Zielvereinbarung: Diese Schritte führen zum Erfolg
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein effektiver Zielvereinbarungsprozess ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein wiederkehrender Zyklus, der strategische Unternehmensziele mit den persönlichen Anliegen der Mitarbeitenden verknüpft. Entscheidend ist, dass nicht nur negative Abweichungen, sondern auch Erfolge gemeinsam analysiert werden, um daraus konkrete Strategien für das zukünftige Verhalten abzuleiten. Der Prozess umfasst das Festlegen von Zielen, das Besprechen von Fortschritten in periodischen Meilensteingesprächen und die abschliessende Auswertung via SOLL-IST-Analyse.
Die wichtigsten Punkte:
- Zielvereinbarungen sind ein zyklischer Prozess, der eng mit der jährlichen Mitarbeiterbeurteilung verzahnt ist.
- Erfolge und Misserfolge werden gemeinsam analysiert, um Lernpotenziale für die Zukunft zu identifizieren.
- Neben quantitativen Zielen sind auch «weiche Ziele» wie Kommunikation und Zusammenarbeit essenziell.
- Fördermassnahmen und Weiterbildungen müssen direkt mit den vereinbarten Zielen verknüpft werden.
- Eine schriftliche Festhaltung und klare Vernetzung mit der Unternehmensstrategie sind unabdingbar.
Wie funktioniert ein erfolgreicher Zielvereinbarungsprozess in der Praxis?
Die Zielvereinbarung als zyklischer Prozess
Selbstverständlich reicht es nicht aus, nur regelmässig neue oder andere Ziele zu vereinbaren. Vielmehr ist ein zyklischer Prozess erforderlich. In aller Regel werden die Zielvereinbarungen in die jährliche Mitarbeiterbeurteilung eingebunden und folgt diesem Zyklus.
Ziele festlegen, Fortschritt besprechen und Erreichung analysieren
Zielvereinbarungen werden zum Beispiel im Rahmen des jährlichen Mitarbeitergespräches getroffen. Die Ziele sind letztlich aus den strategischen Zielen des Unternehmens abgeleitet und unterstützen diese. Dennoch wird auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden Rücksicht genommen, indem auch persönliche Anliegen in die Zielvereinbarung aufgenommen werden.
- Zusätzlich zu den Zielvereinbarungen werden oft auch Förder- und Unterstützungsmassnahmen festgelegt. Ein Beispiel: eine Mitarbeiterin, welche ein neues Informatikprojekt leiten soll, wird durch eine entsprechende Weiterbildung auf diese Aufgabe vorbereitet und evtl. laufend beraten.
- In periodischen Meilensteingesprächen (Zwischengespräche) werden bei Zielen mit einer längeren Frist (z.B. bei Jahreszielen) die erreichten Fortschritte besprochen und die Ziele auf ihre Aktualität überprüft. Dieser Schritt erfolgt sinnvollerweise quartalsweise.
- Die Auswertung erfolgt spätestens nach einem Jahr. Oftmals sind jedoch Ziele mit einer kürzeren Frist vereinbart, sodass dieser Schritt bereits früher erfolgen kann. Die Auswertung besteht in einer gemeinsamen Analyse der Zielerreichung (SOLL-IST-Analyse).
Dabei werden nicht nur negative Abweichungen besprochen. Auch Erfolge werden gemeinsam analysiert und die Erfolgsstrategien herausgearbeitet. Daraus können die Mitarbeitenden den grössten Nutzen für ihr zukünftiges Verhalten ziehen. Konnten die Zielvereinbarungen nicht erreicht werden, gilt es die Gründe dafür zu finden.
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Negative Abweichungen bei Zielvereinbarungen
- Waren die Ziele zu hoch gesteckt?
- Haben sich Rahmenbedingungen ungünstig entwickelt?
- Fehlte es an der notwendigen Unterstützung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters?
- Liegt ein Motivationsproblem vor? Führte mangelnder Leistungswille zur Abweichung?
- Ist der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin mit den richtigen Aufgaben betraut?
- Aufgrund der Zielerreichung erfolgt die Leistungsbeurteilung (welche je nach System ausschliesslich auf der Zielerreichung basiert oder mit der konventionellen Leistungs- und Verhaltensbeurteilung aufgrund von Merkmalen kombiniert ist).
- Als letzter Schritt werden die neuen Ziele und entsprechenden Fördermassnahmen vereinbart oder - bei Versagen auch denkbar - Konsequenzen verfügt.
