Personaldossier: Den Datenschutz sicherstellen
Dr. iur. Urs Egli
Rechtsanwalt Dr. iur. Urs Egli ist Gründungspartner der Anwaltskanzlei epartners Rechtsanwälte in Zürich (www.epartners.ch). Nach einer dreijährigen Tätigkeit am Bezirksgericht Zürich und einem Anwaltspraktikum in Newcastle upon Tyne (GB) arbeitete er zunächst auf dem Rechtsdienst von AT&T/NCR in der Schweiz. Seit 1997 hat er als Wirtschaftsanwalt eine grosse Zahl von Klienten betreut und sich insbesondere auf den Gebieten Informatik- und Technologierecht sowie Arbeitsrecht einen Namen gemacht. Dr. Urs Egli publiziert regelmässig auf diesen Gebieten und tritt als Referent an Fachveranstaltungen auf.
Regeln zum Schutz der Persönlichkeit
Im Zusammenhang mit dem Personaldossier haben Arbeitgeber gewisse Regeln zu beachten, die hauptsächlich dem Persönlichkeitsschutz der Mitarbeitenden dienen. Grundsätzlich dürfen Arbeitgeber nur Daten bearbeiten, die einen Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis aufweisen. Was im Detail zu beachten ist und welche Konsequenzen ein Regelverstoss haben kann, wird im Folgenden aufgezeigt.
Analoges oder digitales Dossier?
Ob die Daten auf Papier oder in elektronischer Form aufbewahrt werden, spielt grundsätzlich keine Rolle. Personaldossiers können heutzutage vollständig in elektronischer Form geführt werden. In Papierform vorhandene Dokumente dürfen zu diesem Zweck eingescannt werden. Allerdings müssen solche Dokumentenverwaltungssysteme revisionssicher sein und folglich die Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten. Zudem stellt eine Umstellung auf digitale Dossiers hohe Anforderungen an den Datenschutz, da sichergestellt werden muss, dass im Laufe des Digitalisierungsprojekts keine Dokumente verloren gehen oder entwendet werden.
Das Personaldossier enthält regelmässig sensitive Daten, welche die Persönlichkeit der Mitarbeitenden betreffen. Es handelt sich dabei um eine Datensammlung im Sinne des Datenschutzgesetzes. Datenschutzrechtlich ist ein Personaldossier in der Regel als Persönlichkeitsprofil zu beurteilen, das manchmal sogar besonders schützenswerte Personendaten (Gesundheit, Religion etc.) enthält. Deshalb gelten hinsichtlich des Datenschutzes erhöhte Anforderungen. Trotzdem besteht keine Pflicht, das Personaldossier beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragen (EDÖB) zu registrieren, solange die im Personaldossier gesammelten Daten den Rahmen des Üblichen nicht sprengen.
Auskunftsrecht der Mitarbeitenden
Mitarbeitende haben ein Auskunftsrecht betreffend den Inhalt des Personaldossiers. Solche Auskunftsbegehren sind innerhalb von 30 Tagen schriftlich zu beantworten. Den Mitarbeitenden sind Ausdrucke oder Fotokopien zur Verfügung zu stellen. Ein Anspruch auf Einsicht in das physische Personaldossier vor Ort besteht jedoch nicht. Das Auskunftsrecht kann nur ausnahmsweise unter Berufung auf ein besonderes Geheimhaltungsbedürfnis des Arbeitgebers verweigert werden. Blosser Informantenschutz rechtfertigt die Verweigerung jedoch nicht.
Mitarbeitende verlangen oft unter Berufung auf das datenschutzrechtliche Auskunftsrecht Einsicht in die vom Arbeitgeber geführte Zeiterfassung, um Überstunden geltend machen zu können. Ob sich das datenschutzrechtliche Auskunftsrecht jedoch auch auf die Zeiterfassung erstreckt, ist durch die Gerichte noch nicht abschliessend geklärt.
