Lohnabrechnung Teilzeit: Korrekte Abrechnung bei Schwankungen
Irene Verbeek-Zünd
Irene Verbeek-Zünd, HR-Fachfrau mit eidg. Fachausweis, Expertin für Personal- und Sozialversicherungsmanagement, CAS Arbeitsrecht.
Einleitung zur Lohnabrechnung Teilzeit
Dieser Beitrag beleuchtet die rechtlichen Grundlagen, praxisrelevanten Aspekte und typischen Stolperfallen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung von Teilzeitangestellten mit unregelmässigem Pensum.
Arbeitszeit und Vergütungsmodell
Bei unregelmässigem Arbeitspensum ist die Vergütung auf Stundenlohnbasis die gängigste und praktikabelste Methode. Sie erlaubt eine flexible Anpassung der Lohnabrechnung an die effektiv geleistete Arbeitszeit. Ein Monatslohn würde in solchen Fällen einen erhöhten administrativen Aufwand nach sich ziehen, da regelmässige Korrekturen und Nachberechnungen notwendig wären.
Grundvoraussetzung für eine korrekte Abrechnung ist eine lückenlose Arbeitszeiterfassung. Dabei sollten mindestens folgende Angaben dokumentiert werden:
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
- Beginn und Ende der Pausen
- Zuschlagszeiten (z. B. Nacht- oder Sonntagsarbeit)
Besondere Aufmerksamkeit ist der Überstundenregelung zu widmen. Grundsätzlich gilt jede über das vertraglich vereinbarte Pensum hinaus geleistete Arbeitsstunde als Überstunde, dieser Grundsatz gilt auch für Teilzeitbeschäftigungen. Arbeitnehmende sind verpflichtet, Überstunden zu leisten, sofern diese notwendig, zumutbar und betrieblich bedingt sind.
Kommt es jedoch vor, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit Wissen und Einverständnis der Arbeitgeberin zusätzlich bei einem weiteren Arbeitgeber tätig ist, kann die Zumutbarkeit von Überstunden infrage stehen. In solchen Fällen empfiehlt es sich, vertragliche Regelungen entsprechend anzupassen und gegebenenfalls Überstundenzuschläge vertraglich auszuschliessen.
Mehrere Anstellungsverhältnisse rechtlich
In der Praxis stellt sich oft die Frage, ob Teilzeitarbeitnehmende mehreren Beschäftigungen gleichzeitig nachgehen dürfen. Grundsätzlich lautet die Antwort: ja, jedoch unter bestimmten Voraussetzungen. Die verschiedenen Tätigkeiten dürfen sich nicht konkurrenzieren, da die Arbeitnehmenden gegenüber allen Arbeitgebern der Treuepflicht gemäss Art. 321a OR unterstehen. Es ist ratsam, im Arbeitsvertrag eine Informations- und Meldepflicht bezüglich weiterer Anstellungen zu verankern. Diese sollte idealerweise vor Vertragsabschluss mit der betreffenden Person besprochen und deren Relevanz klar kommuniziert werden.
Da der Arbeitgeber gemäss Arbeitsgesetz für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften verantwortlich ist, benötigt er Informationen über sämtliche Anstellungsverhältnisse der Arbeitnehmenden. Nur so kann er sicherstellen, dass Vorgaben zu Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit sowie gesundheitlichem Schutz eingehalten werden. Dieser Verantwortung kann er nur nachkommen, wenn ihm alle relevanten Daten offengelegt werden.
Sozialversicherungen
Die Abrechnung bei unregelmässigen Arbeitspensen bringt nicht nur administrativen Mehraufwand mit sich, sondern stellt auch im Bereich der Sozialversicherungen und der Quellenbesteuerung besondere Anforderungen. Die nachfolgenden Abschnitte geben einen Überblick über die wichtigsten Punkte, auf die Unternehmen und Treuhänder achten sollten.
AHV/IV/EO
Bei unregelmässiger Beschäftigung kann es vorkommen, dass das Jahreseinkommen eines Mitarbeitenden unter der Grenze für geringfügige Löhne bleibt. Diese liegt seit dem 1. Januar 2025 bei CHF 2500.– pro Arbeitgeber und Kalenderjahr. Bleibt ein Arbeitnehmender in mehreren Beschäftigungsverhältnissen jeweils unter dieser Schwelle, so entsteht unter Umständen eine Lücke in der AHV-Beitragspflicht – mit langfristigen Konsequenzen für die Rentenansprüche. Dieses Risiko sollte in der Lohn- und Sozialversicherungsberatung proaktiv angesprochen werden.
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UVG/NBU
Die NBU-Versicherungspflicht ist bei unregelmässigen Arbeitseinsätzen nicht automatisch gegeben. Mitarbeitende sind nur dann gegen Nichtberufsunfälle versichert, wenn sie
- durchschnittlich mindestens acht Stunden pro Woche arbeiten oder
- die Mehrheit der Wochen im Abrechnungszeitraum mindestens acht Arbeitsstunden umfasst.
Vorgehen zur Beurteilung der Versicherungspflicht:
- Beobachtungszeitraum bestimmen: Entweder die letzten drei oder zwölf Monate – je nachdem, welcher Zeitraum für die versicherte Person günstiger ist.
