Stakeholder Management: Einfluss und Interesse im Blick

Stakeholder ohne Ende

Ob nun klassisches oder agiles Projektmanagement, an Stakeholdern wird es bei den Projekten kaum mangeln. Eher ist das Gegenteil der Fall. Es „wimmelt“ von Stakeholdern, die 

• jeder eigene Interessen besitzen und vertreten,
• die eigenen Interessen auch berücksichtigt sehen wollen,
• direkten oder subtilen Einfluss ausüben,
• ihre Macht zeigen und (aus-)nutzen,
• sich sofort und direkt einbringen,
• eher im Hintergrund agieren – also fast „unsichtbar“,
• den Erfolg des Projektes fördern und unterstützen,
• eher auf die „Bremse treten“, gar den Projektverlauf blockieren.

An Stakeholdern kommt somit niemand vorbei, weder der Projektleiter, noch im agilen Projekt der Scrum Master und Product Owner. Und jeder Stakeholder fordert Aufmerksamkeit – und somit Zeit und Energie. Doch, wie Sie selbst wissen, fehlt es in Projekten ja gerade an beidem. Deshalb stellt sich eine entscheidende Frage: Welchem Stakeholder will das Team wie viel seiner Aufmerksamkeit widmen und schenken?

Stakeholder Management ist gefordert

Die Antwort ist im Grunde simpel: Stakeholder Management ist angesagt. Die Umsetzung nicht ganz so einfach, scheint es. Doch der Schein „trügt“. Stakeholder zu managen ist einfach. Sie müssen nur wissen, wer 

• welche Rolle spielt,
• welchen Einfluss, gar Macht ausübt,
• wer wann wie in Interaktion mit Ihnen, dem Scrum Master, Product Owner und/oder dem Scrum-Team tritt.
• wer wann auf welche Weise in den agilen Prozess eingebunden werden sollte. 

All diese wichtigen Informationen liefert Ihnen ein Stakeholder-Mapping – und ist damit unerlässlich für ein erfolgreiches Stakeholder-Management, als auch Stakeholder-Involvement. 

Stakeholder-Mapping: 3 Schritte 

Beim Stakeholder Mapping sollte stets das gesamte Team eingebunden werden, ohne Ausnahme. Auch, wenn die unterschiedlichen Rollen bei Scrum etwas anderes vorsehen: 

• Scrum Master unterstützt u.a. alle wichtigen Stakeholder dabei, die Auswirkungen des agilen Prozesses auf die eigene Arbeit zu verstehen. Dadurch hält er dem Team den Rücken frei, sorgt für einen reibungslosen Ablauf, beseitigt Hürden und erleichtert die Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
• Product Owner ist die Schnittstelle zwischen allen Beteiligten: Dem Kunden, den BenutzerInnen und anderen Stakeholdern. Dafür ist er vorrangig sehr nahe am Kunden, um dessen Anforderungen zu kennen und gut, als auch verständlich ins Team tragen zu können. 

Obwohl damit zwei Rollen der Scrum-Methode eindeutig Kontakt zu Stakeholdern haben, als auch haben sollten, werden sicherlich auch andere Teammitglieder Kontakt zu Stakeholdern haben – meist interne Stakeholder, d.h. Kollegen anderer Teams und/oder Abteilungen. Und alle spielen mehr oder weniger eine Rolle für das Projekt. 

