Qualifikationsgespräche: Alle Jahre wieder
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Qualifikationsgespräche sind eine unerlässliche Aufgabe am Jahresende, die Zeit, Genauigkeit und Zuhörbereitschaft erfordert. Führungskräfte sollten nicht nur Ziele überprüfen, sondern aktiv zuhören, um die Sichtweise der Mitarbeitenden zu verstehen. Die Kombination aus Klarheit in der Rückmeldung und echter Wertschätzung für geleistete Arbeit schafft Motivation und Loyalität.
Die wichtigsten Punkte:
- Nehmen Sie sich bewusst Zeit, um Missverständnisse und Nachgespräche zu vermeiden.
- Verbinden Sie klare Ansagen zu unerreichten Zielen mit Wertschätzung für Erfolge.
- Hören Sie aktiv zu, aber lenken Sie das Gespräch bei privaten Themen respektvoll zurück auf die Arbeit.
- Nutzen Sie die drei Grundsätze als Trio für nachhaltige und einvernehmliche Zielvereinbarungen.
WEKA Redaktionsteam
Das WEKA Redaktionsteam besteht aus 8 hochmotivierten Redakteuren/Redakteurinnen mit fundiertem Know-how und Praxiserfahrung aus verschiedensten Fachbereichen. Ihr Ziel ist es, Sie bei der effizienten und sicheren Umsetzung Ihrer Aufgaben in der Praxis kompetent zu begleiten und Sie bei Herausforderungen beratend zu unterstützen. Dies mit einem hohen Anspruch an Qualität und Aktualität.
Wie führen Sie Qualifikationsgespräche erfolgreich und wertschätzend?
Ein Blumenstrauss an Kompetenzen
Qualifikationsgespräche mit Mitarbeitenden verlangen viel von Ihnen: Zeit, Genauigkeit in der Einschätzung der erreichten und nicht erreichten Ziele, Klarheit in Ihren Aussagen, damit sie verständlich sind und ankommen. Sowohl die wertschätzenden Mitteilungen, wie auch diejenigen, mit denen Sie eine Verbesserung verlangen, sollen gehört werden. Und noch eine Anforderung wird an Sie gestellt: Damit ein Mitarbeitergespräch wirklich erfolgreich ist, muss die Person, mit der Sie sich besprechen, ihre Seite und ihre Anliegen mitteilen können. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie zuhören und sich für Ihr Gegenüber interessieren. Ein Blumenstrauss an Kompetenzen, der in dieser Situation zum Tragen kommt. Damit diese Besprechungen für Sie selbst nicht zum Stressfaktor werden, gibt es einige Grundsätze, die Sie unterstützen können.
Grundsatz 1: Nehmen Sie sich Zeit für Qualifikationsgespräche
Zeit ist zum Jahresende hin meist ein rares Gut und oft bringt schon der Gedanke daran, «sich Zeit zu nehmen» Druck mit sich. «Sich Zeit nehmen» kann aber auch bedeuten, ein Zeitfenster zu öffnen, um Qualifikationsgespräche so zu führen, dass danach alles klar ist. Das bewahrt Sie davor, zwei Wochen später mit derselben Mitarbeiterin oder demselben Mitarbeiter nochmals ein Gespräch führen müssen, um noch ungeklärte Details zu besprechen. Häufig findet das statt, wenn unter Zeitdruck nicht alles beachtet wird. Sie sparen also Zeit, wenn Sie «sich Zeit zu nehmen».
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Grundsatz 2: Seien Sie klar und wertschätzend
Klarheit und Wertschätzung gehören zusammen und werden in der Kombination von Ihren Mitarbeitenden geschätzt. Klarheit alleine lässt Sie kühl und distanziert wirken. Nur wertschätzend zu sein, lässt Klarheit vermissen und sät Missverständnisse und Verwirrung. Unerreichte Ziele müssen angesprochen werden, die Gründe geklärt und die unterstützenden Massnahmen besprochen und veranlasst werden. Erreichte Ziele und überdurchschnittliche Leistung sind nicht selbstverständlich und verdienen deshalb Wertschätzung. Durch die Verbindung von beidem motivieren Sie Ihre Mitarbeitenden zu verbesserter Leistung und mehr Loyalität.
