Personalbedarfsplanung: Qualitativ und quantitativ
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Personalbedarfsplanung stellt sicher, dass Unternehmen über die richtige Anzahl qualifizierter Mitarbeitende zur richtigen Zeit und am richtigen Ort verfügen. Sie unterscheidet zwischen dem quantitativen Bedarf (Anzahl) und dem qualitativen Bedarf (Know-how), um strategische Ziele wie Umsatzsteigerung oder Qualitätssicherung zu erreichen. Eine vorausschauende Planung ermöglicht es, flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren und Über- oder Unterkapazitäten zu vermeiden.
Die wichtigsten Punkte:
- Die Planung beantwortet, ob das aktuelle Team zukünftige Aufträge bewältigen kann.
- Qualitative Planung fokussiert auf notwendige Kompetenzen und Technologien.
- Quantitative Planung ermittelt die benötigte Anzahl an Stellen.
- Massnahmen reichen von Schulungen bis hin zu Einstellungen oder Outsourcing.
- Eine gute Planung vermeidet Feuerwehrübungen und sichert die Motivation der Belegschaft.
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
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Wie ermitteln und steuern Schweizer KMU den zukünftigen Personalbedarf qualitativ und quantitativ?
Die Personalbedarfsplanung
Die zentrale Aufgabe der Personalbedarfsplanung lautet: «Die richtige Anzahl der richtigen Personen am richtigen Ort zur richtigen Zeit (unter Einhaltung des Personalkostenbudgets)».
Damit stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen jederzeit über ausreichendf qualifizierter Mitarbeitende verfügt, um aktuelle und zukünftige Herausforderungen zu meistern.
Vier Dimensionen der Personalbedarfsplanung
Der zukünftige Personalbedarf wird unter folgenden Aspekten ermittelt:
- Quantitativ: Wie viele Mitarbeitende werden wir künftig benötigen?
- Qualitativ: Welches Know-how, welche Qualifikationen und Fähigkeiten sind gefragt?
- Zeitlich: Zu welchem Zeitpunkt müssen welche Ressourcen verfügbar sein?
- Örtlich und finanziell: Wo werden die Mitarbeitenden gebaucht und in welchem Kostenrahmen?
Praxis-Tipp: Betrachten Sie immer beide Seiten der Planung: Quantitativer Bedarf: Wird unser Personalbestand steigen oder sinken? Qualitativer Bedarf: Welche Kompetenzen und Profile benötigen wir morgen?
Aspekte der Personalbedarfsplanung
Qualitative Personalplanung
Das Ziel der qualitativen Personalplanung ist die Feststellung des zukünftigen Bedarfs an Know-how (z.B. im Hinblick auf die zukünftig in Ihrem Betrieb verwendeten Produkte, Technologien, Verfahren und die Marktanforderungen):
- In welchen Aufgabengebieten sind Kompetenzen aufzubauen?
- Welche Fähigkeiten werden in Zukunft weiterhin benötigt?
- Welches Wissen verliert an Bedeutung?
- Sind ausreichend Redundanzen (gewollte Doppelspurigkeiten) vorhanden?
Praxis-Beispiel: Ausgangslage: Die Situation entspricht dem vorherigen Beispiel. Die neuen Produkte verlangen nach einem völlig anders gelagerten Know-how: Die bisherigen elektronischen Steuerungen wurden durch Software-Lösungen auf einer standardisierten eingekauften Hardware ersetzt. Dies verlangt eine andere Störungsdiagnostik via Fernwartung oder auf einem angeschlossenen Notebook sowie beim Ersetzen der Hardware eine richtige Konfiguration. Zudem besteht noch der Auftrag, eine Wissensdatenbank mit allen möglichen Praxisproblemen (sog. Expertensystem) aufzubauen, damit der Service jederzeit auf das bestehende Know-how zurückgreifen kann.
Möglichkeiten
- Welche Möglichkeiten bestehen für Sie, um das Know-how entsprechend aufzubauen?
- Aufbau von zusätzlichem Know-how bei den bestehenden Mitarbeitenden (interne produktespezifische Schulung und Training).
- Externe Weiterbildung im Fachbereich für geeignete und interessierte Mitarbeitende.
- Die Einstellung entsprechend qualifizierter Mitarbeitenden. Dies kann die Entlassung oder innerbetriebliche Versetzung von weniger qualifizierten Mitarbeitenden bedeuten.
- Die innerbetriebliche Versetzung von entsprechend qualifizierten Mitarbeitenden, z.B. aus der Entwicklungsabteilung. Dies kann die gleichen Konsequenzen haben wie oben.
- Beizug von betriebsinternen Spezialistinnen und Spezialisten für Sonderfragen.
- Beizug von externen Expertinnen oder Experten (z.B. für die Wissensdatenbank).
- Outsourcing (Ausgliederung an externes Unternehmen) von bestimmten Spezialaufgaben.
- Optimaler Einsatz der Mitarbeitenden, sodass das vorhandene Wissen auch entsprechend genutzt werden kann (z.B. im Sinne von Kompetenzzentren), und eine geeignete Arbeitsorganisation, welche zwischen Routinefällen und Spezialfragen differenziert.
Die konkrete Lösung, welche Sie wählen, wird wohl eine geeignete Kombination obiger Massnahmen umfassen.
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Quantitative Personalplanung
Personalplanung ist Teil Ihrer unternehmerischen Planung (Unternehmensstrategien, Absatzplan, Produktionsplan, Rationalisierungen etc.). Die Planungsart und Planungstiefe werden Sie aufgrund der Betriebsgrösse und Ihrer Anforderungen bestimmen. Oftmals werden den Führungskräften Informationen wie Personalbestands- und Personalstrukturstatistiken zur Verfügung gestellt sowie Grundlagen zur Ermittlung der Personalkosten.
