26.08.2019

Referenzen: Welche rechtlichen Rahmenbedingungen bestehen?

Auf welche Punkte sollte man bei der Einholung der Referenzen achten und welche rechtlichen Rahmenbedingungen bestehen? Welche Fragestellungen liefern mir die richtige Basis zur Einschätzung meines Kandidaten? Dieser Beitrag liefert Ihnen die Antworten und Tipps aus der Praxis.

Von: Thomas Wachter  DruckenTeilen 

Thomas Wachter

Nach mehreren Stellen in verschiedenen Unternehmungen, arbeitet T. Wachter nun seit 12 Jahren beim Personalamt des Kantons Luzern. Früher als Bereichspersonalleiter, Leiter Personal- und Organisationsentwicklung, zuletzt als Leiter HR-Support sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Weitere Tätigkeiten sind: Lehrgangsleitungen und Dozent für Personalmanagement, -administration und -führung. T.Wachter ist unter anderem Autor und Herausgeber der WEKA-Werke «PersonalPraxis» und «Praxisleitfaden Personal».

Referenzen

Es gilt die rechtlichen Rahmenbedingungen gemäss Datenschutz einzuhalten: Referenzauskünfte dürfen nur mit dem Einverständnis der betroffenen Person erteilt werden und haben sich auf arbeitsbezogene Informationen zu beschränken. Werden Sie selbst für Auskünfte angefragt, gelten grundsätzlich dieselben Regeln wie bei der Ausfertigung eines Arbeitszeugnisses. Die Auskünfte haben wahr, wohlwollend formuliert, charakteristisch für das Arbeitsverhältnis und arbeitsbezogen zu sein.

Stellen Sie keine Person ein, ohne mindestens eine Referenzauskunft eingeholt zu haben. Für den letzten Check sind Referenzen ein wichtiges Hilfsmittel. Wichtig ist, dass Sie die richtige Person anfragen: Diese muss über genügend detaillierte Informationen über die beruflichen Stärken und Schwächen verfügen. Persönliche Freunde sind in der Regel keine geeigneten Referenzpersonen. Konkrete Antworten können nur auf konkrete Fragen erwartet werden. Je gezielter Sie fragen, desto höher ist der Wert der erhaltenen Informationen.

Grundsatz – Referenzen sind Entscheidungshilfen

Holen Sie bei mindestens einem, falls nötig, bei mehreren ehemaligen Arbeitgebern Auskunft über Arbeitsweise und Fähigkeiten einer Bewerberin oder eines Bewerbers ein. Die erhaltenen Informationen unterstützen Sie bei der definitiven Wahl und dienen Ihnen zur Absicherung eines Anstellungsentscheids.

Praxistipp
Holen Sie Referenzen erst nach einem Vorstellungsgespräch ein, also dann, wenn eine Person in die engere Wahl genommen wird. Ihr Wissenshintergrund in diesem Zeitpunkt erlaubt Ihnen, sehr konkrete und detaillierte Fragen zu stellen. Dies verbessert die Aussagekraft der Referenzauskunft stark.

Mit einer Referenzauskunft kann die Eignung einer Kandidatin oder eines Kandidaten für eine Stelle durch ein Fremdurteil absichert werden. Dabei stehen folgende Aspekte im Vordergrund:

Grundsätzlich haben sich Referenzen auf die Eignung für die Stelle zu beziehen. Neben der Bestätigung der fachlichen Qualifikation stehen meist personale und soziale Kompetenzen im Vordergrund, da diese im Interview weniger sicher beurteilt werden können. Solche sind bstständigkeit, Gewissenhaftigkeit, Zusammenarbeit im Team, Konfliktverhalten, Verhalten gegenüber Führungspersonen und Kunden etc.

Geeignete Referenzpersonen

Vereinbaren Sie mit der bewerbenden Person geeignete Referenzpersonen. Wichtig dabei ist, dass die Auskunftsperson über genügend Informationen verfügt und diese auch sachlich und kompetent weitergeben kann. Es soll sich möglichst um direkte ehemalige Vorgesetzte handeln. Kaum verwertbar sind Auskünfte von Vereinskollegen, Verwandten und Nachbarn ohne direkten beruflichen Bezug. Bedingt geeignet sind Referenzauskünfte von Beratern, Fachhochschuldozenten oder sonstigen ausserberuflichen Personen.

Einverständnis der Bewerberin oder des Bewerbers erforderlich

Es gilt das Datenschutzgesetz. Die Einholung von Referenzen darf nur mit dem Einverständnis der Bewerberin oder des Bewerbers vorgenommen werden. Dies gilt auch, wenn sich die Betroffenen persönlich kennen.

Ermächtigung der Auskunftsperson durch die Kandidatin oder den Kandidaten

Referenzpersonen müssen durch die Kandidatin oder den Kandidaten ermächtigt sein, Referenzauskünfte zu erteilen. Diese Ermächtigung erfolgt telefonisch: die Bewerbenden rufen die Auskunftsperson an und bitten sie, Referenzauskunft zu geben. Manche Firmen bevorzugen es, diese Ermächtigung zur Auskunftserteilung schriftlich einzuverlangen. Manchmal werden solche Ermächtigungen allen austretenden Mitarbeitenden offeriert.