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Anspruch auf Berichtigung
Die im Personaldossier aufbewahrten Daten müssen vom Arbeitgeber periodisch auf ihre Richtigkeit überprüft werden (z.B. Wohnadresse und Zivilstand). Unrichtige Einträge können die Mitarbeitenden berichtigen lassen. Dies gilt insbesondere für belastende, unrichtige Aktennotizen über Leistung oder Verhalten. Der Berichtigungsanspruch bezieht sich jedoch primär auf Tatsachenbehauptungen (z.B. «Mitarbeiter X hat unentschuldigt gefehlt »). Werturteile (z.B. «Mitarbeiter X ist unsympathisch») gehören hingegen nicht in ein Personaldossier. Sie sind ohne Nutzen, weil auf sie nicht abgestellt werden kann.
Auskünfte an Dritte und Referenzen
Die Bekanntgabe von Daten über Mitarbeitende ohne deren Einwilligung oder ohne gesetzliche Verpflichtung stellt eine unzulässige Persönlichkeitsverletzung dar. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Datenbekanntgabe besteht einzig gegenüber Behörden und Versicherern (z.B. AHV). Unzulässig sind demgegenüber Auskünfte an Arbeitskollegen, an Angehörige (z.B. an den Ehepartner im Zusammenhang mit einem Scheidungsverfahren) oder an Gläubiger von Mitarbeitenden.
Oft stellt sich die Frage, ob ein Arbeitgeber Dritten gegenüber Referenzen über seine Mitarbeitenden erteilen darf. Das ist nur mit Zustimmung des Mitarbeitenden möglich. Mitarbeitende sollten deshalb ihren ehemaligen Arbeitgeber mit Vorteil informieren, wenn sie einen früheren Vorgesetzten als Referenz angeben möchten. Andernfalls darf der um eine Referenz gebetene Vorgesetzte keine Auskunft geben.
Vernichtung des Personaldossiers
Was geschieht mit dem Personaldossier nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses? Diesbezüglich besteht einige Unsicherheit. Einerseits ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, bestimmte Unterlagen aufzubewahren (insb. aus sozialversicherungs- oder steuerrechtlichen Gründen). Andererseits haben Mitarbeitende ein Interesse, dass ein ehemaliger Arbeitgeber nicht während unbeschränkter Zeit sensitive Informationen über sie aufbewahrt. Grundsätzlich ist das Personaldossier deshalb nach Ablauf des Arbeitsverhältnisses zu vernichten. Allerdings gibt es Unterlagen, auf welche der Arbeitgeber weiterhin angewiesen ist. So braucht er bestimmte Unterlagen, um ein Zeugnis ausstellen zu können. Und selbstverständlich darf er auch Unterlagen aufbewahren, auf Vernichtung des Personaldossiers welche er zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen gegenüber seinen Mitarbeitenden angewiesen ist (z.B. zur Durchsetzung eines Konkurrenzverbots oder zur Abwehr von Forderungen).
Auch in Bezug auf die Dauer der Aufbewahrung nach Ablauf des Arbeitsverhältnisses besteht Unklarheit. In Fachkreisen werden von der unmittelbaren Vernichtung nach Ablauf des Arbeitsverhältnisses bis zu einer Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren alle Meinungen vertreten. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Archivierung und die Vernichtung des Personaldossiers in ihre HR-Prozesse einzubauen.
Rückgabe Bewerbungsunterlagen
Die Bewerbungsunterlagen gehören eigentlich den Mitarbeitenden und wären ihnen bei Vertragsende zurückzugeben. Das wird in der Praxis aber nicht praktiziert und es ist kein Gerichtsfall bekannt, bei welchem ein Mitarbeitender die Rückgabe der Bewerbungsunterlagen nach Ablauf des Arbeitsverhältnisses verlangte. Bewerbungsunterlagen sind jedoch nach Ablauf des Arbeitsverhältnisses zu vernichten. Abgewiesenen Bewerbern sind die Bewerbungsunterlagen unverzüglich zurückzugeben und Kopien sind zu vernichten. Eine Rückgabe ist bei elektronischen Unterlagen gar nicht möglich. Deshalb ist bei einer Absage deren Vernichtung zu erwähnen.
