Kassenbuch: Buchführung der Barbestände
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Führung eines Kassenbuchs ist für Unternehmen mit Barverkehr gesetzlich vorgeschrieben und bildet die Grundlage einer ordnungsmässigen Buchhaltung. Es dient dem Nachweis aller Bareinnahmen und -ausgaben sowie der Bestandskontrolle durch regelmässige Kassenstürze. Die Aufzeichnungen müssen wahrheitsgetreu, lückenlos und manipulationssicher sein, wobei Belege zehn Jahre aufzubewahren sind.
Die wichtigsten Punkte:
- Tägliche Erfassung aller Kassenvorgänge mit Belegnachweis ist Pflicht.
- Das Kassenbuch darf nicht direkt in Excel geführt werden, wenn Änderungen unbemerkt möglich sind.
- Regelmässige Kassenstürze sichern den Übereinstimmung von Buchbestand und physischem Geld.
- Alle Belege und Aufzeichnungen sind zehn Jahre lang aufzubewahren.
- Veränderungen im Kassenbuch müssen den ursprünglichen Inhalt erkennbar lassen.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Wie muss ein Kassenbuch in der Schweiz ordnungsgemäss geführt werden?
Grundregeln zu einem Kassenbuch
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollten generell täglich erfasst werden. Die zugehörigen Belege wie z.B. Registrierkassenstreifen oder andere Kassenbelege bilden hierbei die Buchungsdokumentation. Darüber hinaus ist eine Kassenbuchhaltung auch immer ein relevantes Nebenbuch für nahezu jede Unternehmung, die diese – je nach Art und Umfang des Geschäfts – führen muss.
Das Konto Kasse zählt zu den aktiven Bestandskonten. In der Praxis wird für jede Währung ein eigenes Kassenkonto geführt. Für das Konto Kasse existierende Buchungsregeln sehen vor, dass ein allfälliger Anfangsbestand im Soll gebucht wird (Beispielbuchung: Kasse an Eröffnungsbilanzkonto), während Zugänge im Soll gebucht werden (Beispielbuchung Barverkauf von Waren: Kasse an Umsatz). Abgänge werden im Haben gebucht (Beispielbuchung Spesenauszahlung an Mitarbeitenden: Spesenaufwand an Kasse).
Es liegt auf der Hand, dass das Kassenkonto nie negativ sein kann, da es keine negativen Bargeldbestände gibt. Darüber hinaus gilt, dass Kasse nicht direkt gegen Bank gebucht wird, da ansonsten eine Buchung in beiden Buchungskreisen erfolgen könnte (Doppelbuchung). Stattdessen wird über ein Verrechnungskonto Geldtransit gebucht.
Beispielbuchung:
Kasse an Geldtransit und im Buchungskreis Bank entsprechend Geldtransit an Bank, sodass das Geldtransit-Konto ausgeglichen wird.
Ordnungsmässigkeit der Kassenbuchhaltung
Gemäss Art. 957a OR bildet die Buchführung die Grundlage der Rechnungslegung und erfasst diejenigen Geschäftsvorfälle und Sachverhalte, die für die Darstellung der Vermögens-, Finanzierungs- und Ertragslage des Unternehmens (wirtschaftliche Lage) notwendig sind. Da das Konto Kasse zum Vermögen des Unternehmens zählt, müssen alle Geschäftsfälle, die über die Kasse laufen bzw. erfasst werden, folglich auch die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung befolgen.
So ist im Rahmen von einem Kassenbuch zu beachten, dass
- eine vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte erfolgt,
- die zugehörigen Belege für die einzelnen Buchungsvorgänge vorliegen,
- die Anforderungen der Klarheit aller Aufzeichnungen des Kassenbuchs erfüllt sind,
- eine zweckmässige Kassenbuchhaltung mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens geführt wird,
- die Kassenbuchhaltung nachprüfbar ist.
