Unsere Webseite nutzt Cookies und weitere Technologien, um die Benutzerfreundlichkeit für Sie zu verbessern und die Leistung der Webseite und unserer Werbemassnahmen zu messen. Weitere Informationen und Optionen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Ok
Weka Plus

Das Personaldossier: Häufige Fragen aus der Praxis

Im Zusammenhang mit dem Personaldossier stellen sich in der Praxis immer wieder Fragen. Dies wird zum Anlass genommen, auf Aspekte des Personaldossiers einzugehen und aufzuzeigen, welche Regeln zu beachten sind und welche Rechte ein Arbeitnehmer geltend machen kann.

23.08.2021 Von: Leena Kriegers-Tejura
Das Personaldossier

Was ist ein eigentlich das Personaldossier?

Das Personaldossier ist eine Akte, in welcher Arbeitgebende Informationen des Mitarbeiters sammeln. Es handelt sich damit um eine Datensammlung im Sinne des Datenschutzgesetzes, weshalb dessen Regeln zu beachten sind. Insbesondere heisst das, dass die Daten rechtmässig beschafft werden müssen, nur zum vorgegebenen Zweck verwendet werden dürfen und die Datensammlung verhältnismässig und korrekt sein muss. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, diese Vorgaben einzuhalten.

    Ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein Personaldossier zu führen?

    Das Obligationenrecht sieht keine Bestimmungen vor, wonach ein Personaldossier zu führen ist. Allerdings ergibt sich dies indirekt aus diversen anderen Regeln des Obligationenrechts. Beispielsweise darf der Arbeitnehmer jederzeit ein Zwischenzeugnis und am Ende des Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeugnis verlangen. Ohne auf Unterlagen über den Arbeitnehmer zurückgreifen zu können, dürfte es schwierig für den Arbeitgeber sein, dieser Pflicht nachzukommen.

    Der Arbeitgeber hat auch diverse Melde- und Abrechnungspflichten gegenüber Sozialversicherungs- oder Steuerbehörden (Quellensteuern). Deshalb macht es Sinn, ein Dossier zu führen und diese Formulare im Personaldossier abzulegen.

    In öffentlich-rechtlichen Anstellungsverhältnissen kann sich die Führung eines Personaldossiers aus den anwendbaren personalrechtlichen Bestimmungen ergeben.

    In welcher Form muss das Personaldossier geführt werden?

    Gesetzlich nicht vorgeschrieben wird, in welcher Form das Personaldossier geführt wird. Die Unterlagen können physisch in einer Akte aufbewahrt, oder auch elektronisch gespeichert werden. Gemäss Art. 7 des Datenschutzgesetzes müssen Personaldaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden. Mit anderen Worten hat der Arbeitgeber sicher zu stellen, dass Unberechtigte keinen Zugriff, weder auf das physische noch auf das elektronische, Personaldossier haben.

    Nicht erlaubt sind sogenannte „Schattendossiers“. D.h. der Vorgesetzte darf nicht bei sich neben dem zentralen Personaldossier, welches von der Personalabteilung geführt wird, ein zweites Dossier führen.

      Jetzt weiterlesen mit Weka+

      • Unlimitierter Zugriff auf über 1100 Arbeitshilfen
      • Alle kostenpflichtigen Beiträge auf weka.ch frei
      • Täglich aktualisiert
      • Wöchentlich neue Beiträge und Arbeitshilfen
      • Exklusive Spezialangebote
      • Seminargutscheine
      • Einladungen für Live-Webinare
      ab CHF 24.80 pro Monat Jetzt abonnieren Sie haben schon ein W+ Abo? Hier anmelden
      Newsletter W+ abonnieren