04.07.2014

Quellensteuerverordnung: Der Teufel steckt im Detail

Anfang 2014 ist die neue Quellensteuerverordnung in Kraft getreten. Selbst wenn die neuen Bestimmungen auf den ersten Blick klar scheinen, steckt der Teufel im Detail. In der Pflicht stehen Arbeitgeber ebenso wie Arbeitnehmer.

Von: Brigitte Zulauf   Drucken Teilen   Kommentieren  

Brigitte Zulauf

Brigitte Zulauf, PwC, Partner, Leiterin Treuhand Schweiz, absolvierte die Grundausbildung Wirtschaftsmatura, erwarb anschliessend das Lehrerpatent und 1992 den Fachausweis Treuhänder. Sie bildet sich seitdem laufend weiter und hat im November 2013 den Master of Advanced Studies ZFH in Human Capital Management abgeschlossen. Nebst der Gesamtverantwortung für den Bereich Treuhand bei PwC prägt sie vor allem die Weiterentwicklung der Outsourcing- und Beratungsdienstleistungen rund um die Personal- und Saläradministration.

 

 

 

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Quellensteuerverordnung

Der Auftrag an Bund und Kantone, möglichst viele Prozesse in Zukunft elektronisch abzuwickeln, ist der Auslöser für die neue Quellensteuerverordnung, die am 1. Januar 2014 in Kraft getreten ist. Das elektronische Meldeverfahren ELM ist ein Standard, mit dem private Versicherer, Sozialversicherungsträger und Steuerämter mit Arbeitgebern Daten und Informationen elektronisch austauschen. Mit dem Standard ELM 4.0 sind die Quellensteuerabrechnungen sowie Ein- und Austritte gegenüber den Quellensteuerbehörden schweizweit elektronisch übermittelbar. Da der Arbeitgeber neu die Übermittlung an eine Stelle vornimmt, welche die Informationen dann an alle Kantone verteilt, mussten die Kantone die bisher unterschiedlichen Quellensteuertarife vereinheitlichen.

Neu an der Quellensteuerverordnung ist also hauptsächlich die vereinheitlichte Benennung und Definition der Quellensteuertarife. Die Prozentsätze für die Tarife legen allerdings nach wir vor die Kantone fest. Sie müssen den Bundessteuersatz mit einbeziehen. Die Prozentsätze variieren also weiterhin von Kanton zu Kanton. Neu ist ausserdem die Senkung der Entschädigungsgebühr: Ab 2015 erhält der Arbeitgeber weniger für seinen Aufwand den Mitarbeiter zu registrieren, die Quellensteuer abzuziehen, zu deklarieren und einzubezahlen.

Umstellung bedeutet Mehraufwand

Will ein Unternehmen auf ELM 4.0 umstellen, muss es mit wenigen Ausnahmen – auch bei gängigen Lohnsoftware­-Anbietern – auf die neuen Programmversionen 2014/2015 warten. Die Praxis wird zeigen, ob sich für die Unternehmen durch die elektronische Übermittlung wirklich eine administrative Entlastung abzeichnet. Im Zusammenhang mit dem Informationsbedarf der Quellensteuerämter lässt sich keine Erleichterung erkennen. Die Behauptung, die Arbeitgeber würden entlastet, können wir bislang nicht nachvollziehen.

Auf jeden Fall wird die Umstellung zunächst einen Mehraufwand bedeuten: Informationen, die bis heute mit Papierformularen an die Ämter gesandt wurden, müssen vor Umstellung auf ELM 4.0 nun auch noch im Softwareprogramm erfasst und gewartet werden. Studiert man die Anforderung an die elektronische Schnittstelle, werden eher mehr als weniger Daten verlangt. Viele Unternehmen werden wohl erst auf den 1. Januar 2016 umstellen können. Deshalb wird wohl auch der Kanton Waadt seine Vorgabe, ab 1. Januar 2015 mittels ELM einreichen zu müssen, nicht durchsetzen können.

Die Grundlagen, wann Personen im Quellensteuerverfahren abgerechnet werden müssen, haben sich nicht geändert. Spezielle Personengruppen wie Verwaltungsräte, Künstler, Sportler, Referenten und der seit 1. Januar 2013 existierende Exportsatz bei Mitarbeiterbeteiligung werden im ELM nicht erfasst. Jedoch wurden die folgenden Tarife aufgrund ELM 4.0 schweizweit definiert:

Zum Tarifbuchstaben kommen hinzu:

  • die Anzahl der Unterstützungspflichtigen, vor allem unmündige oder sich in Erstausbildung befindende Kinder
  • die Angabe der Kirchensteuerpflicht (Y oder N), z.B. B2Y oder C1N

Vermeintliche Vereinheitlichung

Diese Sachverhalte und Erläuterungen scheinen klar zu sein. Liest man jedoch die verschiedenen Tariferläuterungen und Wegleitungen der einzelnen Kantone, stellt man fest, dass zwar mit den gleichen Bezeichnungen gearbeitet wird, jedoch für den gleichen Sachverhalt trotzdem wieder unterschiedliche Tarife zur Anwendung gelangen können. Darüber hinaus steht es den Kantonen frei, wie sie die Formulare gestalten. Auch die unterschiedlichen Berechnungsmethoden der Tariffestlegung auf Monats- oder Jahresbasis wurden beibehalten. Für Arbeitgeber mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Kantonen ist es nach wie vor wichtig, sich mit den Details auseinanderzusetzen. Trotz Vorgabe durch den Bund haben es die kantonalen Behörden verpasst, die volle Harmonisierung umzusetzen. Für den Arbeitgeber bedeutet das nur teilweise eine Erleichterung und weiterhin bestehende Risiken. Der Kosten- und Zeitaufwand sinkt also für den Arbeitgeber auch nach der Umstellung auf ELM 4.0 nur teilweise. Die Entschädigungsgebühr mit dem Argument dieser Ersparnisse zu senken ist nicht gerechtfertigt.

