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Kassenbuch: Buchführung der Barbestände

Eine Kassenbuchhaltung bildet den Mindestumfang jeder Buchhaltung. Selbst für Kleinstunternehmen besteht gemäss Art. 957 Abs. 2 OR die Mindestanforderung einer einfachen Buchhaltung, d.h., über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch zu führen. Der vorliegende Beitrag zeigt die wesentlichen Fakten, Normen und Regeln für die Umsetzung einer ordnungsgemässen Kassenbuchhaltung im Unternehmen.

16.03.2021 Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Kassenbuch

Grundregeln zur Kassenbuchhaltung

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollten generell täglich erfasst werden. Die zugehörigen Belege wie z.B. Registrierkassenstreifen oder andere Kassenbelege bilden hierbei die Buchungsdokumentation. Darüber hinaus ist eine Kassenbuchhaltung auch immer ein relevantes Nebenbuch für nahezu jede Unternehmung, die diese – je nach Art und Umfang des Geschäfts – führen muss.

Das Konto Kasse zählt zu den aktiven Bestandskonten. In der Praxis wird für jede Währung ein eigenes Kassenkonto geführt. Für das Konto Kasse existierende Buchungsregeln sehen vor, dass ein allfälliger Anfangsbestand im Soll gebucht wird (Beispielbuchung: Kasse an Eröffnungsbilanzkonto), während Zugänge im Soll gebucht werden (Beispielbuchung Barverkauf von Waren: Kasse an Umsatz). Abgänge werden im Haben gebucht (Beispielbuchung Spesenauszahlung an Mitarbeitenden: Spesenaufwand an Kasse).

Es liegt auf der Hand, dass das Kassenkonto nie negativ sein kann, da es keine negativen Bargeldbestände gibt. Darüber hinaus gilt, dass Kasse nicht direkt gegen Bank gebucht wird, da ansonsten eine Buchung in beiden Buchungskreisen erfolgen könnte (Doppelbuchung). Stattdessen wird über ein Verrechnungskonto Geldtransit gebucht.

Beispielbuchung:

Kasse an Geldtransit und im Buchungskreis Bank entsprechend Geldtransit an Bank, sodass das Geldtransit-Konto ausgeglichen wird.

Zur Führung von Kassenbüchern

Entnahmen und Einlagen und Ausgaben sind grundsätzlich durch Belege nachzuweisen. Nur ein in dieser Weise erstellter Kassenbericht kann als ordnungsgemäss angesehen werden.

Damit das Kassenbuch von der Eidgenössischen Steuerverwaltung akzeptiert wird, dürfen die Aufzeichnungen im Kassenbuch nicht veränderbar sein, ohne dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar ist. Sie können das Kassenbuch daher nicht direkt in Excel führen, dürfen die Vorlage aber ausdrucken und handschriftlich führen. Alternativ ist auch der Einsatz einer geeigneten Kassenbuch-Software zulässig. Mit Standardsoftware (z.B. Office-Programmen) erstellte Tabellen sind dagegen nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Anforderungen, wenn z.B. eine nachträgliche Änderung der Aufzeichnungen des Kassenbuchs nicht kenntlich gemacht wird.

Darüber hinaus sollte die Ermittlung des Geldbestands am Ende des Tages/einer Woche/eines Monats durch ein Zählprotokoll nachgewiesen werden. Rundungen oder Schätzungen sind hierbei unzulässig.

Kassenbücher, die durch Computerprogramme erstellt werden, müssen die gesetzlichen Vorschriften der Kassenbuchführung erfüllen (Änderbarkeit, Kassenbericht etc.). 

Teils werden elektronische Registrierkassen (EDV-Registrierkassen) eingesetzt und erfassen die einzelnen Kasseneinnahmen und -ausgaben. Diese werden nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen gespeichert. Die Berichte werden als Belege ausgedruckt. PC-Kassen unterscheiden sich von elektronischen Registrierkassen insbesondere in der Speicherfähigkeit und Programmierbarkeit.

