Management Reporting: Regeln für eine erfolgreiche Berichterstattung
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Das Management Reporting ist ein zentrales Instrument, um Führungskräfte mit entscheidungsrelevanten Informationen zu versorgen und die Qualität von Führungsentscheidungen direkt zu beeinflussen. Es beantwortet kritische Fragen zur Performance, zum Vergleich mit dem Vorjahr und dem Markt sowie zur Liquidität und zum Auftragsbestand. Das Controlling übernimmt dabei als Drehscheibe die Verantwortung, dem Management die notwendigen Daten für Planung und Steuerung bereitzustellen.
Die wichtigsten Punkte:
- Das Reporting liefert entscheidungsrelevante Informationen für die Unternehmensführung.
- Es beantwortet Fragen zu Ergebnissen, Plankurs, Abweichungen und strategischen Zielen.
- Die SUCCESS-Regeln nach Prof. Hichert sind essenziell für die inhaltliche Gestaltung.
- Gestaltungsprinzipien wie Einheitlichkeit und Informationsdichte verbessern die Lesbarkeit.
- Visualisierungen müssen die Botschaft schnell und korrekt vermitteln.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Wie gestaltet man ein erfolgreiches Management Reporting für bessere Führungsentscheidungen?
Informationsbereitstellung durch das Management Reporting
Mit dem Reporting sollen unter anderem die folgenden Fragen beantwortet werden:
- Wie ist unser Ergebnis?
- Sind wir auf Plankurs?
- Wie stehen wir im Vergleich zum Vorjahr? Was haben wir für eine Entwicklung?
- Wo haben wir Abweichungen?
- Wie stehen wir im Vergleich zum Markt?
- Wo landen wir per Ende Jahr?
- Wie ist unser Auftragsbestand?
- Wie steht es um unsere Liquidität?
- Fragen zum Lager
- Welche Massnahmen haben wir eingeleitet?
- Wie steht es um Prozess XY?
- Wie ist die Entwicklung unserer strategischen Ziele?
Das Reporting hat also die Aufgabe, Fragen quer über die ganze Unternehmung zu den verschiedensten Themen zu beantworten. Das Controlling übernimmt daher als Drehscheibe von Informationen eine zentrale Rolle und Verantwortung, denn das Management Reporting dient als Hilfsmittel für die Kommunikation zwischen Controller und Management: Mit dem Management Reporting soll das Controlling dem Management die benötigten Informationen für die Planung und Steuerung liefern und es unterstützen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Passende Produkt-Empfehlungen
SUCCESS-Regeln
Ein bekannter Ansatz, um die Grundlagen für eine erfolgreiche Geschäftskommunikation auch und gerade im Rahmen des Management Reportings zu ermöglichen, sind die sogenannten SUCCESS-Regeln von Prof. Hichert, die für die inhaltliche Gestaltung von Management-Berichten unverzichtbar erscheinen (Rümmelin, 2013, S. 4 f.):
S AY: Botschaft vermitteln
Haben Sie etwas zu berichten? Oft sind Berichte nur Sammlungen von Daten ohne erkennbare Botschaft an die Empfänger. Das gilt auch für die meisten Präsentationen.
U NIFY: Semantische Notation anwenden
Gleiches wird gleich dargestellt, und Verschiedenartiges darf nicht gleich dargestellt werden. Eindeutige Gestaltungsregeln erleichtern die Erstellung und das Verständnis.
C ONDENSE: Informationsdichte erhöhen
Hohe Informationsdichte ermöglicht die Darstellung komplexer Sachverhalte, erst der Überblick über das Gesamte lässt eine korrekte Bewertung von Detailinformationen zu.
C HECK: Visuelle Integrität sicherstellen
Berichtsempfänger erwarten inhaltlich richtige Daten. Aber sind die richtigen Daten auch richtig dargestellt? Manipulierte Diagramme sind in der Geschäftskommunikation an der Tagesordnung.
E XPRESS: Geeignete Visualisierung wählen
Gute Visualisierung beginnt mit der Wahl des Diagramm- bzw. Tabellentyps, der möglichst schnell die gewünschte Botschaft samt zugrunde liegenden Fakten vermittelt.
S IMPLIFY: Überflüssiges vermeiden
Die Lesbarkeit von Diagrammen und Tabellen wird durch SIMPLIFY erleichtert. Das Entfernen von «Rauschen» und «Redundanz» befreit die Berichtsobjekte von vermeidbaren Nebengeräuschen.
S TRUCTURE: Inhalt gliedern
Berichte und Präsentationen haben in vielen Fällen keine in sich logische Struktur. Überschneidungen und Unvollständigkeit erschweren das Verständnis der Geschäftskommunikation.
Gestaltungsprinzipien
In der Praxis haben sich neben den SUCCESS-Regeln auch die folgenden inhaltlichen und formalen Gestaltungsprinzipien bewährt (Waniczek, 2018, S. 112):
- Einheitlichkeit
- einheitlicher Aufbau der Berichtsseiten
- einheitlicher Aufbau von Tabellen (Spalten- und Zeilenstruktur)
- wenige Standard-Grafiktypen
- hohe Informationsdichte
- Information kompakt und übersichtlich darstellen
- Grafiken für Komplexitätsreduktion
- Kommentare stehen auf der Seite, je näher an der Information, desto besser
- Farbe soll sparsam eingesetzt werden
- keine Hintergrundmuster oder Hintergrundfarben
- kein überflüssiges «Rauschen», dekorative Elemente vermeiden
- keine Rahmen – unnötige Hilfslinien ohne direkten Mehrwert weglassen
- Angabe zu Einheits- und Zeitangaben müssen auf dem Bericht vorhanden sein
Literatur- und Quellenverzeichnis
Rümmelin, K.: Mission Notation – HICHERT®SUCCESS-Projekte in der Praxis, Controller-Magazin, Heft 11/12, 2013, S.4–9.
Waniczek/Feichter/Schwarzl/Eisl: Management Reporting – Berichte wirksam und adressatengerecht gestalten, Wien (Linde-Verlag) 2018.
Wiegard, M.: Management Reporting – Mit höherer Qualität und Informationsdichte mehr bewegen, Whitepaper, 2014, online unter: www.horvath-partners.com
FAQ: Management Reporting
Welche Rolle spielt das Controlling im Management Reporting?
Das Controlling fungiert als Drehscheibe von Informationen und übernimmt die zentrale Verantwortung, dem Management die benötigten Daten für Planung und Steuerung bereitzustellen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Was besagen die SUCCESS-Regeln nach Prof. Hichert?
Die Regeln stehen für SAY (Botschaft vermitteln), UNIFY (semantische Notation), CONDENSE (Informationsdichte), CHECK (visuelle Integrität), EXPRESS (geeignete Visualisierung), SIMPLIFY (Überflüssiges vermeiden) und STRUCTURE (Inhalt gliedern).
Warum ist Einheitlichkeit im Reporting wichtig?
Einheitlichkeit im Aufbau von Seiten, Tabellen und Grafiktypen erleichtert das Verständnis, ermöglicht eine schnelle Erfassung der Informationen und sorgt für eine professionelle, adressatengerechte Kommunikation.
Wie sollte mit Visualisierungen im Reporting umgegangen werden?
Visualisierungen müssen die gewünschte Botschaft samt Fakten schnell vermitteln. Dabei sind manipulative Diagramme zu vermeiden, «Rauschen» zu eliminieren und nur notwendige Hilfslinien zu verwenden.