Anwendung des Nebenerwerbtarifs

Im Februar 2013 wurden Erläuterungen zur Ordnungsveränderung 2014 publiziert. Diese sehen die Anwendung des Tarifs D, der den Quellensteuerabzug für den Nebenerwerb regelt, unter anderem dann vor, wenn dieselbe steuerpflichtige Person eine Haupterwerbstätigkeit ausübt. Die meisten Kantone setzen das auch so um. Mitte Januar 2014 weicht die Anwendung in den Kantonen Freiburg, Genf, Thurgau, Tessin, Waadt, Wallis noch davon ab: Unter gewissen Bedingungen kann auch bei nur einer Tätigkeit der Nebenerwerbtarif angewendet werden, wenn es sich um kleine Teilzeitpensen handelt. Bei anderen Kantonen fehlt der klare Hinweis auf die Voraussetzung einer Haupttätigkeit.

Anwendung des Kindertarifs

Die Verwirrung bezüglich des sogenannten Kindertarifs ist gross. Viele Kantone erwähnen in ihren Erläuterungen, dass der Kinderabzug dann gewährt wird, wenn die vollen Kinderzulagen ausbezahlt werden. Beispiel: Ein verheiratetes Ehepaar hat zwei minderjährige Kinder. Beide Ehepartner sind erwerbstätig. Gemäss Familienzulagengesetz wird einem Ehepartner die Kinderzulage ausbezahlt, dem anderen höchstens eine Differenzzulage. Dürfen die Arbeitgeber der beiden Erwerbstätigen nun trotzdem den Kinderabzug anwenden (z.B. C2Y)? In den meisten Kantonen trifft dies zu, auch wenn es nur wenige in den Erläuterungen explizit erwähnen. Im Kanton Obwalden z.B. darf der Kinderabzug nur beim Ehemann gewährt werden.

Die Anwendung des Kinderabzugs differiert in den Kantonen zusätzlich. Teilweise wird der Kinderabzug nur bis zur Erreichung der Mündigkeit gewährt. Der Kanton, in dem der Abzug am längsten möglich ist, ist aktuell das Tessin. Das Tessin unterstützt bei Erstausbildung und Unterstützungspflicht bis zum Alter von 28 Jahren. In der Praxis werden wohl diese verschiedenen Lösungsansätze und die dadurch möglichen Missverständnisse dazu führen, dass ein zu hoher Tarif für die Quellensteuern angewendet wird (z.B. C0Y beim Mann und C2Y bei der Frau anstelle von C2Y je für beide).

Schlechter kommen in den meisten Fällen auch unechte Grenzgänger beziehungsweise internationale Wochenaufenthalter weg. Bei ihnen werden die Familienzulagen aufgrund der Koordinationsbestimmungen (Personenfreizügigkeitsabkommen CH-EU/CH-EFTA) oft im Wohnsitzstaat ausgerichtet. Die Betroffenen müssen bis 31. März des Folgejahres von der Tarifkorrekturmöglichkeit Gebrauch machen. Dafür müssen sie ihre Unterstützungspflicht belegen. Tun sie dies nicht, liefern sie zu viele Steuern in der Schweiz ab. Auch bei Konkubinatspaaren mit Kindern sind die Lösungsansätze vielfältig, wie folgende Übersicht zeigt:

Grenzgänger bleiben knifflig

Aufwendig ist und bleibt es, für Grenzgänger und internationale Wochenaufenthalter den richtigen Tarif festzulegen. Einerseits sind die verschiedenen Abkommen und Vereinbarungen mit den angrenzenden Ländern sehr unterschiedlich ausgestaltet. Andererseits ist den Mitarbeitenden und dadurch auch den Arbeitgebern nicht immer klar, welcher Kanton zuständig ist. Zum Beispiel dann, wenn ein Grenzgänger von Deutschland unter der Woche regelmässig in der Schweiz übernachtet.

Arbeitgeber sind bei der neuen Quellensteuerverordnung gefordert

Da der Arbeitgeber einerseits die Quellensteuern dem Mitarbeitenden abziehen und andererseits den Steuerbehörden abliefern muss, trägt er ein gewisses finanzielles Risiko. Stellt sich ein Tarif als falsch heraus und ist der Mitarbeitende nicht mehr in der Unternehmung, wird es schwierig, Nachbelastungen auf den Mitarbeitenden abwälzen zu können. Deshalb ist den Unternehmen zu empfehlen, ihre Angestellten über die Informationspflicht bezüglich persönlicher Veränderungen gegenüber dem Arbeitgeber aufzuklären. Je nach Situation kann sich eine regelmässige (z.B. jährliche) proaktive Abfrage durch den Arbeitgeber lohnen. Doch damit ist es für den Mitarbeitenden noch nicht getan. Immer häufiger gibt es Situationen, in welchen ein Mitarbeiter eine Tarifkorrektur verlangen oder weitere Abzüge geltend machen könnte. Hier ist der Arbeitgeber nicht in der Pflicht, jedoch machen gerade solche Informationen die Qualität einer Personalabteilung aus. Auf jeden Fall sind die Unternehmen gut beraten, diese Thematik profund zu verstehen und weiterhin Veränderungen zu verfolgen, ist doch bereits eine nächste Anpassung der Quellensteuerverordnung in der Vernehmlassung bei Kantonen und Verbänden.

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