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Fragenkatalog

Folgende Themenbereiche unterstützen Sie bei der Ausarbeitung eines Fragenkatalogs für eine gezielte telefonische Referenzauskunft:

  • Aufgaben und Position
  • Fachkenntnisse
  • Arbeitsausführung, Qualität, Speditivität
  • Verantwortungsübernahme
  • Zielerreichung
  • Lernfähigkeit
  • Vielseitigkeit, Belastbarkeit
  • Engagement, Initiative
  • Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit
  • Absenzen, Pünktlichkeit
  • Verhalten gegenüber Kunden, Mitarbeitenden und Vorgesetzten
  • Führungserfolg, Verhalten zu Unterstellten
  • Fremdsprachenkenntnisse resp. deren Gebrauch
  • Stärkster und schwächster Punkt
  • Kündigungsgrund
  • Fragen Sie, ob die Person wieder eingestellt würde

Vorgehen

Folgende Hinweise verhelfen Ihnen zu erfolgreichen telefonischen Referenzauskünften:

  • Bereiten Sie sich mit einem Fragenkatalog auf das Telefongespräch vor.
  • Rufen Sie die Person an und stellen Sie sich vor.
  • Tragen Sie Ihr Anliegen vor: «Herr Meier hat sich bei uns für eine Stelle als Verkaufssachbearbeiter beworben und Sie als Referenzperson angegeben.»
  • Sagen Sie der Auskunftsperson, dass für Sie wie für die Bewerberin oder den Bewerber die Auskunft wichtig ist.
  • Sichern Sie der Auskunftsperson Diskretion zu.
  • Teilen Sie der Auskunftsperson mit, für welches genaue Aufgabengebiet Sie die Bewerberin oder den Bewerber vorsehen.
  • Beginnen Sie mit allgemeinen Fragen, um ein positives Auskunftsklima zu schaffen. Fragen Sie nach der Dauer der Zusammenarbeit, nach den Aufgaben, welche das Team und die Bewerberin oder der Bewerber wahrgenommen haben.
  • Je gezielter, konkreter die Fragen, desto brauchbarer sind die Antworten. Stellen Sie anhand Ihres Fragenkataloges Ihre Fragen so, dass Ihr Gesprächspartner konkret und alltagsnah Auskunft geben kann. Beginnen Sie mit der fachlichen Qualifikation und erst im Anschluss mit Fragen zur Sozialkompetenz, wie die Zusammenarbeit im Team, mit der vorgesetzten Person etc.
  • Versuchen Sie zum Abschluss des Gesprächs von der Referenzperson eine Empfehlung oder Ablehnung der Bewerberin oder des Bewerbers für die zur Diskussion stehende Vakanz zu erhalten.
  • Um den Bewerber beurteilen zu können, genügen Referenzen nicht. Sie sind lediglich eine gute Ergänzung zu den übrigen Beurteilungsmitteln.
  • Eine einzige Referenz ist nie repräsentativ. Seien Sie auch vorsichtig, wenn die Person über alle Massen gelobt wird. Holen Sie bei Zweifeln besser noch eine zweite Referenzauskunft ein.

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Rechtliche Grundlagen

Dürfen Auskünfte ohne das Einverständnis der Bewerberin oder des Bewerbers eingeholt werden?

«Der Arbeitgeber darf Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten, soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind. Im Übrigen gelten die Bestimmungen des Bundesgesetzes vom 19. Juni 1992 über den Datenschutz.» (Art. 328b OR)

Referenzauskünfte dürfen deshalb nur mit Zustimmung der betroffenen Person gegeben werden. So will es das Bundesgesetz über den Datenschutz. In Art. 12 und 13 ist geregelt, dass die Weitergabe von besonders schützenswerten Personendaten ohne die Einwilligung (oder ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse oder eine gesetzliche Rechtfertigung) eine Persönlichkeitsverletzung darstellt.

Was gilt betreffend Auskünfte beim aktuellen Arbeitgeber?

Auskünfte beim aktuellen Arbeitgeber unterliegen den gleichen Bestimmungen – es gilt selbstverständlich auch hier: Ausser mit der ausdrücklichen Einwilligung der Person dürfen Sie keine Erkundigungen einziehen. Solche Auskünfte sind besonders heikel, wenn der Mitarbeiter in ungekündigter Anstellung ist.

Besteht eine Auskunftspflicht des Arbeitgebers?

Wie bei Arbeitszeugnissen besteht eine Verpflichtung zum Erteilen von Auskünften durch den früheren Arbeitgeber, wenn potenzielle neue Arbeitgeber über eine Bewerberin oder einen Bewerber Auskünfte möchten. Diese Pflicht zur Auskunftserteilung besteht jedoch nur dann, wenn der ehemalige Arbeitnehmende dies wünscht.

Welche Auskünfte dürfen erteilt werden?

Auch mündliche Auskünfte müssen wahr sein und dürfen das Fortkommen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers nicht unnötig hindern. Freilich ist hier der Nachweis von Verstössen viel schwieriger zu erbringen.

Der Arbeitgeber darf an Dritte nicht alles weitergeben, was er über den Mitarbeitenden erfahren hat. Die Auskunftserteilung muss in Abwägung der beiderseitigen Interessen sorgfältig erfolgen sowie wahr sein. Sie muss sich auf Leistung und Betragen beziehen, nicht auf anvertrautes Privates. So hat ein Gericht einer Firma verboten, unter Androhung von Bestrafung im Falle des Zuwiderhandelns, über einen ehemaligen Angestellten weiterhin negative Auskunft zu geben.

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