Lohndeklaration: Notwendige Arbeiten am Jahresende
Ralph Büchel
Ralph Büchel ist Geschäftsleiter von Caveris. Er hat seine Berufserfahrung in der Gewerbe- und Industriebranche begonnen. Danach wechselte er ins Treuhand/Revisionsgeschäft und später in die Steuerverwaltung. Bevor er dann seine eigene Firma die Caveris AG vor über 10 Jahren gründete, war er Abteilungsleiter Besoldungsadministration/Versicherungen eines grösseren Unternehmens. In dieser Funktion war er gleichzeitig Geschäftsleiter einer Pensionsversicherung.
In seinem beruflichen Werdegang hat er sich fundiertes Wissen im Finanz- und Rechnungswesen, in der Lohnbuchhaltung und rund um die soziale Sicherheit (Sozialversicherungsabkommen und Sozialversicherungen) angeeignet. Berufsbegleitend hat Ralph Büchel unter anderem Ausbildungen zum Wirtschaftstechniker SVTS, Treuhänder mit eidg. Fachausweis und Sozialversicherungs-Fachmann mit eidg. Fachausweis abgeschlossen. Seine letzte Ausbildung schloss er mit dem Eidg. Diplom zum Sozialversicherungs-Experten ab. Im methodisch-didaktischen Bereich ist er zertifizierter ECo-C Trainer TQS (European communication certificate) und hat das Zertifikat für Berufspädagogische Bildung für den Unterricht an höheren Fachschulen. Er ist Prüfungsexperte in verschiedenen Ausbildungen.
Lohndeklartion in a nutshell
Am Ende des Jahres resp. zu Beginn des Folgejahres stehen folgende administrative Arbeiten an:
- Die definitive Abrechnung mit der Ausgleichskasse erfolgt zu Beginn des Folgejahres aufgrund der Jahreslohnbescheinigung (nachschüssige Deklaration).
- Das Formular für die Jahreslohnbescheinigung wird dem Arbeitgebenden zugestellt.
- Auch für die Unfallversicherung wird eine Vorausprämie festgelegt, welche vom Arbeitgebenden zu bezahlen ist. Auf der Basis der jährlichen Lohndeklaration wird dann die definitive Prämienabrechnung für das zurückgelegte Jahr erstellt.
- Die Pensionskassen kennen als einzige Sozialversicherung die vorschüssige Lohndeklaration. Das heisst, bereits Anfang Jahr werden in der Regel die zukünftigen Löhne bestimmt und die monatlichen Beiträge aufgrund dieser Lohndeklaration definitiv festgelegt.
Meldungen im Kurzüberblick
Jahresenddeklarationen
- AHV-Deklaration (AHV/IV/EO/ALV/FAK)
Einreichungsfrist = 30. Januar des Folgejahres (Verzugszinsfolgen) - UVG-Deklaration (NBU/BU)
Vertragliche individuelle Einreichungsfristen, i.d.R. 30. Januar des Folgejahres - KTG-Deklaration (Krankentaggeld)
Vertragliche individuelle Einreichungsfristen, i.d.R. 30. Januar des Folgejahres - BVG-Deklaration (Pensionskasse)
Teilweise Jahresendmeldung, jedoch immer Meldung der Löhne für das Folgejahr - Quellensteuer (je nach Kanton, monatliche Abrechnung innert 30 Tagen, rückwirkende Korrekturen bis 31.12. möglich)
- Bundesamt für Statistik (alle zwei Jahre 31.3.)
Meldungen/Bescheinigungen während des Jahres
- Bagatellunfall- (ohne Arbeitsunfähigkeit [ohne Lohnangaben]), Unfall- und Krankentaggeld-Meldungen
- ALV-Arbeitgeberbescheinigungen, EO/MSE/VSE/BUE-Bescheinigungen
- FamZ An-/Abmeldung
- BVG An-/Abmeldung, Lohnänderungen
- Monatliche/quartalsweise Quellensteuerabrechnungen
- Etc.
Was bei der Lohndeklaration unbedingt zu beachten ist
- Aus dem Lohnprogramm können die Auswertungen für die AHV, ALV, BVG, UVG, KTG etc. ausgedruckt werden.
- Vor der Einreichung der Lohndeklarationen müssen die versicherungspflichtigen Lohnsummen kontrolliert werden.
- Bei dieser Kontrolle geht es darum, ob alle Lohnarten im vergangenen Jahr korrekt in die jeweiligen Versicherungen gelaufen sind.
- Falls Fehler festgestellt werden, müssen diese im Lohnprogramm korrekt eingerichtet und allenfalls beim Mitarbeitenden rückwirkend korrigiert werden.
Praxistipp: In der Bilanz empfiehlt es sich, Kontokorrente für jede Sozialversicherung einzurichten, dadurch werden die Abstimmungen beim Jahresabschluss und die Kontenübersicht unter dem Jahr einfacher. Zudem kann jederzeit überprüft werden, ob die Akontozahlungen unter dem Jahr den effektiven Beiträgen gerecht sind.
