LMS: Lifecycle Management System in der IT
Lars Behrens, Dipl.-Paed
Lars Behrens ist Geschäftsführer der Firma MaLiWi IT. Staatlich geprüfter Netzwerkadministrator, Microsoft MCP/Linux LCP. Er hat langjährige Erfahrung in der Beratung bei Planung und Einrichtung von IT-Systemen und Netzwerken und dem Support heterogener Systeme (Apple Macintosh, Microsoft Windows, Linux). Universitätsstudium der Pädagogik, mehrere Jahre Tätigkeit im Ausland. Seminar- und Kursleiter, Referent und Fachbuchautor. Weiterhin ist er Herausgeber von dem Online-Fachportal «InformatikPraxis» bei der WEKA Business Media AG.
Zentrale Begriffe in ITIL
IT Asset Management (ITAM) und Asset Lifecycle Management sind in der ITIL (der Information Technologie Information Library) häufig genutzte Begriffe und zentrale Bestandteile des mit ITIL Version 3 eingeführten Konzepts des Service Lifecycle. In den seit Anfang 2019 erscheinenden Publikationen der ITIL-Version 4 tritt das Konzept des "Service Lifecycle" in den Hintergrund. Nunmehr steht die gemeinsame Wertschöpfung für und durch Kunden und Lieferanten im Mittelpunkt ("Service Value System"). Die Konzepte des Asset Lifecycle Management und ITAM aus ITIL Version 3 haben damit aber vorerst noch Gültigkeit.
Lebenszyklen der Investitionen
Alle Komponenten einer IT-Infrastruktur müssen während ihrer gesamten Lebenszyklen verwaltet werden. Die Qualität der Assets, die Güte der Dienstleistungen und vor allem ein befriedigender Lifecycle sämtlicher Assets hat einen grossen Einfluss auf die Leistungsfähigkeit, die Ergebnisse und die Effizienz der Geschäftsprozesse. Seit ITIL Version 4 wird dabei mit dem Begriff der gegenseitigen Wertschöpfung auf die Zufriedenheit von Auftragnehmer (IT-Dienstleister, Service Provider oder wie auch immer) und Auftraggeber (Kunde, Mitarbeiter des Unternehmens) fokussiert. Es ist klar, dass gelieferte Produkte wie Dienstleistungen, Hard- und Software, Lizenzen und so fort mindestens den angestrebten Lebenszyklus erfüllen müssen. Ebenfalls muss die möglichst reibungslose Funktion gewährleistet werden, und zu guter Letzt darf der Auftragnehmer die kaufmännische Seite dabei nicht aus dem Blick verlieren. Das Asset Lifecycle Management gehört somit zu den wichtigsten Administrationsaufgaben der IT-Leitung.
Merkmale
Lifecycle Management und Asset Management umfassen mehrere Faktoren, welche sowohl einzeln als auch im Zusammenspiel zu betrachten sind. Dazu gehören v.a.:
- Inventarisierung
- Bewertung
- Kategorisierung
- Ausstattung
- Leistungsdaten
- Zustand
- Funktionalität
- Eigentümer (Nutzer)
- Lizenzzuordnung
- Rechtevergabe
- Aufstellungsort
So sollten die Daten der Anlagenbuchhaltung natürlich mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmen, Differenzen dürften bei einem guten Lifecycle Management nicht entstehen.
