VoIP-Telefonanlage für Unternehmen: Lohnt sich das?

Alles auf Anfang: Definition und Einsatzgebiet einfach erklärt

Ob ein Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage sinnvoll ist, hängt stark von den individuellen Ansprüchen ab. Vor einem Wechsle müssen Unternehmen natürlich erst einmal wissen, worum es sich bei VoIP-Telefonie überhaupt handelt. VoIP steht für „Voice over Internet Protocol“. Die Telefonanrufe werden also nicht über traditionelle Telefonleitungen getätigt, sondern finden über das Internet statt. Im Grunde genommen handelt es sich dabei um ein herkömmliches Telefon. Jedoch unterscheidet es sich in der Art der Übertragungstechnologie. Für Unternehmen bedeutet das konkret, dass Anrufe einfach über das eigene Internetzwerk getätigt werden können. Teure Telefonverträge werden nicht extra benötigt. Damit sind VoIP-Telefonanlagen eine gute Alternative zu herkömmlichen Telefonsystemen. Immer mehr Unternehmen setzen auf VoIP-Telefonanlagen. Zurückzuführen ist dies vor allem auf geringere laufende Kosten. Durch die Form der Telekommunikation können Arbeitsprozesse aber nicht nur kostengünstiger gestaltet werden. Auch die Effizienz kann dank einer VoIP-Anlage steigen. Denn im Vergleich zu herkömmlichen Telefonsystemen bietet die Internettelefonie zahlreiche Vorteile. Doch dazu später mehr. Das Einsatzgebiet von VoIP-Telefonanlagen ist breitgefächert. Von kleinen Start-ups bis hin zu großen Konzernen nutzen zahlreiche Unternehmen die Internettelefonie. Kurzum: VoIP-Telefonanlagen sind unverzichtbares Instrument in jedem Unternehmen, welches für eine nahtlose Kommunikation sorgt.

Wie telefoniert man per VoIP?

Das Telefonieren per VoIP ist mit einem traditionellen Telefon zu vergleichen. Auch bei der Internettelefonie mittels VoIP verwendet man Telefonhörer beziehungsweise eine Telefonanlage. Diese ist jedoch direkt durch entsprechende Ports mit dem Internetnetzwerk des Unternehmens verbunden. Der Verbindungsaufbau und -abbau ist dabei eine entscheidende Komponente für eine reibungslose Übertragung. Im Kern funktioniert VoIP durch die Umwandlung von Sprache in digitale Datenpakete. Diese Signale werden dann durch das Netzwerk des jeweiligen Anbieters geleitet. VoIP-Telefonanlagen können in der Regel einfach selbst eingerichtet werden. Die meisten Anbieter stellen Benutzeranleitungen oder Installationssupport zur Verfügung. So kann sichergestellt werden, dass die Internettelefonie von Beginn an richtig funktioniert. Sollte die Anlage trotz richtiger Installation nicht genutzt werden können, braucht es nicht immer gleich einen VoIP-Spezialisten. Prüfen Sie zuerst, ob eine ausreichend schnelle Internetverbindung besteht. Schlechte oder zu langsame Verbindungen können die Stimme verzerren oder die Gespräche unterbrechen. Um hochwertiges Audio-Streaming zu gewährleisten, ist eine leistungsstarke Internetverbindung von großer Bedeutung. Unternehmen sollten zusätzlich auf eine gute Infrastruktur achten, damit die VoIP-Telefonanlage auf die erforderlichen Ports zugreifen kann.

Vor- und Nachteile im Überblick: Lohnt sich eine IP-Telefonanlage nun?

In der heutigen Geschäftswelt ist eine schnelle und effektive Kommunikation von großer Bedeutung. Reibungslose Internettelefonie ermöglichen dabei VoIP-Telefonanlagen. Diese haben im Gegensatz zu klassischen Telefonsystemen zahlreiche Vorteile:

• Einsparung: VoIP ist im Vergleich zu traditionellen Festnetz-Telefonlösungen in der Regel auf Dauer kostengünstiger. Mit VoIP können Unternehmen Geld sparen, indem sie auf das bestehende Internetnetzwerk zurückgreifen.
• Flexibilität: VoIP ist sehr flexibel und anpassungsfähig. Zusätzlich bietet es eine Vielzahl von Funktionen und Anwendungen. VoIP-Telefonanlagen lassen sich auf das individuelle Geschäftsmodell anpassen und sorgen so für Flexibilität.
• Erweiterbarkeit: Wenn das Unternehmen wächst, lässt sich die Telefonanlage ganz einfach ausweiten. Dafür werden einfach neue Telefonlinien ohne zusätzliche Hardware oder extra Verwaltungsaufwand hinzugefügt.

Die Vorteile sind nun klar. Allerdings gibt es auch einige Nachteile, welche vor der Anschaffung berücksichtigt werden sollte. Dazu zählt unter anderem das mögliche Sicherheitsrisiko. Da VoIP-Telefonie komplett über das Internet läuft, sind Hackerangriffe auf die Telefonanlage möglich. Um dies zu vermeiden, müssen Unternehmen effektive Sicherheitsmaßnahmen einführen. Auch die Qualitätsschwankungen sind zu beachten. Bei schlechter Internetverbindung kann es durchaus zu Netzwerkproblemen, Qualitätsschwankungen oder Bandbreiteneinschränkungen kommen. Mit einer starken Internetverbindung und einer hochwertigen Lösung von einem seriösen VoIP-Anbieter schafft man dieses Problem aus der Welt.

Stellt sich nur noch die Frage, wie sinnvoll die Internettelefonie im Unternehmen ist. Der Geschäftsalltag wird immer digitaler. Auch die Telefonsysteme bleiben da natürlich nicht zurück. Generell sind VoIP-Telefonanlagen für jedes Unternehmen immer sinnvoll. Gerade aufgrund der Benutzerfreundlichkeit. Die Anlagen sind einfach zu installieren, benötigen keine komplizierte Konfiguration und funktionieren bei stabiler Internetverbindung einwandfrei. Die Handhabung für die Mitarbeiter ist ebenfalls sehr einfach und bietet auch den einzelnen Nutzern eine Vielzahl von Vorteilen. Noch kurz zur Wartung: Der Instandhaltungsaufwand von VoIP-Telefonanlagen ist tatsächlich minimal und erfordert lediglich wieder nur eine gute Internetverbindung.

Unterschiede zu Microsoft Teams und Co.

Microsoft Teams oder andere Kommunikationsplattformen bieten ebenfalls VoIP-Funktionen an. Auch hier können Mitarbeiter einfach über das Internet telefonieren. Einer der größten Unterschiede zwischen VoIP-Telefonsystemen und Kommunikationsplattformen wie Microsoft Teams ist der Zweck. Teams diente ursprünglich hauptsächlich als Chat- und Kollaborationsanwendung. Die Teams-Telefonie ist also quasi eine Weiterentwicklung der Software. Das cloudbasierte System benötigt keine Server, Telefonhörer und Co. Dies ist zwar auf den ersten Blick recht praktisch. VoIP-Telefonanlagen bieten dafür aber maßgeschneiderte Telefonie-Lösung, einschließlich Inbound- und Outbound-Anrufe, Anrufaufzeichnung, Warteschlangen sowie Voicemail-Funktionen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Qualität der Anrufe. VoIP-Telefonie ist in der Regel zuverlässiger als Microsoft Teams und Co.

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