Schritt 1: Stakeholder identifizieren

Laden Sie das Team zu einem Stakeholder-Brainstorming ein. Vielleicht will der Scrum-Master oder der Product Owner die Moderation übernehmen. Vielleicht auch jemand anderes im Team. Gemeinsam darf das Team sich fragen: 

• Welche Stakeholder gibt es (wohl)? Intern? Extern?
• Welcher Stakeholder tritt offen auf?
• Welcher Stakeholder agiert eher im Hintergrund?
• Welche Interessen hat welcher Stakeholder?
• Wie zeigt und vertritt er diese Interessen?
• Wer hat Einfluss auf das Team?
• Wie sieht dieser Einfluss konkret aus?
• Wie oft wird dieser Einfluss ausgeübt?
• Wird der Einfluss auf das gesamte Team ausgeübt oder „nur“ auf einzelne Teammitglieder? Falls letzteres, auf wen?
• Mit wem spricht das Team häufig?
• Wer aus dem Team spricht mit wem häufig?
• Wer ist (des-)interessiert am Erfolg des Teams?
• Wer ist wichtig für den Erfolg des Teams?
• Wer wird bereits aktiv in den Projektprozess eingebunden?
• Auf welche Art und Weise – durch wen? „Nur“ durch den Product Owner? Oder wen noch?
• Welche Stakeholder sollten aktiver eingebunden werden? Auf welche Art und Weise?
• Welche Stakeholder sollten eher weniger eingebunden werden?

Sammeln Sie alle Namen – und wirklich nur die Namen der Stakeholder. Notieren Sie die Namen auf Post-Its, immer ein Name pro Post-It. Kleben Sie diese auf ein Flipchart-Papier oder einen Pinnwand-Bogen. 

Schritt 2: Stakeholder verorten

Erfassen Sie die Wichtigkeit der einzelnen Stakeholder – visuell. Erstellen Sie ein Quadrant oder Matrix mit jeweils 

• vier Quadranten mit unterschiedlichen Schwerpunkten: Zufriedenstellen, eng zusammenarbeiten, beobachten und informiert halten,
• zwei Achsen: Interesse und Einfluss
• und einer Skala von gering bis hoch.

Grafik Stakeholder Management

Bitten Sie das Team nun die Stakeholder zu „verorten“, d.h. jeder Stakeholder erhält innerhalb der vier Quadranten seinen Platz. Diskussionen sind jetzt unerwünscht. Die Platzierungen sollten akzeptiert werden – von allen. 

Schritt 3: Quadranten des Stakeholder-Mapping analysieren

Die Verortung steht. Und damit auch das Stakeholder-Mapping. Das Team darf – oder besser gesagt – sollte für einen Moment die Matrix auf sich wirken lassen. Denn oft fördert sie Erstaunliches zu Tage: „Den hatten wir in der Einbindung vergessen“ oder „Dem widmen wir viel zu viel Aufmerksamkeit, obwohl sein Interesse eigentlich gering ist.“

Lassen Sie solche ersten Reaktionen nicht allein zu. Fördern Sie durch Fragen weitere wichtige Einsichten ans Licht: 

• Betrachten wir gemeinsam das Mapping, welche Stakeholder sollten zukünftig definitiv unsere Aufmerksamkeit erhalten? Oder sogar ein Mehr an Aufmerksamkeit?
• Wem wurde bisher welche Aufmerksamkeit geschenkt?
• Auf welche Art und Weise von wem?
• Wie viel Zeit wurde welchem Stakeholder gewidmet?
• Ist diese (Stärke der) Aufmerksamkeit und Zeit noch angebracht?
• Welcher Stakeholder sollte in jedem Falle enger eingebunden werden?
• Was bedeutet es: Den Stakeholder…
  • …zufrieden zu stellen?
  • … informiert zu halten?
  • … zu beobachten?
  • … einzubinden und enger mit ihm zusammenzuarbeiten?
• Welche konkreten Massnahmen wollen wir für den jeweiligen Quadranten und Stakeholder einplanen?
• Was sollte sich somit ändern?
• Wie wollen wir das Stakeholder-Management neu ausrichten?
• Wer übernimmt welche Aufgaben? Und welche Rollen? Und welchen Kontakt? Wer kontrolliert dies? Wie kontrolliert sich jeder einzelne von uns?
• Wie stellen wir sicher, dass unsere Aufmerksamkeit klug eingesetzt wird? Wer kontrolliert dies?