Daneben gilt auch für die Kassenbuchhaltung der Grundsatz der Einzelaufzeichnung: Jedes Bargeschäft ist als einzelner Geschäftsfall aufzuzeichnen. Ausnahmen von der Einzelaufzeichnung sind allenfalls in solchen Fällen akzeptabel, wo beispielsweise Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Anzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden und es nicht wirtschaftlich vertretbar und erforderlich wäre, die baren Betriebseinnahmen für jedes einzelne Geschäft aufzuzeichnen. Im Zeitalter der heutigen Automatisierung der Kassensysteme im Detailhandel oder der Gastronomie wäre eine Einzelerfassung jedoch ohne Weiteres vertretbar.
Weiterhin gilt betreffend die Erkennbarkeit von Veränderungen, dass eine Eintragung oder eine Aufzeichnung zwar verändert werden darf, aber die Veränderungen nachvollziehbar sein müssen. Werden Eintragungen geändert, muss der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleiben. Bei einer EDV-Buchführung müssen Sicherungen oder Sperren eingebaut sein, die nicht erkennbare Änderungen oder Löschungen verhindern. Über die Änderungen müssen Protokolle gefertigt werden mit Angabe des Datums der Änderungen.
Die Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, gilt auch bei einer einfachen Buchhaltung (sog. Milchbüchlein-Rechnung), bei der Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet werden, auch wenn es kein Bestandskonto Kasse gibt.
Kassenbuchaufzeichnungen wie Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und sonstige Belege stellen Buchungsbelege dar, für die eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt. Digitale Aufzeichnungen müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
Rechtsfolgen bei ordnungswidriger Kassenbuchhaltung sowie Nichteinhaltung von Aufbewahrungsfristen
Entsprechen die Aufzeichnungen der Kassenbuchhaltung nicht den genannten Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung, kann dies als Buchführungsdelikt bewertet werden. Buchführungsdelikte sind strafbare Handlungen, bei denen die Buchführung infolge Verletzung der gesetzlichen Vorschriften zur Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern oder zur Aufstellung einer Bilanz den Vermögensstand nicht oder nicht vollständig wiedergibt.
Konkret kann im Falle eines nicht ordnungsgemässen Kassenbuchs ein Verstoss gegen Art. 325 StGB angenommen werden. Hiernach besteht eine strafbare Handlung darin, dass ein Buchführungspflichtiger entweder gar nicht Buch führt oder dies in mangelhafter Weise tut. Als strafbar gilt in diesem Zusammenhang nicht nur die vorsätzliche, sondern auch die fahrlässige Nichterfüllung der Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht. Beispiele könnten solche Fälle sein, in denen sich die Verantwortlichen für die Buchführung nicht ausreichend über die Erfordernisse einer ordnungsgemässen Buchführung informieren, den Überblick über die zu verbuchenden Vorfälle verlieren oder Unterlagen und Belege verlegen.
Gemäss Art. 325 Abs. 2 StGB machen sich die Buchführungspflichtigen darüber hinaus strafbar, wenn sie der gesetzlichen Pflicht, Geschäftsbücher, Geschäftskorrespondenz und die Buchungsbelege während zehn Jahren aufzubewahren, nicht nachkommen. Diese Pflicht wird in Art. 962 OR aufgestellt und präzisiert, wonach die Aufbewahrungspflicht mit dem Ablauf des Geschäftsjahrs beginnt, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist.
Zur Führung von einem Kassenbuch
Entnahmen und Einlagen und Ausgaben sind grundsätzlich durch Belege nachzuweisen. Nur ein in dieser Weise erstellter Kassenbericht kann als ordnungsgemäss angesehen werden.
Damit das Kassenbuch von der Eidgenössischen Steuerverwaltung akzeptiert wird, dürfen die Aufzeichnungen im Kassenbuch nicht veränderbar sein, ohne dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar ist. Sie können das Kassenbuch daher nicht direkt in Excel führen, dürfen die Vorlage aber ausdrucken und handschriftlich führen. Alternativ ist auch der Einsatz einer geeigneten Kassenbuch-Software zulässig. Mit Standardsoftware (z.B. Office-Programmen) erstellte Tabellen sind dagegen nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Anforderungen, wenn z.B. eine nachträgliche Änderung der Aufzeichnungen des Kassenbuchs nicht kenntlich gemacht wird.
