Einsatzplanung: Aushilfen via App aufbieten

Wie können Unternehmen die Einsatzplanung von Aushilfen effizienter gestalten?

Wer von meinen Mitarbeitern ist verfügbar?

Es ist meist eine sehr undankbare Aufgabe, die Einsatzplanung von Aushilfen oder Mitarbeitenden auf Abruf zu meistern. Sehr oft stecken hinter der Planung viel Arbeit und eine Mail- und Telefon-Odyssee des Planers. Denn am Anfang der Planung steht die immer gleiche Frage: Wer von meinen Mitarbeitenden ist verfügbar? Um diese Frage zu beantworten, wird häufig der Telefonhörer in die Hand genommen, und zwar meist so oft, bis die Leitungen glühen. Die Mitarbeitenden aus dem eigenen Pool abzutelefonieren und die verfügbaren Personen in ein selbst gebasteltes Excel einzutragen, ist ein Vorgang, der im Gesundheitswesen, der Gastronomie, der Event-, Promotions-, Security- oder Personaldienstleistungs-branche noch häufig zu beobachten ist.

Mittlerweile zeichnet sich in der Einsatzplanung jedoch ein Wandel hin zu modernen Technologien ab. Es sind gleich mehrere Gründe, welche die Unternehmen förmlich dazu drängen:

• Kosten: Wer regelmässig den Telefonhörer in die Hand nehmen muss, um seine Einsatzplanung fürs nächste Wochenende durchzuführen, arbeitet wenig kostenbewusst und zeitintensiv.
• Generation Z: Die Generation Z ist es gewohnt, über ihr Smartphone mit der Welt zu kommunizieren, und erwartet dies auch im Umgang mit dem Arbeitgeber. Zu intensiver Mailverkehr wird in dieser Generation als uncool empfunden.
• Flexibilität: Was in anderen Bereichen schon länger gilt, nimmt im Personalwesen immer mehr zu – Einsatz on demand. Personal wird erst dann aufgeboten, wenn es auch tatsächlich benötigt wird. Je kurzfristiger das Geschäft, desto schwieriger wird die Personalplanung.

Einsatzplanung via App boomt

Aufgrund dieser Entwicklungen tummeln sich im Internet immer mehr Anbieter, die dieses so komplexe Problem lösen wollen. In den USA, in Deutschland und in der Schweiz sind mittlerweile verschiedene webbasierte Software-Lösungen entstanden, welche die Einsatzplanung vereinfachen sollen. Im Silicon Valley finanzieren Investoren mit Millionenbeträgen Software-Start-ups, die sich diesem Thema verschrieben haben. Ein eindeutiges Indiz, dass ein Wandel im Anzug ist. Während die Methodik bei der Einsatzplanung der verschiedenen Software-Anbieter sehr unterschiedlich ist, eint alle der Kommunikationsweg beim Aufbieten der Arbeitskräfte: Die Einsatzplanung geschieht aufseiten der Mitarbeitenden über eine App. Mit ein paar Klicks auf dem Smartphone teilt der Mitarbeitende seinem Arbeitgeber seine Verfügbarkeiten mit oder erhält direkt den Einsatzplan. SMS, Telefon, Whatsapp oder gar Papier verlieren an Bedeutung. Die Informationen werden kanalisiert und treffen in Echtzeit beim Planer oder bei den Mitarbeitenden ein. Die Planung wird beschleunigt, was auf beiden Seiten wichtige Fragen schnell beantwortet. Für den Planer: Habe ich für den nächsten Einsatz genügend Personal? Für den Mitarbeitenden: Wann und wo arbeite ich?

Mehr Flexibilität ist gefragt

Es ist absehbar, dass der Trend hin zu Personal on demand sich auf weitere Branchen ausdehnen wird. Während die meisten grossen Beratungsunternehmen schon heute sehr projektbasiert arbeiten, ihre Mitarbeitenden also nach Bedarf einsetzen, planen grosse Schweizer Konzerne ähnliche Modelle für ganze Unternehmenseinheiten. Ein Beispiel: Die Teams in der Software-Entwicklung werden für jedes Projekt aufs Neue zusammengestellt. Wer verfügbar und qualifiziert ist, wird mit einer intelligenten Software geklärt. Die Mitarbeitenden werden nur noch befristet für ein Projekt angestellt, während die Entlöhnung ebenfalls projektbasiert geschieht. Noch ist dies erst Zukunftsmusik, doch sowohl die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeber streben immer mehr Flexibilität an. Um diesem Trend gerecht zu werden, braucht es intelligente Lösungen.

Fünf Tipps zur Einsatzplanung

1. Klare Kommunikation mit den Mitarbeitenden: Die Mitarbeitenden sollten nicht mit zu vielen Informationen überfordert werden. Die Infos möglichst zeitnah und nicht gestückelt übermitteln.  
2. Die Mitarbeitenden in die Planung miteinbeziehen: Wer die Mitarbeitenden nach ihren Verfügbarkeiten befragt, verliert zu viel Zeit. Drehen Sie den Spiess um: Lassen Sie sich von den Mitarbeitenden die Verfügbarkeiten übermitteln. Moderne Software und Apps, wie die Schweizer Lösung Event Commander, übernehmen diese Arbeit für Sie.
3. Der Kunde ist König: Sollte Ihr Kunde wissen wollen, wer im Einsatzteam dabei ist, liefern Sie ihm die entsprechenden Informationen. Schicken Sie ihm Einsatzpläne oder Sedcards – wenn möglich mit Fotos – zu, damit er weiss, wer mit ihm oder für ihn arbeitet. Geben Sie ihm zudem die Möglichkeit, den Einsatz zu bewerten.
4. Alle ziehen an einem Strick: Meist sind mehrere Personen in die Planung involviert. Klären Sie die Zuständigkeiten innerhalb der Planung, um nach aussen und innen eindeutige Ansprechpartner zu haben. Am besten weisen Sie jedem Projekt einen Verantwortlichen zu. Alle Planer sollten ein einheitliches Vokabular verwenden, um Missverständnisse zu vermeiden.  
5. Stets den Überblick behalten: Sorgen Sie dafür, dass Sie stets den Überblick über jeden Ihrer Einsätze behalten: Wie weit ist die Einsatzplanung schon fortgeschritten? Wie hoch sind die Kosten eines Einsatzes? Ist mein Pool genügend gross, um den nächsten Einsatz zu meistern?

FAQ: Einsatzplanung

Warum ist die App-basierte Planung besser als Telefon und E-Mail?

Apps eliminieren die zeitaufwändige Telefon-Odyssee, erfassen Verfügbarkeiten in Echtzeit und entsprechen den Kommunikationsgewohnheiten der jüngeren Generationen.

Welche Branchen profitieren am meisten von dieser Technologie?

Besonders Gesundheitswesen, Gastronomie, Event-, Promotions-, Security- und Personaldienstleistungsbranchen profitieren von der schnellen und flexiblen Personalbeschaffung.

Wie wird die Generation Z in die Planung einbezogen?

Sie erhalten ihre Einsätze direkt auf das Smartphone, können ihre Verfügbarkeit selbstständig melden und kommunizieren über die App statt via E-Mail.

Was sind die Vorteile für den Planer?

Der Planer erhält sofortigen Überblick über verfügbare Mitarbeiter, kann Kosten besser kalkulieren und hat stets den aktuellen Stand der Einsatzplanung.

Gibt es Schweizer Lösungen für die Einsatzplanung?

Ja, es existieren verschiedene webbasierte Software-Lösungen in der Schweiz, wie beispielsweise Event Commander, die speziell auf diese Anforderungen zugeschnitten sind.