Bewerberkommunikation: Die 5 wichtigsten Regeln im Überblick

Im Ringen um Fachkräfte investieren Unternehmen heute viel, um als attraktive Arbeitgebende wahrgenommen zu werden. Sie schalten teure Imagekampagnen, gestalten ansprechende Stelleninserate und Karriere-Websites – und scheitern dann häufig an der Bewerberkommunikation. Dabei lohnt es sich gerade hier, sich an diese 5 Regeln zu halten:

Die 5 wichtigsten Regeln zur Bewerberkommunikation

1. Eingang umgehend bestätigen

«Ist meine Bewerbung wirklich angekommen?» Oder: «Wann darf/soll ich nachfassen?» Fragen wie diese stellen sich Bewerbende schnell, wenn sie auf ihre Bewerbung keine Reaktion erhalten. Daher gilt: Der Eingang einer Bewerbung ist sofort, spätestens innerhalb von 48 Stunden schriftlich zu bestätigen.

Dabei empfiehlt es sich, keine verstaubte Textvorlage zu verwenden, sondern mit einer modernen Eingangsbestätigung zu arbeiten.

Bewerbende nicht ghosten
Keine Antwort, keine Reaktion: Jede zweite bewerbende Person erhält auf ihre Bewerbung gar keine Rückmeldung – also weder eine Empfangsbestätigung noch eine Absage. Zu diesem erschreckenden Ergebnis kommt die Arbeitsmarktstudie 2019 von Jobcloud.

2. Zwischenstand melden

Generell sollten Bewerbende nach 2 bis 3 Wochen wissen, ob es  für sie im Bewerbungsprozess weitergeht oder nicht. Ist ein solcher (Vor-)Entscheid in dieser Zeitphase nicht möglich, so empfiehlt sich eine kurze E-Mail mit dem aktuellen Rekrutierungsstand. Auf diese Weise fühlen sich Bewerbende gut betreut und springen weniger rasch ab bzw. ziehen ihre Bewerbungen zurück.

3. Nachfragen statt interpretieren

Ein Satz im Arbeitszeugnis lässt aufhorchen? Im Lebenslauf ist eine Lücke? Angaben fehlen? Der Werdegang weist viele Wechsel auf? In solchen Situationen sind wir verleitet, vorschnell eigene (und oft falsche) Schlüsse zu ziehen.

Ein gutes Gegenmittel sind hier kurze Telefoninterviews. Innerhalb von 10 bis 15 Minuten können viele Fragen geklärt werden und ein persönlicherer Eindruck der bewerbenden Person ist möglich. Allerdings darf das Telefonat nicht wie ein Verhör wahrgenommen werden, sondern vielmehr als ein interessiertes Nachfragen. 

4. Grosszügig mit Informationen sein

Die erste Auswahl ist getroffen, ein paar Bewerbende sollen zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Oft erfolgt diese Einladung telefonisch, da der Termin besser abgestimmt werden kann.

So oder so gilt es, das Gespräch schriftlich zu bestätigen. Dabei zeigt die Praxis, dass gerade bei diesem Punkt wichtige Angaben oft vergessen gehen.

Beispielsweise wird die Dauer des Gesprächs nicht angegeben, der Ablauf ist unklar oder die Gesprächsteilnehmenden werden gar nicht oder ohne Funktion aufgeführt. Alle diese Informationen sind für Bewerbende aber zentral, um sich optimal auf das Gespräch vorbereiten zu können.

5. Wertschätzung zeigen

Hinter jeder Bewerbung steht ein Mensch. Mit Gefühlen, Hoffnungen und Wünschen. Darum sollte die gesamte Kommunikation möglichst wertschätzend sein.

Insbesondere bei Absagen lohnt es sich, nicht auf nichtssagende 08/15-Texte zurückzugreifen, sondern sich besonders viel Mühe zu geben.

Das bedeutet nicht, dass jede Absage individuell daherkommen muss. Das ist zeitlich gar nicht realistisch. Und aus rechtlicher Sicht kann es zudem heikel sein, die Entscheidungen detailliert zu begründen. Nichtsdestotrotz ist es möglich, ein paar spezielle Vorlagen zu formulieren, die sich von den klassischen Absagen positiv abheben – und die damit für eine Imagesteigerung sorgen.

Bewerbende sind Imageträger
Auf Plattformen wie kununu.com äussern sich immer mehr Bewerbende öffentlich zu ihren Erfahrungen im Rekrutierungsprozess. Studien haben zudem gezeigt, dass das Verhalten von Unternehmen im Bewerbungsverfahren Konsequenzen auf die Nachfrage an ihren Produkten und Dienstleistungen haben kann. Bewerbende sind darum wichtige Imageträger, die es nicht zu unterschätzen gilt.