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Darüber hinaus sollte die Ermittlung des Geldbestands am Ende des Tages/einer Woche/eines Monats durch ein Zählprotokoll nachgewiesen werden. Rundungen oder Schätzungen sind hierbei unzulässig.
Kassenbücher, die durch Computerprogramme erstellt werden, müssen die gesetzlichen Vorschriften der Kassenbuchführung erfüllen (Änderbarkeit, Kassenbericht etc.).
Teils werden elektronische Registrierkassen (EDV-Registrierkassen) eingesetzt und erfassen die einzelnen Kasseneinnahmen und -ausgaben. Diese werden nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen gespeichert. Die Berichte werden als Belege ausgedruckt. PC-Kassen unterscheiden sich von elektronischen Registrierkassen insbesondere in der Speicherfähigkeit und Programmierbarkeit.
Ein besonderer Fall betrifft eine offene Ladenkasse, bei der die Kasseneinnahmen nicht durch eine Registrierkasse einzeln aufgezeichnet werden, sondern durch Zählung und Kassenbericht retrograd ermittelt werden. Ein Zählprotokoll über das Bargeld ist hierbei zu empfehlen und dient als Nachweis über die Richtigkeit des gezählten Kassenbestands.
Im Fall einer offenen Ladenkasse werden die Bareinnahmen in die Kasse eingelegt. Das Wechselgeld wird aus der Kasse herausgenommen. Nach Geschäftsschluss wird der Kasseninhalt gezählt. Die Bareinnahmen sind die Summe aus Schlussbestand und Barausgaben abzüglich eines eventuellen Anfangsbestands (Wechselgeld). Ein Kassenbericht für eine offene Ladenkasse wird dadurch erstellt, dass man jeweils den Kassenbestand bei Geschäftsschluss durchzählt (Istbestand) und die Summe im Kassenbericht einträgt. Danach ist der Anfangsbestand der Kasse (z.B. Endbestand des Vortags) vom Kassenbestand abzuziehen.
Betriebsausgaben und andere Auszahlungen (an Bank, Privatentnahmen etc.) müssen per Beleg nachgewiesen sein (ggf. Eigenbeleg) und werden hinzugerechnet. Privateinlagen und andere Einzahlungen (von Bank) sind zu mindern. Der Saldo sind die Betriebseinnahmen.
Für die Führung des Kassenbuchs gilt generell, dass die Einnahmen- und Ausgabenrechnung pro Kasse bzw. pro Konto der flüssigen Mittel des Unternehmens anhand eines Kassabuchs oder einer gleichwertigen Aufstellung erstellt werden muss.
Die Umrechnung eines in Fremdwährung geführten Kassenbestands erfolgt zum Stichtag mit dem dann gültigen Stichtagskurs, der ein Mittelkurs oder Geldkurs sein muss.
Gemäss Art. 3 GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) gilt, dass bei der Führung des Kassenbuchs die Integrität, verstanden als Echtheit und Unverfälschbarkeit, gewährleistet sein muss.
Checkliste
- Prüfen, ob aufgrund des Barverkehrs eine Kassenbuchführungspflicht besteht.
- Entscheidung treffen zwischen handschriftlicher Führung oder geeigneter Software.
- Einrichten eines Kassenkontos für jede Währung im Hauptbuch.
- Sicherstellen, dass alle Einnahmen und Ausgaben täglich erfasst werden.
- Belege wie Registrierkassenstreifen oder Bons ordnungsgemäss ablegen.
- Durchführung eines Kassensturzes am Ende der Abrechnungsperiode.
- Erfassung von Kassendifferenzen bei Abweichungen zwischen Ist- und Sollbestand.
- Gewährleistung der Manipulationssicherheit bei digitalen Aufzeichnungen.
- Sichern der Daten für die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.
- Regelmässige Überprüfung der Vollständigkeit und Klarheit der Einträge.
