19.10.2018

Management Reporting: Regeln für eine erfolgreiche Berichterstattung

Innerhalb des Berichtswesens ist das Management Reporting von grosser Bedeutung für jedes Unternehmen, weil es die Führungskräfte mit entscheidungsrelevanten Informationen versorgt und somit die Qualität der Führungsentscheidungen im Unternehmen direkt beeinflusst.

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Management Reporting

Informationsbereitstellung durch das Management Reporting

Das Reporting hat also die Aufgabe, Fragen quer über die ganze Unternehmung zu den verschiedensten Themen zu beantworten. Das Controlling übernimmt daher als Drehscheibe von Informationen eine zentrale Rolle und Verantwortung, denn das Management Reporting dient als Hilfsmittel für die Kommunikation zwischen Controller und Management: Mit dem Management Reporting soll das Controlling dem Management die benötigten Informationen für die Planung und Steuerung liefern und es unterstützen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Mit einem guten Management Reporting kann man enormen Mehrwert für eine Unternehmung und deren Führungsverantwortlichen generieren. Es bietet die Möglichkeit, das Management in seiner täglichen Entscheidungsfindung zu unterstützen, und es kann helfen, aus Fehlern zu lernen und Risiken frühzeitig zu erkennen. Grundlagen sind auch hier ein durchdachtes Konzept und die Festlegung von Management-Reporting-Standards innerhalb von Unternehmen über alle Organisationseinheiten.

10 SUCCESS-Regeln

Ein bekannter Ansatz, um die Grundlagen für eine erfolgreiche Geschäftskommunikation auch und gerade im Rahmen des Management Reportings zu ermöglichen, sind die sogenannten SUCCESS-Regeln von Prof. Hichert, die für die inhaltliche Gestaltung von Management-Berichten unverzichtbar erscheinen:

S AY: Botschaft vermitteln

Haben Sie etwas zu berichten? Oft sind Berichte nur Sammlungen von Daten ohne erkennbare Botschaft an die Empfänger. Das gilt auch für die meisten Präsentationen.

U NIFY: Semantische Notation anwenden

Gleiches wird gleich dargestellt, und Verschiedenartiges darf nicht gleich dargestellt werden. Eindeutige Gestaltungsregeln erleichtern die Erstellung und das Verständnis.

C ONDENSE: Informationsdichte erhöhen

Hohe Informationsdichte ermöglicht die Darstellung komplexer Sachverhalte, erst der Überblick über das Gesamte lässt eine korrekte Bewertung von Detailinformationen zu.

C HECK: Visuelle Integrität sicherstellen

Berichtsempfänger erwarten inhaltlich richtige Daten. Aber sind die richtigen Daten auch richtig dargestellt? Manipulierte Diagramme sind in der Geschäftskommunikation an der Tagesordnung.

E XPRESS: Geeignete Visualisierung wählen

Gute Visualisierung beginnt mit der Wahl des Diagramm- bzw. Tabellentyps, der möglichst schnell die gewünschte Botschaft samt zugrunde liegenden Fakten vermittelt.

S IMPLIFY: Überflüssiges vermeiden

Die Lesbarkeit von Diagrammen und Tabellen wird durch SIMPLIFY erleichtert. Das Entfernen von ‹Rauschen› und ‹Redundanz› befreit die Berichtsobjekte von vermeidbaren Nebengeräuschen.

S TRUCTURE: Inhalt gliedern

Berichte und Präsentationen haben in vielen Fällen keine in sich logische Struktur. Überschneidungen und Unvollständigkeit erschweren das Verständnis der Geschäftskommunikation.

Gestaltungsprinzipien

In der Praxis haben sich neben den SUCCESS-Regeln auch die folgenden inhaltlichen und formalen Gestaltungsprinzipien bewährt :

  • Einheitlichkeit
    • einheitlicher Aufbau der Berichtsseiten
    • einheitlicher Aufbau von Tabellen (Spalten- und Zeilenstruktur)
    • wenige Standard-Grafiktypen
  • hohe Informationsdichte
  • Information kompakt und übersichtlich darstellen
  • Grafiken für Komplexitätsreduktion
  • Kommentare stehen auf der Seite, je näher an der Information, desto besser
  • Farbe soll sparsam eingesetzt werden
  • keine Hintergrundmuster oder Hintergrundfarben
  • kein überflüssiges ‹Rauschen›, dekorative Elemente vermeiden
  • keine Rahmen – unnötige Hilfslinien ohne direkten Mehrwert weglassen
  • Angabe zu Einheits- und Zeitangaben müssen auf dem Bericht vorhanden sein

12 Literatur- und Quellenverzeichnis

Rümmelin, K.: Mission Notation – HICHERT®SUCCESS-Projekte in der Praxis, Controller-Magazin, Heft 11/12, 2013, S.4–9.
Waniczek/Feichter/Schwarzl/Eisl: Management Reporting – Berichte wirksam und adressatengerecht gestalten, Wien (Linde-Verlag) 2018.
Wiegard, M.: Management Reporting – Mit höherer Qualität und Informationsdichte mehr bewegen, Whitepaper, 2014, online unter: www.horvath-partners.com

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