Management Reporting: Regeln für eine erfolgreiche Berichterstattung

Informationsbereitstellung durch das Management Reporting

Mit dem Reporting sollen unter anderem die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Wie ist unser Ergebnis?

• Sind wir auf Plankurs?

• Wie stehen wir im Vergleich zum Vorjahr? Was haben wir für eine Entwicklung?

• Wo haben wir Abweichungen?

• Wie stehen wir im Vergleich zum Markt?

• Wo landen wir per Ende Jahr?

• Wie ist unser Auftragsbestand?

• Wie steht es um unsere Liquidität?

• Fragen zum Lager

• Welche Massnahmen haben wir eingeleitet?

• Wie steht es um Prozess XY?

• Wie ist die Entwicklung unserer strategischen Ziele?

Das Reporting hat also die Aufgabe, Fragen quer über die ganze Unternehmung zu den verschiedensten Themen zu beantworten. Das Controlling übernimmt daher als Drehscheibe von Informationen eine zentrale Rolle und Verantwortung, denn das Management Reporting dient als Hilfsmittel für die Kommunikation zwischen Controller und Management: Mit dem Management Reporting soll das Controlling dem Management die benötigten Informationen für die Planung und Steuerung liefern und es unterstützen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

SUCCESS-Regeln

Ein bekannter Ansatz, um die Grundlagen für eine erfolgreiche Geschäftskommunikation auch und gerade im Rahmen des Management Reportings zu ermöglichen, sind die sogenannten SUCCESS-Regeln von Prof. Hichert, die für die inhaltliche Gestaltung von Management-Berichten unverzichtbar erscheinen (Rümmelin, 2013, S. 4 f.):

S AY: Botschaft vermitteln

Haben Sie etwas zu berichten? Oft sind Berichte nur Sammlungen von Daten ohne erkennbare Botschaft an die Empfänger. Das gilt auch für die meisten Präsentationen.

U NIFY: Semantische Notation anwenden

Gleiches wird gleich dargestellt, und Verschiedenartiges darf nicht gleich dargestellt werden. Eindeutige Gestaltungsregeln erleichtern die Erstellung und das Verständnis.

C ONDENSE: Informationsdichte erhöhen

Hohe Informationsdichte ermöglicht die Darstellung komplexer Sachverhalte, erst der Überblick über das Gesamte lässt eine korrekte Bewertung von Detailinformationen zu.

C HECK: Visuelle Integrität sicherstellen

Berichtsempfänger erwarten inhaltlich richtige Daten. Aber sind die richtigen Daten auch richtig dargestellt? Manipulierte Diagramme sind in der Geschäftskommunikation an der Tagesordnung.

E XPRESS: Geeignete Visualisierung wählen

Gute Visualisierung beginnt mit der Wahl des Diagramm- bzw. Tabellentyps, der möglichst schnell die gewünschte Botschaft samt zugrunde liegenden Fakten vermittelt.