Kassensturz als Inventur des Kassenbestands
Die Führung eines Kassenbuchs als Bestandteil der Einnahmen- und Ausgabenrechnung ist für Kleinstunternehmen mit regem Barverkehr (z.B. für Betriebe im Gastgewerbe, Coiffeursalon, Kiosk, Laden o.Ä.) unabdingbar. Im Kassenbuch sind die Einnahmen und Ausgaben fortlaufend, lückenlos und zeitnah aufzuzeichnen und durch ‹Kassensturz› im Sinne eines Festhaltens des Kassenbestands regelmässig zu kontrollieren. Die Kontrolle der Kasse bildet einen elementaren Bestandteil eines IKS, der – auch wenn ein Unternehmen nicht unter die ordentliche Revision fällt – unbedingt empfehlenswert ist.
- Um den Bestand einer Kasse zu überprüfen, ist ein sogenannter Kassensturz in den folgenden Schritten durchzuführen:
- Alle Einnahmen der Abrechnungsperiode (z.B. Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr) werden zusammengezählt.
- Alle Ausgaben der Abrechnungsperiode werden zusammengezählt. Die Summe der Barausgaben wird von der Summe der Bareinnahmen abgezogen und ergibt damit den Saldo der Periode.
- Je nachdem, ob der Saldo positiv oder negativ ist, ist der Periodensaldo anschliessend vom Anfangssaldo abzuziehen oder hinzuzurechnen.
- Das Ergebnis sollte anschliessend mit dem Bargeldbestand der Kasse übereinstimmen. Anderenfalls ergibt sich eine Kassendifferenz, welche buchmässig zu erfassen ist.
Fazit zum Kassenbuch
Für Unternehmen mit einem intensiven Bargeldverkehr ist die Führung von einem Kassenbuch nach Steuerrecht verpflichtend. Das Kassenbuch dient dabei als Nachweis für alle Bareinnahmen und Barausgaben und dokumentiert zudem auch den Bestand an Bargeld in der Kasse des Unternehmens. Periodisch ist zusätzlich Kassensturz durchzuführen, mit dem ermittelt wird, ob der tatsächliche Bargeldbestand mit dem Buchbestand gemäss Kassenbuch übereinstimmt.
Quellenverzeichnis
INFOKMU.CH: Wie muss ich mein Kassenbuch führen. Online unter: www.infokmu.ch
Veb.ch: Die Milchbüchlein-Rechnung auf den Punkt gebracht. Online unter: https://veb.ch
FAQ: Kassenbuch
Darf ich mein Kassenbuch in Excel führen?
Nicht direkt in einer veränderbaren Excel-Tabelle, da diese nicht manipulationssicher ist. Sie können die Vorlage ausdrucken und handschriftlich führen oder eine spezielle Kassenbuch-Software verwenden, die Änderungen protokolliert und den ursprünglichen Inhalt sichtbar lässt.
Wie lange müssen Kassenbelege aufbewahrt werden?
Gemäss Art. 962 OR und Art. 325 Abs. 2 StGB beträgt die Aufbewahrungsfrist für Kassenbuchaufzeichnungen und zugehörige Belege zehn Jahre ab dem Ablauf des Geschäftsjahrs, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden.
Was ist ein Kassensturz und wann muss er erfolgen?
Ein Kassensturz ist die physische Zählung des Bargeldbestands und der Abgleich mit dem Buchbestand. Er sollte regelmässig, beispielsweise täglich, wöchentlich oder monatlich, durchgeführt werden, um Kassendifferenzen sofort zu erkennen und zu erfassen.
Welche Strafen drohen bei einer nicht ordnungsgemässen Buchführung?
Verstösse gegen die Buchführungspflicht können als Buchführungsdelikt nach Art. 325 StGB geahndet werden. Dies gilt sowohl für die vorsätzliche als auch für die fahrlässige Nichterfüllung der Pflicht zur Führung und Aufbewahrung der Bücher.
Wie wird mit einer offenen Ladenkasse umgegangen?
Bei einer offenen Ladenkasse, wo keine Registrierkasse eingesetzt wird, erfolgt die Ermittlung der Bareinnahmen retrograd. Der Schlussbestand wird gezählt, der Anfangsbestand (Wechselgeld) abgezogen und die Barausgaben hinzugerechnet, um die Betriebseinnahmen zu ermitteln.
