Anwendungen: Beliebte und hilfreiche digitale Tools

Welche digitalen Tools verbessern die Zusammenarbeit und Automatisierung im Schweizer KMU?

Beliebteste Anwendungen

Slack

Bei Slack handelt es sich um eine Channel-basierte Kommunikationsplattform, die die Kommunikation effektiver gestalten soll. Es ist ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst, der insbesondere für die Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen entwickelt wurde. Die Anwendung gehört zu dem gleichnamigen Unternehmen Slack Technologies aus dem kanadischen Vancouver und wurde 2013 erstmalig veröffentlicht.

Die Anwendung Slack versucht, eine neue Art der Kommunikation zu etablieren. Die Software funktioniert mit verschiedenen Kanälen, die im Stil eines Chatrooms aufgebaut sind. In diesen können die Teilnehmer in Echtzeit miteinander kommunizieren und auch Dateien versenden. Slack lässt sich mit anderen Anwendungen wie Dropbox oder sozialen Netzwerken verknüpfen, sodass die App den Mittelpunkt der Kommunikation bildet. Die Software zeichnet sich durch ihre zahlreichen hilfreichen Funktionen und ihre hohe Kompatibilität mit anderen Programmen aus.

Trello

Die Software Trello wurde in erster Linie entwickelt, um die digitale Zusammenarbeit in Gruppen und Teams zu vereinfachen. Es handelt sich bei dieser Anwendung also um einen digitalen Aufgabenverwaltungsdienst. Entwickelt wurde Trello in London von Atlassian, das seinen Hauptsitz im australischen Sydney hat.

Bei Trello können Teams ihre Aufgaben und Projekte gemeinsam auf verschiedenen Boards, Listen und Karten gestalten und bearbeiten. Dabei stehen Spass und Flexibilität im Vordergrund. Jedes Mitglied eines Teams kann die erledigten Aufgaben und Ideen eines anderen Mitglieds einsehen und kommentieren. Die Bedienung ist intuitiv, und mehrere Mitglieder können gleichzeitig an einem Projekt arbeiten.

Zudem bietet Trello eine integrierte Workflow-Automatisierung, mit der sich mühsame Aufgaben automatisch von der To-do-Liste entfernen lassen. Trello funktioniert ebenfalls cloudbasiert und ist somit auf sämtlichen Geräten stets aktualisiert und lässt sich global bearbeiten. Die Benutzung der Software Trello ist kostenlos.

Confluence

Auch die Software Confluence wurde von der australischen Firma Atlassian entwickelt und dient Unternehmen meist als Enterprise-Wiki. Das bedeutet, dass Confluence für die Dokumentation und Kommunikation von Wissen verwendet wird. Die Anwendung ist ein digitaler Bereich für ortsunabhängiges Arbeiten, an dem Wissen und Zusammenarbeit aufeinanderstossen.

Bei Confluence können Unternehmen und ihre Mitarbeitenden eine zentrale Informationsquelle schaffen. Dafür wird das kollektive Wissen der verschiedenen Teams im Unternehmen verwendet und gesammelt. So stehen den Mitarbeitern anderer Teams schnell Antworten auf ihre Fragen zur Verfügung, und das Wissen wird allen Unternehmensangehörigen übersichtlich und strukturiert angezeigt und kommuniziert. Zusätzlich lassen sich mit Confluence auch Projektplanungen und Besprechungsnotizen bearbeiten. Dabei kann je nach Bedarf das gesamte Team miteinbezogen werden. Auch für die Stärkung der Unternehmenskultur kann Confluence hilfreich sein, da sich in der Software Ankündigungen zwischen verschiedenen Teams austauschen lassen und deren Wissen geteilt wird. Für einen einfachen Einstieg stellt Confluence in der Praxis erprobte Vorlagen zur Verfügung, die zusätzlich für einen konsistenten Auftritt in stimmlichen Projekten und Teams sorgen.

