04.04.2019

Notfallplan für KMU: Was tun wenn der Unternehmer plötzlich ausfällt?

Die meisten Unternehmer glauben, dass sie gesundheitlich immer in Höchstform bleiben und dass ein Ausfall eher dem Kollegen widerfährt. Wenn der Unternehmer plötzlich ausfällt, können - ohne Vorbereitung auf diesen Notfall - erhebliche Unternehmensrisiken entstehen. Der KMU Notfallkoffer unterstützt den Prozess der Erstellung und stellt sicher, dass nichts vergessen wird. Die Erstellung des Notfall Handbuches regt an, sich über die Nachfolge und die Strategie im eigenen Unternehmen Gedanken zu machen und sichert die Weiterführung des Unternehmens.

Von: Oliver Aschwanden  DruckenTeilen Kommentieren 

Oliver Aschwanden

Oliver Aschwanden ist seit Jahren in der Betriebswirtschaft und insbesondere in Finanzen von Unternehmen tätig. Neben VR Mandaten war er in den letzten Jahren auch im Bereich von Nachfolgeregelungen aktiv. Die Unterstützung und der Fortbestand der KMU Landschaft als Rückgrat der Schweizer Wirtschaft liegt ihm besonders am Herzen. 

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Notfallplan für KMU

Geschieht, öfters als man denkt

  • Die meisten europäischen Studien zur Unternehmensnachfolge haben aufgezeigt, dass nur 2/3 der Unternehmensübertragungen vorbereitet erfolgen. Das heisst, dass ein Drittel aufgrund unerwarteter Vorfälle wie Unfall, Krankheit, Familientrennungen usw. übertragen werden müssen.

 

  • Nur wenige Unternehmen haben für die unvorhergesehene Abwesenheit des Unternehmers Massnahmen getroffen.
  • Etwas mehr als die Hälfte haben eine Stellvertretung.
  • Oft kann bereits eine mehrwöchige ungeplante Abwesenheit für das Unternehmen gravierende Folgen haben.
  • Der KMU Notfallkoffer kann hier Abhilfe schaffen. Anhand des Handbuches wird der Inhaber Schritt für Schritt durch die Erfordernisse geführt und stellt sicher, dass nichts Wichtiges vergessen wird.

Vorbereitung und Zusatznutzen: Notfallplan für KMU

  • Notfall-Anweisungen sollten für jeden Unternehmer eine Pflichtaufgabe sein.
  • Der KMU Notfallkoffer (interaktives Handbuch) bietet dem Unternehmer auch eine gute Gelegenheit, sich über die zukünftige Strategie und Entwicklung des Unternehmens Gedanken zu machen.
  • Beim «Packen» des Notfall-Handbuches kann der Unternehmer die Chance nutzen, sich über eine Nachfolgeregelung im Unternehmen Gedanken zu machen.
  • Selbst kurze Ausfallzeiten von einigen Wochen können fatale Folgen haben. Der Unternehmer sollte sich intensiv mit der Erstellung und den damit entstehenden Herausforderungen und Problemen auseinandersetzen.

Themenkreise

Ein paar Themenkreise zeigen die Sensibilität und Wichtigkeit auf, für welche es sich lohnt, auch in einem kleinen Unternehmen tiefergehende Gedanken zu machen:

  • Austausch mit der Familie
  • Wer könnte intern oder extern der Nachfolger sein?
  • Wer kann die Unternehmung kurzfristig oder langfristig lenken?
  • Existieren bereits Ehe- oder Erbverträge und wo befinden sich diese?
  • Detailfragen, wie Schlüsselstandorte, Login Daten, usw.

Der KMU Notfallkoffer (Notfallplan für KMU) hilft dem Unternehmer, an alles zu denken und dieses auch in geeigneter Form (elektronisch/Papier) festzuhalten.

Zeitbedarf

Es ist wichtig, dass der Unternehmer das Notfall-Handbuch alle Jahre überprüft und Veränderungen einarbeitet. Notfallplan für KMU soll immer aktualisiert werden.

Je genauer und ordentlicher er vorgeht, desto leichter wird es im Notfall einem Vertreter fallen, „aus dem Stand” das Unternehmen in seinem Sinne weiter zu führen. Dafür sind neben dem Wissen darüber, was gerade im Unternehmen läuft, auch ausreichende Vollmachten erforderlich. Über den Einsatz der Vertrauensperson im Bedarfsfall sollten klare rechtliche Regelungen oder Dokumente erstellt werden.

Falls die Vertrauensperson gefunden ist, empfiehlt es sich den Zeitraum der Fortführung und die Ausgestaltung der Führung festzulegen. Beziehen Sie Ihren potenziellen Vertreter in die Erstellung des Notfall-Handbuches mit ein.

Wer das Notfall-Handbuch ordentlich führen will, sollte sich für die Erstellung mindestens zwei bis sechs Wochen einplanen. Einige Unterlagen werden innerhalb weniger Tage zusammengestellt sein und andere wiederum benötigen eine längere Planung.

Das kann beispielsweise bei erbschaftssteuerlichen Fragen der Fall sein, wo ein Notar einbezogen werden sollte. Wichtig ist, dass damit begonnen wird, das Notfall-Handbuch zu erstellen und dann nach und nach mit den erforderlichen Unterlagen zu ergänzen.

Den Aufwand, den der Unternehmer betreibt, um ein Notfall-Handbuch zu erstellen, steht in keinem Verhältnis zu dem Nutzen, den er damit erzielt.

Um bei der Zusammenstellung des Notfall-Handbuchs keine Fehler zu machen, sollte bei allen Vorbereitungen und Massnahmen unbedingt auf eine ausreichende Abstimmung der Vertragsunterlagen mit dem Treuhänder, Anwalt oder Notar, Versicherungsberater und allenfalls Nachfolge Experten geachtet werden.

Für weiterführende Fragen oder eine gezielte Beratung steht die Unterstützung durch das Team des KMU Notfallkoffers gerne zur Verfügung.

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