Personendaten: Welche Informationspflichten gelten beim Personaldossier?
Cornelia Mattig
Cornelia Mattig, RAin, MLaw, LL.M., bei HÄRTING Rechtsanwälte AG. Ihre Tätigkeitsschwerpunkte liegen im Datenschutz- und IT-Recht sowie in den Bereichen ESG, Technologie und Gesellschaftsrecht.
Sowohl das Arbeitsrecht im Schweizer Obligationenrecht (OR) als auch das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) sehen klare Pflichten für Arbeitgeber vor, um die Datenbearbeitung und die dazugehörende Transparenz gegenüber den Mitarbeitenden zu gewährleisten. Gleichzeitig ist das Führen eines Personaldossiers in der Schweiz üblich und notwendig, um Informationen über das Arbeitsverhältnis systematisch zu erfassen und zu verwalten.
Informationspflichten in Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis
Gemäss Art. 330b Abs. 1 OR ist ein Arbeitgeber verpflichtet, seinen Mitarbeitenden bestimmte Informationen schriftlich mitzuteilen, wenn das Arbeitsverhältnis auf unbestimmte Zeit oder für länger als einen Monat eingegangen wird. Diese schriftliche Mitteilung, welche auch mit einem schriftlichen Arbeitsvertrag erfüllt werden kann, muss spätestens einen Monat nach Arbeitsbeginn erfolgen und ist im Personaldossier abzulegen. Sie muss folgende Inhalte umfassen:
- Namen des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers;
- Datum des Beginns des Arbeitsverhältnisses;
- Funktion des Arbeitnehmers;
- Lohn inklusive allfälliger Zuschläge; und
- die wöchentliche Arbeitszeit.
Diese Angaben schaffen Klarheit und beugen Missverständnissen vor. Sollte es während des Arbeitsverhältnisses zu Änderungen bei diesen zentralen Vertragselementen kommen, sieht Art. 330b Abs. 2 OR vor, dass auch diese innerhalb eines Monats nach Inkrafttreten der Änderung schriftlich mitzuteilen sind. Arbeitgeber müssen somit nicht nur bei Vertragsbeginn, sondern auch im weiteren Verlauf des Arbeitsverhältnisses eine sorgfältige Dokumentation und Kommunikation sicherstellen. Die entsprechende Dokumentation gilt es im Personaldossier abzulegen.
Datenschutz im Arbeitsverhältnis: Die Grenzen der Datenbearbeitung in Bezug auf das Personaldossier
Art. 328b OR regelt die zulässige Bearbeitung von Personendaten im Arbeitsverhältnis. Danach dürfen nur solche Daten bearbeitet werden, die sich auf die Eignung für das Arbeitsverhältnis beziehen oder für die Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Das bedeutet, dass auch nur solche Personendaten im Personaldossier enthalten sein dürfen.
Ein Personaldossier enthält in der Regel verschiedene Unterlagen. Dies sind insbesondere die Stammdaten des jeweiligen Mitarbeitenden (z. B. Name, Adresse, Geburtsdatum, Nationalität, AHV-Nummer, Zivilstand und weitere für das Arbeitsverhältnis relevante Daten), die Vertragsunterlagen betreffend das jeweilige Arbeitsverhältnis (z. B. Bewerbung, Lebenslauf, Arbeitsvertrag inkl. Anpassungen und Arbeitsbewilligung) und weitere für die Abwicklung der Lohn- und Sozialversicherungsthematik notwendige Personendaten (z. B. Bankverbindung und versicherungsrelevante Informationen). Ferner werden regelmässig auch Leistungsbeurteilungen, wie Zielvereinbarungen und Notizen zu Mitarbeitergesprächen, im Personaldossier aufgenommen. Daneben werden auch Absenzen, arbeitsrechtliche Disziplinarmassnahmen, Inhalte betreffend die berufliche Weiterbildung und weitere relevante Korrespondenz im Personaldossier aufbewahrt. Die Zulässigkeit ergibt sich bei diesen Unterlagen aus der Notwendigkeit zur Erfüllung des Arbeitsvertrags bzw. bei Leistungsdaten auf die Eignung für das Arbeitsverhältnis. Unzulässig ist es allerdings, private Informationen ohne direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis als Arbeitgeber zu bearbeiten und im Personaldossier zu erfassen. Private Informationen sind insbesondere Daten betreffend die Freizeitgestaltung oder familiäre Details des Mitarbeitenden. Ungeprüfte Gerüchte oder nicht belegte Beschwerden gehören ebenfalls nicht ins Personaldossier, da die Bearbeitung solcher Daten regelmässig nicht verhältnismässig ist und dementsprechend persönlichkeitsverletzend sein könnte.
