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Referenzen: Welche rechtlichen Rahmenbedingungen bestehen?

Auf welche Punkte sollte man bei der Einholung der Referenzen achten und welche rechtlichen Rahmenbedingungen bestehen? Welche Fragestellungen liefern mir die richtige Basis zur Einschätzung meines Kandidaten? Dieser Beitrag liefert Ihnen die Antworten und Tipps aus der Praxis.

23.11.2021 Von: Thomas Wachter
Referenzen

Es gilt die rechtlichen Rahmenbedingungen gemäss Datenschutz einzuhalten: Referenzauskünfte dürfen nur mit dem Einverständnis der betroffenen Person erteilt werden und haben sich auf arbeitsbezogene Informationen zu beschränken. Werden Sie selbst für Auskünfte angefragt, gelten grundsätzlich dieselben Regeln wie bei der Ausfertigung eines Arbeitszeugnisses. Die Auskünfte haben wahr, wohlwollend formuliert, charakteristisch für das Arbeitsverhältnis und arbeitsbezogen zu sein.

Stellen Sie keine Person ein, ohne mindestens eine Referenzauskunft eingeholt zu haben. Für den letzten Check sind Referenzen ein wichtiges Hilfsmittel. Wichtig ist, dass Sie die richtige Person anfragen: Diese muss über genügend detaillierte Informationen über die beruflichen Stärken und Schwächen verfügen. Persönliche Freunde sind in der Regel keine geeigneten Referenzpersonen. Konkrete Antworten können nur auf konkrete Fragen erwartet werden. Je gezielter Sie fragen, desto höher ist der Wert der erhaltenen Informationen.

Grundsatz – Referenzen sind Entscheidungshilfen

Holen Sie bei mindestens einem, falls nötig, bei mehreren ehemaligen Arbeitgebern Auskunft über Arbeitsweise und Fähigkeiten einer Bewerberin oder eines Bewerbers ein. Die erhaltenen Informationen unterstützen Sie bei der definitiven Wahl und dienen Ihnen zur Absicherung eines Anstellungsentscheids.

Praxistipp: Holen Sie Referenzen erst nach einem Vorstellungsgespräch ein, also dann, wenn eine Person in die engere Wahl genommen wird. Ihr Wissenshintergrund in diesem Zeitpunkt erlaubt Ihnen, sehr konkrete und detaillierte Fragen zu stellen. Dies verbessert die Aussagekraft der Referenzauskunft stark.

Mit einer Referenzauskunft kann die Eignung einer Kandidatin oder eines Kandidaten für eine Stelle durch ein Fremdurteil absichert werden. Dabei stehen folgende Aspekte im Vordergrund:

Grundsätzlich haben sich Referenzen auf die Eignung für die Stelle zu beziehen. Neben der Bestätigung der fachlichen Qualifikation stehen meist personale und soziale Kompetenzen im Vordergrund, da diese im Interview weniger sicher beurteilt werden können. Solche sind bstständigkeit, Gewissenhaftigkeit, Zusammenarbeit im Team, Konfliktverhalten, Verhalten gegenüber Führungspersonen und Kunden etc.

Geeignete Referenzpersonen

Vereinbaren Sie mit der bewerbenden Person geeignete Referenzpersonen. Wichtig dabei ist, dass die Auskunftsperson über genügend Informationen verfügt und diese auch sachlich und kompetent weitergeben kann.

Es soll sich möglichst um direkte ehemalige Vorgesetzte handeln. Kaum verwertbar sind Auskünfte von Vereinskollegen, Verwandten und Nachbarn ohne direkten beruflichen Bezug. Bedingt geeignet sind Referenzauskünfte von Beratern, Fachhochschuldozenten oder sonstigen ausserberuflichen Personen.

Einverständnis der Bewerberin oder des Bewerbers erforderlich

Es gilt das Datenschutzgesetz. Die Einholung von Referenzen darf nur mit dem Einverständnis der Bewerberin oder des Bewerbers vorgenommen werden. Dies gilt auch, wenn sich die Betroffenen persönlich kennen.

Ermächtigung der Auskunftsperson durch die Kandidatin oder den Kandidaten

Referenzpersonen müssen durch die Kandidatin oder den Kandidaten ermächtigt sein, Referenzauskünfte zu erteilen. Diese Ermächtigung erfolgt telefonisch: die Bewerbenden rufen die Auskunftsperson an und bitten sie, Referenzauskunft zu geben. Manche Firmen bevorzugen es, diese Ermächtigung zur Auskunftserteilung schriftlich einzuverlangen. Manchmal werden solche Ermächtigungen allen austretenden Mitarbeitenden offeriert.

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