Checkliste
- Leiten Sie die individuellen Ziele klar von den strategischen Unternehmenszielen ab.
- Erarbeiten Sie die Ziele gemeinsam mit der Mitarbeitenden anstatt sie einseitig vorzugeben.
- Vermeiden Sie die Vereinbarung von reinen Tätigkeiten; formulieren Sie messbare Ergebnisse.
- Integrieren Sie sowohl quantitative Kennzahlen als auch qualitative «weiche Faktoren».
- Planen Sie quartalsweise Meilensteingespräche ein, um den Fortschritt zu überprüfen.
- Sichern Sie die Notwendigkeit von Weiterbildungen oder Unterstützungsressourcen frühzeitig ab.
- Führen Sie eine gemeinsame SOLL-IST-Analyse durch, wenn Ziele nicht erreicht wurden.
- Dokumentieren Sie das Gespräch schriftlich und vereinbaren Sie konkrete Konsequenzen oder Belohnungen.
- Stellen Sie sicher, dass die Ziele horizontal abgestimmt sind, um Konflikte zwischen Abteilungen zu vermeiden.
Häufige Managementfehler bei Zielvereinbarungen
- Es werden nicht Ziele vereinbart, sondern Tätigkeiten (bspw. «Sie sind verantworlich für den Prozess»).
- Ziele werden nicht gemeinsam erarbeitet und vereinbart, sondern «von oben» vorgegeben.
- Es gibt nur quantitative Ziele wie bspw. Umsatz oder Kundenneugewinnungsquote. In jeden Zielvereinbarungsprozess gehören auch «weiche Ziele» (sog. «soft factors», bspw. verbessern Sie Ihre Kommunikation mit Kunden und Kollegen).
- Die Zielvereinbarung erfolgt ausschliesslich per bottom-up: Nicht nur der Input der Mitarbeiter ist unverzichtbar im Zielvereinbarungsprozess, sondern genauso auch der strategische Input der Führung (Stichwort vom Unternehmensziel zum individuellen Mitarbeiterziel).
- Keine klaren Unternehmensziele als Ausgangspunkt: Dann besteht die Gefahr, dass nur jeder Bereich für sich alleine plant und dabei nicht seine Funktion fürs Ganze berücksichtigt. Die vereinbarten Ziele werden horizontal nicht abgeglichen: Keiner weiss, was der andere tut – Prioritäten und Mittel sind nicht abgestimmt.
- Die Zielerreichung wird nicht überwacht und kontrolliert.
- Ziele werden nicht schriftlich festgehalten, es gibt kein Protokoll des Gespächs.
- Die Zielvereinbarung ist nicht vernetzt mit Mitarbeiter-Qualifikation. Es gibt weder Belohnung noch Sanktion – das Ganze ist völlig ohne Belang für beide Seiten.
Weitere Informationen zum Thema «Zielvereinbarung» finden Sie hier: initio Organisationsberatung
FAQ: Zielvereinbarung
Warum ist die Analyse von Erfolgen genauso wichtig wie die von negativen Abweichungen?
Nur durch die gemeinsame Analyse von Erfolgen können erfolgreiche Strategien identifiziert und für zukünftige Verhaltensweisen übernommen werden. Dies motiviert die Mitarbeitenden und festigt bewährte Arbeitsweisen.
Wie oft sollten Zwischenbesprechungen bei langfristigen Zielen stattfinden?
Bei Zielen mit einer längeren Frist, wie beispielsweise Jahreszielen, sind periodische Meilensteingespräche sinnvoll. Diese erfolgen idealerweise quartalsweise, um die Aktualität der Ziele zu prüfen und den Fortschritt zu besprechen.
Was sind typische Fehler, die bei Zielvereinbarungen vermieden werden sollten?
Häufige Fehler sind die Vorgabe von Zielen «von oben», die reine Fokussierung auf quantitative Werte, das Fehlen einer schriftlichen Dokumentation oder die Nicht-Verknüpfung von Zielen mit entsprechenden Fördermassnahmen und Qualifizierungen.
Wie gehen Sie vor, wenn vereinbarte Ziele nicht erreicht werden?
Zunächst gilt es, die Gründe für die Nicht-Erreichung zu finden. Mögliche Ursachen sind zu hoch gesteckte Ziele, ungünstige Rahmenbedingungen, fehlende Unterstützung oder Motivationsprobleme. Basierend auf dieser Analyse werden entweder neue Ziele vereinbart oder Konsequenzen verfügt.
