11.06.2014

Elektronische Archivierung: Beweisführung vor Gericht

Korrekt gespeicherte Daten können entscheidend sein in einem Prozess. Eine Studie von Symantec zeigt, dass viele Anwälte Probleme bekommen, weil sie wichtige elektronische Archivierungen zur Beweisführung überhaupt nicht oder nicht fristgerecht vorlegen können. Im Rahmen der so genannten E-Discovery-Studie von Symantec wurden im August 2010 insgesamt rund 5000 Anwälte in Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Südafrika, Spanien, Schweden, der Schweiz, Grossbritannien und den Vereinigten Arabischen Emiraten befragt.

Von: Regula Heinzelmann   Drucken Teilen   Kommentieren  

Lic. iur. Regula Heinzelmann

Regula Heinzelmann studierte Jura an der Universität Zürich, wo sie 1981 mit dem Lizentiat abschloss. Seit 1984 arbeitet sie selbständig als Wirtschaftsjournalistin und Buchautorin in Zürich und Berlin.


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Elektronische Archivierung

Jeder der befragten Anwälte hatte in den vergangenen Jahren Probleme, weil sie wichtige elektronische Archivierungen zur Beweisführung überhaupt nicht oder nicht fristgerecht vorlegen konnten. Die Hälfte der befragten Juristen hatte in den letzten drei Monaten vor der Befragung dieses Problem.

Elektronische Archivierung: Schwierigkeiten bei der Datenbeschaffung

Elektronisch gespeicherte Daten sind als Beweismittel vor Gericht unentbehrlich. 98 Prozent der befragten Anwälte gaben an, dass in den vergangenen zwei Jahren elektronische Daten entscheidend waren für einen erfolgreichen Rechtsstreit. 91 Prozent erklärten, dass elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) für ihre tägliche Arbeit wichtig sind. Zugleich aber erschwert die schlechte Verfügbarkeit digitaler Beweise die Anwaltsarbeit erheblich. 60 Prozent der Befragten gaben zu, dass sie mit der grossen Menge an zu untersuchenden Informationen zu kämpfen haben. Denn um juristisch haltbare Beweise zu finden, müssen sie Millionen von archivierten Dateien durchsuchen. In diesem Schritt, E-Discovery genannt, werden alle Daten aus verschiedenen digitalen Quellen auf ihre Relevanz für den Fall hin ausgewertet und zusammengetragen.

29 Prozent der Anwälte klagten, dass es ihnen an Zeit mangle, um alle nötigen Recherchen durchzuführen. Immerhin 24 Prozent geben an, über keine ausgefeilte Technologie zur elektronischen Beweissicherung zu verfügen, um den geforderten Ansprüchen gerecht zu werden. Alle 5000 befragten Juristen gaben an, dass sie deswegen Probleme bei juristischen Auseinandersetzungen hatten oder gar Fälle verloren.

Die Schere zwischen eigener Wahrnehmung und Realität ist dennoch gross, wie das Ergebnis bei der Frage nach dem erfolgreichen Einsatz von E-Discovery zeigt. 69 Prozent der Befragten waren der Meinung, auf elektronisch gespeicherte Daten bei wichtigen Gerichtsverfahren oder Compliance-Fällen vollkommen vorbereitet zu sein.

Nützliche Techniken für die elektronische Archivierung

Bei der Frage, wie die digitale Beweisführung im Rechtswesen erfolgreicher gestaltet werden kann, zeichnet sich ein klares Meinungsbild ab: Für mehr als die Hälfte der 5000 Anwälte (57 Prozent) besteht die Lösung nicht in intensiverer internationaler Zusammenarbeit oder einer neuen Gesetzgebung, welche die Aufbereitung von Beweisen in digitaler Form vorgibt. Die Anwälte wünschen sich stattdessen effizientere Technologien, um elektronische Beweise schneller zu identifizieren und um diese sicher aufbewahren und aufbereiten zu können.

Die Umfrage ergab, dass Suchfunktionen für lokale Festplatten und Notebooks besonders hilfreich wären. So gab mit 45 Prozent nahezu die Hälfte aller Anwälte an, dass sie vor allem auf diesen Datenträgern nach verwertbarem Material suchen. Durch den Einsatz spezialisierter Ausrüstung und Methoden, die für die Sammlung von elektronischem Beweismaterial zugelassen sind, lässt sich sicherstellen, dass die darauf aufbauenden Gerichtsverfahren nicht negativ durch die Qualität der verfügbaren Beweise beeinflusst werden. Erwünscht sind im Einzelnen folgende Techniken:

  • Techniken zur Aufbereitung und Analyse von E-Mails.
  • Datenanalysemethoden, die Muster verdächtiger Transaktionen nachverfolgen um involvierte Organisationen sowie Einzelpersonen zu identifizieren.
  • Investigation Support Systems (ISS) sollten es auch den Ermittlern oder Rechtsanwälten, die keine IT-Spezialisten sind, ermöglichen mit digitalen Daten zu arbeiten ohne Gefahr zu laufen, das Beweismaterial zu beschädigen.
  • Dokumentenmanagement-Tools, die gedruckte Unterlagen in lesbare Textdateien umwandeln, um diese nach bestimmten Suchkriterien und -begriffen zu durchsuchen.