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Prozessphasen des Lifecycle Management Systems (LMS)
Das Lifecycle Management System (LMS) besteht aus folgenden Phasen und Funktionalitäten, wobei diese Auflistung weder streng chronologisch zu verstehen ist noch immer alle Punkte enthalten muss – auch Überschneidungen sind denkbar:
- Anforderung
- Beschaffung
- Konfiguration
- Installation
- Rollout (Transport zum Anwender)
- Inbetriebnahme
- SLM (Service Level Management)
- SLA (Service Level Agreements)
- Inventarisierung
- Kontrolle (Funktionsüberprüfungen)
- Patch-Management
- Kompatibilitätsbedingungen
- Reparaturen
- Ersatzteilverwaltung
- Wartung
- Austausch
- Kostenaspekte
Bedeutung eines Lifecycle Management Systems (LMS)
Übersicht behalten
Im gesamten Lifecycle Management dürfen die Punkte
- RoI (Return of Invest) und
- Total Cost of Ownership (TCO)
niemals aus dem Auge verloren werden. Der mit ITIL Version 4 neu bewertete Begriff der "Wertschöpfung" beziehungsweise des Mehrwerts bezieht sich zwar auch auf immaterielle Aspekte wie die Kundenzufriedenheit und Kooperation zwischen Dienstleister, Kunden und Lieferanten. Entscheidend ist aber natürlich, ob der IT-Prozess aus kaufmännischer Sicht Bestand hat.
Zur Vermeidung unnötiger Investitionen ist ein Asset Management wichtig. Dem Lifecycle Asset kommt dabei eine steuernde und überwachende Rolle zu. Wichtige Stichworte hierfür sind:
- mangelhafte Budgetplanungen
- unpassende Hard- oder Software
- überdimensionierte Lizenzen
- nicht überprüf- oder bewertbare SLAs
- veraltete oder überflüssige Assets
- unnötige Ersatzbeschaffung
- mangelnde Liquidität
- falsch geplante Beschaffung
Informationsfluss einhalten
Wenn beispielsweise ein IT Asset Management nicht vollständig und mit aktuellen Informationen bestückt ist, kann dem IT-Prozess Schaden entstehen. Die verwendeten Management-Softwarepakete sollten also über Interfaces zu allen wichtigen IT-Projekten und zu den Anwendungen verfügen. Der Datenaustausch und der Abgleich von Informationen sollte nicht sporadisch, sondern fortlaufend erfolgen - etwa über Kontrolltermine oder Meilensteine in der Planung.
Sparpotenziale
Für verschiedene Abteilungen im Unternehmen ergeben sich langfristig einige Einsparungsmöglichkeiten, v.a. durch gezielte Investitionen bzw. deren Vermeidung:
- Asset-Buchhaltung
- Controlling
- Einkaufsabteilung
- IT-Abteilung selbst
Folgende Vorteile und mögliche Verbesserungen ergeben sich daraus:
- Das Beschaffungsmanagement wird optimiert
- Realistischere Budgetplanung
- Optimiertes Helpdesk-Management
- IT-Ergebnisse können effizienter werden
- Kennzahlenermittlung wird realistischer
- Leistungsverrechnung auf Anwender gerechter
- Lizenzmanagement wird vereinfacht
- Produktivitätserhöhungen
- RoI-Erhöhung
- Qualitätsverbesserung von Prozessen
- Allgemeine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit
Ständiger Prozess
Lifecycle Management und Asset Management sind iterativ, das heisst Prozesse mit Regelkreis-Charakter. Hierbei können auch Optimierungs- und Vergleichsmethoden wie z.B. Benchmarking eingesetzt werden. Lifecycle Management ist zumeist eine Routineangelegenheit und kann weitgehend schematisiert oder teilautomatisiert werden.
Realisierung
Die Beschaffung einer Lifecycle-Management-System-Software sollte im Hinblick auf die sinnvolle Kombination mit vorhandenen Managementsystemen erfolgen. Die Funktionen sind klar umrissen und sollten auf alle Fälle alle abgedeckt werden. Lifecycle Management gehört im Prinzip zur Aufgabenstellung des System- oder Netzmanagements, kann jedoch auch separat durchgeführt werden, wenn entsprechende Schnittstellen vorhanden sind. Hierbei lässt sich auch ITIL anwenden, sofern im Unternehmen damit bereits praktische Erfahrungen vorliegen. Marktforschungsunternehmen und Beratungsfirmen haben im Zusammenhang mit Lifecycle-Management-Systemen durchweg positive Erkenntnisse konstatiert, soweit sie die RoI- und TCO-Aspekte betreffen.
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