Bei fehlendem Personal sind folgende Massnahmen in die Überlegungen einzubeziehen und die geeignete(n) Massnahme(n) auszuwählen:
- Anordnung von Überstunden
- Rationalisierung von Arbeitsabläufen zur Einsparung von Personalressourcen: Automatisierung, Vereinfachung von Abläufen etc. (Effizienzsteigerung)
- Konzentrierung auf die wesentlichen Kernaufgaben (Effektivitätssteigerung)
- Einstellung von neuen Mitarbeitenden
- Pensenaufstockung
- Temporärmitarbeitende (Personalverleih)
- Innerbetriebliche Versetzung von Mitarbeitenden (befristete oder dauernde Versetzung)
- Abgabe von Aufgaben an andere Abteilungen
- Outsourcing (Ausgliederung an externes Unternehmen) von bestimmten Aufgaben
Checkliste
- Analysieren Sie den aktuellen Personalbestand und die bestehenden Kompetenzen.
- Ermitteln Sie den zukünftigen Bedarf basierend auf Strategie und Marktentwicklung.
- Unterscheiden Sie klar zwischen quantitativen und qualitativen Anforderungen.
- Prüfen Sie interne Möglichkeiten wie Schulungen, Versetzungen oder Pensenaufstockungen.
- Bewerten Sie externe Optionen wie Neueinstellungen, Personalverleih oder Outsourcing.
- Berücksichtigen Sie den finanziellen Rahmen und das Personalkostenbudget.
- Planen Sie Massnahmen für den Fall eines Personalüberschusses (z.B. Kurzarbeit, Vorruhestand).
- Sichern Sie Redundanzen, um Ausfälle von Schlüsselpersonal abzufedern.
- Dokumentieren Sie die Planung und kommunizieren Sie sie transparent an die Führungskräfte.
- Überprüfen Sie die Planung regelmässig und passen Sie sie an veränderte Bedingungen an.
Zeigt Ihr Blick auf den Auftragsbestand und die Betriebsaussichten, dass in der folgenden Planungsphase zu viel Personal zur Verfügung steht, so stehen Ihnen folgende Handlungsmöglichkeiten zur Verfügung, welche es zu überdenken gilt:
- Überstundenkompensation, Ferienbezug
- Entlassung von Mitarbeitenden (evtl. Outplacement, evtl. Sozialplan)
- Vorzeitige Pensionierung
- Pensenreduktionen, Sabbaticals (Langzeiturlaub, Weiterbildungsurlaub)
- Kurzarbeit (im vorliegenden Beispiel nicht möglich)
- Innovative Arbeitszeitmodelle (Jahresarbeitszeit)
- Innerbetriebliche Versetzung von Mitarbeitenden (befristete oder dauernde Versetzung)
- Übernahme von Aufgaben von anderen Abteilungen
- Akquirieren (Beschaffen) von externen Aufträgen
Nutzen der Personalplanung
Eine vorausschauende Personalbedarfsplanung ist entscheidend, um flexibel und effizient auf Veränderungen reagieren zu können. Sie schafft nicht nur Klarheit, sondern zahlt sich in vielerlei Hinsicht aus:
- Rechtzeitige Reaktion auf Strategie-, Markt-, Technologieänderungen
- Vermeidung von Über- oder Unterkapazitäten, d.h. Vermeidung von Feuerwehrübungen, weniger Leerläufe, Doppelspurigkeiten, Zeitverzögerungen und weniger ungenutzte Ressourcen (Maschinen, Personal)
- Sicherstellung der Zielerreichung (Umsatz, Qualität, Kundenpflege etc.)
- Vermeidung von Fehlerbeseitigungskosten
- Sozial verträgliche, rechtzeitige Personalmassnahmen (z.B. bei Personalabbau, Kapazitätsreduktion durch Frühpensionierung, unbezahlten Urlaub, Ausbildung)
- Erhaltung der Motivation der Mitarbeitenden (Vermeidung von Über- und/oder Unterforderung, Fehlanforderungen)
- Entwicklungsmöglichkeiten für die Mitarbeitenden (Personalentwicklung)
FAQ: Personalbedarfsplanung
Was ist der Unterschied zwischen qualitativer und quantitativer Personalplanung?
Die quantitative Planung ermittelt die benötigte Anzahl an Mitarbeitenden, während die qualitative Planung den Bedarf an spezifischen Kompetenzen, Wissen und Fähigkeiten analysiert.
Welche Massnahmen stehen bei einem Personalengpass zur Verfügung?
Optionen umfassen die Anordnung von Überstunden, Rationalisierung von Abläufen, Einstellung neuer Mitarbeitender, Pensenaufstockung, Einsatz von Temporärmitarbeitenden oder die Auslagerung von Aufgaben (Outsourcing).
Wie kann ein Unternehmen mit einem Personalüberschuss umgehen?
Mögliche Schritte sind Überstundenkompensation, Vorzeitige Pensionierung, Pensenreduktionen, Sabbaticals, Kurzarbeit oder die Akquise neuer externer Aufträge zur Auslastung der Kapazitäten.
Warum ist eine vorausschauende Personalplanung wichtig?
Sie ermöglicht eine rechtzeitige Reaktion auf Markt- und Technologieänderungen, vermeidet Ineffizienzen wie Leerläufe oder Doppelarbeit und sorgt für eine sozial verträgliche Gestaltung von Personalmassnahmen.
