Onboarding-Prozess: In fünf Phasen zum erfolgreichen Einstieg
WEKA Redaktionsteam
Das WEKA Redaktionsteam besteht aus 8 hochmotivierten Redakteuren/Redakteurinnen mit fundiertem Know-how und Praxiserfahrung aus verschiedensten Fachbereichen. Ihr Ziel ist es, Sie bei der effizienten und sicheren Umsetzung Ihrer Aufgaben in der Praxis kompetent zu begleiten und Sie bei Herausforderungen beratend zu unterstützen. Dies mit einem hohen Anspruch an Qualität und Aktualität.
Das sagen die Zahlen:
– 12 % aller neuen Mitarbeitenden bewerten den Onboarding-Prozess ihres Unternehmens als gut.
– 91 % derjenigen mit effektivem Onboarding fühlen sich stark mit ihrer Arbeit verbunden.
– 55 % aller Mitarbeitenden wünschen sich bessere Möglichkeiten zur Karriereentwicklung.
Ein strukturierter, nahtloser Onboarding-Prozess ist die Antwort auf diese Herausforderung. Die folgende Darstellung orientiert sich an fünf zentralen Phasen eines strukturierten Onboarding-Prozesses – ergänzt um konkrete Umsetzungshinweise für den HR-Alltag.
Phase 1: Vor dem ersten Arbeitstag
Gutes Onboarding beginnt lange vor dem ersten Arbeitstag. Die Botschaft an neue Mitarbeitende lautet: Wir haben auf Sie gewartet, und wir sind vorbereitet. Schicken Sie möglichst viele Informationen bereits vor dem Start zu – das entlastet am ersten Tag und hilft, die neuen Eindrücke besser zu verarbeiten.
- Arbeitsvertrag unterzeichnet und in der Personalakte abgelegt
- Schlüssel, Badge oder Mitarbeiterausweis für den Gebäudezugang beantragt
- Arbeitsplatz vollständig eingerichtet: Rechner, Zugangsdaten, Sitzplatz, Lizenzen
- Alle am Onboarding beteiligten Mitarbeitenden haben ihre To-dos und Informationen erhalten
- Informationen zu Unternehmensstruktur, Arbeitsweise und Agenda der ersten Tage wurden zusammengestellt und versandt
- Neues Teammitglied zu abteilungsübergreifenden Terminen und Onboarding-Gesprächen eingeladen
- Virtuelles oder hybrides Onboarding abgestimmt; Zugänge und Materialien sichergestellt
- Arbeitsplatzsicherheitsschulung und nötige Pflichtschulungen organisiert
- Buddy oder Patin aus dem Team ernannt und gebrieft
- Führungskraft hat das Team über Umverteilung der Verantwortlichkeiten informiert
- Willkommenspräsent für das neue Teammitglied besorgt
Tipp aus der Praxis: Informationen vorab bereitstellen
Bewährt hat sich eine eigene interne Website mit allen wichtigen Informationen zu Unternehmen, Teams und der Agenda der ersten Tage. Diese wird idealerweise eine Woche vor dem Start an alle neuen Kolleg:innen verschickt – damit sie in ihrem eigenen Tempo mehr über das Unternehmen und die Arbeit dort erfahren können. Das funktioniert auch über interne Dokumentationsplattformen wie Notion, Confluence oder ein Intranet.
Weiterer Tipp: Gibt es in der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag eine Firmenveranstaltung? Dann neue Mitarbeitende dazu einladen – so lernen sie bereits vorab einige Kolleg:innen kennen. Halten Sie in dieser Phase auch losen Kontakt und erkundigen Sie sich nach dem Befinden. Das schafft Bindung noch vor Tag eins.
Phase 2: Am ersten Arbeitstag
Das offizielle Onboarding sollte am ersten Tag oder über die ersten zwei Tage verteilt stattfinden. Wichtig dabei: Überfordern Sie neue Mitarbeitende nicht mit zu vielen Informationen auf einmal. Weniger ist an diesen ersten Tagen mehr.
- Neue Kolleg:innen und der Buddy stellen sich vor und übergeben das Willkommenspräsent
- Geschäftsführung begrüßt die neuen Mitarbeitenden und führt in Geschichte, Kultur, Ziele und Vision ein
- Abteilungsleiter:innen geben Einblicke in ihre Teams, Rollen und Aufgaben
- Unternehmensrundgang durch HR: Küche, Toiletten, Getränkestationen, Büromaterialien
- Vorstellung in allen Abteilungen durch HR
- Gemeinsames Mittagessen mit dem Team oder mit allen Neuankömmlinge
- Neues Teammitglied erhält eigenen Schlüssel oder Mitarbeiterausweis und bestätigt dies
- Unternehmensweite Begrüßungs-E-Mail durch Geschäftsführung oder Führungskraft
- Generelles Abteilungs-Onboarding durch die Führungskraft: Arbeitsweisen, Rollenverteilungen, Prozesse
Bewährtes Modell: Den ersten Tag strukturieren
Ein bewährtes Modell teilt das Onboarding auf zwei Tage und zwei Phasen auf – das offizielle und das individuelle Onboarding. Neue Kolleg:innen werden dabei von außen nach innen eingearbeitet.
