Notfallplan für KMU: Was tun wenn der Unternehmer plötzlich ausfällt?
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein plötzlicher Ausfall des Unternehmers stellt für KMU eine existenzielle Bedrohung dar, da oft keine klaren Regelungen für die Vertretung oder Nachfolge vorhanden sind. Der KMU Notfallkoffer bietet einen strukturierten Prozess, um ein Notfall-Handbuch zu erstellen, das alle kritischen Informationen, Vollmachten und strategischen Weichenstellungen dokumentiert. Durch die systematische Aufbereitung wird sichergestellt, dass ein Vertreter das Unternehmen auch im Ernstfall sicher und im Sinne des Inhabers weiterführen kann.
Die wichtigsten Punkte:
- Nur rund zwei Drittel der Unternehmensübertragungen sind auf einen Notfall vorbereitet.
- Bereits eine mehrwöchige ungeplante Abwesenheit kann gravierende Folgen für das Unternehmen haben.
- Ein Notfall-Handbuch dient als zentrale Informationsquelle für interne oder externe Vertreter.
- Die Erstellung des Plans fördert zudem die Auseinandersetzung mit der langfristigen Unternehmensstrategie.
- Regelmäßige Aktualisierung des Handbuchs ist entscheidend für die Wirksamkeit im Ernstfall.
Oliver Aschwanden
Oliver Aschwanden ist seit Jahren in der Betriebswirtschaft und insbesondere in Finanzen von Unternehmen tätig. Neben VR Mandaten war er in den letzten Jahren auch im Bereich von Nachfolgeregelungen aktiv. Die Unterstützung und der Fortbestand der KMU Landschaft als Rückgrat der Schweizer Wirtschaft liegt ihm besonders am Herzen.
Wie stellen KMU-Inhaber einen Notfallplan auf, um bei plötzlichem Ausfall die Unternehmensführung zu sichern?
Geschieht, öfters als man denkt
- Die meisten europäischen Studien zur Unternehmensnachfolge haben aufgezeigt, dass nur 2/3 der Unternehmensübertragungen vorbereitet erfolgen. Das heisst, dass ein Drittel aufgrund unerwarteter Vorfälle wie Unfall, Krankheit, Familientrennungen usw. übertragen werden müssen.
- Nur wenige Unternehmen haben für die unvorhergesehene Abwesenheit des Unternehmers Massnahmen getroffen.
- Etwas mehr als die Hälfte haben eine Stellvertretung.
- Oft kann bereits eine mehrwöchige ungeplante Abwesenheit für das Unternehmen gravierende Folgen haben.
- Der KMU Notfallkoffer kann hier Abhilfe schaffen. Anhand des Handbuches wird der Inhaber Schritt für Schritt durch die Erfordernisse geführt und stellt sicher, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
Vorbereitung und Zusatznutzen: Notfallplan für KMU
- Notfall-Anweisungen sollten für jeden Unternehmer eine Pflichtaufgabe sein.
- Der KMU Notfallkoffer (interaktives Handbuch) bietet dem Unternehmer auch eine gute Gelegenheit, sich über die zukünftige Strategie und Entwicklung des Unternehmens Gedanken zu machen.
- Beim «Packen» des Notfall-Handbuches kann der Unternehmer die Chance nutzen, sich über eine Nachfolgeregelung im Unternehmen Gedanken zu machen.
- Selbst kurze Ausfallzeiten von einigen Wochen können fatale Folgen haben. Der Unternehmer sollte sich intensiv mit der Erstellung und den damit entstehenden Herausforderungen und Problemen auseinandersetzen.
Themenkreise
Ein paar Themenkreise zeigen die Sensibilität und Wichtigkeit auf, für welche es sich lohnt, auch in einem kleinen Unternehmen tiefergehende Gedanken zu machen:
- Austausch mit der Familie
- Wer könnte intern oder extern der Nachfolger sein?
- Wer kann die Unternehmung kurzfristig oder langfristig lenken?
- Existieren bereits Ehe- oder Erbverträge und wo befinden sich diese?
- Detailfragen, wie Schlüsselstandorte, Login Daten, usw.
Der KMU Notfallkoffer (Notfallplan für KMU) hilft dem Unternehmer, an alles zu denken und dieses auch in geeigneter Form (elektronisch/Papier) festzuhalten.
Checkliste
- Identifizieren Sie potenzielle interne oder externe Nachfolger und Vertrauenspersonen.
- Sichern Sie den Zugriff auf Schlüsselstandorte, Login-Daten und digitale Systeme.
- Prüfen und aktualisieren Sie Ehe- sowie Erbverträge und lokalisieren Sie diese.