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Personendaten – Die Informationspflicht
Die betroffene Person hat Anspruch, zu wissen, wer welche Daten zu welchem Zweck bearbeitet, um ihre Rechte effektiv wahrnehmen zu können. In Art. 9 DSG wird die Informationspflicht des Verantwortlichen bei der Beschaffung von Personendaten geregelt. Dies umfasst auch die Information zu den im Personaldossier enthaltenen Personendaten.
Gemäss Art. 19 Abs. 2 DSG muss der Verantwortliche, in der vorliegenden Konstellation der Arbeitgeber, mindestens folgende Angaben u. a. betreffend die im Personaldossier enthaltenen Informationen machen:
- Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen (vorliegend des Arbeitgebers)
- den Zweck der Datenbearbeitung und
- gegebenenfalls die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die die Daten weitergegeben werden
Letzteres kann etwa externe IT-Dienstleister oder Lohnabrechnungsfirmen betreffen, die als Auftragsbearbeiter fungieren. Es ist zwingend, solche Dritte in der Information an die Mitarbeitenden mindestens als Kategorie zu nennen. Wenn die betroffenen Personendaten nicht beim Mitarbeitenden beschafft wurden, ist zusätzlich anzugeben, welche Kategorien von Personendaten bearbeitet werden.
Ferner sind bei einer Bekanntgabe ins Ausland das Empfängerland und gegebenenfalls die getroffenen Datenschutzgarantien oder Ausnahmebestimmungen zu erwähnen.
Dieses Informationspflicht steht im Zusammenhang mit dem Recht des Mitarbeitenden, vollständige Einsicht in das Personaldossier nehmen zu können, wobei diesbezüglich auch bestimmte Ausnahmeregelungen zur Anwendung kommen können.
Zeitpunkt der Information
Die Mitarbeitenden sind spätestens zum Zeitpunkt der Datenerhebung zu informieren, sofern die Daten direkt bei der jeweiligen Person beschafft werden. Die Mitarbeitenden sind innerhalb von einem Monat ab Erhalt der Personendaten zu informieren, sofern die Personendaten über Dritte erhoben wurden. Wobei die Information betreffend von Dritten erhobenen Daten auch früher erfolgen kann und bei Bekanntgabe solcher Personendaten spätestens zum Zeitpunkt der Bekanntgabe zu erfolgen hat.
Form und Gestaltung der Information
Auch wenn das DSG keine bestimmte Form zur Gestaltung der Information vorschreibt, empfiehlt es sich unter anderem aus Beweisgründen, die Informationen zur Datenbearbeitung und insbesondere zur Führung des Personaldossiers schriftlich zu dokumentieren. Die Informationen an die Mitarbeitenden müssen zudem verständlich formuliert und in leicht zugänglicher Weise bereitgestellt werden. Denkbar sind beispielsweise mehrstufige Informationssysteme, bei denen eine erste Ebene einen groben Überblick bietet und auf einer zweiten Ebene weitere Details sichtbar werden. Diesbezüglich können sich Arbeitgeber auch an den Empfehlungen für Datenschutzerklärungen auf Webseiten oder anderen Medien orientieren.
Bei rein digitaler Bereitstellung (z. B. über eine Website oder das Intranet) der Informationen muss der Arbeitgeber darauf achten, dass die Mitarbeitenden wissen, wo sie die Informationen finden. Im Falle spezieller Erhebungsformen – etwa durch Videokameras – sind aus datenschutzrechtlicher Sicht zudem sichtbare Hinweise notwendig.
Fazit: Klare Kommunikation als Herangehensweise
Zusammenfassend zeigen die dargestellten gesetzlichen Vorgaben, wie wichtig eine strukturierte, dokumentierte und transparente Kommunikation betreffend die vom Arbeitgeber bearbeiteten Personendaten im Arbeitsverhältnis ist. Arbeitgeber sind nicht nur dazu verpflichtet, die grundlegenden Vertragsbedingungen schriftlich mitzuteilen, sondern müssen auch bei der Bearbeitung von Personendaten offenlegen, welche Daten zu welchem Zweck erhoben und bearbeitet werden. Diese Pflicht umfasst zwingend auch die Führung des Personaldossiers.
Diese gesetzlichen Anforderungen dienen nicht nur dem Schutz der Mitarbeitenden, sondern fördern auch das Vertrauen in den Arbeitgeber und das allgemeine Bewusstsein für Datenschutz. Durch die Sicherstellung von klaren Prozessen und gut zugänglicher Kommunikationsmittel lassen sich solche Pflichten in einer Art und Weise erfüllen, welche die Reputation des Unternehmens steigern kann.