Zapier

Die Software Zapier ist ein Web-Service, mit dem sich Apps miteinander verbinden und die Aktionen zwischen diesen unterschiedlichen Apps automatisieren lassen. Die Anwendung ist sehr nutzerfreundlich aufgebaut.

Mithilfe von Zapier können Unternehmen also wichtige Prozesse, die regelmässig anfallen und viel Zeit in Anspruch nehmen, ganz einfach automatisieren und somit smarte Workflows erstellen. Dafür synchronisiert die Software Zapier die Anwendungen verschiedener Apps miteinander, damit diese dann die gewünschten Prozesse ausführen. Dafür verwendet Zapier die sogenannten Zaps. Dieser Zap benutzt wiederum ein auslösendes Ereignis in einer App, auch Trigger genannt, um eine Aktion in einer anderen App zu veranlassen. Diese Zaps können sehr vielseitig in vielen Bereichen flexibel eingesetzt werden und lassen sich in viele Apps integrieren. Da diese Automatisierung von Prozessen die Routinearbeiten eines Unternehmens übernehmen kann, können die Firmen mit dieser Software bei der richtigen Nutzung viele Kosten und viel Zeit einsparen.

Microsoft Power Automate

Ähnlich wie mit Zapier können Unternehmen auch mit der Software Microsoft Power Automate wiederkehrende Aufgaben und Prozesse automatisieren. Diese Anwendung gehört zu der Produktfamilie von der Microsoft Power Platform.

Microsoft Power Automate war früher auch als Microsoft Flow bekannt und ermöglicht es Mitarbeitern, verschiedene Aufgaben und Workflows zwischen unterschiedlichen Diensten und Anwendungen zu erstellen und dann automatisieren zu lassen, ohne dass dafür die professionelle Hilfe von Entwicklern nötig ist. Diese automatisierten Prozesse werden in der Software als Flows bezeichnet. Um einen Flow zu erstellen, muss der Mitarbeitende angeben, welche Aktion die Software durchführen soll, sobald ein bestimmtes Ereignis (in einer anderen App oder einem anderen Dienst) stattfindet. Diese Flows lassen sich dann auf dem Desktop oder auch in der entsprechenden App verwalten und können in die verschiedenen Dienste von Microsoft integriert werden. Zu den Aufgaben, die sich durch Microsoft Power Automate automatisieren lassen, gehören z.B. Content- Management, das Auslösen von Benachrichtigungen oder das Kopieren von Daten beispielsweise in eine Cloud.

Google Jamboard

Jamboard ist ein Produkt von Google, das wie ein digitales, interaktives Whiteboard funktioniert. Es gehört zur G-Suite-Familie von Google. Das Jamboard ist keine Software, sondern ein Gerät mit einem 55-Zoll-4K-Touchscreen-Display. Dieses Whiteboard lässt sich mit der gleichnamigen cloudbasierten Jamboard-App verknüpfen, sodass Teams und Mitarbeitende innovativ und effizient zusammen an einem Projekt oder einer Aufgabe arbeiten können. Mithilfe von einem Tablet oder einem Webbrowser haben bis zu 16 Nutzer Zugriff auf die verschiedenen Bearbeitungstools vom Jamboard und können gemeinsam im Team daran arbeiten. Auf dem Jamboard kann mit einem Eingabestift gezeichnet und geschrieben werden. Mit der Hand kann Geschriebenes wieder ausradiert werden. Ausserdem lassen sich Aufgaben vom Whiteboard automatisch in der Cloud speichern, es können Bilder aus einer Google-Suche angezeigt werden, und es gibt verschiedene Tools wie z.B. eine Formerkennung. Auf dem Jamboard kann man ausserdem Notizen hinzufügen und auch Inhalte aus den Google-Anwendungen Docs, Tabellen und Präsentationen auf dem Display anzeigen lassen. Das Board ist dank seines praktischen Rollständers sehr mobil und flexibel einsetzbar. 

