Personalbedarfsplanung: Qualitativ und quantitativ
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Passende Arbeitshilfen
Die Personalbedarfsplanung
Aufgabe der Personalbedarfsplanung ist: «Die richtige Anzahl der richtigen Personen am richtigen Ort zur richtigen Zeit (unter Einhaltung des Personalkostenbudgets)». So ermitteln Sie folglich den zukünftigen Personalbedarf in
- quantitativer (Anzahl)
- qualitativer (d.h. mit dem entsprechenden Know-how und Fähigkeiten)
- zeitlicher
- örtlicher und finanzieller Hinsicht
Praxis-Tipp: Die Personalbedarfsplanung hat immer zwei Aspekte. Quantitativ: Wie viel Personal werden wir (zusätzlich oder weniger) benötigen? Qualitativ: Welche Profile, welches Know-how werden wir benötigen?
Aspekte der Personalbedarfsplanung
Qualitative Personalplanung
Ziel der qualitativen Personalplanung ist die Feststellung des zukünftigen Bedarfs an Know-how (z.B. im Hinblick auf die zukünftig in Ihrem Betrieb verwendeten Produkte, Technologien, Verfahren und die Marktanforderungen):
- In welchen Aufgabengebieten sind Kompetenzen aufzubauen?
- Welche Fähigkeiten werden in Zukunft weiterhin benötigt?
- Welches Know-how wird nicht mehr gefragt sein?
Und nicht zu vergessen
- Sind ausreichend Redundanzen (gewollte Doppelspurigkeiten) vorhanden?
- Welche Möglichkeiten bestehen für Sie, um das Know-how entsprechend aufzubauen?
- Aufbau von zusätzlichem Know-how bei den bestehenden Mitarbeitenden (interne produktespezifische Schulung und Training).
- Externe Weiterbildung im Fachbereich für geeignete und interessierte Mitarbeitende.
- Die Einstellung entsprechend qualifizierter Mitarbeitenden. Dies kann die Entlassung oder innerbetriebliche Versetzung von weniger qualifizierten Mitarbeitenden bedeuten.
- Die innerbetriebliche Versetzung von entsprechend qualifizierten Mitarbeitenden, z.B. aus der Entwicklungsabteilung. Dies kann die gleichen Konsequenzen haben wie oben.
- Beizug von betriebsinternen Spezialistinnen und Spezialisten für Sonderfragen.
- Beizug von externen Expertinnen oder Experten (z.B. für die Wissensdatenbank)
- Outsourcing (Ausgliederung an externes Unternehmen) von bestimmten Spezialaufgaben
- Optimaler Einsatz der Mitarbeitenden, sodass das vorhandene Wissen auch entsprechend genutzt werden kann (z.B. im Sinne von Kompetenzzentren), und eine geeignete Arbeitsorganisation, welche zwischen Routinefällen und Spezialfragen differenziert
Die konkrete Lösung, welche Sie wählen, wird wohl eine geeignete Kombination obiger Massnahmen umfassen.
Quantitative Personalplanung
Personalplanung ist Teil Ihrer unternehmerischen Planung (Unternehmensstrategien, Absatzplan, Produktionsplan, Rationalisierungen etc.). Die Planungsart und Planungstiefe werden Sie aufgrund der Betriebsgrösse und Ihrer Anforderungen bestimmen. Oftmals werden den Führungskräften Informationen wie Personalbestands- und Personalstrukturstatistiken zur Verfügung gestellt sowie Grundlagen zur Ermittlung der Personalkosten.
Bei fehlendem Personal sind folgende Massnahmen in die Überlegungen einzubeziehen und die geeignete(n) Massnahme(n) auszuwählen:
- Anordnung von Überstunden
- Rationalisierung von Arbeitsabläufen zur Einsparung von Personalressourcen: Automatisierung, Vereinfachung von Abläufen etc. (Effizienzsteigerung)
- Konzentrierung auf die wesentlichen Kernaufgaben (Effektivitätssteigerung)
- Einstellung von neuen Mitarbeitenden
- Pensenaufstockung
- Temporärmitarbeitende (Personalverleih)
- innerbetriebliche Versetzung von Mitarbeitenden (befristete oder dauernde Versetzung)
- Abgabe von Aufgaben an andere Abteilungen
- Outsourcing (Ausgliederung an externes Unternehmen) von bestimmten Aufgaben
Zeigt Ihr Blick auf den Auftragsbestand und die Betriebsaussichten, dass in der folgenden Planungsphase zu viel Personal zur Verfügung steht, so stehen Ihnen folgende Handlungsmöglichkeiten zur Verfügung, welche es zu überdenken gilt:
- Überstundenkompensation, Ferienbezug
- Entlassung von Mitarbeitenden (evtl. Outplacement, evtl. Sozialplan)
- vorzeitige Pensionierung
- Pensenreduktionen, Sabbaticals (Langzeiturlaub, Weiterbildungsurlaub)
- Kurzarbeit (im vorliegenden Beispiel nicht möglich)
- innovative Arbeitszeitmodelle (Jahresarbeitszeit)
- innerbetriebliche Versetzung von Mitarbeitenden (befristete oder dauernde Versetzung)
- Übernahme von Aufgaben von anderen Abteilungen
- Akquirieren (Beschaffen) von externen Aufträgen