Ein besonderer Fall betrifft eine offene Ladenkasse, bei der die Kasseneinnahmen nicht durch eine Registrierkasse einzeln aufgezeichnet werden, sondern durch Zählung und Kassenbericht retrograd ermittelt werden. Ein Zählprotokoll über das Bargeld ist hierbei zu empfehlen und dient als Nachweis über die Richtigkeit des gezählten Kassenbestands.

Im Fall einer offenen Ladenkasse werden die Bareinnahmen in die Kasse eingelegt. Das Wechselgeld wird aus der Kasse herausgenommen. Nach Geschäftsschluss wird der Kasseninhalt gezählt. Die Bareinnahmen sind die Summe aus Schlussbestand und Barausgaben abzüglich eines eventuellen Anfangsbestands (Wechselgeld). Ein Kassenbericht für eine offene Ladenkasse wird dadurch erstellt, dass man jeweils den Kassenbestand bei Geschäftsschluss durchzählt (Istbestand) und die Summe im Kassenbericht einträgt. Danach ist der Anfangsbestand der Kasse (z.B. Endbestand des Vortags) vom Kassenbestand abzuziehen.

Betriebsausgaben und andere Auszahlungen (an Bank, Privatentnahmen etc.) müssen per Beleg nachgewiesen sein (ggf. Eigenbeleg) und werden hinzugerechnet. Privateinlagen und andere Einzahlungen (von Bank) sind zu mindern. Der Saldo sind die Betriebseinnahmen. 

Für die Führung des Kassenbuchs gilt generell, dass die Einnahmen- und Ausgabenrechnung pro Kasse bzw. pro Konto der flüssigen Mittel des Unternehmens anhand eines Kassabuchs oder einer gleichwertigen Aufstellung erstellt werden muss.

Die Umrechnung eines in Fremdwährung geführten Kassenbestands erfolgt zum Stichtag mit dem dann gültigen Stichtagskurs, der ein Mittelkurs oder Geldkurs sein muss.

Gemäss Art. 3 GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) gilt, dass bei der Führung des Kassenbuchs die Integrität, verstanden als Echtheit und Unverfälschbarkeit, gewährleistet sein muss.

Kassensturz als Inventur des Kassenbestands

Die Führung eines Kassenbuchs als Bestandteil der Einnahmen- und Ausgabenrechnung ist für Kleinstunternehmen mit regem Barverkehr (z.B. für Betriebe im Gastgewerbe, Coiffeursalon, Kiosk, Laden o.Ä.) unabdingbar. Im Kassenbuch sind die Einnahmen und Ausgaben fortlaufend, lückenlos und zeitnah aufzuzeichnen und durch ‹Kassensturz› im Sinne eines Festhaltens des Kassenbestands regelmässig zu kontrollieren. Die Kontrolle der Kasse bildet einen elementaren Bestandteil eines IKS, der – auch wenn ein Unternehmen nicht unter die ordentliche Revision fällt – unbedingt empfehlenswert ist.

  1. Um den Bestand einer Kasse zu überprüfen, ist ein sogenannter Kassensturz in den folgenden Schritten durchzuführen:
  2. Alle Einnahmen der Abrechnungsperiode (z.B. Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr) werden zusammengezählt.
  3. Alle Ausgaben der Abrechnungsperiode werden zusammengezählt. Die Summe der Barausgaben wird von der Summe der Bareinnahmen abgezogen und ergibt damit den Saldo der Periode.
  4. Je nachdem, ob der Saldo positiv oder negativ ist, ist der Periodensaldo anschliessend vom Anfangssaldo abzuziehen oder hinzuzurechnen.
  5. Das Ergebnis sollte anschliessend mit dem Bargeldbestand der Kasse übereinstimmen. Anderenfalls ergibt sich eine Kassendifferenz, welche buchmässig zu erfassen ist.

Fazit

Für Unternehmen mit einem intensiven Bargeldverkehr ist die Führung eines Kassenbuchs nach Steuerrecht verpflichtend. Das Kassenbuch dient dabei als Nachweis für alle Bareinnahmen und Barausgaben und dokumentiert zudem auch den Bestand an Bargeld in der Kasse des Unternehmens. Periodisch ist zusätzlich Kassensturz durchzuführen, mit dem ermittelt wird, ob der tatsächliche Bargeldbestand mit dem Buchbestand gemäss Kassenbuch übereinstimmt.

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