-, Abteilungs- oder HR-Meetings geführt werden
- Einbau in die jährlichen Unternehmens- und HR-Retraiten sowie in den Budget-Prozess
Checkliste
- Identifizieren und priorisieren Sie die strategischen sowie operativen HR-Herausforderungen basierend auf der Unternehmensstrategie.
- Erstellen Sie ein HR-Kennzahlen-Basiskonzept mit der Definition quantitativer und qualitativer KPI pro Handlungsfeld.
- Definieren Sie das Vorgehen zur Erfassung, Auswertung und Form des Reportings für jede Kennzahl.
- Sorgen Sie für eine systematische Erfassung von Daten und deren Zuordnung nach spezifischen HR-Themenfeldern.
- Führen Sie eine periodische Auswertung und Aufbereitung der KPI durch, inklusive grafischer Elemente für bessere Lesbarkeit.
- Erstellen Sie ein regelmässiges Quartals- oder Monatsreporting analog zu Finanzreportings.
- Präsentieren und kommunizieren Sie die Kennzahlen aktiv mit Interpretationen durch die HR-Verantwortlichen.
- Integrieren Sie die Diskussionen in regelmässige Meetings mit Management und Linienverantwortlichen sowie in Budgetprozesse.
Empfehlungen aus der Praxis
Benennen Sie Ihre aktuellen HR-Herausforderungen/HR-Themenfelder und ordnen Sie Ihre bereits vorhandenen KPI diesen Handlungsfeldern zu. Definieren Sie anschliessend die Kennzahlen, die Sie und Ihr Unternehmen auf strategischer und operativer Ebene benötigen und die noch nicht erfasst und aufgenommen sind. Überprüfen Sie die vorhandene IT-Infrastruktur hinsichtlich Eignung, um diese neuen Kennzahlen zu erfassen und aufbereiten zu können. Erstellen Sie ein erstes Kennzahlencockpit und kommunizieren Sie dieses aktiv auf allen Unternehmensebenen. Stellen Sie zudem sicher, dass in regelmässigen Abständen darüber gesprochen wird und daraus faktenbasierte Entscheidungen abgeleitet werden. Und zu guter Letzt, entwickeln Sie Ihr HR-Kennzahlencockpit in Etappen und im Einklang mit den unternehmerischen Herausforderungen. Versuchen Sie nicht, im ersten Wurf gleich einen Rolls-Royce mit allen erdenklichen Schikanen auf die Strasse zu bringen. Stellen Sie sich vielmehr auf einen mehrstufigen Entwicklungsprozess ein, dessen Ergebnis am Ende hält, was es verspricht.
FAQ: HR-Kennzahlencockpit
Warum sind bestehende HR-Kennzahlen oft nicht ausreichend?
Viele bestehende Kennzahlen sind rein rückblickend verfasst und dienen nur der Berichterstattung in Geschäftsberichten. Sie werden selten für weitergehende Analysen genutzt, um proaktiv auf aktuelle Herausforderungen wie Skillmangel zu reagieren.
Wie sollte ein HR-Kennzahlencockpit idealerweise aufgebaut sein?
Das Prinzip «Weniger ist mehr» gilt als Leitlinie. Ein Cockpit muss mit den aktuellen Unternehmensherausforderungen abgeglichen sein und sowohl operative Kennzahlen (Run the Business) als auch Projektlandschaften (Change the Business) umfassen, um als Führungshilfsmittel zu dienen.
Welchen Nutzen stiftet ein gut implementiertes Kennzahlensystem?
Es ermöglicht die Steuerung von Initiativen, die Qualitätsüberprüfung von HR-Prozessen und dient als Frühwarnsystem. Zudem schafft es die Basis für Vergleiche, Benchmarks und die Aufzeigen der Wertschöpfung des HR-Managements.
Wie geht man mit der IT-Infrastruktur bei der Einführung um?
Vor der Einführung ist zu prüfen, ob die vorhandene IT-Infrastruktur geeignet ist, die neuen Kennzahlen zu erfassen und aufzubereiten. Oft müssen bestehende Systeme angepasst oder neue Tools integriert werden, um Datenfriedhöfe zu vermeiden.