- Erstellen Sie rechtlich verbindliche Vollmachten für den Einsatz im Bedarfsfall.
- Definieren Sie den Zeitraum und die Ausgestaltung der Führung durch den Vertreter.
- Beziehen Sie den potenziellen Vertreter aktiv in die Erstellung des Handbuchs ein.
- Holen Sie rechtliche Beratung bei erbschaftssteuerlichen Fragen oder komplexen Verträgen ein.
- Legen Sie einen festen Zeitplan von 2 bis 6 Wochen für die Erstfassung fest.
- Stimmen Sie alle Vertragsunterlagen mit Treuhänder, Anwalt und Notar ab.
- Planen Sie eine jährliche Überprüfung und Aktualisierung des Notfallplans ein.
Zeitbedarf
Es ist wichtig, dass der Unternehmer das Notfall-Handbuch alle Jahre überprüft und Veränderungen einarbeitet. Notfallplan für KMU soll immer aktualisiert werden.
Je genauer und ordentlicher er vorgeht, desto leichter wird es im Notfall einem Vertreter fallen, „aus dem Stand” das Unternehmen in seinem Sinne weiter zu führen. Dafür sind neben dem Wissen darüber, was gerade im Unternehmen läuft, auch ausreichende Vollmachten erforderlich. Über den Einsatz der Vertrauensperson im Bedarfsfall sollten klare rechtliche Regelungen oder Dokumente erstellt werden.
Falls die Vertrauensperson gefunden ist, empfiehlt es sich den Zeitraum der Fortführung und die Ausgestaltung der Führung festzulegen. Beziehen Sie Ihren potenziellen Vertreter in die Erstellung des Notfall-Handbuches mit ein.
Wer das Notfall-Handbuch ordentlich führen will, sollte sich für die Erstellung mindestens zwei bis sechs Wochen einplanen. Einige Unterlagen werden innerhalb weniger Tage zusammengestellt sein und andere wiederum benötigen eine längere Planung.
Das kann beispielsweise bei erbschaftssteuerlichen Fragen der Fall sein, wo ein Notar einbezogen werden sollte. Wichtig ist, dass damit begonnen wird, das Notfall-Handbuch zu erstellen und dann nach und nach mit den erforderlichen Unterlagen zu ergänzen.
Den Aufwand, den der Unternehmer betreibt, um ein Notfall-Handbuch zu erstellen, steht in keinem Verhältnis zu dem Nutzen, den er damit erzielt.
Um bei der Zusammenstellung des Notfall-Handbuchs keine Fehler zu machen, sollte bei allen Vorbereitungen und Massnahmen unbedingt auf eine ausreichende Abstimmung der Vertragsunterlagen mit dem Treuhänder, Anwalt oder Notar, Versicherungsberater und allenfalls Nachfolge Experten geachtet werden.
Für weiterführende Fragen zum Thema Notfallplan für KMU oder eine gezielte Beratung steht die Unterstützung durch das Team des KMU Notfallkoffers gerne zur Verfügung.
FAQ: Notfallplan für KMU
Warum ist ein Notfallplan für KMU so wichtig?
Ein Notfallplan verhindert, dass bei plötzlichem Ausfall des Unternehmers die Geschäftsführung ins Stocken gerät. Er sichert den Zugriff auf kritische Daten, regelt die Vertretung und minimiert finanzielle sowie operative Risiken.
Wie viel Zeit benötigt die Erstellung eines Notfall-Handbuchs?
Für die vollständige Erstellung sollten Unternehmer mindestens zwei bis sechs Wochen einplanen. Einige Unterlagen lassen sich schnell zusammenstellen, während andere, wie notarielle Erklärungen, eine längere Vorlaufzeit benötigen.
Was muss zwingend in ein Notfall-Handbuch aufgenommen werden?
Zu den essenziellen Inhalten gehören Zugangsdaten, Standortinformationen, Kontaktlisten für wichtige Partner, rechtliche Vollmachten, Informationen zu Verträgen sowie strategische Weichenstellungen und Nachfolgeregelungen.
Wie oft sollte der Notfallplan aktualisiert werden?
Der Notfallplan sollte mindestens einmal jährlich überprüft und an aktuelle Veränderungen im Unternehmen, bei Mitarbeitern oder in der rechtlichen Lage angepasst werden.
Kann der KMU Notfallkoffer bei der Umsetzung helfen?
Ja, der KMU Notfallkoffer fungiert als interaktives Handbuch, das den Unternehmer Schritt für Schritt durch die erforderlichen Inhalte führt und sicherstellt, dass keine wichtigen Aspekte vergessen werden.
