Personaldossier: Den Datenschutz sicherstellen
Jeannine Dehmelt
Jeannine Dehmelt ist Anwältin im Arbeitsrechtsteam der Kanzlei VISCHER am Standort Zürich. Sie berät und vertritt nationale und internationale Klienten in allen Belangen des Arbeitsrechts.
Marc Ph. Prinz
Marc Ph. Prinz, LL.M., ist Leiter des Arbeitsrechtsteams der Kanzlei VISCHER. Er verfügt über langjährige Praxiserfahrung in allen Fragen des Arbeitsrechts. Er berät Arbeitgeber und Kader und vertritt diese in Gerichtsprozessen, insbesondere im Bereich Vergütung und Bonus.
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Regeln zum Schutz der Persönlichkeit
Arbeitgeber sammeln und verarbeiten zahlreiche Daten über ihre Mitarbeitenden. Dazu sind sie einerseits gesetzlich verpflichtet, beispielsweise im Zusammenhang mit den Sozialversicherungen und der Arbeitszeiterfassung. Andererseits erheben und verarbeiten Arbeitgeber Daten auch aus eigenem Interesse, beispielsweise im Rahmen der Prüfung von Bewerbungen. Verschiedene dieser Informationen landen im Personaldossier, so z.B. der Lebenslauf, Zeugnisse, Vertragsdokumente, lohnrelevante Daten und Absenzen, Aus- oder Weiterbildungen sowie Beförderungen der Mitarbeitenden, ebenso wie mögliche Verwarnungen oder die Kündigung.
Dabei, und insbesondere bei der Führung des Personaldossiers, haben Arbeitgeber gewisse Regeln zu beachten, die hauptsächlich dem Persönlichkeitsschutz der Mitarbeitenden dienen.
Grundsätzlich dürfen Arbeitgeber nur Daten bearbeiten, die einen Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis aufweisen, konkret die Eignung des Mitarbeitenden für das Arbeitsverhältnis betreffen oder für die Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind (Art. 328b OR). Dieses Prinzip gilt jedoch nicht absolut und ist der Rechtfertigung zugänglich (Art. 31 DSG). Jedenfalls müssen die Arbeitgeber die allgemeinen Datenbearbeitungsgrundsätze beachten und anwenden, ebenso wie andere relevante datenschutzrechtliche Bestimmungen.
Das Personaldossier enthält ferner regelmässig auch besonders schützenswerte Personendaten im Sinne des Datenschutzgesetzes (Gesundheit, Religion etc.; Art. 5 lit. c DSG). (Auch) deshalb gelten hinsichtlich des Datenschutzes erhöhte Anforderungen.
Was auch vor diesem Hintergrund im Detail zu beachten ist, wird im Folgenden aufgezeigt.
Analoges oder digitales Dossier?
Ob die Daten auf Papier oder in elektronischer Form aufbewahrt werden, spielt grundsätzlich keine Rolle. Personaldossiers können heutzutage vollständig in elektronischer Form geführt werden. In Papierform vorhandene Dokumente dürfen zu diesem Zweck eingescannt werden. Sofern für gewisse Dokumente bzw. die darin festgehaltenen Bestimmungen jedoch die Schriftform von Gesetzes wegen vorgeschrieben ist, muss dies beachtet werden und diese Dokumente sollten auch in physischer Form aufbewahrt werden.
Solche elektronischen Dokumentenverwaltungssysteme müssen allerdings die Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten. Zudem stellt eine Umstellung auf digitale Dossiers hohe Anforderungen an den Datenschutz, da sichergestellt werden muss, dass im Laufe des Digitalisierungsprojekts keine Dokumente verloren gehen oder entwendet werden.
Auskunftsrecht der Mitarbeitenden
Mitarbeitende haben ein Auskunftsrecht betreffend den Inhalt des Personaldossiers. Solche Auskunftsbegehren sind grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen zu beantworten. Kann diese Frist nicht eingehalten werden, muss der Arbeitgeber den Mitarbeitenden informieren und ihm mitteilen, innert welcher Frist die Auskunft erfolgt.
Die Auskunftserteilung erfolgt schriftlich oder in der Form, in der die Daten vorliegen. Den Mitarbeitenden sind daher in der Regel Ausdrucke oder Fotokopien zur Verfügung zu stellen. Ein Anspruch auf Einsicht in das physische Personaldossier vor Ort besteht jedoch nicht, kann im Einvernehmen mit dem Verantwortlichen, dem Arbeitgeber, jedoch erfolgen. Die Auskunft kann gar mündlich erteilt werden, wenn die betroffene Person einverstanden ist (was beim Personaldossier meist nicht relevant sein dürfte).
Das Auskunftsrecht kann nur ausnahmsweise z.B. bei Rechtsmissbrauch oder unter Berufung auf ein besonderes Geheimhaltungsbedürfnis des Arbeitgebers, verweigert werden. Blosser Schutz der Quelle der Informationen rechtfertigt die Verweigerung in der Regel jedoch nicht.
Das Auskunftsrecht umfasst neu, d.h. seit dem Inkrafttreten des revidierten DSG, auch die Aufbewahrungsdauer der Personendaten oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien zur Festlegung dieser Dauer (Art. 25 Abs. 2 lit. d DSG; vgl. auch sogleich).