Tag 1 (offizielles Onboarding): Grundlegende Themen wie Unternehmensgeschichte, -vision, -strategie und alltägliche Arbeitsabläufe.
Tag 2 (individuelles Onboarding): Die Führungskraft bestimmt den Fokus. Kolleg:innen aus anderen Abteilungen führen das neue Teammitglied in ihre Bereiche ein.
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Phase 3: Während der ersten Arbeitswoche
In der ersten Woche findet sich das neue Teammitglied im Unternehmen ein und lernt das eigene Aufgabengebiet sowie interne Prozesse und Arbeitsweisen kennen. Geben Sie in dieser Phase weitere grundlegende Informationen und verteilen Sie erste konkrete Aufgaben.
- Kolleg:innen aus der eigenen Abteilung präsentieren Bereich, Aufgaben und Verantwortlichkeiten (Team-Onboarding)
- Unternehmensprodukte und -dienstleistungen werden vorgestellt
- Neues Teammitglied liest und unterzeichnet Standard Operating Procedures (sofern vorhanden)
- Führungskraft weist in die ersten Projekte ein
- Einführung in alle relevanten Tools – ggf. mit separater Tool-Schulung
- Kolleg:innen binden das neue Teammitglied aktiv ein: weitere gemeinsame Mittagessen, Kaffeepausen
- Direkte Führungskraft kommuniziert Erwartungen: Was wird erwartet? Welche Aufgaben übernimmt die Person? Wie passt ihre Rolle zur Unternehmensvision?
In der ersten Woche entscheidet sich, ob neue Mitarbeitende wirklich ankommen – fachlich wie menschlich.
Phase 4: Nach der ersten Arbeitswoche
Die Grundlagen sind gelegt. Jetzt geht es darum, offene Fragen zu klären, ein erstes Feedback einzuholen und den Rahmen für die nächsten Wochen abzustecken.
- Eindrücke abfragen: Was ist positiv oder negativ aufgefallen? Wie fühlt sich die Person? Fehlen Informationen?
- Urlaubsregelungen und den dafür vorgesehenen Prozess erklären
- Regelungen zu Arbeitszeiten kommunizieren
- Abteilungsübergreifende Kontakte aktiv initiieren – z. B. gemeinsame Mittagessen
- Führungskraft stimmt mit dem Mitarbeitenden ab, welche Ziele in den ersten Wochen erreicht werden sollen
Phase 5: Nach vier bis acht Wochen
- Die ersten zwei Monate sind besonders kritisch. Die Aufgaben, Kolleg:innen und Strukturen sind neu, die Eindrücke setzen sich. Bestätigt sich der positive Eindruck aus der Bewerbungsphase? Regelmäßiges Feedback von beiden Seiten ist in dieser Phase Pflicht.
- Vorgesetzte:r holt gezielt Feedback ein: Was hat sich verbessert oder verschlechtert? Welche Optimierungsvorschläge gibt es zu Themen und Prozessen?
- Erstes formales Feedbackgespräch findet statt – und wird sich ab diesem Zeitpunkt regelmäßig wiederholen
- Team Event zur Integration und emotionalen Bindung veranstalten (z. B. Bowling, Wandern, gemeinsames Essen)
- Führungskraft und HR stellen sicher, dass das fachliche Wissen fortlaufend aufgebaut wird
- Entwicklungsmöglichkeiten besprechen: Die Führungskraft definiert gemeinsam mit dem neuen Teammitglied, welche Karriereschritte in Frage kommen
Praxistipp: Karriereentwicklung nicht vergessen
55 % aller Mitarbeitenden wünschen sich Studien zufolge eine bessere Karriereentwicklung. Wer dieses Thema bereits im Onboarding anspricht und konkrete Entwicklungspfade skizziert, sendet ein klares Signal der Wertschätzung – und arbeitet gleichzeitig der Frühfluktuation entgegen.
Übersicht: Die fünf Phasen im Überblick
Die folgende Tabelle fasst die zentralen Aufgaben je Phase zusammen und kann direkt als interne Arbeitsgrundlage verwendet werden.
Onboarding-Checkliste: Fünf Phasen auf einen Blick
| Phase 1 Vor dem ersten Tag |
|
|---|---|
| Phase 2 Erster Arbeitstag |
|
| Phase 3 Erste Woche |
|
| Phase 4 Nach Woche 1 |
|
| Phase 5 Nach 4–8 Wochen |
|
Fazit Onboarding-Prozess: Der Aufwand lohnt sich
Strukturiertes Onboarding in fünf Phasen ist kein bürokratischer Mehraufwand – es ist eine der wirksamsten Investitionen in Mitarbeiterbindung und Produktivität. Wer nur 12 Prozent der Neuzugänge wirklich gut einarbeitet, verschenkt enormes Potenzial. HR-Profis, die diesen Prozess konsequent strukturieren, schaffen die Grundlage für motivierte, gebundene Mitarbeitende – produktiv ab Tag eins.