Die erarbeiteten Inhalte sind für alle Teilnehmer einer Jam-Sitzung sichtbar, zugänglich und können von überall auf der Welt aus mitverfolgt werden. Ausserdem lassen sich die Inhalte der Jams mit dem Google-Programm Meet sogar in Echtzeit präsentieren. Besonders in kreativen Bereichen, aber auch für Schulungen ist das Jamboard daher sehr beliebt.

Notion

Die Software Notion ist seit Sommer 2018 auf dem Markt und ein Organisations- und Produktivitäts- Tool, das sich besonders für die Strukturierung der Aufgaben im Büroalltag eignet. Notion wird häufig als eine Kombination aus verschiedenen anderen Tools wie Trello, Google Docs, Word und Evernote beschrieben.

Die Software Notion lässt sich im Team oder auch von einzelnen Mitarbeitern nutzen und ist als App und als Desktop-Version erhältlich. Notion funktioniert zum einen als Notizen-App, lässt sich zum anderen aber auch für viele weitere Aufgaben und Funktionen einsetzen. Dazu gehören beispielsweise die Verwendung von Template-Vorlagen für eine erhöhte Produktivität, die Verwaltung von E-Books und Infografiken oder die Organisation von Massnahmen in den Bereichen Marketing und Vertrieb. Auch Unternehmensprozesse lassen sich mit Notion verwalten. Projekte lassen sich in Notion gemeinsam im Team bearbeiten, es bietet dabei sehr ähnliche Funktionen wie beispielsweise die Software Trello. Auch eine Aufgabenverwaltung mit verschiedenen To-do-Listen lässt sich ganz einfach einrichten.

Wie weiter?

Diese und viele weitere digitale Tools helfen uns, unseren Arbeitsalltag zu organisieren und zu strukturieren, gleichzeitig geben sie den Mitarbeitenden Orientierung und ersparen ihnen Zeit, die sie für nicht automatisierbare Tätigkeiten aufwenden können. Durch die Vielfalt an Tools fangen viele Unternehmen an, Software querbeet einzukaufen und wahllos in den Unternehmungen zur Verfügung zu stellen. Um einen Wildwuchs zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine vorgängige Bestandsaufnahme und dann eine Schritt-für-Schritt-Einführung zu machen.

FAQ: Anwendungen

Was ist der Hauptunterschied zwischen Slack und E-Mail?

Slack organisiert die Kommunikation in thematischen Kanälen für Echtzeit-Austausch, während E-Mail oft asynchron und weniger strukturiert ist. Slack reduziert die Fragmentierung von Informationen und ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung.

Können Trello und Notion dasselbe leisten?

Beide Tools dienen der Projektorganisation, unterscheiden sich aber im Ansatz. Trello nutzt ein visuelles Board-System (Kanban) für Aufgaben, während Notion als all-in-one Workspace dient, der Datenbanken, Notizen und Wikis kombiniert.

Wie automatisieren Zapier und Power Automate Prozesse?

Diese Tools verbinden verschiedene Anwendungen miteinander. Ein auslösendes Ereignis (Trigger) in einer App startet automatisch eine Aktion in einer anderen App, ohne dass manuelle Eingriffe nötig sind.

Ist das Google Jamboard nur ein digitales Whiteboard?

Das Jamboard ist ein physisches Gerät mit Touchscreen, das durch die zugehörige App cloudbasiert funktioniert. Es ermöglicht bis zu 16 Nutzern gleichzeitig das Zeichnen, Schreiben und Teilen von Inhalten in Echtzeit.

Wie vermeidet man einen Wildwuchs an Software im Unternehmen?

Durch eine vorgängige Bestandsaufnahme, klare Zielsetzungen und eine schrittweise Einführung. Es ist wichtig, Tools auf Kompatibilität zu prüfen und eine zentrale Strategie für die Software-Landschaft zu definieren.