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Checkliste Jahresabschlussarbeiten
Es empfiehlt sich, eine Checkliste anzulegen, um sicherzustellen, dass alle Arbeiten vorgenommen und der Jahresabschluss effizient durchgeführt werden kann.
Mögliche Punkte für eine Checkliste
Wurden alle Vergütungen mit Lohncharakter, Zulagen/Benefits, Naturalleistungen in der Lohnbuchhaltung erfasst?
- Besoldung, Gehalt, Lohn, Verwaltungsratsentschädigung
- Zusätzliche Lohnzahlungen aus dem Ausland
- Laufende Lohnzulagen jeder Art wie Familienzulagen, Teuerungszulagen, Überzeitvergütungen, Schicht- und Nachtarbeitszulagen, Sonn- und Feiertagsentschädigungen, Orts- und Wohnzulagen, Miete- und Mietzinsbeiträge, Ferienentschädigungen, Baustellenzulagen, Schlechtwetterentschädigungen, übernommene Steuern, Zahlung des Militärpflichtersatzes etc.
- Mitarbeitende, Mitglieder der Geschäftsleitung, Verwaltungsräte mit Wohnsitz im Ausland, denen Löhne oder Lohnbestandteile ausserhalb des Salärsystems abgerechnet werden
- Mitarbeitende mit ausländischen Tätigkeiten (Mehrfachtätigkeiten), die ggf. im Ausland aufgrund der Sozialversicherungsabkommen zu versichern sind
- Sind die A1-Formulare im Personalakt für Mitarbeitende vorhanden mit ausländischen Tätigkeiten (Mehrfachtätigkeiten) und hat sich der Sachverhalt nicht verändert seit der Ausstellung des A1-Formulars?
- Vergütungen für die Fahrt zwischen Wohn- und Arbeitsort, Bezahlung des Abonnements, unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort; Bezahlung von Abonnements des öffentlichen Verkehrs
- Erwerbsausfallentschädigung, Mutterschafts-, Vaterschafts- und Betreuungsentschädigungen EO, Mutterschaftsgelder Kanton Genf, Mutterschaftsgelder von Privatversicherungen, Taggelder aus Kranken-, Unfall- und Invalidenversicherung, Taggelder der Militärversicherung, Leistungen aus Arbeitslosenversicherungen (sofern durch Arbeitgebenden ausgerichtet)
- Provisionen, Gratifikationen, Treueprämien, Jubiläumsgaben, Gewinnanteile, Prämien für Verbesserungsvorschläge, Erfindungen, Trinkgelder etc.
- Dienstaltersgeschenke, Heirats- und Geburtszulagen
- Familienzulagen durch Arbeitgebende direkt an Mitarbeitenden bezahlt
- Familienzulagen durch Familienausgleichskasse direkt an Mitarbeitenden bezahlt, z.B. Kanton Genf
- Entschädigung für Bestehen von Prüfungen in Form von Bargeld und/oder in Form von Naturalleistungen
- Besoldungsnachgenuss, Abgangsentschädigungen, Kapitalabfindungen (soweit nicht von einer Personalvorsorgeeinrichtung, sondern vom Arbeitgebenden ausgerichtet)
- Naturalleistungen wie Verpflegung, Unterkunft, freie Wohnung, vergünstigte Wohnung, Reinigungsservice für Wohnung/Haus, «Goldvreneli», Armbanduhr, andere Naturalleistungen
- Privatanteil für Benützung des Geschäftsautos ohne Entschädigung oder Teilentschädigung/Vollentschädigung durch den Mitarbeitenden
- Schulgelder für Kinder von Mitarbeitenden (auch in Form von Schulverträgen)
-> im Vorschulalter,
-> obligatorische Ausbildung,
-> Universität/Hochschule - Berufsorientierte Aus- und Weiterbildungskosten
-> Rechnung lautend auf Mitarbeitende, bezahlt durch Mitarbeitende, Abrechnung über Spesen (unabhängig vom Betrag)
-> Rechnung lautend auf Firma, bezahlt durch Firma
-> Rechnung lautend auf Firma, Bezahlung durch Firma, Teilbetrag an Mitarbeitenden weiterbelastet (unabhängig vom Betrag)
-> Barbetrag an Weiterbildung/Ausbildung ohne Rechnung (z.B. Fixbetrag)
-> Beitrag/Zahlung für Dritte (Ehepartner/Kinder wie z.B. Hort, Sprachkurs)
-> Bezahlung von Prämien nach bestandener Prüfung (Vorjahre und laufendes Jahr)
-> Rückzahlung durch Mitarbeitenden bei Austritt
-> Outplacement-Kosten
-> Übernahme von Aus- und Weiterbildungskosten-Forderungen des alten Arbeitgebenden - Umzugskosten für entsandte Mitarbeitende (Expatriates) und Umzugskosten für übrige Mitarbeitende: effektive resp. pauschale
- Werden Mitarbeiteraktien/Mitarbeiterbeteiligungen zu speziellen Bedingungen ausgegeben
- Haben sich bei bereits abgerechneten Mitarbeiteraktien bei den Sperrfristen Änderungen ergeben, sodass auf dem Discounteinschlag Steuern und Sozialversicherungsbeiträge noch nachträglich abgerechnet werden müssen?