Rechtslage für die elektronische Archivierung in der Schweiz

Wie weit elektronisch gespeicherte Daten als Beweise gültig sind, hängt vom Fall ab. Verträge können grundsätzlich formlos abgeschlossen werden, ausser wenn eine besondere Form vorgeschrieben oder vereinbart wird. Normalerweise kann ein unveränderbar gespeichertes Mail ein guter Beweis sein.

Nach Art. 14 OR ist der eigenhändigen Unterschrift die qualifizierte elektronische Signatur gleichgestellt, die auf einem qualifizierten Zertifikat eines anerkannten Anbieters von Zertifizierungsdiensten im Sinne des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur (ZertES) beruht. Das bedeutet: Alle Rechtsgeschäfte, für die das Gesetz eine Unterschrift vorschreibt, kann man auch per E-Mail mit einer elektronischen Signatur gültig abschliessen. Durch die elektronische Signatur ist auch sichergestellt, dass das E-Mail wirklich vom angegebenen Absender stammt. Dazu kann es nicht mehr verändert werden. Dies verstärkt die Beweiskraft.

Nach der neuen gesamtschweizerischen Zivilprozessordnung, die im Januar 2011 in Kraft getreten ist, gelten als Beweisurkunden Dokumente wie Schriftstücke, Zeichnungen, Pläne, Fotos, Filme, Tonaufzeichnungen, elektronische Dateien und dergleichen, die geeignet sind, rechtserhebliche Tatsachen zu beweisen. Digitalisierte Dokumente müssen also genauso zum Beweis zugelassen werden wie herkömmliche Datenträger. Die Beweislast für die Echtheit einer Urkunde trägt jene Partei, die sich auf das Dokument beruft. Die neue schweizerische Strafprozessordnung enthält keine Bestimmung über elektronische Beweismittel.

Elektronische Buchführung

Die Buchhaltung kann man auch elektronisch führen und die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz auf digitalen Medien speichern (Art. 957 OR ff.). Bedingung ist, dass dadurch die Übereinstimmung mit den betreffenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und man die Belege jederzeit lesbar machen kann. Eine Ausnahme gilt für Betriebsrechnung und Bilanz. Diese sind immer schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren.

Wer zur Führung von Geschäftsbüchern verpflichtet ist, muss bei Streitigkeiten, Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz vorlegen, wenn das Gericht dies für den Beweis als notwendig erachtet. Werden die betreffenden Dokumente elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt kann das Gericht oder die Behörde anordnen, dass sie in lesbarer Form vorgelegt werden (Art. 963 OR).

Die Aufbewahrungsfrist dauert zehn Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist.

Ergänzt werden die Vorschriften des OR durch die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung; GeBüV). Diese legt fest, dass auch die Grundsätze der Datensicherung und des Datenschutzes einzuhalten sind.

Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz muss man sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufbewahren und zwar so, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von berechtigten Personen innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können, siehe Tipps.

Tipps zur Aufbewahrung

  • Dokumente sind so zu speichern, dass man sie nicht ändern kann, ohne dass sich dies feststellen lässt.
  • Nützlich sind Programme, mit denen man Daten vollständig und unverändert in andere Formate oder auf andere Informationsträger übertragen kann (Datenmigration), wenn die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit den gesetzlichen Anforderungen weiterhin genügen.
  • Programme und Betriebssysteme ändern sich immer wieder. Wichtige Unterlagen passt man am besten fortlaufend den neuen Programmen an. Wenn nicht, besteht die Gefahr dass man wichtige Unterlagen einige Jahre später nicht mehr abrufen kann.
  • Die Datenmigration ist zu protokollieren und das Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren.
  • Über Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe, Verfahren und die Infrastruktur sowie über den Einsatz der Informationsträger (Maschinen und Programme) müssen Arbeitsanweisungen und Dokumentationen erstellt werden. Die entsprechenden Hilfsinformationen sind ebenfalls aufzubewahren.
  • Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen bzw. so zu kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist.
  • Die Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren.
  • Die Informationen über das Archiv muss man systematisch inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff schützen. Zugriffe auf das Archiv muss man registrieren und diese Daten ebenso lange aufbewahren wie die dazugehörigen Datenträger.

Mehr Informationen über die Studie finden Sie unter folgendem Link: www.symantec.com

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