Checkliste
- Zeitfenster so wählen, dass keine Eile entsteht und Details geklärt werden können.
- Alle Zielvereinbarungen des Vorjahres und deren Erreichungsgrad prüfen.
- Konkrete Beispiele für überdurchschnittliche Leistungen und Verbesserungsbereiche notieren.
- Rahmenbedingungen schaffen, damit die Mitarbeitenden ihre Anliegen frei äussern können.
- Auf private Themen vorbereitet sein, diese aber freundlich auf den Arbeitskontext lenken.
- Klarheit mit Wertschätzung verbinden, um keine Missverständnisse zu säen.
- Unterstützende Massnahmen für nicht erreichte Ziele konkret planen.
- Zielvereinbarungen für das kommende Jahr gemeinsam und motivierend formulieren.
- Das Gespräch dokumentieren, um die vereinbarten Punkte für beide Seiten festzuhalten.
Grundsatz 3: Nehmen Sie Ihr Gegenüber ernst und hören Sie zu
Die Ansichten und Interessen Ihrer Mitarbeitenden mögen anders gestaltet sein als Ihre eigenen und vielleicht sind sie Ihnen manchmal sogar fremd. Dennoch verdienen sie Ihren Respekt für ihre Anliegen und ihre Sicht der Dinge. Mitarbeitende, die ernst genommen werden, sind entlastet und erfreut über den Respekt, der ihnen entgegengebracht wird. Zuhören bedeutet nicht, dass Sie den Nöten und Anliegen zuhören müssen, die sich ums Privatleben drehen. Es bedeutet, dass Sie denjenigen Schilderungen zuhören, die eine Bedeutung für die Arbeit der Betreffenden haben, die Arbeitsleistung beeinflussen oder generelle Irritationen hervorrufen. Erzählungen, die mit der Arbeit nichts zu tun haben, können Sie unterbrechen und klar und wertschätzend mitteilen, dass das eine Abweichung vom ursprünglichen Thema ist.
Diese drei Grundsätze sind ein wirksames Trio, um die Aufgabe «Qualifikationsgespräche» erfolgreich und vor allem nachhaltig zu bewältigen. Die drei greifen ineinander und ergänzen einander: Wenn Sie sich Zeit nehmen, sind Sie selbst weniger unter Druck, können weit besser den Überblick über die Situation behalten, vergessen weniger Details, die ebenfalls besprochen werden müssen, und bleiben wertschätzend und klar. Dadurch ist auch Ihr Gegenüber ruhiger, klarer und offener. So können schwierige Punkte sachlich besprochen und einvernehmlich Ziele festgelegt werden. Das vergrössert die Chance, dass die Ziele erreicht und die Zufriedenheit aller sichergestellt wird.
FAQ: Qualifikationsgespräche
Wie gehe ich mit unerreichten Zielen im Gespräch um?
Unerreichte Ziele müssen klar angesprochen und die Gründe gemeinsam geklärt werden. Wichtig ist, nicht nur das Defizit zu benennen, sondern sofort unterstützende Massnahmen zu besprechen und zu veranlassen, um die Mitarbeitenden zu motivieren.
Warum ist Zuhören so wichtig bei diesen Gesprächen?
Zuhören zeigt Respekt für die Sichtweise der Mitarbeitenden und entlastet diese. Es ermöglicht Führungskräften, Irritationen oder Arbeitsleistung beeinflussende Faktoren zu verstehen, die sonst im Tagesgeschäft untergehen könnten.
Was tun, wenn das Gespräch in private Themen abdriftet?
Sie können private Erzählungen unterbrechen, indem Sie klar und wertschätzend mitteilen, dass das Thema vom ursprünglichen Gesprächszweck abweicht. Lenken Sie den Fokus zurück auf die Arbeitsleistung und die vereinbarten Ziele.
Wie vermeide ich, dass das Gespräch zum Stressfaktor wird?
Indem Sie sich bewusst Zeit nehmen und nicht unter Zeitdruck arbeiten. Ein gut geplantes Zeitfenster verhindert, dass Details übersehen werden und Sie später erneut ein Gespräch führen müssen.
