02.08.2016

Aufbewahrungsfristen: Für Daten des Finanz- und Rechnungswesen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Daten des Finanz- und Rechnungswesen resultieren vor allem aus der Anforderung der Nachprüfbarkeit, welche als Grundsatz ordnungsmässiger Buchführung im Schweizer Rechnungslegungsrecht verankert ist. Gesetzliche Anforderungen resultieren zum einen aus dem Schweizer Rechnungslegungsrecht sowie zum anderen aus der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV).

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch   Drucken Teilen   Kommentieren  

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Thomas Rautenstrauch ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Accounting und Controlling sowie Leiter des Center for Accounting & Controlling an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich. Weiterhin ist er als Gastprofessor für Management Accounting im Executive MBA des Institute for Management in Technology (iimt) an der Universität Fribourg tätig. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.

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Aufbewahrungsfristen

Einleitung

Grundsätzlich gelten die anerkannten kaufmännischen Grundsätze auch für die Aufbewahrung von Daten des Finanz- und Rechnungswesens, zu denen neben den Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen immer auch der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht gezählt werden.  

Die Ordnungsmässigkeit der Führung und der Aufbewahrung der Bücher richtet sich gemäss Art. 2 Abs. 3 GeBüV nach den anerkannten Standards zur Rechnungslegung, sofern die Gesetzgebung, insbesondere das Rechnungslegungsrecht und die GeBüV, nichts anderes vorsehen.  

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden im Art. 958f OR dokumentiert und nachfolgend erläutert:

 

KategorieKommentierung Zugehörige Aufbewahrungsfrist (in Jahren) Form der Aufbewahrung (Datenträger)
Geschäftsbücher betrifft mindestens das Hauptbuch und je nach Geschäft auch zusätzliche Hilfsbücher (vgl. GeBüV) 10 Jahre (beginnend mit dem Ablauf des Geschäftsjahres) auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise (Bedingung: Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten sowie jederzeitige Lesbarkeit)
Buchungsbelege betrifft die Belegnachweise für die einzelnen Buchungsvorgänge der Jahresrechnung gemäss Art. 957a Abs. 2 OR 10 Jahre (beginnend mit dem Ablauf des Geschäftsjahres) auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise (Bedingung: Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten sowie jederzeitige Lesbarkeit)
Geschäftsbericht hierzu gehören Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang (Ausnahme: Befreiungsvorschrift zum Anhang für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gemäss Art 959c Abs. 3 OR) 10 Jahre (beginnend mit dem Ablauf des Geschäftsjahres) schriftlich und unterzeichnet
Revisionsbericht vgl. zum Umfang des Revisionsberichts Art. 728b OR 10 Jahre (beginnend mit dem Ablauf des Geschäftsjahres) schriftlich und unterzeichnet

Werden die Geschäftsbücher elektronisch oder auf vergleichbare Weise geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege elektronisch oder auf vergleichbare Weise erfasst und aufbewahrt, so sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten (Art. 2 Abs. 2 GeBüV).

Für die Aufbewahrung gilt zudem die Anforderung, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege so aufzubewahren sind, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.

Grundsätze für die ordnungsgemässe Aufbewahrung

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) definiert folgende Grundsätze für die ordnungsgemässe Aufbewahrung:

  1. Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren (Art. 5 GeBüV).
  2. Weiterhin ist es erforderlich, die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege so aufzubewahren, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können. Soweit es für die Einsicht und die Prüfung erforderlich ist, sind das entsprechende Personal sowie die Geräte oder Hilfsmittel verfügbar zu halten. Im Rahmen des Einsichtsrechts muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen (Art. 6 GeBüV).
  3. Im Hinblick auf die Organisation der Aufbewahrung besteht die Anforderung, dass archivierte Informationen von aktuellen Informationen zu trennen bzw. so zu Kennzeichnen sind, dass eine Unterscheidung möglich ist. Die Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren. Daneben muss sichergestellt sein, dass auf archivierte Daten innert nützlicher Frist zugegriffen werden kann (Art. 7 GeBüV)
  4. Ein letzter Grundsatz zur Aufbewahrung erfordert, dass die Informationen systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen sind. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen, wobei solche Aufzeichnungen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger selbst unterliegen.

Quelle: Dieser Beitrag stammt aus der Online-Lösung RechnungswesenPraxis.

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