- nur vollständige Kalenderwochen berücksichtigen: Angefangene Wochen zu Beginn oder Ende des Zeitraums bleiben unberücksichtigt.
- Wochen mit tatsächlichen Einsätzen zählen: Bereits eine Stunde Arbeit genügt, damit eine Woche als Arbeitswoche gilt.
- Ergänzung bei unzureichender Stundenzahl: Reichen die effektiven Arbeitsstunden nicht aus, können bei krankheits- oder unfallbedingtem Ausfall die Fehltage mit der durchschnittlichen täglichen Arbeitszeit (aufgerundet auf die nächste volle Stunde) ergänzt werden. Andere Abwesenheiten wie Militärdienst, Ferien oder Feiertage dürfen nicht berücksichtigt werden.
Diese Methodik basiert auf der Empfehlung Nr. 7/87 der Ad-hoc-Kommission «Unregelmässig Beschäftigte». Die Tabelle 1 soll Ihnen das Vorgehen etwas verdeutlichen.
- Beurteilung
Verhältnis zwischen den Arbeitswochen mit und ohne Arbeit
A: 7 : 2
B: 7 : 2
C: 7 : 2
D: 2 : 7 2. - Wochendurchschnitt/Deckung NBU
43 : 7 Wochen/nein
62 : 7 Wochen/ja
47 : 7 Wochen/nein
20 : 9 Wochen/nein Verhältnis 8 Std. und mehr vs. unter 8 Std./Deckung NBU
A: 3 : 4/nein
B: bereits bei der zweiten Prüfung erfüllt
C: 4 : 3/ja
D: 2 : 7/nein
Anmerkung: Bei A, B C werden nur Arbeitswochen und bei D alle Kalenderwochen für die Berechnung berücksichtigt. Der Grund ist, dass bei D nur Wochen über acht Stunden gearbeitet werden.
Fazit: Bei stark schwankenden Arbeitspensen – insbesondere bei Arbeit auf Abruf – ist regelmässig zu prüfen, ob eine NBU-Versicherungspflicht besteht. Fehlt diese, muss sich der Arbeitnehmer privat über die Krankenkasse gegen Unfälle absichern.
BVG
Im Rahmen der beruflichen Vorsorge ist jede Anstellung mit einem jährlichen Einkommen von mehr als CHF 22 680.– (Stand 2025) versicherungspflichtig.
Bei mehreren Teilzeitstellen gilt Folgendes:
- Unterschreitung bei allen Anstellungen: Wird die Eintrittsschwelle bei allen Anstellungen einzeln nicht überschritten, liegt aber das Gesamteinkommen darüber, kann sich der Arbeitnehmer entweder bei der Stiftung Auffangeinrichtung BVG oder – sofern das Reglement es zulässt – bei einer bestehenden Vorsorgeeinrichtung freiwillig versichern lassen.
- ein obligatorisches BVG-Verhältnis besteht bereits: In diesem Fall kann der zusätzlich erzielte Lohn aus anderen Anstellungen ebenfalls bei dieser Vorsorgeeinrichtung (reglementarische Voraussetzung) oder der Auffangeinrichtung eingebracht werden.
Beratende Stellen sollten ihre Kundinnen und Kunden aktiv über diese Möglichkeiten informieren.
Quellensteuer
Bei ausschliesslicher Teilzeitbeschäftigung bei einem einzigen Arbeitgeber und ohne weitere Einkünfte ist keine Hochrechnung des Lohns für die Satzbestimmung erforderlich. Bestehen jedoch mehrere Anstellungsverhältnisse, ist das satzbestimmende Einkommen wie folgt zu ermitteln:
- Umrechnung auf den effektiven Gesamtbeschäftigungsgrad
- Umrechnung auf ein 100%-Pensum, falls der effektive Grad nicht bekannt ist
- Umrechnung auf das tatsächliche Bruttoeinkommen, sofern alle Löhne bekannt sind
Empfehlung für die Praxis
Aufgrund des administrativen Aufwands und der fehlenden Transparenz bei mehreren Einkommen empfiehlt sich meist die Hochrechnung auf ein 100%-Pensum. Diese Methode ist praktikabler und rechtlich zulässig. Sie kann jedoch zu einer erhöhten Steuerbelastung führen.
Tipp für Mitarbeitende
Es empfiehlt sich, eine Nachträgliche Ordentliche Veranlagung (NOV) zu beantragen, um die effektive Steuerbelastung zu bereinigen. Diese muss bis zum 31. März des Folgejahrs beim zuständigen Steueramt beantragt werden.
Fazit zur Lohnabrechnung Teilzeit
Teilzeitarbeit mit unregelmässigem Pensum bietet Flexibilität, erfordert jedoch von allen Beteiligten ein hohes Mass an Transparenz, Sorgfalt und rechtlicher Klarheit – besonders bei der Lohnabrechnung Teilzeit. Eine saubere Dokumentation, klare arbeitsvertragliche Regelungen und ein gutes Zusammenspiel zwischen den Arbeitgebern und Mitarbeitenden sind unerlässlich, um rechtliche Risiken zu minimieren und eine faire Vergütung sicherzustellen.