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Aktualisierung des Personaldossiers (Aufbewahrungsfristen von HR-Daten) und Anspruch auf Berichtigung
Aufgrund der allgemeinen Bearbeitungsgrundsätze dürfen Daten grundsätzlich nur solange bearbeitet und aufbewahrt werden, als für den Bearbeitungszweck notwendig, geeignet und für die betroffene Person zumutbar ist. Entsprechend ist das Personaldossier regelmässig auf die Aktualität hin zu prüfen und allenfalls auszusortieren. Das DSG gibt jedoch keine Aufbewahrungsfrist für (HR-)Daten vor, sondern diese werden in der Regel mittels der anwendbaren Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen bestimmt. Arbeitgeber können sich an den folgenden Aufbewahrungsfristen orientieren: Bewerberdaten sollten rund 4 Monate nach der Ablehnung des Bewerbers und andernfalls nach der Probezeit bzw. dem Ende des Arbeitsverhältnisses gelöscht werden. Für das Arbeitszeugnis relevante Daten sollten während 10 Jahren nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden. Geschäftsbuchrelevante Daten sollten für 10 Jahre vom Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahrs an gerechnet aufbewahrt werden. Andere im Zusammenhang mit den finanziellen Ansprüchen der Mitarbeitenden relevante Daten sollten für 5 Jahre ab der Fälligkeit des jeweiligen Anspruchs an gerechnet aufbewahrt werden. Für die konkrete Bestimmung der anwendbaren Aufbewahrungsfristen ist jeweils eine Einzelfallbetrachtung notwendig.
Die im Personaldossier aufbewahrten Daten müssen vom Arbeitgeber zudem periodisch auf ihre Richtigkeit überprüft werden (z.B. Wohnadresse und Zivilstand). Unrichtige Einträge können die Mitarbeitenden berichtigen lassen (ausser eine gesetzliche Vorschrift verbietet die Änderung; Art. 32 DSG). Dies gilt insbesondere für belastende, unrichtige Aktennotizen über Leistung oder Verhalten. Der Berichtigungsanspruch bezieht sich jedoch primär auf Tatsachenbehauptungen (z.B. «Mitarbeiter X hat unentschuldigt gefehlt »), kann sich aber auch auf Werturteile (z.B. «Mitarbeitender X ist unsympathisch») beziehen, die in einem Personaldossier nichts zu suchen haben.
Auskünfte an Dritte und Referenzen
Die Bekanntgabe von Daten über Mitarbeitende ohne deren Einwilligung oder ohne gesetzliche Grundlage/Verpflichtung stellt eine Persönlichkeitsverletzung dar. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Datenbekanntgabe besteht grundsätzlich nur gegenüber Behörden und Versicherern (z.B. AHV). Unzulässig sind demgegenüber Auskünfte an Arbeitskollegen, an Angehörige (z.B. an den Ehepartner im Zusammenhang mit einem Scheidungsverfahren) oder an Gläubiger von Mitarbeitenden.
Oft stellt sich die Frage, ob ein Arbeitgeber Dritten gegenüber Referenzen über seine (ehemaligen) Mitarbeitenden erteilen darf. Das ist nur mit Zustimmung des Mitarbeitenden möglich. Mitarbeitende sollten deshalb ihren (ehemaligen) Arbeitgeber bzw. Vorgesetzteninformieren, wenn sie einen früheren Vorgesetzten als Referenz angeben möchten. Andernfalls darf der um eine Referenz gebetene (frühere) Vorgesetzte keine Auskunft geben.
Vernichtung des Personaldossiers
Was geschieht mit dem Personaldossier nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses? Diesbezüglich besteht einige Unsicherheit. Einerseits ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, bestimmte Unterlagen aufzubewahren (insb. aus sozialversicherungs- oder steuerrechtlichen Gründen). Andererseits haben Mitarbeitende ein Interesse, dass ein ehemaliger Arbeitgeber nicht während unbeschränkter Zeit sensitive Informationen über sie aufbewahrt. Grundsätzlich ist das Personaldossier deshalb nach Ablauf des Arbeitsverhältnisses zu vernichten. Allerdings gibt es Unterlagen, die vom Arbeitgeber weiterhin aufbewahrt werden müssen. So braucht er beispielsweise bestimmte Unterlagen, um ein Arbeitszeugnis ausstellen zu können. In Bezug auf andere Unterlagen besteht allenfalls sogar eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Schliesslich darf der Arbeitgeber selbstverständlich auch Unterlagen aufbewahren, auf die er zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen gegenüber seinen ehemaligen Mitarbeitenden angewiesen ist (z.B. zur Durchsetzung eines Konkurrenzverbots oder zur Abwehr von Forderungen).
Die Dauer der Aufbewahrung des Personaldossiers nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses hängt damit aber auch massgeblich von den darin enthaltenen Unterlagen ab und kann von einer sofortigen Vernichtung bis zu einer Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren reichen. Zur Bestimmung der Aufbewahrungsdauer können dabei und wie bereits dargelegt, die anwendbaren Verjährungs- und Aufbewahrungsfirsten als Orientierungshilfe herangezogen werden.
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Archivierung und die Vernichtung des Personaldossiers in ihre HR-Prozesse einzubauen.
Rückgabe Bewerbungsunterlagen
Die Bewerbungsunterlagen gehören eigentlich den Mitarbeitenden und wären ihnen bei Vertragsende zurückzugeben, aber eine solche Rückgabe ist in der Praxis selten und Bewerbungsunterlagen werden in der Regel eher bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vernichtet. Abgewiesenen Bewerbern sind die Bewerbungsunterlagen unverzüglich bzw. 4 Monate nach dem ablehnenden Entscheid zurückzugeben und Kopien sind zu vernichten. Eine Ausnahme davon besteht, wenn Bewerber ihre Zustimmung für eine längere Aufbewahrungsdauer gegeben haben. Eine Rückgabe ist bei elektronischen Unterlagen gar nicht möglich. Deshalb ist bei einer Absage deren Vernichtung zu erwähnen.
