21.11.2017

Qualifikationsgespräche: Alle Jahre wieder

Das Jahresende steht bevor und damit auch immer wiederkehrende Aufgaben wie die Qualifikationsgespräche mit Ihren Mitarbeitenden. Wie absolvieren Sie diese unerlässliche Aufgabe? Bringen Sie sie möglichst schnell hinter sich wie viele andere Führungskräfte? Oder sind Sie bereit, wertschätzendes Feedback für Geleistetes zu geben, klar zu sagen, was verbessert werden muss, und gemeinsam motivierende und notwendige Ziele zu vereinbaren? In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Gespräche wirkungsvoll und effektiv führen können.

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Qualifikationsgespräche

Ein Blumenstrauss an Kompetenzen

Qualifikationsgespräche mit Mitarbeitenden verlangen viel von Ihnen: Zeit, Genauigkeit in der Einschätzung der erreichten und nicht erreichten Ziele, Klarheit in Ihren Aussagen, damit sie verständlich sind und ankommen. Sowohl die wertschätzenden Mitteilungen, wie auch diejenigen, mit denen Sie eine Verbesserung verlangen, sollen gehört werden. Und noch eine Anforderung wird an Sie gestellt: Damit ein Mitarbeitergespräch wirklich erfolgreich ist, muss die Person, mit der Sie sich besprechen, ihre Seite und ihre Anliegen mitteilen können. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie zuhören und sich für Ihr Gegenüber interessieren. Ein Blumenstrauss an Kompetenzen, der in dieser Situation zum Tragen kommt. Damit diese Besprechungen für Sie selbst nicht zum Stressfaktor werden, gibt es einige Grundsätze, die Sie unterstützen können.

Grundsatz 1: Nehmen Sie sich Zeit

Zeit ist zum Jahresende hin meist ein rares Gut und oft bringt schon der Gedanke daran, «sich Zeit zu nehmen» Druck mit sich. «Sich Zeit nehmen» kann aber auch bedeuten, ein Zeitfenster zu öffnen, um ein Gespräch so zu führen, dass danach alles klar ist. Das bewahrt Sie davor, zwei Wochen später mit derselben Mitarbeiterin oder demselben Mitarbeiter nochmals ein Gespräch führen müssen, um noch ungeklärte Details zu besprechen. Häufig findet das statt, wenn unter Zeitdruck nicht alles beachtet wird. Sie sparen also Zeit, wenn Sie «sich Zeit zu nehmen».

Grundsatz 2: Seien Sie klar und wertschätzend

Klarheit und Wertschätzung gehören zusammen und werden in der Kombination von Ihren Mitarbeitenden geschätzt. Klarheit alleine lässt Sie kühl und distanziert wirken. Nur wertschätzend zu sein, lässt Klarheit vermissen und sät Missverständnisse und Verwirrung. Unerreichte Ziele müssen angesprochen werden, die Gründe geklärt und die unterstützenden Massnahmen besprochen und veranlasst werden. Erreichte Ziele und überdurchschnittliche Leistung sind nicht selbstverständlich und verdienen deshalb Wertschätzung. Durch die Verbindung von beidem motivieren Sie Ihre Mitarbeitenden zu verbesserter Leistung und mehr Loyalität.

Grundsatz 3: Nehmen Sie Ihr Gegenüber ernst und hören Sie zu

Die Ansichten und Interessen Ihrer Mitarbeitenden mögen anders gestaltet sein als Ihre eigenen und vielleicht sind sie Ihnen manchmal sogar fremd. Dennoch verdienen sie Ihren Respekt für ihre Anliegen und ihre Sicht der Dinge. Mitarbeitende, die ernst genommen werden, sind entlastet und erfreut über den Respekt, der ihnen entgegengebracht wird. Zuhören bedeutet nicht, dass Sie den Nöten und Anliegen zuhören müssen, die sich ums Privatleben drehen. Es bedeutet, dass Sie denjenigen Schilderungen zuhören, die eine Bedeutung für die Arbeit der Betreffenden haben, die Arbeitsleistung beeinflussen oder generelle Irritationen hervorrufen. Erzählungen, die mit der Arbeit nichts zu tun haben, können Sie unterbrechen und klar und wertschätzend mitteilen, dass das eine Abweichung vom ursprünglichen Thema ist.

Diese drei Grundsätze sind ein wirksames Trio, um die Aufgabe «Mitarbeitergespräche» erfolgreich und vor allem nachhaltig zu bewältigen. Die drei greifen ineinander und ergänzen einander: Wenn Sie sich Zeit nehmen, sind Sie selbst weniger unter Druck, können weit besser den Überblick über die Situation behalten, vergessen weniger Details, die ebenfalls besprochen werden müssen, und bleiben wertschätzend und klar. Dadurch ist auch Ihr Gegenüber ruhiger, klarer und offener. So können schwierige Punkte sachlich besprochen und einvernehmlich Ziele festgelegt werden. Das vergrössert die Chance, dass die Ziele erreicht und die Zufriedenheit aller sichergestellt wird.

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